Configurarea Organizatorului de conținut pentru a distribui documente

Ce poate face Organizatorul de conținut?

Organizatorul de conținut poate efectua automat următoarele activități:

• Distribuirea documentelor în biblioteci sau foldere diferite    De fapt, Organizatorul de conținut acționează ca un paznic pentru documente. De fiecare dată când se încarcă un document, Organizatorul de conținut utilizează regulile pe care le-ați creat pentru a determina unde ar trebui să mute documentul. Apoi distribuie documentul către biblioteca sau folderul corect, care poate fi amplasat într-o altă colecție de site-uri. Regulile se pot baza pe o combinație de tipuri de conținut și metadate.

• Încărcarea tuturor documentelor într-o bibliotecă de remitere    Puteți să configurați Organizatorul de conținut pentru a amplasa toate documentele încărcate într-o Bibliotecă de remitere, unde pot fi introduse metadate și poate fi finalizat un proces de remitere.

• Gestionează dimensiunea folderului    Puteți să configurați Organizatorul de conținut pentru a monitoriza numărul de elemente din foldere și pentru a vă asigura că folderele nu depășesc numărul de elemente specificat. În mod implicit, această limită este de 2500 de elemente, iar când apare elementul cu numărul 2501, Organizatorul de conținut creează automat un folder nou și amplasează documentul în el. Puteți să specificați numărul de elemente permise de Organizatorul de conținut într-un folder unic.

• Gestionează remiterile dubluri    Atunci când este încărcat un document care există deja în bibliotecă, puteți seta Ca Organizatorul de conținut să utilizeze versiuni SharePoint sau să modifice numele fișierului adăugând caractere unice. Acest lucru vă asigură că se păstrează atât documentul existent, cât și dublura.

• Menține jurnalele de audit    Organizatorul de conținut poate păstra jurnalele de audit despre un document stocate în document după ce acesta este distribuit.

Activarea Organizatorului de conținut pe un site

Trebuie să aveți cel puțin permisiuni de proprietar de site și caracteristicile de publicare trebuie să fie activate.

Pentru a activa caracteristica Organizator de conținut pentru un site

1. Navigați la site-ul pe care doriți să îl configurați.

2. Faceți clic pe Setări apoi alegeți Setări site din meniul vertical.

   Pentru SharePoint, faceți clic pe Setări , faceți clic pe Conținut site, apoi faceți clic pe Setări site.

3. Pe pagina Setări site , în grupul Acțiuni site , faceți clic pe Gestionare caracteristici site.

4. Lângă numele caracteristicii Organizator de conținut, faceți clic pe Activare. Atunci când este activată caracteristica, se afișează cuvântulActiv în coloana Stare.

   

Configurarea Organizatorului de conținut pentru a distribui documente

1. Navigați la site-ul în care doriți să configurați Organizatorul de conținut pentru a distribui automat documente la locații specificate.

2. Faceți clic pe Setări apoi alegeți Setări site din meniul vertical.

   Pentru SharePoint, faceți clic pe Setări , faceți clic pe Conținut site, apoi faceți clic pe Setări site.

3. În grupul Administrare site, alegeți Setări organizator conținut.

   Notă: Linkul pentru setările Organizatorului de conținut apare doar dacă această caracteristică este activată pentru site.

4. În secțiunea Redirecționare utilizatori la Biblioteca de remitere, bifați caseta de selectare pentru a impune Organizatorul de conținut. Acest lucru îi redirecționează automat pe utilizatori către Biblioteca de remitere atunci când aceștia încearcă să încarce un document.

5. În secțiunea Trimitere la alt site, bifați caseta de selectare dacă doriți să impuneți reguli de distribuire a documentelor la alt site.

6. În secțiunea Partiționare folder, bifați caseta de selectare Se creează subfoldere după ce o locație țintă are prea multe elemente pentru a crea automat subfoldere atunci când o locație a depășit un număr specificat de elemente.

   • În caseta Număr de elemente dintr-un singur folder, tastați numărul de documente care pot fi stocate într-un folder înainte să se creeze unul nou.

   • În caseta Format nume folder, specificați convenția de denumire pentru orice foldere noi care se creează.

7. În secțiunea Remiteri dublură, selectați dacă doriți ca dublurile să utilizeze caracteristica de gestionare a versiunilor sau dacă dublurile să aibă întotdeauna caractere unice adăugate la numele de fișier al elementului.

8. În secțiunea Păstrare context, bifați caseta de selectare dacă doriți să salvați jurnale de auditare sau metadate ca intrare de auditare pentru elementul sau documentul remis.

9. În secțiunea Manageri de reguli , introduceți numele de utilizator care sunt manageri de reguli în organizația dvs. Managerii de reguli trebuie să aibă permisiuni gestionare site Web pentru a accesa pagina de setări de reguli Organizator conținut. Pentru mai multe informații, consultați Crearea regulilor organizatorului de conținut pentru distribuirea documentelor.

10. Bifați casetele de selectare potrivite pentru a se trimite automat mesaje de e-mail la managerii de reguli. Organizatorul de conținut poate trimite un mesaj de e-mail atunci când o remitere nu se potrivește cu o regulă sau când se remite orice conținut la Organizatorul de conținut.

    Notă: E-mailul trebuie configurat de administratorul sharePoint sau de rețea pentru ca serverul sau serviciul să activeze aceste casete de selectare.

11. În secțiunea Puncte remitere introduceți informațiile despre alte site-uri sau software de mesagerie prin e-mail care pot trimite conținut la site-ul curent.

    Sfat:  Această secțiune vă furnizează adresa URL a serviciului web pentru a remite conținut pe site în cazul în care doriți să creați un flux de lucru sau o soluție particularizată pentru remiterea documentelor dintr-un sistem de e-mail.