Dacă doriți să trimiteți o corespondență în masă la o listă de adrese pe care o păstrați într-o foaie de calcul Microsoft Excel, puteți utiliza o îmbinare de corespondență Microsoft Word. Procesul de îmbinare a corespondenței creează o foaie de etichete de e-mail care se pot imprima și fiecare etichetă de pe foaie conține o adresă din listă.
Pentru a crea și a imprima etichetele de e-mail, trebuie să pregătiți mai întâi datele foii de lucru în Excel, apoi să utilizați Word pentru a configura, a organiza, a examina și a imprima etichetele de e-mail.
Iată câteva sfaturi pentru pregătirea datelor pentru îmbinarea corespondenței. Asigurați-vă de următoarele:
-
Numele coloanelor din foaia de calcul corespund numelor de câmpuri pe care doriți să le inserați în etichete.
-
Toate datele care vor fi îmbinate sunt prezente în prima filă a foii de calcul.
-
Datele de cod poștal sunt formatate corect în foaia de calcul, astfel încât Word să poată citi corect valorile.
-
Foaia de calcul Excel de utilizat în îmbinarea corespondenței este stocată pe computerul local.
-
Modificările sau adăugirile la foaia de calcul sunt finalizate înainte de a fi conectată la documentul de îmbinare a corespondenței din Word.
Notă: Puteți să importați informații din foaia de calcul Excel importând informații dintr-un fișier de valori separate prin virgulă (.csv) sau text (.txt) și să utilizați Expertul import text pentru a construi o foaie de calcul nouă.Pentru mai multe informații, consultați Pregătirea sursei de date Excel pentru o îmbinare de corespondență Word.
Când foaia de calcul este gata, stocați-o pe computer. Apoi deschideți Word și urmați pașii din Imprimarea etichetelor pentru lista de expediere poștală
