Este artigo explica como definir um valor predefinido para um campo de tabela ou para um controlo num formulário numa base de dados do Access. Os valores predefinidos que definir serão apresentados no campo ou controlo sempre que criar um novo registo na base de dados.
Neste artigo
Compreender os valores predefinidos
Adiciona um valor predefinido a um campo de tabela ou controlo de formulário sempre que quiser que o Access introduza automaticamente um valor num novo registo. Por exemplo, pode fazer com que o Access adicione sempre a data atual a novas encomendas.
Normalmente, adiciona um valor predefinido aos campos da tabela. Para adicionar o valor, abra a tabela na vista Estrutura e, em seguida, introduza um valor na propriedade Valor Predefinido do campo. Se definir um valor predefinido para um campo de tabela, o Access aplica o seu valor a quaisquer controlos baseados nesse campo. Se não vincular um controlo a um campo de tabela ou ligar a dados noutras tabelas, define um valor predefinido para os próprios controlos de formulário.
Pode definir um valor predefinido para campos de tabela definidos para os tipos de dados Texto Breve, Texto Longo, Número, Data/Hora, Moeda, Sim/Não e Hiperligação. Se não fornecer um valor, o campo permanecerá nulo (em branco) até introduzir um valor. Depois de definir um valor predefinido, o Access aplica esse valor a todos os novos registos que adicionar. Se quiser, pode alterar o valor num registo do valor predefinido para outro valor, a menos que uma regra de validação o proíba.
Definir um valor predefinido para um campo de tabela
Quando define um valor predefinido para um campo de tabela, todos os controlos que vincular a esse campo apresentarão o valor predefinido.
Definir um valor predefinido
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que pretende alterar e, em seguida, clique em Vista Estrutura.
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Selecione o campo que pretende alterar.
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No separador Geral , escreva um valor na caixa de propriedade Valor Predefinido .
O valor que pode introduzir depende do tipo de dados definido para o campo. Por exemplo, pode escrever =Data() para inserir a data atual num campo Data/Hora. Para obter exemplos de valores predefinidos, veja Exemplos de valores predefinidos, mais adiante neste artigo.
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Guarde as suas alterações.
Definir um valor predefinido para um controlo
Normalmente, define um valor predefinido para um controlo apenas quando não vincula esse controlo a um campo de tabela ou quando liga a dados noutra tabela.
Definir um valor predefinido
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no formulário que pretende alterar e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.
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Clique com o botão direito do rato no controlo que pretende alterar e, em seguida, clique em Propriedades ou prima F4.
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Clique no separador Tudo na folha de propriedades, localize a propriedade Valor Predefinido e, em seguida, introduza o valor predefinido.
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Prima CTRL+G para guardar as alterações.
Definir uma linha predefinida para uma caixa de listagem ou caixa de combinação
Por predefinição, os controlos de caixa de listagem e caixa de combinação apresentam dois tipos de listas: listas de valores e listas de pesquisa. Uma lista de valores é uma lista hard-coded de itens que reside na propriedade Origem da Linha de uma caixa de listagem ou controlo de caixa de combinação. Por outro lado, uma lista de pesquisa obtém os dados de um campo de pesquisa (um campo que utiliza uma consulta para obter dados de outra tabela) e, em seguida, carrega esses dados para um controlo de caixa de combinação.
Para listas de valores e listas de pesquisa, pode especificar que item de lista é apresentado por predefinição, mas segue um procedimento diferente para cada tipo de lista. Os passos seguintes explicam como definir valores predefinidos para uma lista de valores e uma lista de pesquisa.
Predefinir uma lista de valores
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no formulário que pretende alterar e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.
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Clique com o botão direito do rato na caixa de listagem ou no controlo da caixa de texto e, em seguida, clique em Propriedades ou prima F4.
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Certifique-se de que a propriedade Origem da Linha contém uma lista de valores. Os itens numa lista de valores estão entre aspas duplas e separados por ponto e vírgula. Por exemplo, poderá ver uma lista como esta: "Bom";" Justo";" Pobre".
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Se a propriedade Origem da Linha contiver uma consulta (uma cadeia de texto que começa com SELECT), avance para o conjunto de passos seguinte.
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Na caixa de propriedade Valor Predefinido , escreva o seguinte:
[control_name]. ItemData(n)
Neste caso, control_name é o nome da caixa de listagem ou controlo da caixa de combinação e n é o número do item de lista que pretende predefinir. Se não souber o nome do controlo, observe o valor na propriedade Nome , localizada na parte superior da folha de propriedades.
Por exemplo, suponha que tem um controlo de caixa de combinação chamado Proprietário e pretende utilizar o terceiro valor na lista como o valor predefinido. Escreva o seguinte na caixa de propriedade Valor Predefinido :
[Proprietário]. ItemData(2)
Escreve 2 em vez de 3 porque ItemData é baseado em zero, o que significa que começa a contar a zero e não a um.
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Guarde as alterações e, em seguida, mude novamente para a vista Formulário. O valor predefinido selecionado deve aparecer na lista ou caixa de combinação quando adicionar um registo à base de dados.
Definir um valor predefinido para uma lista de pesquisa
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Abra a tabela que fornece os dados de origem do campo de pesquisa na vista Folha de Dados.
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Tenha em atenção o valor da chave que está associado ao item que pretende que faça o valor predefinido.
Nota: Por predefinição, o Access oculta os campos de chave primária e externa. Se não vir o campo de chave, clique com o botão direito do rato em qualquer célula na linha de cabeçalho da tabela, clique em Mostrar Colunas e, na caixa de diálogo Mostrar Colunas , selecione o campo da chave e clique em Fechar.
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que contém o campo de pesquisa e, em seguida, clique em Vista Estrutura.
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Selecione o campo de pesquisa e, no separador Geral , na caixa de propriedade Valor Predefinido , escreva o valor da chave que anotou nos passos 1 e 2. Este é o valor que corresponde ao item de lista que pretende predefinir.
Por exemplo, suponha que tem 10 fornecedores e pretende que o nome do seu fornecedor mais utilizado seja apresentado por predefinição. Para tal, localize o valor da chave que identifica exclusivamente o fornecedor e introduza esse valor de chave na caixa de propriedade Valor Predefinido do campo de chave externa.
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Guarde as alterações, mude para a vista Folha de Dados e introduza um novo registo. O valor predefinido é apresentado no campo de pesquisa quando adiciona o registo.
Exemplos de valores predefinidos
A tabela seguinte lista e descreve alguns valores predefinidos. Pode adaptar estes exemplos para utilização com os seus próprios dados.
|
Expressão |
Valor de campo predefinido |
|---|---|
|
1 |
1 |
|
"Braga" |
Braga |
|
"Lisboa" |
Nova Iorque, N.Y. (tenha em atenção que tem de colocar o valor entre aspas se incluir pontuação) |
|
"" |
Uma cadeia de comprimento zero |
|
Data( ) |
A data de hoje |
|
=Sim |
"Sim" é apresentado no idioma local do computador |
