O gerenciamento de projetos não costuma ser fácil. Mas este guia ajuda você a entender o gerenciamento de projetos enquanto usa Project. Cada um dos links abaixo leva a uma página para explorar um dos aspectos do gerenciamento de projetos, com artigos e pequenos tutoriais.
Iniciar um plano de projeto
Quanto mais complicado um projeto fica, mais você precisa planejar antes de começar a usar Project. Durante a fase inicial de um projeto, use aplicativos como Word, Excel e SharePoint para ajudá-lo em seus pensamentos.
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Em geral, os projetos em que não há uma reflexão prévia falham durante a fase inicial. Nesse ponto, pense em quem são os participantes e os patrocinadores, enquanto você esboça as declarações do estatuto, as primeiras especificações e talvez um orçamento. Para projetos menores você pode fazer uma boa parte desse trabalho no Microsoft Project. Para projetos maiores, use o Word, Excel, SharePoint ou, até mesmo, seu telefone para captar seu pensamento. |
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Manter canais de comunicação com os participantes nem sempre é fácil. Mas é fundamental para o sucesso de um projeto. |
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Para auxiliar com a parte demorada da comunicação, o Project possui inúmeros relatórios que podem ser acessados em apenas um clique. Capture planos iniciais, principais etapas do projeto, requisitos orçamentários, necessidades de pessoal e assim por diante. |
Montar um cronograma de projeto
A montagem de um projeto pode levar algum tempo. A criação do projeto pode ocorrer de maneira mais uniforme se você dividir as etapas em quatro categorias:
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Adicionar tarefas
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Organizá-las
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Adicionar pessoas
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Comunicar-se com sua equipe
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Meta do projeto |
DESCRIÇÃO |
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Depois de concluir sua reflexão inicial, é hora de iniciar o Project e criar um cronograma. Você pode iniciar com um projeto em branco ou usar modelos criados por outros gerentes de projetos — alguns deles por especialistas em gerenciamento de projetos ou de um negócio similar ao seu. |
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As tarefas são as atividades que são realizadas em um projeto. Saiba como adicionar tarefas, alterar as propriedades delas e estimar sua duração. |
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Quando você adiciona tarefas pela primeira vez, é possível que elas não estejam na melhor ordem para serem gerenciadas. Saiba como organizá-las usando tarefas de resumo e vinculando-as. |
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Depois de adicionar tarefas ao seu projeto, pense nas pessoas que você quer quer trabalhem nelas. Lembre-se de que adicionar pessoas e atribuir tarefas a elas são atividades distintas no Project. |
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Compartilhar recursos usando pool de recursos e projetos mestres |
Para ajudar a gerenciar pessoas em vários projetos, coloque todas as pessoas em seus projetos em um único arquivo de projeto. Esse arquivo funciona como um pool de recursos. No arquivo do pool de recursos, você pode compartilhar recursos em vários projetos (sem o Project Server). |
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Lidar com os custos do projeto pode ser intimidador para qualquer gerente de projeto. Com o Project, você descobrirá que esse trabalho não é tão complicado. Aprenda dicas que o ajudarão a se manter dentro do orçamento. |
Gerenciar seu projeto
Seu trabalho não termina depois de criar um cronograma. Gerenciar seu projeto requer mais tempo do que apenas criá-lo. Por exemplo, as tarefas mudam, pessoas são adicionadas, a data de término precisa ser adiantada e assim por diante. Com o Project, você tem todas as ferramentas para monitorar o progresso e fazer alterações para garantir um resultado de sucesso.
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Para superar a complexidade do seu cronograma, encontre a exibição apropriada. O gráfico de Gantt oferece a você uma visão de para onde seu projeto está indo. Você também pode usar uma exibição de Calendário, diagrama de rede ou linha de tempo para ajudá-lo a ver diferentes níveis de detalhes. |
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Depois de criar sua agenda inicial, é hora de começar a ver como as coisas estão indo. Criar uma linha de base e usar as exibições certas ajudará você a acompanhar o progresso do projeto. |
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Acompanhar o progresso pode parecer complicado, mas aqui está uma maneira rápida de mostrar uma porcentagem completa usando a barra de progresso em um gráfico gantt. |
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Para obter o melhor desempenho e os resultados de recursos, você deve gerenciar cargas de trabalho de recursos para evitar overallocations e suballocações. |
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O pior pesadelo de um gerente de projetos é quando a data de término precisa ser adiada depois que você altera o cronograma. Aprenda estratégias para ter sob controle a data de término do projeto. |
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A comunicação geralmente é difícil, especialmente quando você está informando más notícias. Para ajudá-lo a comunicar-se com seus participantes e executivos, o Project conta com relatórios atrativos e profissionais que você pode criar e enviar seguindo apenas algumas etapas simples. |
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Você está estourando o orçamento? Precisa ajustar os custos? Descubra como resolver problemas de custos em seu cronograma. |
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O valor agregado é um método de acompanhamento avançado. Mas não é apenas para especialistas. Você pode utilizá-lo, também, para ajudar a monitorar seu projeto. |
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Há riscos em todo o seu projeto. Identifique os pontos problemáticos rapidamente e encontre soluções antes que eles causem problemas maiores. |
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O Project fornece ferramentas para ajudá-lo a gerenciar dependências entre projetos, até mesmo tarefas em um projeto que dependem da conclusão de outro projeto. |
