Utilize uma consulta para ver, adicionar, alterar ou eliminar dados da sua base de dados do Access mais facilmente. Eis outros motivos para utilizar consultas:
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Encontrar rapidamente dados específicos filtrando critérios específicos (condições)
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Calcular ou resumir dados
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Automatizar tarefas de gestão de dados, tais como analisar os dados mais atuais de forma recorrente.
As consultas ajudam-no a localizar e trabalhar com dados
Numa base de dados bem estruturada, os dados que pretende apresentar através de um formulário ou relatório estão, normalmente, localizados em várias tabelas. Uma consulta pode obter a informação de várias tabelas e reuni-la para apresentação no formulário ou no relatório. Uma consulta pode ser um pedido de resultados de dados a partir da sua base de dados ou um pedido de ação sobre os dados ou ambos. Uma consulta pode dar-lhe uma resposta a uma pergunta simples, realizar cálculos, combinar dados a partir de diferentes tabelas, adicionar, alterar ou eliminar dados de uma base de dados. Uma vez que as consultas são tão versáteis, existem muitos tipos de consultas e deverá criar um tipo de consulta com base na tarefa em causa.
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Principais tipos de consultas |
Utilização |
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Selecionar |
Para recuperar dados de uma tabela ou fazer cálculos. |
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Ação |
Adicionar, alterar ou eliminar dados. Cada tarefa tem um tipo específico de consulta de ação. |
Criar uma consulta selecionar
Se quiser rever os dados de apenas determinados campos de uma tabela, ou rever dados de várias tabelas em simultâneo ou talvez ver os dados baseados em determinados critérios, uma consulta do tipo selecionar seria a escolha certa. Para obter mais informações, consulte Criar uma consulta selecionar simples.
Rever dados de campos selecionados
Por exemplo, se a sua base de dados tiver uma tabela com muita informação acerca de produtos e quiser rever uma lista de produtos e respetivos preços, eis como poderia criar uma consulta selecionar para devolver apenas os nomes dos produtos e respetivos preços:
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Abra a base de dados e, no separador Criar, clique em Estrutura da Consulta.
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No separador Tabelas , faça duplo clique na tabela Produtos .
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Na tabela Produtos, digamos que tem os campos Nome do Produto e Preço em Vigor. Faça duplo clique em Nome do Produto e em Preço em Vigor para adicionar estes campos à grelha de estrutura da consulta.
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No separador Estrutura da Consulta , clique em Executar. A consulta é executada e apresenta uma lista dos produtos e respetivos preços.
Rever os dados de várias tabelas relacionadas em simultâneo
Por exemplo, se tiver uma base de dados para uma loja que vende produtos alimentares e quiser rever as encomendas dos clientes que vivem numa determinada cidade. Digamos que os dados sobre encomendas e dados sobre clientes são armazenados em duas tabelas denominadas Clientes e Encomendas, respetivamente. Se cada tabela tiver um campo ID de Cliente, que constitui a base de uma relação um-para-muitos entre as duas tabelas. Pode criar uma consulta que devolva encomendas para clientes numa determinada cidade, por exemplo, Las Vegas, através do seguinte procedimento:
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Abra a base de dados. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.
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No separador Tabelas , faça duplo clique em Clientes e Encomendas.
Note a linha (chamada associação) que liga o campo ID na tabela Clientes e o campo ID de Cliente na tabela Encomendas. Esta linha mostra a relação entre as duas tabelas.
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Na tabela Clientes, faça duplo clique em Empresa e Cidade para adicionar estes campos à grelha de estrutura da consulta.
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Na grelha de estrutura da consulta, na coluna Cidade, desmarque a caixa de verificação na linha Mostrar.
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Na linha Critérios da coluna Cidade, escreva Las Vegas.
Desmarcar a caixa de verificação Mostrar impede a consulta de apresentar a cidade nos resultados e escrever Las Vegas na linha Critério especifica que só pretende ver os registos em que o valor do campo Cidade seja Las Vegas. Neste caso, a consulta devolve apenas os clientes situados em Las Vegas. Não tem de visualizar um campo para utilizá-lo com um critério.
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Na tabela Encomendas, faça duplo clique em ID da Encomenda e Data da Encomenda para adicionar estes campos às duas colunas seguintes da grelha de estrutura da consulta.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar. A consulta é executada e, em seguida, mostra uma lista de encomendas para os clientes em Las Vegas.
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Prima CTRL+G para guardar a consulta.
Criar uma consulta parametrizada
Se quiser executar frequentemente variações de uma determinada consulta, considere a utilização de uma consulta parametrizada. Quando executar uma consulta parametrizada, a consulta pede-lhe valores de campos e utiliza os valores fornecidos para criar critérios para a consulta.
Continuando o exemplo anterior, no qual aprendeu a criar uma consulta selecionar que devolve encomendas para clientes situados em Las Vegas, pode modificar a consulta selecionar de modo a que lhe peça para especificar a cidade sempre que executar a consulta. Continuando, abra a base de dados criada no exemplo anterior:
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na consulta denominada Encomendas por Cidade (criada na secção anterior) e, em seguida, clique em Vista de Estrutura no menu de atalho.
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Na grelha de estrutura da consulta, na linha Critérios da coluna Cidade, elimine Las Vegas e, em seguida, escreva [De que cidade?].
A cadeia [De que cidade] é o pedido de parâmetro. Os parênteses retos indicam que pretende que a consulta solicite um valor de entrada, e o texto (neste caso, De que cidade?) é a pergunta que o pedido de parâmetro apresenta.
Nota: Não pode utilizar um ponto final (.) nem um ponto de exclamação (!) como texto num pedido de parâmetro.
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Selecione a caixa de verificação na linha Mostrar da coluna Cidade, para que os resultados da consulta apresentem a cidade.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar. A consulta pede-lhe que introduza um valor para Cidade.
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Escreva Nova Iorque e, em seguida, prima Enter para ver as encomendas de clientes em Nova Iorque.
E se não souber quais os valores que pode especificar? Pode utilizar carateres universais como parte do pedido:
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No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.
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Na grelha de estrutura da consulta, na linha Critérios da coluna Cidade escreva Como [De que cidade?]&"*".
Neste pedido de parâmetro, a palavra-chave Como, o E comercial (&) e o asterisco (*) colocado entre aspas permitem que o utilizador escreva uma combinação de carateres, incluindo carateres universais, para devolver vários resultados. Por exemplo, se o utilizador escrever *, a consulta devolve todas as cidades; se o utilizador escrever L, a consulta devolve todas as cidades que comecem pela letra "L"; e se o utilizador escrever *s*, a consulta devolve todas as cidades que contenham a letra "s".
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar e, na linha de comandos da consulta, escreva Novo e prima ENTER.
A consulta é executada e, em seguida, apresenta encomendas de clientes em Nova Iorque.
Especificar tipos de dados de parâmetros
Também pode especificar o tipo de dados que um parâmetro deve aceitar. Pode definir o tipo de dados para qualquer parâmetro, mas é especialmente importante definir o tipo de dados para dados numéricos, de moeda ou de data/hora. Quando especificar o tipo de dados que um parâmetro deve aceitar, os utilizadores irão ver uma mensagem de erro mais útil se introduzirem o tipo de dados incorreto como, por exemplo, texto em vez de moeda.
Se um parâmetro estiver definido para aceitar dados de texto, qualquer entrada é interpretada como texto e não é apresentada nenhuma mensagem de erro.
Para especificar o tipo de dados dos parâmetros numa consulta, utilize o seguinte procedimento:
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Com a consulta aberta na vista Estrutura, no separador Estrutura da Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Parâmetros.
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Na caixa de diálogo Parâmetros da Consulta, na coluna Parâmetro, escreva o pedido para cada parâmetro para o qual pretende especificar o tipo de dados. Certifique-se de que cada parâmetro corresponde ao pedido utilizado na linha Critérios da grelha de estrutura da consulta.
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Na coluna Tipo de Dados, selecione o tipo de dados para cada parâmetro.
Para obter mais informações, veja Utilizar parâmetros para pedir entrada ao executar uma consulta.
Criar uma consulta de totais
A linha Total numa folha de dados é bastante útil, mas, para questões mais complexas, utilize uma consulta de totais. Uma consulta de totais é uma consulta selecionar que permite agrupar e resumir dados, tal como quando pretende ver o total de vendas por produto. Numa consulta de totais, pode utilizar a função Soma (uma função de agregação) para ver o total de vendas por produto.
Utilize o seguinte procedimento para modificar a consulta de Subtotais de Produtos que criou no exemplo anterior, para que resuma os subtotais dos produtos por produto.
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No separador Base, clique em Vista> Vista de Estrutura.
A consulta Subtotais de Produtos é aberta na vista de Estrutura.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais.
A linha Totais é apresentada na grelha de estrutura da consulta.
Nota: Embora tenham nomes semelhantes, a linha Totais na grelha de estrutura e a linha Total numa folha de dados não são iguais:
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Pode agrupar por valores de campos utilizando a linha Totais na grelha de estrutura.
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Pode adicionar a linha Total de uma folha de dados aos resultados de uma consulta de totais.
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Quando utilizar a linha Totais na grelha de estrutura, terá de escolher uma função de agregação para cada campo. Se não pretender efetuar um cálculo num campo, poderá agrupar pelo campo.
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Na segunda coluna da grelha de estrutura, na linha Total, selecione Soma na lista pendente.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar. A consulta é executada e, em seguida, apresenta uma lista de produtos com subtotais.
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Prima CTRL+G para guardar a consulta. Deixe a consulta aberta.
Para obter mais informações, veja Apresentar totais de colunas numa folha de dados com uma linha Totais.
Efetuar cálculos com base nos dados
Normalmente, não utilizaria tabelas para armazenar valores calculados, como subtotais, mesmo que se baseiem em dados na mesma base de dados, porque os valores calculados podem tornar-se desatualizados se os valores de base forem alterados. Por exemplo, não armazenaria a idade de alguém numa tabela, porque, a cada ano, teria de atualizar o valor; em vez disso, armazena a data de nascimento da pessoa e utiliza uma consulta para calcular a idade da pessoa.
Por exemplo, se tiver uma base de dados para alguns produtos que gostaria de vender. Esta base de dados tem uma tabela denominada Detalhes das Encomendas que tem informações sobre os produtos em campos como, por exemplo, o preço de cada produto e as quantidades. Pode calcular o subtotal ao utilizar uma consulta que multiplica a quantidade de cada produto pelo preço unitário desse produto, multiplica a quantidade de cada produto pelo preço unitário unitário e, em seguida, subtrai o desconto total do preço unitário total. Se tiver criado a base de dados de exemplo no exemplo anterior, abra-a e siga-a:
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No separador Criar, clique em Estrutura da Consulta.
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No separador Tabelas , faça duplo clique em Detalhes da Encomenda.
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Na tabela Detalhes da Encomenda, faça duplo clique em ID do Produto para adicionar este campo à primeira coluna da grelha de estrutura da consulta.
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Na segunda coluna da grelha, clique com o botão direito do rato na linha Campo e, em seguida, clique em Zoom no menu de atalho.
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Na caixa Zoom, escreva ou cole o seguinte: Subtotal: ([Quantidade]*[Preço unitário])-([Quantidade]*[Preço unitário]*[Desconto])
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Clique em OK.
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No separador Estrutura da Consulta , clique em Executar. A consulta é executada e, em seguida, apresenta uma lista dos produtos e subtotais por encomenda.
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Prima CTRL+G para guardar a consulta e, em seguida, atribua-lhe o nome Subtotais de Produtos.
Para obter mais informações, veja Apresentar totais de colunas numa folha de dados com uma linha Totais.
Apresentar dados resumidos ou agregados
Quando utilizar tabelas para registar transações ou armazenar dados numéricos que ocorram regularmente, é útil poder rever esses dados em agregado, como, por exemplo, somas ou médias. No Access, pode adicionar uma linha de Totais a uma folha de dados. A linha Totais é uma linha que se encontra na parte inferior da folha de dados que pode apresentar um total apurado ou outro valor agregado.
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Execute a consulta Subtotais do Produto que criou anteriormente e deixe os resultados abertos no vista de Folha de dados.
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No separador Base, clique em Totais. É apresentada uma nova linha na parte inferior da folha de dados, com a palavra Total na primeira coluna.
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Clique na célula da última linha da folha de dados denominada Total.
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Clique na seta para ver as funções de agregação disponíveis. Uma vez que a coluna contém dados de texto, existem apenas duas opções: Nenhum e Contagem.
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Selecione Contagem. O conteúdo da célula é alterado de Total para uma contagem dos valores da coluna.
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Clique na célula adjacente (a segunda coluna). Tenha em atenção que aparece uma seta na célula.
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Clique na seta e, em seguida, clique em Soma. O campo apresenta uma soma dos valores da coluna.
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Deixe a consulta aberta na vista de Folha de Dados.
Criar uma consulta cruzada
Agora suponha que pretende rever subtotais de produtos, mas também pretende agregar por mês, para que cada linha mostre subtotais de um produto e cada coluna mostre subtotais de produtos num mês. Para mostrar subtotais de um produto e mostrar subtotais de produtos num mês, utilize uma consulta cruzada.
Pode alterar novamente a consulta Subtotais de Produtos para que a mesma devolva linhas de subtotais de produtos e colunas de subtotais mensais.
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No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.
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No grupo Configuração da Consulta , clique em Adicionar Tabelas.
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Faça duplo clique em Encomendas e, em seguida, clique em Fechar.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Cruzada. Na grelha de estrutura, a linha Mostrar está oculta e a linha Cruzada é apresentada.
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Na terceira coluna da grelha de estrutura, clique com o botão direito do rato na linha Campo e, em seguida, clique em Zoom no menu de atalho. É apresentada a caixa Zoom.
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Na caixa Zoom, escreva ou cole o seguinte: Mês: "Mês " & DatePart("m", [Data da Encomenda])
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Clique em OK.
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Na linha Cruzada, selecione os seguintes valores na lista pendente: Cabeçalho da Linha para a primeira coluna, Valor para a segunda coluna e Cabeçalho da Coluna para a terceira coluna.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar. A consulta é executada e apresenta subtotais de produtos, agregados por mês.
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Prima CTRL+G para guardar a consulta.
Para obter mais informações sobre consultas cruzadas, consulte Tornar os dados de resumo mais fáceis de ler com uma consulta cruzada.
Criar uma consulta criar tabela
Pode utilizar uma consulta criar tabela para criar uma nova tabela a partir de dados armazenados noutras tabelas.
Por exemplo, suponha que pretende enviar dados sobre as encomendas de Chicago para um parceiro comercial que reside em Chicago e que utiliza o Access para preparar relatórios. Em vez de enviar todos os dados de encomendas, pretende enviar apenas os dados específicos às encomendas de Chicago.
Pode criar uma consulta selecionar que contenha dados de encomendas de Chicago e, em seguida, utilizar a consulta selecionar para criar a nova tabela utilizando o seguinte procedimento:
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Abra a base de dados de exemplo do exemplo anterior.
Para executar uma consulta criar tabela, pode ter de ativar o conteúdo da base de dados.
Nota: Se vir uma mensagem por baixo do Friso sobre a ativação da base de dados, clique em Ativar conteúdo.Se a base de dados já estiver numa localização fidedigna, não verá a Barra de Mensagens.
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No separador Criar, no grupo Consulta, clique em Estrutura da Consulta.
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Faça duplo clique em Detalhes e Encomendas da Encomenda.
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Na tabela Encomendas, faça duplo clique em Código do Cliente e Cidade do Envio para adicionar estes campos à grelha de estrutura.
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Na tabela Detalhes da Encomenda, faça duplo clique em ID da Encomenda, ID do Produto, Quantidade, Preço Unitário e Desconto para adicionar estes campos à grelha de estrutura.
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Na coluna Cidade do Envio da grelha de estrutura, desmarque a caixa na linha Mostrar. Na linha Critério, escreva 'Chicago' (inclua as plicas). Verifique os resultados da consulta antes de os utilizar para criar a tabela.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.
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Prima Ctrl+G para guardar a consulta.
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Na caixa Nome da Consulta, escreva Consulta de Encomendas de Chicago e, em seguida, clique em OK.
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No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Criar Tabela.
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Na caixa de diálogo Criar Tabela, na caixa Nome da Tabela, escreva Encomendas de Chicago e, em seguida, clique em OK.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.
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Na caixa de confirmação, clique em Sime veja a nova tabela apresentada no Painel de Navegação.
Nota: Se já existir uma tabela com o mesmo nome que especificou, o Access elimina essa tabela antes de executar a consulta.
Para obter mais informações sobre como utilizar consultas criar tabela, consulte Criar uma consulta criar tabela.
Criar uma consulta acrescentar
Pode utilizar uma consulta de acréscimo para obter dados de uma ou mais tabelas e adicionar esses dados a outra tabela.
Por exemplo, suponha que criou uma tabela para partilhar com um sócio de negócios de Chicago, mas apercebeu-se de que o associado também trabalha com clientes na área de Milwaukee. Pretende adicionar linhas que contenham dados referentes à área do Milwaukee à tabela antes de a partilhar com o sócio. Pode adicionar os dados da área de Milwaukee à tabela Encomendas de Chicago utilizando o seguinte procedimento:
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Abra a consulta denominada "Consulta Encomendas de Chicago" que criou anteriormente na vista Estrutura.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Acrescentar. A caixa de diálogo Acrescentar é aberta.
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Na caixa de diálogo Acrescentar, clique na seta na caixa Nome da Tabela, selecione Encomendas de Chicago na lista pendente e, em seguida, clique em OK.
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Na grelha de estrutura, na linha Critérios da coluna Cidade do Envio, elimine 'Chicago' e, em seguida, escreva 'Milwaukee'.
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Na linha Acrescentar a, selecione o campo apropriado para cada coluna.
Neste exemplo, os valores da linha Acrescentar a devem corresponder aos valores da linha Campo, mas esta correspondência não é necessária para que as consultas de acréscimo funcionem.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.
Nota: Poderá obter uma mensagem de erro a indicar que não poderá anular a consulta se esta devolver uma grande quantidade de dados. Tente aumentar o limite no segmento de memória para 3 MB para permitir que a consulta seja executada.
Para obter mais informações sobre consultas de acréscimo, consulte Adicionar registos a uma tabela utilizando uma consulta de acréscimo.
Criar uma consulta atualizar
Pode utilizar uma consulta atualização para alterar os dados nas tabelas e para introduzir critérios que especifiquem as linhas que devem ser atualizadas. Uma consulta atualização fornece uma oportunidade para rever os dados atualizados antes de efetuar a atualização.
Importante: Não é possível anular uma consulta de ação. Deve considerar fazer uma cópia de segurança de quaisquer tabelas que pretenda atualizar utilizando uma consulta atualização.
No exemplo anterior, acrescentou linhas à tabela Encomendas de Chicago. Na tabela Encomendas de Chicago, o campo ID do Produto mostra o ID do Produto em formato numérico. Para tornar os dados mais úteis nos relatórios, pode substituir os IDs dos produtos por nomes de produtos, utilizando o seguinte procedimento:
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Abra a tabela Encomendas de Chicago na vista de Estrutura.
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Na linha ID do Produto, altere o Tipo de Dados de Número para Texto.
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Guarde e feche a tabela Encomendas de Chicago.
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No separador Criar, no grupo Consulta, clique em Estrutura da Consulta.
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Faça duplo clique em Encomendas e Produtos de Chicago.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Atualizar.
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Na grelha de estrutura, as linhas Ordenar e Mostrar desaparecem e é apresentada a linha Atualizar para.
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Na tabela Encomendas de Chicago, faça duplo clique em ID do Produto para adicionar este campo à grelha de estrutura.
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Na grelha de estrutura, na linha Atualizar Para da coluna ID do Produto, escreva ou cole o seguinte: [Produtos].[Nome do Produto]
Sugestão: Pode utilizar uma consulta atualização para eliminar valores de campos utilizando uma cadeia vazia ("") ou NULO na linha Atualizar para.
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Na linha Critérios, escreva ou cole o seguinte: [ID do Produto] Como ([Produtos].[ID])
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Pode rever os valores que serão alterados por uma consulta atualização, visualizando a consulta na vista de Folha de Dados.
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No separador Estrutura , clique em Ver > Vista de Folha de Dados. A consulta devolve uma lista de IDs de Produto que serão atualizados.
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No separador Estrutura da Consulta , clique em Executar.
Quando abre a tabela Encomendas de Chicago, verá que os valores numéricos no campo ID do Produto foram substituídos pelos nomes de produtos na tabela Produtos.
Para obter mais informações sobre consultas de atualização, consulte Criar e executar uma consulta de atualização.
Criar uma consulta eliminar
Pode utilizar uma consulta eliminar para eliminar dados das tabelas e para introduzir critérios que especifiquem as linhas que devem ser eliminadas. Uma consulta eliminar fornece uma oportunidade para rever as linhas que serão eliminadas antes de efetuar a eliminação.
Por exemplo, digamos que, enquanto se prepara para enviar a tabela Encomendas de Chicago do exemplo anterior ao seu sócio de negócios de Chicago, nota que algumas das linhas contêm vários campos vazios. Decidiu remover essas linhas antes de enviar a tabela. Pode, simplesmente, abrir a tabela e eliminar as linhas manualmente, mas, se tiver muitas linhas para eliminar e tiver critérios claros para as linhas que devem ser eliminadas, poderá considerar útil utilizar uma consulta eliminar.
Pode utilizar uma consulta para eliminar linhas da tabela Encomendas de Chicago que não tenham um valor de ID da Encomenda utilizando o seguinte procedimento:
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No separador Criar, clique em Estrutura da Consulta.
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Faça duplo clique em Encomendas de Chicago.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Eliminar. Na grelha de estrutura, as linhas Ordenação e Mostrar desaparecem e aparece a linha Eliminar.
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Na tabela Encomendas de Chicago, faça duplo clique em ID da Encomenda para o adicionar à grelha.
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Na grelha de estrutura, na linha Critérios da coluna ID da Encomenda, escreva É Nulo.
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No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.
Para obter mais informações sobre como eliminar consultas, consulte Criar e executar uma consulta eliminar.
