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É boa ideia começar o planeamento antes de abrir o Microsoft Project. Para recolher as suas ideias iniciais acerca dos objetivos do projeto, utilize uma aplicação como o Word, o Excel, o OneNote ou o Outlook. Depois de todos terem aceite as suas ideias, pode começar a planear a sua agenda com o Project. Regresse às Informações Gerais do Project para obter mais artigos sobre gestão de projetos. |
Sugestões de gestão de projetos antes de iniciar . . .
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Certifique-se de que tem um projeto Certifique-se de que aquilo em que está a pensar é, de facto, um projeto. Um projeto tem três características:
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É temporário e exclusivo Conceber uma fábrica de produção de carros é um projeto porque é uma atividade única. O fabrico de carros numa fábrica é uma série repetida de atividades e, portanto, não é um projeto.
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Tem materiais a entregar claramente definidos Os materiais a entregar proporcionam ao projeto atenção específica e um propósito. Os intervenientes não irão sentir que os seus investimentos no projeto são úteis se os materiais a entregar não forem discriminados de forma clara.
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Tem um início e um fim Sem um fim de projeto, os intervenientes e investidores não irão usufruir do resultado do projeto nem dos benefícios que o seu investimento proporcionou.
Aqui estão alguns exemplos para ajudá-lo a decidir se tem um projeto.
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Atividades que não são projetos |
Projetos definidos de forma clara |
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Produção de carros |
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Reduzir o risco de concorrência |
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Identificar restrições de projetos As restrições são fatores que limitam as opções do gestor de projetos para estruturar e gerir o projeto. A maioria dos projetos tem três restrições:
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Intervalo de tempo limitado As datas de fim para os principais materiais a entregar normalmente marcam a duração geral do projeto.
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Pessoas e outros recursos limitados Os gestores de projeto normalmente têm um número limitado de pessoas para trabalhar num projeto ou um orçamento limitado.
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Âmbito reduzido Um projeto é normalmente restrito pela quantidade de objetivos que a equipa consegue cumprir. Se o projeto tem demasiadas funcionalidades ou materiais a entregar, poderá não haver tempo suficiente na agenda para acabá-los a todos.
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Uma alteração num constrangimento normalmente afeta as outras duas e pode afetar a qualidade geral. Por exemplo, diminuir a duração do projeto faz com que o gestor de projeto tome decisões sobre o número de trabalhadores necessários para concluir os materiais a entregar do projeto. Se não houver trabalhadores suficientes, então encurtar o projeto pode ter outras consequências como reduzir o âmbito do projeto.
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Identificar os intervenientes numa fase inicial Não há nada que afete mais um projeto do que a impossibilidade de identificar os intervenientes vitais e a melhor forma de comunicar com eles. Se não conseguir identificar um interveniente vital depois do início de um projeto, o projeto pode parar ou ultrapassar o orçamento à medida que novos objetivos e métodos são propostos.
Passo 1: Recolher as suas ideias iniciais
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Escreva as suas notas com o OneNote enquanto pensa sobre o seu projeto e sobre o que pretende alcançar. As suas notas podem conter e-mails, ligações para Web sites, vídeos ou especificações iniciais. |
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Por vezes, os projetos começam como simples listas no Excel. Mas, à medida que crescem, importe-as para o Project onde pode organizar e agendar tarefas de forma mais eficaz. |
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Utilizar o Microsoft 365 em qualquer PC para capturar notas do projeto em qualquer lugar |
Trabalhe com especificações de projeto antecipadas com Microsoft 365. Desde que trabalhe num PC com ligação à Internet, pode trabalhar nos seus documentos utilizando versões completas do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote a pedido e em qualquer lugar. |
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Trabalhe com Office na Web sem Microsoft 365. Desde que tenha uma Conta Microsoft, pode utilizar as versões Web do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote para capturar ideias para o projeto numa fase inicial. |
Passo 2: Contacte os intervenientes
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Independentemente de onde estiver em termos de planeamento de projeto, um relatório bem apresentado ajuda a ganhar a aceitação dos materiais a entregar do projeto, por parte dos intervenientes. |
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Caso os intervenientes não possam estar presentes, utilize reuniões online para se ligar a eles. Partilhe diapositivos do SharePoint, folhas do Excel ou notas do OneNote para discutir planos de projeto iniciais. As pessoas podem participar em reuniões online do Microsoft Teams no respetivo escritório, em viagem ou nos respetivos dispositivos móveis. |
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Quando surgirem perguntas enquanto estiver a trabalhar numa agenda de projeto, converse com as mesmas online através do Teams. |
Passo 3: Começar um projeto
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Copiar e colar do Word, Outlook ou PowerPoint para o Project |
Copie uma lista de tarefas no Word, Outlook ou PowerPoint e cole-as no Project para iniciar rapidamente uma agenda. O Project irá manter a formatação e a estrutura de destaque. |
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Criar um novo projeto a partir de um outro projeto ou modelo |
Crie um novo projeto baseado num modelo preenchido previamente com tarefas de projetos semelhantes ao seu. Peritos da indústria criaram muitos destes projetos para ajudá-lo a começar rapidamente. |
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Mova uma lista de tarefas que tenha sido iniciada no Excel para o Project. O Project manterá a formatação e estrutura de destaque. |
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Importar uma lista de tarefas do SharePoint como um projeto inicial |
Por vezes, os projetos começam como listas de tarefas no SharePoint para partilhar com pessoas sem o Project. Quando a lista de tarefas crescer até um determinado tamanho, mova-a para o Project para continuar a trabalhar nela a partir daí. |
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Objetivo de gestão de projetos: Criar uma nova agenda de projeto |
Depois de iniciar o seu projeto no Project, pode começar a adicionar tarefas, organizá-las, ligá-las, adicionar pessoas, etc. |
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