Este artigo fornece uma descrição geral de alguns conceitos-chave relacionados com trabalhar com as novas funcionalidades de metadados geridos no Servidor SharePoint. Aborda como as novas funcionalidades de metadados geridos fornecem suporte para a implementação de taxonomias formais através de termos geridos. Também explica como as etiquetas de rede social funcionam e como se relacionam com funcionalidades de metadados geridos, como termos geridos e palavras-chave empresariais.
Neste artigo
Funcionalidades de metadados geridos
As novas funcionalidades de metadados geridos no Servidor SharePoint são ativadas por uma nova aplicação do Serviço de Metadados Geridos que fornece suporte para duas coisas importantes:
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Publicação de Tipo de Conteúdo A partilha de tipos de conteúdo entre coleções de sites e aplicações Web. Para obter mais informações sobre a publicação de tipos de conteúdo, consulte Introdução aos tipos de conteúdo e publicação de tipos de conteúdo.
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Taxonomias A criação e gestão de coleções hierárquicas de termos geridos centralmente (denominados conjuntos de termos) que podem ser utilizados como atributos para itens em sites do SharePoint. Estes conjuntos de termos podem ser partilhados entre coleções de sites e aplicações Web. Os conjuntos de termos podem ser criados e geridos através de uma funcionalidade denominada Ferramenta de Gestão de Lojas de Termos.
Termos e conceitos chave
Existem vários conceitos e termos chave que são úteis para compreender quando trabalha com as diferentes funcionalidades de metadados no Servidor SharePoint. Compreender estes conceitos irá ajudá-lo a compreender as informações conceptuais explicadas mais à frente neste artigo e noutros artigos sobre as funcionalidades de metadados geridos.
Taxonomia
Uma taxonomia é uma classificação hierárquica de palavras, etiquetas ou termos que estão organizados em grupos com base em semelhanças. Uma taxonomia pode ser definida e gerida centralmente por uma ou mais pessoas. A Classificação Internacional Padrão Industrial (ISIC), desenvolvida pelas Estados Unidos, é um exemplo célebre de uma taxonomia industrial utilizada para classificar dados económicos. As taxonomias são úteis porque fornecem uma estrutura hierárquica lógica de metadados que pode ser utilizada para classificar informações de forma consistente.
Folksonomy
Uma obemidade é a classificação que resulta quando os utilizadores de Web site aplicam palavras, etiquetas ou termos a conteúdo num site de forma colaborativa. Se já viu uma nuvem de etiquetas num Web site, então já viu uma visualização de uma aplicação. A figura abaixo mostra uma Peça Web Nuvem de Etiquetas num site SharePoint. Uma abordagem baseada em amigos e metadados pode ser útil porque aborda os conhecimentos e conhecimentos dos utilizadores e criadores de conteúdos do site e permite que a classificação de conteúdo evolua em função das necessidades e interesses empresariais em mudança dos utilizadores.
Conjunto de termos
Um Conjunto de Termos é um grupo de termos relacionados.
Dependendo de onde um conjunto de termos é criado, o seu âmbito pode ser local ou global:
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Os conjuntos de termos locais são criados no contexto de uma coleção de site e estão disponíveis para utilização (e visível) apenas para os utilizadores da coleção de site. Por exemplo, se adicionar uma coluna de metadados geridos a uma lista ou biblioteca e criar um novo conjunto de termos para esta coluna, o conjunto de termos é local para a coleção de site que contém esta lista ou biblioteca.
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Os conjuntos de termos globais estão disponíveis para utilização em todos os sites que subscrevem uma aplicação específica do Serviço de Metadados Geridos.
Os conjuntos de termos podem ser configurados para fecho, o que significa que os utilizadores não podem adicionar novos termos aos mesmos quando introduem um valor para uma coluna que está mapeada para o conjunto de termos. Em vez disso, podem ser configurados para abertos, o que significa que os utilizadores podem adicionar novos termos ao conjunto de termos quando atualizam o valor de uma coluna mapeada para o conjunto de termos.
Termo
Um termo é um item individual dentro de um conjunto de termos e é uma palavra ou expressão específica que pode ser associada a um item num site Servidor SharePoint site. Um termo tem um ID exclusivo e pode ter várias etiquetas de texto diferentes (sinónimos). Se estiver a trabalhar num site multilingue, também pode ter etiquetas em idiomas diferentes.
Existem dois tipos de termos:
Termos geridos
Os termos geridos são normalmente predefinidos e organizados num termo hierárquico definido por um Administrador de Loja de Termos ou outra pessoa com permissões para trabalhar com metadados geridos.
Palavras-chave Empresariais
Uma palavra-chave empresarial é uma palavra ou expressão que é adicionada aos itens num site SharePoint site. As palavras-chave Empresariais estão organizadas num conjunto único de termos não hierárquico na Ferramenta de Gestão de Lojas de Termos denominada Conjunto de Palavras-chave. Uma vez que, normalmente, os utilizadores podem adicionar qualquer palavra ou expressão a um item como uma palavra-chave, as palavras-chave empresariais podem ser utilizadas para etiquetas tipo pessoas. Os administradores de loja de termos ou outras pessoas com permissão para gerir metadados podem optar por mover palavras-chave do conjunto de termos Palavras-chave e para um conjunto de termos geridos específico, altura em que as palavras-chave ficam disponíveis no contexto de um conjunto de termos específico. Os administradores de lojas de termos também podem optar por fechar o conjunto de Palavras-chave, para que os utilizadores não possam submeter novas palavras-chave e restringirem-se à utilização de palavras-chave existentes.
Agrupar
Os grupos definem limites de segurança. Um grupo é um conjunto de conjuntos de termos que todos partilham requisitos de segurança comuns. Apenas os utilizadores designados como contribuidores de um grupo específico podem gerir conjuntos de termos que pertençam ao grupo ou criar novos conjuntos de termos no mesmo. As organizações devem criar grupos exclusivos para conjuntos de termos que tenham acesso exclusivo ou necessidades de segurança.
Ferramenta de Gestão de Lojas de Termos
A Ferramenta de Gestão de Lojas de Termos é a ferramenta que taxonomistas, administradores ou outros indivíduos que gerem taxonomias podem utilizar para criar, importar e gerir conjuntos de termos e os termos dentro dos mesmas. A ferramenta de Gestão de Arquivos de Termos apresenta todos os conjuntos de termos globais e todos os conjuntos de termos locais disponíveis para a coleção de sites a partir da qual acede à Ferramenta de Gestão de Arquivos de Termos.
Coluna Metadados Geridos
A coluna Metadados Geridos é um novo tipo de coluna que pode ser adicionado a listas ou bibliotecas para que os utilizadores ou proprietários de conteúdo do site possam selecionar valores de um conjunto específico de termos geridos e aplicá-los ao conteúdo. Uma coluna Metadados Geridos pode ser configurada para mapear para um conjunto de termos existente ou pode criar um novo conjunto de termos especificamente para a coluna. Se criar um novo conjunto de termos especificamente para uma coluna Metadados Geridos, esse conjunto de termos será um conjunto de termos local disponível apenas para utilização na coleção de sites onde foi criado.
Coluna Palavras-chave Empresariais
A coluna Palavras-chave Enterprise é uma coluna que pode adicionar a tipos de conteúdo, listas ou bibliotecas para permitir que os utilizadores marquem itens com palavras ou expressões que escolherem. É uma coluna com múltiplos valores por predefinição. Quando os utilizadores escrevem uma palavra ou expressão na coluna, são apresentadas sugestões com antecedência, que podem incluir itens dos conjuntos de termos geridos e do conjunto de termos Palavras-chave. Os utilizadores podem selecionar um valor existente ou introduzir algo novo (se o conjunto de termos Palavras-chave tiver sido configurado para ser aberto às adições de utilizadores).
Etiquetas de rede social
As etiquetas de rede social são palavras ou expressões que os utilizadores do site podem aplicar aos conteúdos num site SharePoint para os ajudar a categorizar as informações de forma a que sejam relevantes para as mesmas. As etiquetas de rede social também podem ser aplicadas a URLs fora de um SharePoint site. As etiquetas de rede social suportam etiquetas baseadas em pessoas. Uma etiqueta de rede social é composta por apontadores para três tipos de informações:
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uma identidade de utilizador
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UM URL de um item
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um termo
Estes apontadores estão armazenados na Loja de Etiquetas de Rede Social que fazem parte da aplicação do Serviço de Perfis de Utilizador. Técnicamente, as etiquetas de rede social não fazem parte das funcionalidades de metadados geridos no Servidor SharePoint, mas ligam-se às funcionalidades de metadados geridos de duas formas importantes que ajudam a suportar a utilização consistente de metadados numa organização. A parte do termo de uma etiqueta de rede social aponta para um termo no conjunto de Palavras-chave do Term Store para uma das aplicações do Serviço de Metadados Geridos às quais um site está ligado.
Por exemplo, quando cria uma nova etiqueta de rede social, tem a opção de selecionar a partir de termos existentes, que podem incluir termos geridos, bem como palavras-chave empresariais. Se selecionar um destes termos existentes, a etiqueta de rede social contém um apontador para esse termo. Se optar por não selecionar um termo existente e criar um termo que nunca tenha sido utilizado anteriormente, será criada uma nova palavra-chave para o mesmo no conjunto de termos Palavras-chave no Term Store e a sua nova etiqueta social aponta para este termo.
Desta forma, as palavras-chave utilizadas em etiquetas de rede social são adicionadas ao conjunto de termos Palavras-chave visível na Ferramenta de Gestão de Lojas de Termos (se ainda não existirem lá) e podem ser geridas por administradores do Term Store. Além disso, quando os utilizadores aplicam palavras-chave empresariais ou termos geridos ao conteúdo ao atualizar uma coluna Palavras-chave Empresarial ou Metadados Geridos, as etiquetas de rede social podem ser criadas automaticamente para que estes termos sejam visíveis como etiquetas em newsfeeds, nuvem de etiquetas ou perfis de O Meu Site. Os proprietários de listas ou bibliotecas podem ativar ou desativar a publicação de metadados ao atualizar os Metadados empresariais e as palavras-chave Definições para uma lista ou biblioteca.
Quando adiciona uma etiqueta de rede social a um item, pode especificar se pretende tornar a sua identidade e o URL do item privados, mas o termo, que está armazenado no Loja de Termos, é sempre público.
A etiquetagem social é útil porque permite que os utilizadores do site melhorem a deteção de conteúdos e informações num site.
Para obter mais informações sobre as implicações de privacidade e segurança da etiquetagem social, consulte Implicações de privacidade e segurança da etiquetagem social.
Etiquetagem
No seu sentido mais genérico, a etiquetagem pode referir-se simplesmente ao ato de aplicar metadados a um item, quer sejam metadados geridos ou uma etiqueta de rede social. Neste artigo, a "etiqueta" verbal é utilizada neste sentido e não está restringida a etiquetas de rede social.
Cenários de metadados: desde taxonomias a pessoasonomias
As funcionalidades de gestão de metadados Servidor SharePoint suportam um conjunto de abordagens para a gestão e utilização de metadados. Imagine este intervalo como um tipo de continuum. Numa das extremidades deste continuum, existem taxonomias,que são grupos hierárquicas formais, geridos centralmente. Na outra extremidade deste intervalo, existem pessoasonomias,que são as classificações colaborativas que resultam quando indivíduos aplicam etiquetas livremente aos conteúdos.
Servidor SharePoint suporta tanto os extremos deste continuum, como os pontos ao longo do caminho. Numa das extremidades do continuum, pode implementar taxonomias formais através de termos e conjuntos de termos geridos. Por outro lado, existe suporte para palavras-chave empresariais e sinalizadores sociais, os quais permitem aos utilizadores do site etiquetar conteúdos com palavras-chave à sua escolha.
Entre estes extremos, pode aplicar graus de estrutura e controlo flexíveis a metadados e pode ajustar o âmbito no qual aplica este controlo ao optar por torná-lo global em todos os sites ou local a sites específicos. Por exemplo, tem a capacidade de configurar conjuntos de termos para que sejam fechados ou abertos às contribuições dos utilizadores. Pode optar por utilizar palavras-chave empresariais e sinalizadores sociais em conjunto com termos geridos ou não. Servidor SharePoint permite às organizações combinar as vantagens das taxonomias formais e geridas com os benefícios dinâmicos da etiquetação social de formas personalizadas.
O seguinte diagrama mostra como os diferentes tipos de soluções baseadas no SharePoint podem necessitar de abordagens diferentes para metadados com base na necessidade empresarial.
Benefícios dos metadados geridos
Existem várias vantagens na contratação de metadados geridos em todos os sites numa organização:
Utilização consistente de metadados As funcionalidades de metadados geridos Servidor SharePoint permitem-lhe aplicar graus de controlo ajustáveis aos metadados que são adicionados ao conteúdo. Com os conjuntos de termos e termos geridos, pode estabelecer controlo sobre os tipos de termos que estão disponíveis para ser adicionados ao conteúdo e pode controlar quem tem a capacidade de adicionar novos termos. Também pode limitar a utilização de palavras-chave empresariais a uma lista específica de palavras-chave ao configurar o conjunto de termos Palavras-chave como fechadas.
Quando os mesmos termos são utilizados de forma consistente nos sites, é mais fácil criar processos ou soluções robustas que dependem de metadados. Além disso, a experiência de utilizador para trabalhar com metadados em sites, em listas e bibliotecas, bem como nos programas cliente do Office facilita a aplicação de metadados consistentes aos respetivos conteúdos por parte dos utilizadores do Office.
Deteção de conteúdo melhorada Quando os conteúdos de uma organização têm metadados consistentes, é mais fácil encontrar e aceder a dados e informações empresariais através da pesquisa. As novas funcionalidades de pesquisa, como o painel de refinamento, que é apresentado no lado esquerdo da página de resultados de pesquisa, permitem aos utilizadores filtrar os resultados da pesquisa com base em metadados.
Além disso, pode configurar a navegação de metadados para listas e bibliotecas para permitir que os utilizadores criem vistas dinâmicas de informações baseadas em campos de metadados específicos. Os utilizadores podem navegar nas bibliotecas por pasta ou por pivô de metadados e, em seguida, podem refinar os resultados com Filtros de Chave adicionais.
Maior flexibilidade As funcionalidades de metadados geridos facilitam a manutenção e adaptamento dos metadados à medida que as necessidades do negócio evoluem. Pode atualizar facilmente um conjunto de termos na ferramenta Gestão de Lojas de Termos e os termos novos ou atualizados ficarão automaticamente disponíveis para utilização sempre que estiver disponível uma coluna metadados geridos associado a esse conjunto de termos. Se mergulha múltiplos termos num único termo, os conteúdos etiquetados com estes termos são automaticamente atualizados para refletir esta alteração. Pode especificar vários sinónimos (ou etiquetas) para termos individuais. Se o seu site for multilingue, também pode especificar etiquetas multilingues para termos individuais.
Gerir metadados
Planear e configurar metadados geridos
A sua organização poderá querer envolver-se em algum grau de planeamento antes de começar a utilizar as funcionalidades de metadados geridos. O grau de planeamento necessário é mais ou menos proporcional ao grau de formalidade e controlo que pretende impor nos metadados.
Se quiser permitir que os utilizadores ajudem a desenvolver a sua taxonomia, pode simplesmente pedir aos utilizadores que adicionem palavras-chave aos itens e, em seguida, organizem-nas em conjuntos de termos conforme necessário.
Se a sua organização quiser utilizar conjuntos de termos geridos para implementar taxonomias predefinidas formais, então os intervenientes chave com interesse na estrutura da taxonomia têm de colaborar no plano e desenvolver os conjuntos de termos e termos a utilizar. Para obter mais informações sobre este processo de planeamento, consulte Planear termos e conjuntos de termos. Para obter mais informações sobre como configurar uma aplicação de Serviço de Metadados Geridos, consulte Administração de metadados geridos.
Após os intervenientes principais da organização concordarem sobre os conjuntos de termos necessários, pode utilizar a Ferramenta de Gestão do Loja de Termos para importar ou criar os seus conjuntos de termos e para gerir e manter os conjuntos de termos à medida que os utilizadores começam a trabalhar com os metadados. Se uma aplicação de Serviço de Metadados Geridos tiver sido configurada para a sua aplicação Web e for um administrador de Coleções de Sites ou um Administrador de Arquivo de Termos designado, pode ir para a Ferramenta de Gestão de Arquivos de Termos ao clicar em Site Definições no menu Ações do Site e, em seguida, clicar em Gestão de arquivos de termos em Administração de Sites.
Criar e gerir conjuntos de termos
A Ferramenta de Gestão de Lojas de Termos fornece um controlo de árvore que pode utilizar para realizar a maioria das tarefas. A sua função de utilizador desta ferramenta determina as tarefas que pode realizar. Para trabalhar na Ferramenta de Gestão de Lojas de Termos, tem de ser um Administrador de Farm, um Administrador de Loja de Termos ou alguém que tenha sido designado como Gestor de Grupos ou Contribuinte para os conjuntos de termos. Para obter informações detalhadas sobre estas funções, consulte Funções de metadados geridos.
Para tomar medidas num item da hierarquia, aponte para o nome da aplicação de Serviço de Metadados Geridos, grupo, conjunto de termos ou termo que pretende modificar, clique na seta que é exibida e, em seguida, utilize o menu para selecionar as ações que pretende.
Por exemplo:
Se for um Administrador de Loja de Termos, pode criar ou eliminar grupos dentro de uma aplicação do Serviço de Metadados Geridos.
Se for um Administrador de Loja de Termos ou um Gestor de Grupos, pode criar, importar ou eliminar conjuntos de termos num grupo. Os contribuintes do conjunto de termos podem criar novos conjuntos de termos.
Se for um Administrador de Loja de Termos, um Gestor de Grupos ou um Contribuinte do conjunto de termos, pode criar ou reutilizar termos num conjunto de termos, bem como copiar, mover ou eliminar um conjunto de termos selecionado.
Se for um Administrador de Loja de Termos, um Gestor de Grupos ou um Contribuinte do conjunto de termos, pode criar cópias, reutilizar, intercalar, despreciar, mover ou eliminar termos individuais num conjunto de termos.
Em cada nível da hierarquia, pode configurar propriedades específicas para um grupo, conjunto de termos ou termo utilizando o painel Propriedades que é apresentado à direita do controlo de árvore Loja de Termos.
Por exemplo, se estiver a configurar um conjunto de termos, pode utilizar o painel Propriedades para especificar detalhes como o Nome, Descrição, Proprietário, Contacto e Intervenientes. Pode especificar se pretende que um conjunto de termos seja aberto ou fechado às novas submissões dos utilizadores. Também pode especificar se pretende que o termo definido esteja disponível para etiquetas. Se optar por não tornar um conjunto de termos disponível para etiquetagem, este não será visível para a maioria dos utilizadores. Se um conjunto de termos ainda estiver em desenvolvimento, por exemplo, poderá optar por não estar disponível para etiquetagem.
Aplicar metadados
Etiquetar conteúdo com termos geridos
Se uma coluna Metadados Geridos tiver sido adicionada a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca, os proprietários de conteúdos podem etiquetar os seus conteúdos com termos geridos a partir de um conjunto de termos específicos ao editar as propriedades de um item de lista ou biblioteca e, em seguida, atualizar os campos relevantes no formulário Editar Propriedades do item ou documento. As colunas de Metadados Geridos são fáceis de identificar porque apresentam um ícone de etiquetas que pode ser utilizado para iniciar a caixa de diálogo seletor de termos.
Pode utilizar o selecionador de termos para selecionar um termo a partir da hierarquia de um conjunto de termos. Isto é útil se não estiver familiarizado com os termos que podem estar disponíveis. Se tiver configurado um conjunto de termos para ser aberto e a coluna de metadados geridos permitir valores de preenchimento, poderá ter a opção de adicionar um novo termo a um conjunto de termos. Em alternativa, pode simplesmente ter a opção de enviar feedback para o contacto designado para o conjunto de termos.
Quando pode começar a escrever o termo que pretende, os termos disponíveis são-lhe automaticamente sugeridos com base no que começa a escrever e pode selecionar o que pretende. Poderá ver informações entre parênteses após o termo que indica o nome do conjunto de termos e a hierarquia do termo. Isto pode ajudá-lo a escolher entre termos semelhantes.
Se estiverem sugeridos termos duplicados ou semelhantes, também poderá ver texto descritivo que o Administrador de Arquivo de Termos configurou para o termo para ajudar os utilizadores a fazerem as seleções adequadas.
Etiquetar conteúdos com palavras-chave empresariais
Se uma coluna Palavras-chave Enterprise tiver sido adicionada a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca, os proprietários de conteúdos (ou qualquer pessoa com permissões Contribuir para a lista ou biblioteca) podem etiquetar conteúdos com termos ou palavras-chave geridas disponíveis editando as propriedades de um item de lista ou biblioteca e escrevendo as palavras-chave que pretendem no campo Palavras-chave Empresariais. Se existir um termo semelhante ou correspondência, será sugerido e pode selecioná-lo. Em seguida, pode adicionar uma nova palavra-chave, se o conjunto de termos Palavras-chave estiver configurado para ser aberto a novos termos. O campo Palavras-chave Enterprise é de valores múltiplos, pelo que pode adicionar múltiplas palavras-chave a um item.
Etiquetar conteúdos com etiquetas de rede social
Se a funcionalidade de etiquetagem social tiver sido ativada, pode etiquetar conteúdos num site do SharePoint que encontrem significado ou interessantes. Para etiquetar uma página, pode utilizar o ícone de etiqueta que é apresentado na parte superior da página.
Para etiquetar documentos ou itens de lista, pode utilizar o comando etiqueta que é apresentado no separador Biblioteca ou Lista do fita.
Quando começar a escrever a etiqueta ou etiquetas que pretende aplicar, pode selecionar a partir de palavras-chave ou termos geridos existentes ou pode adicionar novas palavras-chave, se o conjunto de termos Keywords estiver aberto.
Também tem a opção de etiquetar conteúdo em sites externos, como outros sites da intranet ou da Internet, ao adicionar a Ferramenta de Etiquetas e Notas do SharePoint ao seu browser. Para obter mais informações sobre a etiquetagem de sites externos, consulte o trm estáa começar a trabalhar com O Meu Site.
Para obter mais informações sobre as funcionalidades de etiquetas de rede social, consulte o tópico Utilizar etiquetas e notas para partilhar informações com colegas.
