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Utilize o modelo de base de dados Estudantes do Access para controlar informações sobre os seus estudantes, incluindo contactos de emergência, informações médicas e informações sobre os seus tutores. Também pode procurar e filtrar estudantes, controlar a frequência dos estudantes, mostrar ou ocultar colunas e mapear endereços de estudantes.

Quer watch um vídeo sobre como utilizar este modelo? Veja este artigo, Utilizar o Modelo de Base de Dados de Estudantes.

Nota: O modelo de base de dados Estudantes foi atualizado ao longo dos últimos anos. Estas instruções referem-se à versão mais recente do modelo disponível para transferência. Se os passos abaixo não corresponderem ao que está a ver, provavelmente está a utilizar uma versão mais antiga do modelo.

Utilizar a base de dados

Neste artigo, abordamos os passos básicos da utilização do modelo de base de dados Estudantes.

Preparar a base de dados para utilização

  • Quando abre a base de dados pela primeira vez, o Access apresenta o formulário de Boas-vindas. Para impedir que este formulário seja apresentado da próxima vez que abrir a base de dados, desmarque a caixa de verificação Mostrar Bem-vindo quando esta base de dados for aberta .

    Feche o formulário de Boas-vindas para começar a utilizar a base de dados.

  • Para se certificar de que todos os conteúdos da base de dados estão ativados, na Barra de Mensagens, clique em Ativar este conteúdo.

    Para obter mais informações sobre como ativar o conteúdo da base de dados, consulte o artigo Decidir se pretende confiar numa base de dados.

Procurar um estudante

A caixa Pesquisa Rápida permite-lhe encontrar rapidamente um estudante no formulário Lista de Estudantes .

  • Escreva o texto que pretende procurar na caixa Pesquisa Rápida e, em seguida, prima ENTER.

    O Access filtra a lista para mostrar apenas os registos que contêm o texto que procurou. Para regressar à lista completa, clique em Limpar a pesquisa atual. (É o X dentro da caixa de pesquisa.)

Filtrar a lista de Estudantes

No formulário Lista de Estudantes , pode filtrar a lista de estudantes e guardar os seus filtros favoritos para utilização futura.

  1. Aplique filtros ao clicar com o botão direito do rato no formulário e selecionar os filtros que pretende.

  2. Clique em Guardar Filtro.

  3. No formulário Filtrar Detalhes , introduza um nome de filtro e uma descrição e, em seguida, clique em Fechar.

  4. Utilize a caixa Filtrar Favoritos para aplicar um filtro guardado ou clique em (Limpar Filtro) para remover o filtro.

Mostrar ou ocultar colunas

No formulário Lista de Estudantes , alguns campos (colunas) estão ocultos por predefinição. Para alterar os campos que são apresentados:

  1. Clique em Mostrar/Ocultar Campos.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar Colunas , selecione a caixa de verificação junto a cada coluna que pretende mostrar. Desmarque a caixa de verificação para ocultar a coluna.

Apresentar detalhes do estudante

O formulário Detalhes do Estudante permite-lhe ver e introduzir mais informações sobre um estudante, incluindo fotografias, tutores, informações de emergência e presença. Para apresentar o formulário Detalhes do Estudante :

  • No formulário Lista de Estudantes , clique em Abrir junto ao item que pretende ver.

Adicionar uma imagem

No formulário Detalhes do Estudante , pode adicionar imagens e outros anexos.

  • Por baixo da moldura da imagem, clique em Editar Imagem.

  • Na caixa de diálogo Anexos , clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo Escolher Ficheiro , navegue para a pasta que contém o ficheiro.

  • Selecione o ficheiro que pretende adicionar e, em seguida, clique em Abrir.

  • Na caixa de diálogo Anexos , clique em OK.

Nota: Pode anexar múltiplos ficheiros para cada item, incluindo tipos de ficheiro diferentes, como documentos ou folhas de cálculo.

Adicionar estudantes a partir do Microsoft Outlook

Se utilizar o Microsoft Outlook, pode adicionar estudantes a partir desse programa sem ter de voltar a escrever as informações.

  1. No formulário Lista de Estudantes , clique em Adicionar a Partir do Outlook.

  2. Na caixa de diálogo Selecionar Nomes a Adicionar , selecione os nomes que pretende adicionar à base de dados.

  3. Clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.

Apresentar um mapa do endereço de um estudante

No formulário Detalhes do Estudante , se tiver introduzido um endereço de rua para o estudante, pode apresentar um mapa dessa localização:

  • Clique em Clicar para Mapear.

Apresentar relatórios

A base de dados Estudantes inclui vários relatórios, incluindo Todos os Estudantes, Alergias e Medicamentos, Informações de Contacto de Emergência, Informações do Guardião e muito mais. Para apresentar um relatório:

  • No Painel de Navegação, em Relatórios, faça duplo clique no relatório que pretende apresentar.

Pode criar os seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo Create um relatório simples.

Modificar a base de dados Estudantes

Pode personalizar a base de dados Estudantes ao adicionar um novo campo à tabela Estudantes e, em seguida, adicionar esse campo ao formulário Lista de Estudantes, ao formulário Detalhes do Estudante e ao relatório Todos os Estudantes.

Adicionar um campo à tabela Estudantes

  1. Feche todos os separadores abertos.

  2. No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela Estudantes .

  3. Desloque-se para a direita até ver a coluna denominada Adicionar Novo Campo. Faça duplo clique no cabeçalho da coluna e escreva o nome do campo.

Na primeira vez que introduzir dados na coluna, o Access define o tipo de dados automaticamente.

Adicionar um campo a um formulário ou relatório

Depois de adicionar um campo a uma tabela, pode adicioná-lo a um formulário ou relatório.

  1. Clique com o botão direito do rato no formulário ou relatório no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Vista de Esquema.

  2. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

  3. Arraste o campo que pretende da Lista de Campos para o formulário ou relatório.

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