Quando você abre uma tabela ou exibe os resultados de uma consulta, Access exibe a tabela ou o resultado da consulta no modo de exibição Datasheet. Os dados da tabela ou os resultados de consulta mostrados no modo de exibição Datasheet são comumente chamados de folha de dados. Você pode personalizar a aparência de uma planilha de dados para exibir dados específicos para uso como um relatório simples.
O que você deseja fazer?
Saiba mais sobre planilhas de dados
Uma planilha de dados é a representação visual dos dados contidos em uma tabela ou dos resultados retornados por uma consulta. Ele exibe os campos de cada registro de uma tabela, formulário ou consulta que resultam em um formato tabular (linha e coluna), conforme mostrado aqui.
Por padrão, tabelas e consultas são abertas na exibição Folha de dados. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse em uma tabela ou consulta e clique em Abrir no menu de atalho para abrir a tabela ou a consulta como uma planilha de dados.
Quando você aplica formatos específicos a linhas e colunas ou adiciona uma linha Total, uma planilha de dados também pode servir como um relatório simples.
Organizar dados modificando e movendo colunas ou linhas
Você pode organizar dados para tornar a planilha de dados mais fácil de exibir ou exibir apenas os dados necessários em um determinado momento. Esta seção mostra várias maneiras pelas quais você pode realizar isso.
Redimensionar colunas ou linhas
Às vezes, nem todas as colunas em uma planilha de dados se encaixam na tela ou na impressão, ou colunas individuais podem ocupar mais espaço do que precisam para seu conteúdo. Além disso, talvez você queira alterar a altura das linhas para que o texto que não se encaixe em uma coluna possa continuar em uma nova linha.
Depois de abrir uma tabela, consulta ou formulário no modo de exibição Datasheet, você poderá redimensionar manualmente as colunas individuais ou redimensionar automaticamente uma coluna para ajustar seu conteúdo.
Redimensionar manualmente uma coluna
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Posicione o ponteiro na borda da coluna que você deseja redimensionar.
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Quando o ponteiro se tornar uma seta de cabeça dupla, arraste a borda da coluna até que seja o tamanho desejado.
Redimensionar automaticamente uma coluna
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Para redimensionar uma coluna para ajustar melhor seu conteúdo, posicione o ponteiro na borda da coluna que você deseja redimensionar.
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Quando o ponteiro se torna uma seta de cabeça dupla, clique duas vezes na borda da coluna.
Redimensionar várias colunas
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Para redimensionar várias colunas ao mesmo tempo, segure a tecla SHIFT, selecione várias colunas adjacentes e redimensione as colunas selecionadas. Você também pode selecionar a planilha inteira e redimensionar todas as colunas.
Redimensionar linhas
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Para redimensionar linhas, posicione o ponteiro entre os dois seletores de registro na folha de dados e arraste até que as linhas sejam do tamanho desejado.
Não é possível redimensionar cada linha individualmente – quando você redimensiona uma linha, todas as linhas são redimensionadas.
Redimensionar linhas para a altura padrão
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Para redimensionar linhas para a altura padrão, clique com o botão direito do mouse em um seletor de registro e clique em Altura da Linha no menu de atalho.
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Na caixa de diálogo Altura da Linha, selecione a caixa marcar Standard Height e clique em OK.
Observação: Você não pode desfazer alterações na largura de uma coluna ou na altura das linhas clicando no botão Desfazer na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para desfazer alterações, feche a folha de dados e clique em Não quando você for solicitado a salvar suas alterações no layout da folha de dados. Clicar em Não também desfazerá quaisquer outras alterações de layout que você fez.
Mover uma coluna
Você pode alterar rapidamente a ordem das colunas em uma planilha de dados arrastando as colunas para locais diferentes dentro da folha de dados. Por exemplo, você pode fazer isso para garantir que uma coluna específica sempre permaneça em exibição.
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Clique no cabeçalho da coluna para selecionar uma coluna ou segure a tecla SHIFT para selecionar várias colunas adjacentes e arraste a coluna ou colunas para um novo local.
Renomear uma coluna
Pode haver ocasiões em que você deseja renomear uma coluna para que ela descreva melhor os dados que ela contém. Por exemplo, se uma coluna que contém endereços de email for chamada EMAdd, talvez você queira tornar o título da coluna mais fácil de entender alterando-o para Endereço de Email. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse no título da coluna, clique em Renomear Coluna no menu de atalho e digite o novo nome. Por exemplo, digite Endereço de email.
Mostrar ou ocultar colunas
Se você quiser exibir ou imprimir apenas determinadas colunas para sua folha de dados, poderá ocultar as colunas que não deseja exibir. Por exemplo, se você estiver trabalhando com um banco de dados de informações de contato, talvez queira ver apenas o nome completo e o endereço de email para cada contato. Você pode criar essa exibição escondendo todas as outras colunas.
Ocultar colunas
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Clique no título da coluna que você deseja ocultar.
Para selecionar colunas adjacentes, mantenha o SHIFT suspenso e clique em cabeçalhos de coluna adicionais.
Observação: Não é possível selecionar colunas nãoadjacentes. Selecione as colunas adicionais e esconda-as separadamente.
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Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna e clique em Ocultar Campos no menu de atalho.
Mostrar colunas
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Clique com o botão direito do mouse em qualquer cabeçalho de coluna e, em seguida, clique em Campos unhide no menu de atalho.
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Na caixa de diálogo Unhide Columns, selecione a caixa marcar ao lado de cada coluna que você deseja mostrar e clique em Fechar.
Alterar o estilo de linhas de grade e a cor do plano de fundo
Ao usar uma folha de dados, você pode aprimorar a aparência dos dados alterando os formatos, como o estilo de linhas de grade ou a cor de fundo, ou criando cores diferentes para linhas alternadas.
Definir o estilo de linhas de grade
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Na guia Página Inicial , no grupo Formatação de Texto , clique na seta ao lado do botão Linhas de Grade .
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Clique no estilo de linhas de grade desejado.
Definir a cor do plano de fundo
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Na guia Página Inicial , no grupo Formatação de Texto , clique na seta ao lado do botão Cor de Fundo .
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Clique na cor de fundo desejada.
Alterar a cor de fundo de linhas alternadas
Você pode definir a cor de segundo plano de linhas alternadas em uma planilha de dados independente da cor de fundo padrão. Ao definir uma cor de fundo alternada, você pode facilitar a distinção entre linhas adjacentes.
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Na guia Página Inicial , no grupo Formatação de Texto , clique na seta ao lado do botão Cor da Linha Alternativa .
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Clique na cor de fundo que você deseja aplicar.
Alterar o formato de texto
Depois de abrir uma tabela, consulta ou formulário na exibição Datasheet, você poderá alterar a aparência do texto, incluindo a formatação. Observe que suas alterações se aplicam a toda a planilha de dados. Se você quiser que suas alterações sejam exibidas automaticamente na próxima vez que você abrir a planilha de dados, lembre-se de clicar em Sim quando fechar a planilha de dados e será solicitado a salvar as alterações no layout.
Você usa os comandos adicionais no grupo Formatação de Texto na guia Página Inicial para fazer alterações nas características da fonte na folha de dados.
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Clique em qualquer célula na folha de dados.
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Na guia Página Inicial , no grupo Formatação de Texto , faça um ou mais dos seguintes procedimentos:
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Para alterar a fonte, digite ou clique em uma fonte na caixa Fonte .
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Para alterar o tamanho da fonte, digite ou clique em um tamanho de fonte na caixa Tamanho da Fonte .
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Para alterar o estilo da fonte, clique no botão Negrito, Itálico ou Sublinhado (ou qualquer combinação dos três).
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Para alterar a cor da fonte, clique na seta ao lado do botão Cor da Fonte e selecione uma cor na paleta.
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Resumir dados adicionando uma linha Total
Ao adicionar uma linha Total a uma folha de dados, você pode ver rapidamente o total calculado para uma coluna. Além de resumir uma coluna de dados, você pode usar a linha Total para executar outros cálculos, como encontrar médias, contar o número de itens em uma coluna e encontrar o valor mínimo ou máximo em uma coluna de dados.
Para exibir a linha Total, faça o seguinte:
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Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.
Uma nova linha é exibida na parte inferior da folha de dados, com a palavra Total na primeira coluna.
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Clique em qualquer célula que esteja na mesma linha que a célula que contém a palavra Total.
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Clique na seta exibida e clique no tipo de cálculo que você deseja exibir nessa célula.
A lista de funções ou tipos de cálculos disponíveis depende do tipo de dados da coluna. Por exemplo, se a coluna contiver valores de moeda, você verá uma lista de funções que se aplicam a cálculos de moeda, como Mínimo e Máximo.
Para obter mais informações sobre como usar o recurso Total de linhas, consulte o artigo Exibir totais de coluna em uma folha de dados usando uma linha Totals.
Aplicar classificação e filtragem
Há algumas alterações rápidas adicionais que podem facilitar a exibição ou impressão da planilha de dados. Por exemplo, na ilustração a seguir, os nomes da empresa são classificados em ordem alfabética.
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Para aplicar a classificação, clique com o botão direito do mouse na coluna (ou clique na seta no cabeçalho da coluna) e clique na opção de classificação desejada.
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Para aplicar um filtro, clique na seta no cabeçalho da coluna e selecione as caixas marcar para os valores que você deseja exibir. Como alternativa, você pode clicar em Filtros de Texto ou Filtros de Número para criar filtros mais detalhados.
Salvar as alterações de layout
Depois de alterar o layout e a aparência de uma planilha de dados, você precisará salvar as alterações se quiser manter as alterações na próxima vez que abrir a folha de dados. Ao fechar uma planilha de dados depois de fazer alterações no layout, você será solicitado a salvar essas alterações. Se você clicar em Sim, as alterações serão salvas e aplicadas na próxima vez que você abrir a planilha de dados. Se você clicar em Não, as alterações serão descartadas e a folha de dados será aberta com as configurações de layout padrão (ou as últimas configurações salvas) na próxima vez que você abri-la.
