Anexar ficheiros e gráficos aos registos na base de dados

Regras de estrutura de bases de dados e anexos

Por predefinição, cada campo numa base de dados relacional contém apenas um item de dados. Por exemplo, se um campo de endereço incluísse mais do que um endereço, seria difícil (se não mesmo impossível) encontrar os endereços. Por isso, à primeira vista, os anexos parecem quebrar as regras de estrutura de bases de dados porque pode anexar mais do que um ficheiro – um item de dados – a um campo. No entanto, os anexos não quebram as regras de estrutura, porque à medida que anexa ficheiros a um registo, o Access cria uma ou mais tabela de sistema e utiliza essas tabelas nos bastidores para normalizar os dados. Não pode ver ou trabalhar com essas tabelas.

Para obter informações sobre a visualização de outras tabelas de sistema, consulte o artigo Utilizar o Painel de Navegação. Para obter mais informações sobre a estrutura de bases de dados, consulte o artigo Princípios básicos da estrutura de bases de dados.

Formas de utilizar ficheiros anexados

Tenha presente as seguintes diretrizes quando trabalhar com ficheiros anexados:

• Só pode anexar ficheiros a bases de dados criadas no Access e que utilizem o formato de ficheiro .accdb. Não pode partilhar anexos entre uma base de dados do Access (.accdb) e uma base de dados no formato de ficheiro anterior (.mdb).

• Tem de criar um campo numa tabela e definir esse campo com o tipo de dados Anexos. Depois de definir o tipo de dados como Anexos, não poderá alterá-lo.

• Pode armazenar vários ficheiros num único registo. Por exemplo, pode armazenar imagens e ficheiros criados com programas de processamento de texto e de folhas de cálculo.

• Pode anexar um máximo de dois gigabytes de dados (o tamanho máximo de uma base de dados Access ). Ficheiros individuais não podem exceder 256 megabytes de tamanho.

• A caixa de diálogo Anexos é utilizada para adicionar, editar e gerir anexos. Pode abrir a caixa de diálogo diretamente a partir do campo de anexo numa tabela fazendo duplo clique no campo. Se pretender gerir anexos a partir de um formulário ou ver anexos a partir de um relatório, adicione o controlo de anexo ao formulário ou relatório e, em seguida, vincule o controlo ao campo de tabela de anexo subjacente.

• Por predefinição, o controlo de anexo compõe imagens e apresenta o ícone de programa que corresponde a outros tipos de ficheiro. Por exemplo, suponha que tem uma fotografia, um currículo e um desenho do Visio anexado a um registo. Quando o utilizador percorre os anexos, o controlo compõe a imagem e apresenta os ícones de programa do documento e do desenho.

• Quando abre a caixa de diálogo Anexos a partir de uma tabela ou de um formulário, pode adicionar, remover, editar e guardar ficheiros anexados. Quando abre a caixa de diálogo Anexos a partir de um relatório, só pode guardar os ficheiros anexados noutra localização.

• O Access comprime os ficheiros anexados, a menos que esses ficheiros já venham comprimidos de origem. Por exemplo, os ficheiros JPEG são comprimidos pelo programa de gráficos que os criou, pelo que o Access não os comprime.

• Se o programa que foi utilizado para criar o ficheiro anexado estiver instalado no computador, pode abrir e editar os ficheiros anexados nesse programa.

• Pode guardar os ficheiros anexados em localizações da unidade de disco rígido ou na rede. Em seguida, pode editar os anexos e certificar-se de que as alterações estão corretas antes de guardar essas alterações novamente na base de dados.

• Pode manipular anexos através de programação.

Os passos das secções seguintes explicam como adicionar e gerir anexos.

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Adicionar um campo de anexo na vista de folha de dados

1. Com a tabela aberta na Vista de Folha de Dados, clique na primeira coluna em branco disponível. Para localizar uma coluna em branco, procure as palavras Adicionar Novo Campo no cabeçalho de coluna.

2. No separador Campos da Tabela, no grupo Formatação , clique na seta para baixo junto a Tipo de Dados e, em seguida, clique em Anexo.

   Access define o tipo de dados do campo como Anexo e coloca um ícone na linha de cabeçalho do campo. A ilustração abaixo mostra um novo campo Anexo. Repare no ícone de clipe de papel na linha de cabeçalho do campo. Por predefinição, não é possível introduzir texto na linha de cabeçalho de campos Anexo.

   

3. Guarde as suas alterações.

   Lembre-se de que não pode converter o novo campo noutro tipo de dados, mas pode eliminar o campo se achar que cometeu um erro.

Adicionar um campo de anexo na vista Estrutura

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que pretende alterar e clique em Vista estrutura no menu de atalho.

2. Na coluna Nome do Campo, selecione uma linha em branco e introduza um nome para o campo Anexo.

3. Na mesma linha, em Tipo de Dados, clique em Anexo.

4. Guarde as suas alterações.

   Lembre-se de que não pode converter o novo campo noutro tipo de dados, mas pode eliminar o campo se achar que cometeu um erro.

5. No separador Estrutura, no grupo Vistas, clique na seta abaixo do botão Ver e clique em Vista de Folha de Dados para abrir a tabela para utilização.

   

   – ou –

   Clique com o botão direito do rato no separador de documento da tabela e clique em Vista de Folha de Dados no menu de atalho.

   – ou –

   No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela e clique em Abrir no menu de atalho.

6. Avance para os passos seguintes.

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Adicionar um anexo a uma tabela

1. Com a tabela que contém o campo de anexo aberta na vista de folha de dados, faça duplo clique no campo de anexo.

   É apresentada a caixa de diálogo Anexos. A seguinte figura mostra a caixa de diálogo.

   

2. Clique em Adicionar. A caixa de diálogo Escolher Ficheiro é apresentada.

3. Utilize a lista Procurar em para navegar para o ficheiro ou ficheiros que pretende anexar ao registo, selecione o ficheiro ou ficheiros e, em seguida, clique em Abrir.

   É possível selecionar vários ficheiros de qualquer tipo de dados suportado. Para obter uma lista de tipos de dados suportados, consulte Referência de anexos posteriormente neste artigo.

4. Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK para adicionar os ficheiros à tabela.

   Access adiciona os ficheiros ao campo e incrementa o número que indica anexos em conformidade. A seguinte figura mostra um campo com duas imagens anexadas:

   

5. Repita estes passos conforme necessário para adicionar ficheiros ao campo atual ou a outros campos na tabela.

Abrir os ficheiros anexados a partir de uma tabela

1. Com a tabela aberta na vista de folha de dados, faça duplo clique na célula do campo de anexo.

2. Na caixa de diálogo Anexos, faça duplo clique no ficheiro que pretende abrir.

   – ou –

   Selecione o ficheiro e clique em Abrir.

   O programa associado ao ficheiro é iniciado e abre o ficheiro anexado; ficheiros do Excel são abertos no Excel, e assim sucessivamente.

   Alguns ficheiros de imagem poderão ser abertos no Visualizador de Imagens do Microsoft Windows. Se não quiser limitar-se a ver a imagem, pode clicar com o botão direito do rato na imagem e, em seguida, clicar em Editar. Desta forma, iniciará o programa que foi utilizado para criar o ficheiro, se o programa estiver instalado no computador.

Guardar alterações a um ficheiro anexado

1. Se necessário, utilize o programa principal para editar o ficheiro.

2. Guarde eventuais alterações ao ficheiro e feche o programa principal. Tenha em atenção que, sempre que efetuar uma alteração a um ficheiro anexado, as alterações são guardadas na pasta temporária da Internet na unidade de disco rígido. Consulte as notas no final desta secção para mais informações sobre essa pasta.

3. Para guardar as alterações permanentemente, volte a Access e, na caixa de diálogo Anexos , clique em OK.

   É apresentada uma mensagem semelhante à seguinte:

   

4. Clique em Sim para guardar as alterações.

   Nota: Quando abre um ficheiro anexado no respetivo programa principal para visualização ou edição, Access coloca uma cópia temporária do ficheiro numa pasta temporária. Se alterar o ficheiro e guardar as alterações a partir do programa principal, Access guarda as alterações à cópia temporária. Quando voltar a Access e clicar em OK para fechar a caixa de diálogo Anexos , Access pede-lhe para guardar novamente o ficheiro anexado. Clique em Sim para escrever o ficheiro alterado na base de dados ou clique em Não para deixar o ficheiro inalterado na base de dados.

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Adicionar o controlo de anexo a um formulário ou relatório

Os passos desta secção explicam como adicionar o controlo de anexo a um formulário ou relatório e, em seguida, vincular o controlo a um campo de anexo numa tabela subjacente. Irá seguir os mesmos passos utilizados para adicionar o controlo de anexo a um formulário ou relatório. Antes de começar, tenha em mente que apenas uma das tabelas na base de dados precisa de ter um campo de anexo. Para obter informações sobre como adicionar um campo de anexo, consulte a secção Adicionar um campo de anexo a uma tabela neste artigo.

Uma vez que as estruturações de relatórios e formulários podem ser processos complexos, os passos nestas secções presumem que já tem uma base de dados com pelo menos uma tabela e um formulário ou relatório. Para obter mais informações sobre criar tabelas, formulários ou relatórios, consulte os seguintes artigos:

• Criar uma tabela e adicionar campos

• Criar um formulário através da ferramenta Formulário

• Criar um relatório simples

Gerir anexos utilizando um formulário

Depois de adicionar um controlo de anexo a um formulário, pode adicionar, editar, remover e guardar ficheiros anexados diretamente a partir desse formulário. Quando um registo contém vários anexos, pode também percorrer os ficheiros anexados, ao contrário do que sucede quando trabalha com uma tabela.

Guardar um único anexo

1. Na caixa de diálogo Anexos, clique em Guardar Como.

   É apresentada a caixa de diálogo Guardar Anexo.

2. Utilize a lista Guardar em para navegar para a nova localização do ficheiro e, em seguida, clique em Guardar.

Guardar todos os anexos

1. Na caixa de diálogo Anexos, clique em Guardar Tudo.

   É apresentada a caixa de diálogo Guardar Anexos.

2. Utilize a lista Procurar em para navegar para a nova localização dos ficheiros e, em seguida, clique em Guardar.

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Remover um anexo

1. Faça duplo clique no campo de anexo da tabela para abrir a caixa de diálogo Anexos.

   – ou –

   No formulário (na vista Esquema ou vista Formulário), navegue para o registo que contém o anexo que pretende remover e clique no botão Ver Anexo na minibarra de ferramentas para abrir a caixa de diálogo.

2. Na caixa de diálogo Anexos, selecione o ficheiro que pretende eliminar e clique em Remover.

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Abrir uma tabela, formulário ou relatório a partir do Painel de Navegação

1. Prima F11.

   Nota: Se o Painel de Navegação estiver fechado, prima F11 para abri-lo e colocar o foco no painel. Se o painel estiver aberto, prima F11 para fechá-lo. Tem de premir F11 novamente para abrir o painel e mudar o foco para o mesmo.

2. Utilize as teclas de Seta Para Cima e Seta Para Baixo para selecionar a tabela, formulário ou relatório que pretende abrir.

3. Prima Enter para abrir o objeto selecionado.

   Se abrir uma tabela, Access coloca o cursor no primeiro campo da tabela. Se abrir um formulário ou relatório, Access coloca o foco no primeiro campo.

Ver anexos de tabelas

1. Conforme necessário, utilize as teclas de seta para mover o cursor para o campo de anexo pretendido.

2. Prima a Barra de Espaço.

   É apresentada a caixa de diálogo Anexos.

3. Prima a Tecla de Tabulação para se deslocar pelos botões na caixa de diálogo e para se deslocar dos botões para a lista de ficheiros anexados em Anexos.

   Nota: Os registos poderão conter mais do que um anexo. Se precisar de selecionar um anexo a partir de uma lista de dois ou mais ficheiros, prima a Tecla de Tabulação para se deslocar para a lista de ficheiros e utilize depois as teclas de seta para selecionar o ficheiro pretendido. Em seguida, prima a Tecla de Tabulação para regressar aos botões e selecionar a ação pretendida.

4. Quando selecionar o ficheiro e o botão que pretende, prima Enter.

5. Quando concluir, prima a tecla de tabulação ou utilize as teclas de Seta Para Cima e Seta Para Baixo para selecionar OK e, em seguida, prima Enter.

Percorrer anexos a partir de um formulário ou relatório

Estes passos só se aplicam se tiver um Microsoft Natural Keyboard e quando um registo contém mais do que um anexo.

1. Conforme necessário, prima a Tecla de Tabulação para mover o foco para o controlo de anexo. Por predefinição, Access realça o controlo e a etiqueta associada ao controlo, se a etiqueta existir.

2. Prima a tecla de aplicação.

   É apresentado um menu de atalho.

3. Prima a Tecla de Tabulação ou utilize as teclas de seta para selecionar Avançar ou Anterior e, em seguida, prima Enter.

4. Repita o passo 2, se necessário, para percorrer os ficheiros anexados.

Abrir a caixa de diálogo Anexos a partir de um formulário ou relatório

Estes passos só se aplicam se tiver um Microsoft Natural Keyboard.

1. Conforme necessário, prima a Tecla de Tabulação para mover o foco para o controlo de anexo. Por predefinição, Access realça o controlo e a etiqueta associada ao controlo, se a etiqueta existir.

2. Prima a tecla de aplicação.

   É apresentado um menu de atalho.

3. Prima a Tecla de Tabulação ou utilize as teclas de seta para selecionar Ver Anexos e, em seguida, prima Enter.

   É apresentada a caixa de diálogo Anexos.

4. Prima a Tecla de Tabulação para se mover entre os botões na caixa de diálogo e para se deslocar dos botões para a lista de ficheiros anexados em Anexos (Fazer duplo clique para editar).

   Os registos poderão conter mais do que um anexo. Se precisar de selecionar um anexo a partir de uma lista de dois ou mais ficheiros, prima a Tecla de Tabulação para se deslocar para a lista de ficheiros e utilize depois as teclas de seta para selecionar o ficheiro pretendido. Em seguida, prima a Tecla de Tabulação para regressar aos botões e selecionar a ação pretendida.

5. Quando selecionar o ficheiro e o botão que pretende, prima Enter.

6. Quando concluir, prima a Tecla de Tabulação ou utilize as teclas de seta para selecionar OK e, em seguida, prima Enter.

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Formatos de ficheiro de imagem suportados

O Access tem suporte nativo para os seguintes formatos de ficheiro gráfico, o que significa que o controlo de anexo os compõe sem necessitar de software adicional.

BMP (Mapa de bits do Windows)

RLE (Run Length Encoded Bitmap)

DIB (Device Independent Bitmap)

GIF (Graphics Interchange Format)

JPEG, JPG, JPE (Joint Photographic Experts Group)

EXIF (Exchangeable File Format)

PNG (Portable Network Graphics)

TIFF, TIF (Tagged Image File Format)

ICON, ICO (Ícone)

WMF (Metaficheiro do Windows)

EMF (Metaficheiro Avançado)

Formatos suportados para documentos e outros ficheiros

Regra geral, pode anexar qualquer ficheiro que tenha sido criado com um dos programas do Microsoft Office. Também pode anexar ficheiros de registo (.log), ficheiros de texto (.text, .txt) e ficheiros comprimidos .zip.

Convenções de nomenclatura de ficheiros

Os nomes dos ficheiros anexados podem conter qualquer caráter Unicode suportado pelo sistema de ficheiros NTFS utilizado no Microsoft Windows. Além disso, os nomes de ficheiros têm de estar em conformidade com as seguintes diretrizes:

• Os nomes não podem exceder 255 carateres, incluindo as extensões de nome de ficheiro.

• Os nomes não podem conter os seguintes carateres: pontos de interrogação (?), aspas ("), barras normais ou invertidas (/ \), parênteses retos de abertura ou fecho (< >), asteriscos (*), barras verticais (|), dois pontos (:) ou marcas de parágrafo (¶).

Tipos de ficheiros que Access comprime

Quando anexa qualquer um dos seguintes tipos de ficheiro a uma base de dados, Access comprime-os se ainda não estiverem comprimidos nativamente.

Formatos de ficheiro bloqueados

O Access bloqueia os seguintes tipos de ficheiro anexados. Neste momento, não pode desbloquear os tipos de ficheiro indicados aqui.

Anexar ficheiros a registos através de programação

O Access expõe um modelo de objeto e interfaces de programação para anexar ficheiros a registos através de programação utilizando código VBA (Visual Basic for Applications). Para obter informações sobre como anexar ficheiros programaticamente, consulte os artigos LoadFromFilee SaveToFile.

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