Você já confundiu uma fase com um processo? Ou um portfólio com uma entrega? Talvez não, mas a terminologia de gerenciamento de projetos pode ser confusa e este artigo pode ajudá-lo a resolver isso.
Neste artigo
Obtendo suas influências: fases, processos, portfólios e produtos
Um projeto é simplesmente um conjunto de atividades que ocorrem de acordo com um agendamento e que produzem algum tipo de saída. Alguns projetos estão sozinhos, sem nenhuma relação com outros trabalhos em uma organização. Por outro lado, alguns projetos fazem parte de esforços maiores, como fases, processos, programas e portfólios.
Fases
Os projetos podem ser agendados em fases, para que vários projetos relacionados à mesma meta possam ser gerenciados juntos. Por exemplo, uma organização de caridade tem uma arrecadar fundos todos os anos. Para gerenciar todos os projetos associados à função, eles agrupam os projetos em três fases: Planejamento, Dia do Evento e Acompanhamento. Cada fase contém vários projetos.
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Fase |
Projetos |
Saída de Fase |
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Planejamento |
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Documento do plano de eventos concluído |
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Dia do Evento |
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O evento é executado conforme planejado |
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Follow-Up |
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Documento post-mortem concluído |
Processos
As atividades em dois projetos diferentes podem ser inter-relacionadas para formar um processo. Por exemplo, digamos que você tenha dois projetos: um contém as atividades necessárias para produzir um sistema de tíquetes do call center e o outro contém as atividades necessárias para contratar e treinar a equipe de suporte para um call center.
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Projeto 1 |
Projeto 2 |
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Atividades:
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Atividades:
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Saída: Sistema de tíquetes do call center |
Saída: Equipe de suporte do call center |
O conjunto combinado de atividades dos dois projetos formam um processo para configurar um call center. O processo tem uma saída de um call center totalmente funcional.
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Processo |
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Atividades do Projeto 1:
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Atividades do Projeto 2:
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Saída do processo: Call center totalmente funcional |
Programas
Um programa é um grupo de projetos que são gerenciados juntos, para fazer o máximo de seu status inter-relacionado. Por exemplo, uma empresa de construção que está trabalhando em uma nova subdivisão gerencia cada casa na subdivisão como um projeto separado. Ao agrupar os projetos em um programa para toda a subdivisão, a empresa pode facilmente ver o progresso da subdivisão como um todo e planejar trazer recursos de terceiros, como caminhões concretos ou paisagens.
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Programa |
Projetos |
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Contoso Estates |
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Carteiras
Alguns gerentes de projetos podem usar portfólios para emparelhar projetos e programas com seus objetivos de negócios estratégicos correspondentes. Por exemplo, uma empresa de desenvolvimento de software identificou três objetivos estratégicos de negócios: "Inovar no setor", "Desenvolver software seguro" e "Fornecer suporte ao cliente de nível superior". A organização configura portfólios para cada um desses objetivos (Inovação, Segurança e Suporte) e alinha os projetos e programas atuais dentro desses portfólios.
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Portfólio |
Projetos e programas |
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Inovação |
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Segurança |
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Suporte |
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A saída: as entregas do seu projeto
Projetos, fases e processos produzem algum tipo de saída, chamado de entrega. Normalmente, uma entrega é algum tipo de item tangível, como um documento ou um produto concluído. Os produtos podem ser produtos ou produtos, mas também podem ser resultados ou serviços. A tabela a seguir fornece alguns exemplos desses tipos de entrega.
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Tipo de entrega |
Descrição |
Exemplos |
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Produto |
Um item tangível que é a saída de um projeto, fase ou processo. Os produtos podem ser produtos autônomos ou podem ser um componente de uma entrega maior. |
Documento, programa de software, casa |
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Resultado |
A saída de um projeto, fase ou processo concluído. |
Processo de triagem de bugs revisado, nova estrutura organizacional, diretrizes para construção verde |
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Serviço |
Uma saída de um projeto, fase ou processo que permite que uma organização execute uma função de negócios. |
Call center totalmente funcional, tabela com equipe em uma conferência, serviço de expedição de rádio |
Como o Microsoft Project se encaixa em seu sistema de gerenciamento de projetos?
Mais para trás, um "sistema" de gerenciamento de projetos refere-se ao conjunto integrado de processos, técnicas, metodologias e ferramentas que são usados para agendar e acompanhar projetos. O Microsoft Project é uma ferramenta dentro do sistema de gerenciamento de projetos maior. Os projetos, também chamados de planos de projeto, são salvos como arquivos separados no Project 2010 e podem ser agrupados em esforços maiores, como fases, processos, programas e portfólios.
