Este artigo fornece uma visão geral de alguns dos principais conceitos relacionados ao trabalho com os novos recursos de metadados gerenciados em SharePoint Server. Ele discute como os novos recursos de metadados gerenciados oferecem suporte para a implementação de taxonomias formais por meio de termos gerenciados. Ele também explica como as marcas sociais funcionam e como elas se relacionam com recursos de metadados gerenciados, como termos gerenciados e palavras-chave corporativas.
Neste artigo
Recursos de metadados gerenciados
Os novos recursos de metadados gerenciados no SharePoint Server são habilitados por um novo aplicativo de Serviço de Metadados Gerenciados que oferece suporte para duas coisas principais:
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Publicação de tipo de conteúdo O compartilhamento de tipos de conteúdo em coleções de sites e aplicativos Web. Para obter mais informações sobre a publicação de tipo de conteúdo, consulte Introdução a tipos de conteúdo e publicação de tipo de conteúdo.
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Taxonomias A criação e o gerenciamento de coleções hierárquicas de termos gerenciados centralmente (chamados conjuntos de termos) que podem ser usados como atributos para itens em SharePoint sites. Esses conjuntos de termos podem ser compartilhados entre conjuntos de sites e aplicativos Web. Os conjuntos de termos podem ser criados e gerenciados por meio de um recurso chamado Ferramenta de Gerenciamento de Loja de Termos.
Principais termos e conceitos
Há vários termos e conceitos importantes que são úteis para entender ao trabalhar com os diferentes recursos de metadados em SharePoint Server. Noções básicas sobre esses conceitos ajudarão você a entender as informações conceituais explicadas posteriormente neste artigo e em outros artigos sobre os recursos de metadados gerenciados.
Taxonomia
Uma taxonomia é uma classificação hierárquica de palavras, rótulos ou termos organizados em grupos com base em semelhanças. Uma taxonomia pode ser definida e gerenciada centralmente por um ou mais indivíduos. A Classificação Industrial Padrão Internacional (ISIC), desenvolvida pela Organização das Nações Unidas, é um exemplo famoso de uma taxonomia industrial usada para classificar dados econômicos. Taxonomias são úteis porque fornecem uma estrutura lógica e hierárquica de metadados que podem ser usados para classificar as informações de forma consistente.
Folksonomia
Uma folksonomia é a classificação que resulta quando os usuários do site aplicam palavras, rótulos ou termos de forma colaborativa ao conteúdo em um site. Se você já viu uma nuvem de marca em um site, então viu uma visualização de uma folksonomia. A figura abaixo mostra uma Web Part de Nuvem de Marca em um SharePoint site. Uma abordagem baseada em folksonomy para metadados pode ser útil porque ela toca no conhecimento e na experiência dos usuários do site e dos criadores de conteúdo e permite que a classificação de conteúdo evolua com as necessidades e os interesses comerciais em mudança dos usuários.
Conjunto de termos
Um conjunto de termos é um grupo de termos relacionados.
Dependendo de onde um conjunto de termos é criado, seu escopo pode ser local ou global:
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Conjuntos de termos locais são criados no contexto de um conjunto de sites e estão disponíveis para uso (e ficam visíveis) apenas para os usuários desse conjunto de sites. Por exemplo, se você adicionar uma coluna de metadados gerenciados a uma lista ou biblioteca e criar um novo conjunto de termos para esta coluna, o conjunto de termos será local para o conjunto de sites que contém essa lista ou biblioteca.
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Conjuntos de termos globais estão disponíveis para uso em todos os sites que assinam um aplicativo de Serviço de Metadados Gerenciados específico.
Os conjuntos de termos podem ser configurados para serem fechados, o que significa que os usuários não podem adicionar novos termos a eles quando estão inserindo um valor para uma coluna mapeada para o conjunto de termos. Ou podem ser configurados para serem abertos, o que significa que os usuários podem adicionar novos termos ao conjunto de termos quando estão atualizando o valor de uma coluna mapeada para o conjunto de termos.
Termo
Um termo é um item individual dentro de um conjunto de termos, e é uma palavra ou frase específica que pode ser associada a um item em um SharePoint Server site. Um termo tem uma ID exclusiva e pode ter vários rótulos de texto diferentes (sinônimos). Se você estiver trabalhando em um site multilínge, ele também pode ter rótulos em idiomas diferentes.
Há dois tipos de termos:
Termos gerenciados
Os termos gerenciados são geralmente pré-definidos e organizados em um conjunto de termos hierárquicos por um Administrador de Loja de Termos ou outra pessoa com permissões para trabalhar com metadados gerenciados.
Palavras-chave corporativas
Uma palavra-chave corporativa é uma palavra ou frase que é adicionada a itens em um Microsoft Office SharePoint Online site. Enterprise palavras-chave são organizadas em um único conjunto de termos não hierárquico dentro da Ferramenta de Gerenciamento de Loja de Termos chamada de conjunto de palavras-chave. Como os usuários geralmente podem adicionar qualquer palavra ou frase a um item como uma palavra-chave, as palavras-chave corporativas podem ser usadas para marcação no estilo folksonomy. Os administradores de armazenamento de termos ou outras pessoas com permissão para gerenciar metadados podem optar por mover palavras-chave do conjunto de termos Palavras-chave e para um conjunto de termos gerenciados específico, em que ponto as palavras-chave se tornarão disponíveis no contexto de um conjunto de termos específico. Os administradores do armazenamento de termos também podem optar por tornar o conjunto de palavras-chave fechado, para que os usuários não possam enviar novas palavras-chave e sejam restritos ao uso de palavras-chave existentes.
Grupo
Os grupos definem limites de segurança. Um grupo é um conjunto de conjuntos de termos que compartilham todos os requisitos comuns de segurança. Somente os usuários designados como colaboradores de um grupo específico podem gerenciar conjuntos de termos que pertencem ao grupo ou criar novos conjuntos de termos dentro dele. As organizações devem criar grupos exclusivos para conjuntos de termos que terão acesso exclusivo ou necessidades de segurança.
Ferramenta de Gerenciamento do Repositório de Termos
A Ferramenta de Gerenciamento de Loja de Termos é a ferramenta que taxonomias, administradores ou outros indivíduos que gerenciam taxonomias podem usar para criar, importar e gerenciar conjuntos de termos e os termos dentro deles. Ela mostra todos os conjuntos de termos globais e qualquer conjunto de termos local disponível para o conjunto de sites a partir do qual você acessa essa ferramenta.
Coluna Metadados Gerenciados
A coluna Metadados Gerenciados é um novo tipo de coluna que pode ser adicionado a listas ou bibliotecas para que os usuários de site ou proprietários de conteúdo possam selecionar valores de um conjunto de termos específico de termos gerenciados e aplicá-los ao conteúdo. Uma coluna de Metadados Gerenciados pode ser configurada para mapear para um conjunto de termos existente ou você pode criar um novo conjunto de termos especificamente para a coluna. Se você criar um novo conjunto de termos especificamente para uma coluna de Metadados Gerenciados, esse conjunto de termos será um conjunto de termos local que está disponível apenas para uso no conjunto de sites onde ele foi criado.
Coluna Palavras-chave Corporativas
A Enterprise palavras-chave é uma coluna que você pode adicionar a tipos de conteúdo, listas ou bibliotecas para permitir que os usuários marquem itens com palavras ou frases escolhidas. É uma coluna de vários valores por padrão. Quando os usuários digitam uma palavra ou frase na coluna, eles são apresentados com sugestões de type-ahead, que podem incluir itens de conjuntos de termos gerenciados e o conjunto de termos Keywords. Os usuários podem selecionar um valor existente ou inserir algo novo (se o conjunto de termos palavras-chave tiver sido configurado para abrir para adições do usuário).
Marcas sociais
Marcas sociais são palavras ou frases que os usuários do site podem aplicar ao conteúdo em um site SharePoint para ajudá-los a categorizar informações de maneiras significativas para eles. Marcas sociais também podem ser aplicadas a URLs fora de um Microsoft Office SharePoint Online site. As marcas sociais suportam a marcação baseada em folksonomy. Uma marca social é composta de ponteiros para três tipos de informações:
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uma identidade de usuário
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uma URL de item
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um termo
Esses ponteiros são armazenados no Armazenamento de Marcação Social que faz parte do aplicativo de Serviço de Perfil de Usuário. Tecnicamente, as marcas sociais não fazem parte dos recursos de metadados gerenciados no SharePoint Server, mas se conectam aos recursos de metadados gerenciados de algumas maneiras importantes que ajudam a dar suporte ao uso consistente de metadados em uma organização. A parte do termo de uma marca social aponta para um termo no conjunto de palavras-chave do Armazenamento de Termos para um dos aplicativos de Serviço de Metadados Gerenciados aos quais um site está conectado.
Por exemplo, quando você cria uma nova marca social, tem a opção de selecionar de termos existentes, que podem incluir termos gerenciados, bem como palavras-chave corporativas. Se você selecionar um desses termos existentes, sua marca social conterá um ponteiro para esse termo. Se você optar por não selecionar um termo existente e criar um termo que nunca tenha sido usado antes, uma nova palavra-chave será criada para ela no conjunto de termos Palavras-chave no Term Store e sua nova marca social aponta para esse termo.
Dessa forma, as palavras-chave usadas em marcas sociais são adicionadas ao conjunto de termos Palavras-chave visível na Ferramenta de Gerenciamento de Loja de Termos (se ainda não existirem lá) e podem ser gerenciadas pelos administradores do Term Store. Além disso, quando os usuários aplicam palavras-chave corporativas ou termos gerenciados ao conteúdo atualizando uma coluna palavras-chave do Enterprise ou Metadados Gerenciados, as marcas sociais podem ser criadas automaticamente para que esses termos sejam visíveis como marcas em newsfeeds, nuvens de marca ou perfis de Meu Site. Proprietários de listas ou bibliotecas podem habilitar ou desabilitar a publicação de metadados atualizando as Configurações de Palavras-chave e Metadados Corporativos de uma lista ou biblioteca.
Quando você adiciona uma marca social a um item, pode especificar se deseja tornar sua identidade e a URL do item privadas, mas o termo, que é armazenado no Term Store, é sempre público.
A marcação social é útil porque permite que os usuários do site aprimoram a capacidade de descoberta de conteúdo e informações em um site.
Para obter mais informações sobre implicações de privacidade e segurança da marcação social, consulte Privacidade e implicações de segurança da marcação social.
Marcação
No sentido mais genérico, a marcação pode se referir simplesmente ao ato de aplicar metadados a um item, seja metadados gerenciados ou uma marca social. Neste artigo, o verbo "tag" é usado nesse sentido e não está restrito a marcas sociais.
Cenários de metadados: de taxonomias a folksonomias
Os recursos de gerenciamento de metadados no SharePoint Server suportam um intervalo de abordagens para o gerenciamento e o uso de metadados. Imagine esse intervalo como um tipo de contínuo. Em um final desse contínuo, há taxonomias, que são grupos formais, gerenciados centralmente e hierárquicos de termos. Na outra extremidade desse intervalo, há folksonomies, que são as classificações colaborativas que resultam quando os indivíduos aplicam marcas livremente ao conteúdo.
SharePoint Server dá suporte a ambos os extremos deste contínuo, bem como pontos ao longo do caminho. Em uma extremidade do contínuo, você pode implementar taxonomias formais por meio de termos gerenciados e conjuntos de termos. Na outra extremidade, há suporte para palavras-chave corporativas e marcação social, ambas permitem que os usuários do site marquem o conteúdo com palavras-chave de sua escolha.
Entre esses extremos, você pode aplicar graus flexíveis de estrutura e controle a metadados e pode ajustar o escopo no qual você aplica esse controle escolhendo torná-lo global entre sites ou locais a sites específicos. Por exemplo, você tem a capacidade de configurar conjuntos de termos para serem fechados ou abertos às contribuições do usuário. Você pode optar por usar palavras-chave corporativas e marcação social em conjunto com termos gerenciados ou não. SharePoint Server permite que as organizações combinem as vantagens de taxonomias formais gerenciadas com os benefícios dinâmicos da marcação social de maneiras personalizadas.
O diagrama a seguir ilustra como diferentes tipos de soluções baseadas em SharePoint podem exigir abordagens diferentes para metadados com base na necessidade dos negócios.
Benefícios dos metadados gerenciados
Há várias vantagens em empregar metadados gerenciados nos sites de uma organização:
Uso consistente de metadados Os recursos de metadados gerenciados SharePoint Server permitem aplicar graus de controle ajustáveis aos metadados adicionados ao conteúdo. Com conjuntos de termos e termos gerenciados, você pode estabelecer controle sobre os tipos de termos que estão disponíveis para serem adicionados ao conteúdo, e você pode controlar quem tem a capacidade de adicionar novos termos. Você também pode limitar o uso de palavras-chave corporativas a uma lista específica de palavras-chave configurando o conjunto de termos Palavras-chave como fechado.
Quando os mesmos termos são usados de forma consistente nos sites, é mais fácil criar processos robustos ou soluções que dependem de metadados. Além disso, Office experiência do usuário para trabalhar com metadados em sites, em listas e bibliotecas facilita a aplicação de metadados consistentes aos seus conteúdos.
Melhor maneira de descobrir o conteúdo Quando o conteúdo entre sites em uma organização tem metadados consistentes, é mais fácil encontrar e acessar informações e dados corporativos usando a pesquisa. Novos recursos de pesquisa, como o painel de refinamento, que é exibido no lado esquerdo da página de resultados da pesquisa, permitem que os usuários filtrem os resultados da pesquisa com base em metadados.
Além disso, você pode configurar a navegação de metadados para listas e bibliotecas para permitir que os usuários criem exibições dinâmicas de informações com base em campos de metadados específicos. Os usuários podem navegar bibliotecas por pasta ou por pivô de metadados e, em seguida, refinar os resultados usando filtros de chave adicionais.
Maior flexibilidade Os recursos de metadados gerenciados facilitam que os Administradores do Term Store (ou outras pessoas com permissão para atualizar metadados gerenciados) mantenham e adaptem seus metadados à medida que as necessidades de negócios evoluem. Você pode atualizar um conjunto de termos facilmente na ferramenta Gerenciamento de Loja de Termos e os termos novos ou atualizados estarão disponíveis automaticamente para uso sempre que uma coluna de Metadados Gerenciados associada a esse conjunto de termos estiver disponível. Se você mesclar vários termos em um termo, o conteúdo marcado com esses termos será atualizado automaticamente para refletir essa alteração. É possível especificar vários sinônimos (ou rótulos) para itens individuais. Se seu site for multilíngue, você também poderá especificar rótulos multilíngues para termos individuais.
Gerenciando metadados
Planejando e configurando metadados gerenciados
Sua organização pode querer se envolver em algum grau de planejamento antes de começar a usar os recursos de metadados gerenciados. O grau de planejamento necessário é mais ou menos proporcional ao grau de formalidade e controle que você deseja impor aos metadados.
Se você quiser permitir que os usuários ajudem a desenvolver sua taxonomia, você pode simplesmente fazer com que os usuários adicionem palavras-chave a itens e organize-as em conjuntos de termos conforme necessário.
Se sua organização quiser usar conjuntos de termos gerenciados para implementar taxonomias formal pré-definidas, os principais participantes com interesse na estrutura da taxonomia precisam colaborar para planejar e desenvolver os conjuntos de termos e termos a serem usados. Para obter mais informações sobre esse processo de planejamento, consulte Plan terms and term sets. Para obter mais informações sobre como configurar um aplicativo de Serviço de Metadados Gerenciados, consulte Administração de metadados gerenciados.
Depois que os principais participantes da organização concordarem com os conjuntos de termos necessários, você poderá usar a Ferramenta de Gerenciamento de Loja de Termos para importar ou criar seus conjuntos de termos e gerenciar e manter os conjuntos de termos à medida que os usuários começarem a trabalhar com os metadados. Se um aplicativo de Serviço de Metadados Gerenciados tiver sido configurado para seu aplicativo Web e você for um administrador do Conjunto de Sites ou um Administrador designado do Armazenamento de Termos, você poderá acessar a Ferramenta de Gerenciamento de Armazenamento de Termos clicando em Site Configurações no menu Ações do Site e clicando em Gerenciamento de Armazenamento de Termos em Administração do Site.
Criando e gerenciando conjuntos de termos
A Ferramenta de Gerenciamento de Armazenamento de Termos fornece um controle de árvore que você pode usar para executar a maioria das tarefas. Sua função de usuário para essa ferramenta determina quais tarefas você pode executar. Para trabalhar na Ferramenta de Gerenciamento de Armazenamento de Termos, você deve ser um Administrador de Farm, um Administrador de Loja de Termos ou alguém que tenha sido designado como Gerente de Grupo ou Colaborador para conjuntos de termos. Para obter informações detalhadas sobre essas funções, consulte Funções de metadados gerenciados.
Para tomar ações em um item dentro da hierarquia, aponte para o nome do aplicativo do Serviço de Metadados Gerenciados, grupo, conjunto de termos ou termo que você deseja modificar, clique na seta exibida e, em seguida, use o menu para selecionar as ações que você deseja.
Por exemplo:
Se você for um Administrador de Armazenamento de Termos, poderá criar ou excluir grupos em um aplicativo de Serviço de Metadados Gerenciados.
Se você for um Administrador de Loja de Termos ou Um Gerente de Grupo, poderá criar, importar ou excluir conjuntos de termos em um grupo. Colaboradores de conjunto de termos podem criar novos conjuntos de termos.
Se você for um Administrador do Armazenamento de Termos, um Gerente de Grupo ou um Colaborador de conjunto de termos, poderá criar ou reutilizar termos em um conjunto de termos, bem como copiar, mover ou excluir um conjunto de termos selecionado.
Se você for um Administrador do Armazenamento de Termos, um Gerente de Grupo ou um Colaborador de conjunto de termos, poderá criar copiar, reutilizar, mesclar, preteri-lo, mover ou excluir termos individuais em um conjunto de termos.
Em cada nível da hierarquia, você pode configurar propriedades específicas para um grupo, conjunto de termos ou termo usando o painel Propriedades que é exibido à direita do controle de árvore do Armazenamento de Termos.
Por exemplo, se você estiver configurando um conjunto de termos, poderá usar o painel Propriedades para especificar detalhes como Nome, Descrição, Proprietário, Contato e Stakeholders. Você pode especificar se deseja que um conjunto de termos seja aberto ou fechado para novos envios dos usuários. Você também pode especificar se deseja que o conjunto de termos seja disponibilizado para marcação. Se você optar por tornar um conjunto de termos indisponível para a marcação, ele não ficará visível para a maioria dos usuários. Se um conjunto de termos ainda estiver em desenvolvimento, por exemplo, você pode optar por tornar indisponível para a marcação.
Aplicando metadados
Marcar conteúdo com termos gerenciados
Se uma coluna de Metadados Gerenciados tiver sido adicionada a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca, os proprietários de conteúdo poderão marcar seu conteúdo com termos gerenciados de um conjunto de termos específico editando as propriedades de um item de lista ou biblioteca e atualizando os campos relevantes no formulário Editar Propriedades do item ou documento. As colunas de Metadados Gerenciados são fáceis de identificar porque exibem um ícone de marcas que pode ser usado para iniciar a caixa de diálogo do selador de termos.
Você pode usar o seletor de termos para selecionar um termo de dentro da hierarquia de um conjunto de termos. Isso será útil se você não estiver familiarizado com os termos que podem estar disponíveis. Se um conjunto de termos tiver sido configurado para ser aberto e a coluna de metadados gerenciados permitir valores de preenchimento, talvez você tenha a opção de adicionar um novo termo a um conjunto de termos. Ou você pode simplesmente ter a opção de enviar comentários para o contato designado para o conjunto de termos.
Quando você pode começar a digitar o termo que deseja, os termos disponíveis são sugeridos automaticamente com base no que você começa a digitar e você pode selecionar o que deseja. Você pode ver informações entre colchetes após o termo que indica o nome do conjunto de termos e a hierarquia do termo. Isso pode ajudar você a escolher entre termos semelhantes.
Se termos duplicados ou semelhantes são sugeridos, você também pode ver o texto descritivo que o Administrador do Term Store configurou para o termo para ajudar os usuários a fazer seleções apropriadas.
Marcar conteúdo com palavras-chave corporativas
Se uma coluna palavras-chave do Enterprise tiver sido adicionada a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca, os proprietários de conteúdo (ou qualquer pessoa com permissões de Contribuição para a lista ou biblioteca) poderão marcar o conteúdo com termos ou palavras-chave gerenciados disponíveis editando as propriedades de um item de lista ou biblioteca e digitando as palavras-chave que eles querem no campo palavras-chave Enterprise. Se houver um termo correspondente ou semelhante, ele será sugerido e você poderá selecioná-lo. Ou você pode adicionar uma nova palavra-chave, se o conjunto de termos palavras-chave tiver configurado para estar aberto a novos termos. O Enterprise palavras-chave é de vários valores, portanto, você pode adicionar várias palavras-chave a um item.
Marcar conteúdo com marcas sociais
Se o recurso de marcação social tiver sido habilitado, você poderá marcar o conteúdo em um site SharePoint que você ache significativo ou interessante. Para marcar uma página, você pode usar o ícone de marca que é exibido na parte superior da página.
Para marcar documentos ou itens de lista, você pode usar o comando tag exibido na guia Biblioteca ou Lista da faixa de opções.
Ao começar a digitar a marca ou as marcas que deseja aplicar, você pode selecionar entre palavras-chave ou termos gerenciados existentes ou adicionar novas palavras-chave, se o conjunto de termos Palavras-chave estiver aberto.
Você também tem a opção de marcar conteúdo em sites externos, como outros sites da intranet ou da Internet, adicionando o SharePoint Marcas e a Ferramenta de Anotações ao navegador. Para obter mais informações sobre a marcação de sites externos, consulte Getting started with your My Site.
Para obter mais informações sobre os recursos de marcação social, consulte os tópicos Usar marcas e anotações para compartilhar informações com colegas.
