As folhas de horas são o essencial daquilo que, enquanto membro da equipa, faz no Project Online.
Como posso preencher a minha folha de horas?
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Na Iniciação Rápida, clique em Folha de Horas.
A vista Folha de Horas inclui dois lados e um divisor ao centro da tabela.
O lado esquerdo apresenta as suas tarefas e informações, assim como licença por doença e férias.
O lado direito é o local onde introduz as horas que gastou por dia nas suas tarefas.
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Deslize o divisor ao centro para ver mais de ambos os lados da vista.
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Agora que se encontra na vista Folha de Horas, eis algumas coisas que pode fazer:
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Após introduzir as suas horas numa folha de horas, o próximo passo consiste em enviar a mesma ao gestor para aprovação.
Clique no separador Folha de horas no friso.
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Clique em Enviar > Entregar Folha de Horas Final.
: Quando escolhe a opção Entregar Folha de Horas Final, a sua folha de horas fica bloqueada para edição. Caso ainda não esteja pronto, clique em Enviar o Progresso de Todas as Tarefas ou em Enviar o Progresso das Tarefas Selecionadas.
Por que razão são importantes as folhas de horas?
Ninguém gosta de preencher folhas de horas. Se estiver a trabalhar em várias tarefas diferentes ao mesmo tempo, pode ser complicado perceber quanto tempo dedicou a cada tarefa. Por vezes, também é complicado dedicar-se a determinado número de horas de trabalho. Talvez sinta que deveria trabalhar mais horas ou que está a trabalhar demasiado. Em qualquer um dos casos, é possível que não se sinta disposto a chamar a atenção para as suas horas de trabalho.
Na verdade, quando se trata de gerir projetos, a ética de trabalho não é o mais crucial (apesar de também ser importante). O mais importante é garantir que as coisas são feitas a tempo e dentro do orçamento. Trata-se de garantir que tem pessoas suficientes para fazer o trabalho sem prejudicar ninguém ou custar à organização mais dinheiro do que o planeado.
Os gestores de projeto utilizam as folhas de horas para compreender quantas pessoas devem ser atribuídas a tarefas semelhantes em projetos futuros. O seu departamento de RH poderá utilizar estes dados para se certificar de que possui o número de pessoas adequado encarregue de determinadas funções. E sim, as folhas de horas podem resultar numa carteira mais recheada, caso receba por hora. No entanto, é importante que se lembre de que os dados da sua folha de horas não se resumem apenas a isso…existem benefícios globais para a sua organização, que resultam num melhor planeamento e eficiência futura.
Por sua vez, também verá os benefícios de tal planeamento e eficácia, uma vez que já não irá precisar de fazer horas extraordinárias para que o seu trabalho seja feito a tempo. O seu gestor de projeto terá uma expectativa realista do tempo que é necessário para que as coisas sejam feitas ou de quantas pessoas são necessárias para determinada tarefa. Desta forma, é possível que recupere os seus fins de semana!
Como funcionam as folhas de horas no Project Online?
Nos bastidores, um administrador configura os períodos da folha de horas para a sua organização. Por exemplo, cada semana pode ter uma folha de horas em separado.
Quando o seu gestor de projeto lhe atribui uma tarefa, esta é apresentada na sua folha de horas durante o período em que está agendada no plano do projeto.
Basta preencher as horas que gastou em cada tarefa durante o período da folha de horas e, em seguida, submeter a mesma.
É atribuído a cada utilizador do Project Online um gestor de folha de horas (ou, por vezes, mais do que um). O seu gestor de folha de horas pode ser o gestor do projeto ou outra pessoa, como um gestor de recursos responsável pelos membros da sua organização.
O gestor de folha de horas recebe a folha de horas que enviou e revê a mesma. Se tudo estiver correto, a folha de horas é aprovada. Se tudo parecer diferente do que é suposto, o gestor de folha de horas pode rejeitar a mesma e adicionar comentários sobre o motivo da rejeição.
Se a folha de horas for aprovada, o tempo indicado é contabilizado na quantidade total de trabalho realizado numa tarefa e a quantidade de trabalho em falta correspondente diminui. Estas informações são gravadas no plano de projeto geral, para que o gestor do projeto possa verificar se o projeto está a evoluir conforme planeado.
PRÓXIMO PASSO...
Em seguida, saiba mais sobre o Passo 3: atualizar o progresso.
