Utilizar o modelo Access Asset Tracking

Utilize o modelo Controlo de Ativos do Access para controlar computadores, equipamentos de escritório ou qualquer outra coisa que seja propriedade ou mantida por pessoas. Esta versão de um modelo popular do Access também lhe permite procurar detalhes do Recurso, mostrar ou ocultar colunas, enviar mensagens de e-mail e mapear endereços de proprietários de recursos.

Quer watch um vídeo sobre como utilizar este modelo? Veja este artigo, Utilizar o Modelo de Base de Dados de Controlo de Ativos.

Nota: O modelo de base de dados Asset Tracking foi atualizado ao longo dos últimos anos. Estas instruções referem-se à versão mais recente do modelo disponível para transferência. Se os passos abaixo não corresponderem ao que está a ver, provavelmente está a utilizar uma versão mais antiga do modelo.

Introdução

Neste artigo, abordamos os passos básicos da utilização do modelo Controlo de Ativos.

Preparar a base de dados para utilização

Quando abre a base de dados pela primeira vez, o Access apresenta o formulário de Boas-vindas. Para impedir que este formulário seja apresentado da próxima vez que abrir a base de dados, desmarque a caixa de verificação Mostrar Bem-vindo quando esta base de dados for aberta .

Feche o formulário de Boas-vindas para começar a utilizar a base de dados.
Para se certificar de que todos os conteúdos da base de dados estão ativados, na Barra de Mensagens, clique em Ativar este conteúdo.

Para obter mais informações sobre como ativar o conteúdo da base de dados, consulte o artigo Decidir se pretende confiar numa base de dados.

Mostrar ou ocultar recursos descontinuados

Os Recursos Extintos são itens que têm uma Data de Extinção na data atual ou antes da data atual. Os recursos podem ser descontinuados quando estão desatualizados, danificados ou não utilizados. Pode mostrar ou ocultar Recursos descontinuados no formulário Lista de Ativos.

No formulário Lista de Recursos , selecione ou desmarque a caixa de verificação Mostrar Descontinuado .

Procurar um Recurso ou um Contacto

A caixa Pesquisa Rápida permite-lhe localizar rapidamente um Recurso no formulário Lista de Ativos e um Contacto no formulário Lista de Contactos .

Escreva o texto que pretende procurar na caixa Pesquisa Rápida e, em seguida, prima ENTER.

O Access filtra a lista para mostrar apenas os registos que contêm o texto que procurou. Para regressar à lista completa, clique em Limpar a pesquisa atual. (É o X dentro da caixa de pesquisa.)

Filtrar a lista De recursos

No formulário Lista de Recursos , pode filtrar a lista de Recursos e guardar os filtros favoritos para utilização futura.

Aplique filtros ao clicar com o botão direito do rato no formulário e selecionar os filtros que pretende.
Clique em Guardar Filtro.
No formulário Filtrar Detalhes , introduza um nome de filtro e uma descrição e, em seguida, clique em Fechar.
Utilize a caixa Filtrar Favoritos para aplicar um filtro guardado ou clique em (Limpar Filtro) para remover o filtro.

Mostrar ou ocultar colunas

No formulário Lista de Ativos e no formulário Lista de Contactos , alguns campos (colunas) estão ocultos por predefinição. Para alterar os campos que são apresentados:

Clique em Mostrar/Ocultar Campos.
Na caixa de diálogo Mostrar Colunas , selecione a caixa de verificação junto a cada coluna que pretende mostrar. Desmarque a caixa de verificação para ocultar a coluna.

Apresentar Detalhes do Recurso ou do Contacto

O formulário Detalhes do Recurso e o formulário Detalhes de Contacto permitem-lhe ver e introduzir mais informações sobre um item. Para apresentar os Detalhes do Recurso ou o formulário Detalhes de Contacto :

No formulário Lista de Ativos ou no formulário Lista de Contactos , clique em Abrir junto ao item que pretende ver.

Adicionar uma imagem

No formulário Detalhes do Recurso e no formulário Detalhes de Contacto , pode adicionar imagens e outros anexos.

Sob a moldura de imagem no formulário Detalhes do Recurso , clique em Adicionar ou Remover Anexos.

Sob a moldura da imagem no formulário Detalhes de Contacto , clique em Editar Imagem.
Na caixa de diálogo Anexos , clique em Adicionar.
Na caixa de diálogo Escolher Ficheiro , navegue para a pasta que contém o ficheiro.
Selecione o ficheiro que pretende adicionar e, em seguida, clique em Abrir.
Na caixa de diálogo Anexos , clique em OK.

Nota: Pode anexar múltiplos ficheiros para cada item, incluindo tipos de ficheiro diferentes, como documentos ou folhas de cálculo.

Adicionar contactos a partir do Microsoft Outlook

Se utilizar o Microsoft Outlook, pode adicionar contactos ou proprietários de recursos a partir desse programa sem ter de voltar a escrever as informações.

No formulário Lista de Contactos , clique em Adicionar a Partir do Outlook.
Na caixa de diálogo Selecionar Nomes a Adicionar , selecione os nomes que pretende adicionar à base de dados.
Clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.

Apresentar um mapa do endereço de um contacto

No formulário Detalhes de Contacto , se tiver introduzido um endereço de rua para o contacto, pode apresentar um mapa dessa localização:

Clique em Mapear este endereço.

Apresentar relatórios

O Controlo de Recursos inclui vários relatórios, incluindo Todos os Recursos, Detalhes do Recurso, Recursos Descontinuados, Livro de Endereços de Contactos e muito mais. Para apresentar um relatório:

No Painel de Navegação, em Relatórios, faça duplo clique no relatório que pretende apresentar.

Pode criar os seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo Create um relatório simples.

Modificar a base de dados de Controlo de Recursos

Pode personalizar a base de dados controlo de ativos ao adicionar um novo campo à tabela Recursos e, em seguida, adicionar esse campo ao formulário Lista de Ativos , ao formulário Detalhes do Recurso e ao relatório Detalhes do Recurso .

Adicionar um campo à tabela Recursos

Feche todos os separadores abertos.
No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela Ativos .
Desloque-se para a direita até ver a coluna denominada Adicionar Novo Campo. Faça duplo clique no cabeçalho da coluna e escreva o nome do campo.

Na primeira vez que introduzir dados na coluna, o Access define o tipo de dados automaticamente.

Adicionar um campo a um formulário ou relatório

Depois de adicionar um campo a uma tabela, pode adicioná-lo a um formulário ou relatório.

Clique com o botão direito do rato no formulário ou relatório no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Vista de Esquema.
No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.
Arraste o campo que pretende da Lista de Campos para o formulário ou relatório.