Este artigo ajudará você a obter respostas para os problemas mais comuns de mala direta ao usar o Publisher: fazer alterações em uma fonte de dados ou lista de endereços durante o processo de mala direta, adicionando espaços a um campo de mesclagem para que ele fique da maneira que você deseja, salvando a publicação mesclada e imprimindo diferentes páginas mescladas em uma planilha (por exemplo, rótulos diferentes em uma planilha de rótulos).
Editar uma lista de endereços existente
Se você estiver trabalhando na publicação de mesclagem e quiser fazer alterações na sua fonte de dados ou na lista de endereços, faça o seguinte:
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Em Criar lista de destinatários,clique em Usar uma lista existentee clique em Next: Create or connect to a recipient list.
Por padrão, o Microsoft Publisher armazena fontes de dados na pasta Minhas Fontes de Dados. Talvez seja necessário procurar para localizar sua fonte de dados.
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Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, clique na fonte de dados que você deseja.
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Clique em Abrir.
Dependendo do tipo de fonte de dados selecionada, outras caixas de diálogo podem aparecer solicitando informações específicas.
Por exemplo, se sua fonte de dados for uma pasta de trabalho do Excel Microsoft Office que tenha informações sobre várias planilhas, você precisará selecionar a planilha que contém as informações que você deseja e clique em OK.
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Na caixa de diálogo Destinatários de Mala direta, clique no nome da fonte de dados e clique em Editar.
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Na caixa Editar Fonte de Dados, você pode editar ou excluir endereços existentes ou adicionar novas entradas.
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Quando terminar de editar a lista de endereços, clique em OK e em Sim para atualizar a lista de endereços.
Observação: Para obter mais informações sobre como criar uma fonte de dados ou uma lista de endereços, consulte Create a data source for a mail merge.
O problema mais comum com a inserção de campos de mesclagem em um documento é obter o espaçamento correto entre os campos de mesclagem, especialmente com campos de mesclagem que nem sempre estão presentes, como iniciais intermediárias. Você pode adicionar espaços diretamente na página entre os campos de mesclagem, mas isso resultará em espaços extras se alguns dos endereços não usarem todos os campos de mesclagem. Para garantir que todos os seus campos recebam o espaço necessário, insira espaços na própria lista de endereços.
Por exemplo, para garantir que os nomes do reciprient apareçam corretamente se um item na lista de endereços contém ou não uma inicial intermediária, faça o seguinte:
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Na entrada Inicial do Meio para cada destinatário que contém um Middile Initial, adicione um espaço pressionando a barra de espaço, antes e depois da inicial.
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Na entrada Inicial do Meio para cada destinatário que não contém uma inicial, adicione um espaço.
Uma mala direta contém as informações que são as mesmas em cada cópia e alguns espaço reservados para as informações exclusivas de cada cópia. Um exemplo disso é um boletim informativo personalizado no qual o corpo do boletim informativo é o mesmo para todos os destinatários, mas o endereço de email e a introdução são diferentes.
O problema mais comum com a criação da publicação mesclada não é salvar a publicação com os campos de mesclagem e a publicação de páginas mescladas.
Criar publicação mesclada é a etapa três do assistente Mala direta. Nesta etapa, você tem três opções:
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Imprimir Essa opção imprime a publicação mesclada.
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Mesclar a uma nova publicação Essa opção abre uma nova publicação com uma página para cada conjunto de dados de mesclagem.
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Adicionar a uma publicação existente Essa opção solicita que você escolha uma publicação e, em seguida, adiciona as páginas mescladas ao final dessa publicação.
Para salvar a publicação mesclada e a publicação que contém os campos mesclados, clique na opção Mesclar para uma nova publicação. Uma nova janela de publicação é aberta e exibe a publicação de páginas mescladas. A publicação do campo de mesclagem está oculta atrás da publicação de páginas mescladas. Certifique-se de salvar ambas as publicações.
Em seguida, você pode imprimir a publicação de páginas mescladas.
O problema mais comum com a impressão da publicação é imprimir uma de cada uma das páginas mescladas em uma folha de papel, por exemplo, um de cada rótulo de email diferente em uma folha de papel de rótulo de email.
Isso acontece porque, se você escolher a opção Imprimir, a caixa de diálogo Imprimir é padrão para a opção Várias cópias por planilha e imprime uma folha inteira de rótulos para cada endereço em vez de imprimir um endereço por rótulo na planilha.
Para imprimir diferentes conjuntos de dados de mesclagem — por exemplo, nomes e endereços diferentes — em cada folha de papel, clique em Várias páginas por planilha na seção Opções de impressão.
