Comparar duas tabelas no Access e localizar apenas os dados correspondentes

Preparar dados de exemplo

Neste exemplo, cria uma consulta que determina a forma como as recentes alterações curriculares no departamento de matemática afetaram as notas dos estudantes de matemática. Utilize as duas tabelas de exemplo seguintes, Bacharelatos de Estudantes e Inscrições nas Aulas. Adicione estas duas tabelas de exemplo, Bacharelatos de Estudantes e Inscrições nas Aulas, a uma base de dados.

Access fornece várias formas de adicionar estas tabelas de exemplo a uma base de dados. Pode introduzir os dados manualmente, copiar cada tabela para um programa de folha de cálculo e, em seguida, importar as folhas de cálculo para Access ou pode colar os dados num editor de texto, como o Bloco de Notas, e, em seguida, importar os dados dos ficheiros de texto resultantes.

Os passos nesta secção explicam como introduzir os dados manualmente numa folha de cálculo em branco e também explicam como copiar as tabelas de exemplo para o Excel e, em seguida, importá-las para o Access.

Comparar as tabelas de exemplo e localizar os registos correspondentes utilizando associações

Agora está pronto para comparar a tabela Inscrições nas Aulas e a tabela Bacharelatos de Estudantes. Como ainda não definiu relações entre as duas tabelas, tem de criar associações entre os campos adequados na consulta. As tabelas têm mais de um campo em comum e terá de criar uma associação para cada par de campos comuns: ID de Estudante, Ano e Currículo (tabela Inscrições nas Aulas) e Bacharelato (tabela Bacharelatos de Estudantes). Neste exemplo, apenas está interessado nos bacharelatos de matemática, pelo que também vai utilizar um critério de campo para limitar os resultados da consulta.

1. Abra a base de dados na qual guardou as tabelas de exemplo.

2. No separador Criar, clique em Estrutura da Consulta.

3. Faça duplo clique na tabela que contém os registos que pretende apresentar — neste exemplo, a tabela Inscrições nas Aulas e, em seguida, faça duplo clique na tabela à qual está a compará-la — neste exemplo, na tabela Bacharelatos de Estudantes .

4. Arraste o campo ID de Estudante da tabela Inscrições nas Aulas para o campo ID de Estudante da tabela Bacharelatos de Estudantes. Aparece uma linha entre as duas tabelas na grelha de estrutura, indicando que criou uma associação. Faça duplo clique na linha para abrir a caixa de diálogo Propriedades da Associação.

5. Reveja as três opções na caixa de diálogo Propriedades da Associação. Por predefinição, a opção 1 está selecionada. Em alguns casos, tem de ajustar as propriedades de associação para incluir linhas adicionais de uma tabela. Uma vez que está a tentar encontrar apenas dados correspondentes, deixe a associação definida para a opção 1. Feche a caixa de diálogo Propriedades da Associação ao clicar em Cancelar.

6. Terá de criar duas outras associações. Crie estas associações ao arrastar o campo Ano da tabela Inscrições nas Aulas para o campo Ano da tabela Bacharelatos de Estudantes e, em seguida, ao arrastar o campo Currículo da tabela Inscrições nas Aulas para o campo Bacharelato na tabela Bacharelatos de Estudantes.

7. Na tabela Inscrições nas Aulas, faça duplo clique no asterisco (*) para adicionar todos os campos da tabela à grelha de estrutura da consulta.

   Nota: Quando utiliza o asterisco para adicionar todos os campos, é apresentada apenas uma coluna na grelha de estrutura. A coluna apresentada tem o nome da tabela, seguido por um ponto final (.) e um asterisco (*). Neste exemplo, a coluna tem o nome Inscrições nas Aulas.*.

8. Na tabela Bacharelatos de Estudantes, faça duplo clique no campo Bacharelato para o adicionar à grelha.

9. Desmarque a caixa de verificação na linha Mostrar da coluna Bacharelato na grelha de estrutura da consulta.

10. Na linha Critérios da coluna Bacharelato, escreva MATEMÁTICA.

11. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar.

    A consulta é executada e, em seguida, apresenta apenas as notas de matemática dos bacharéis de matemática.

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Alterar o tipo de dados do campo ID de Estudante da tabela Bacharelatos de Estudantes

1. Abra a base de dados na qual guardou as tabelas de exemplo.

2. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela Bacharelatos de Estudantes e, em seguida, clique em Vista Estrutura no menu de atalho.

   A tabela Bacharelatos de Estudantes é aberta na vista Estrutura.

3. Na coluna Tipo de Dados, altere a definição de ID de Estudante de Número para Texto.

4. Feche a tabela Bacharelatos de Estudantes. Quando lhe for pedido para guardar as alterações, clique em Sim.

Comparar as tabelas de exemplo e localizar os registos correspondentes utilizando um critério de campo

O procedimento seguinte mostra como comparar os dois campos ID de Estudante utilizando o campo de Inscrições nas Aulas como critério para o campo de Bacharelatos de Estudantes. Ao utilizar a palavra-chave Como, pode comparar os campos, mesmo que tenham tipos de dados diferentes.

1. No separador Criar, no grupo Outro, clique em Estrutura da Consulta.

2. Faça duplo clique em Inscrições nas Aulas e, em seguida, faça duplo clique em Bacharelatos de Estudantes.

3. Arraste o campo Ano da tabela Inscrições nas Aulas para o campo Ano da tabela Bacharelatos de Estudantes e, em seguida, arraste o campo Currículo da tabela Inscrições nas Aulas para o campo Bacharelato da tabela Bacharelatos de Estudantes. Uma vez que estes campos têm os mesmos tipos de dados, pode compará-los utilizando associações. As associações são o método preferido para comparar campos com o mesmo tipo de dados.

4. Faça duplo clique no asterisco (*) na tabela Inscrições nas Aulas para adicionar todos os campos da tabela à grelha de estrutura da consulta.

   Nota: Quando utiliza o asterisco para adicionar todos os campos, é apresentada apenas uma coluna na grelha de estrutura. A coluna apresentada tem o nome da tabela, seguido por um ponto final (.) e um asterisco (*). Neste exemplo, a coluna tem o nome Inscrições nas Aulas.*.

5. Na tabela Bacharelatos de Estudantes, faça duplo clique no campo ID de Estudante para o adicionar à grelha.

6. Desmarque a caixa de verificação na linha Mostrar da coluna ID de Estudante da grelha de estrutura. Na linha Critérios da coluna ID de Estudante, escreva Como [Inscrições nas Aulas].[ID de Estudante].

7. Na tabela Bacharelatos de Estudantes, faça duplo clique no campo Bacharelato para o adicionar à grelha.

8. Desmarque a caixa de verificação na linha Mostrar da coluna Principal da grelha de estrutura. Na linha Critérios, escreva MATEMÁTICA.

9. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar.

   A consulta é executada e, em seguida, apresenta apenas as notas de matemática dos bacharéis de matemática.

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