Adicionar, remover ou modificar colunas da biblioteca de documentos ou do site

Neste artigo

• Antes de começar

• Especificar colunas da biblioteca de documentos ao criar um modelo de formulário

• Especificar colunas da biblioteca de documentos quando você publica um modelo de formulário em uma nova biblioteca de documentos

• Especificar colunas da biblioteca de documentos quando você publica um modelo de formulário em uma biblioteca de documentos existente

Antes de começar

Quando você publica um modelo de formulário em uma biblioteca de documentos, cada formulário que é criado na biblioteca de documentos será baseado nesse modelo de formulário. Publicar um modelo de formulário em uma biblioteca de documentos permite que você implantar rapidamente um formulário de uso único, como uma pesquisa informal para capturar preferências do restaurante para um almoço de equipe.

Se você publicar um modelo de formulário a um servidor que está executando o Windows SharePoint Services 3.0, você também pode fazer o seguinte:

Publicar um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site     Quando você publica um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site, você permite aos usuários para atribuir vários modelos de formulário para uma única biblioteca de documentos ou atribuir o modelo de formulário para várias bibliotecas em um conjunto de sites. Um conjunto de sites é um conjunto de sites em um servidor virtual que têm o mesmo proprietário e compartilham as configurações de administração. Cada conjunto de sites contém um site de nível superior e pode conter um ou mais subsites. Pode haver vários conjuntos de sites em cada servidor virtual. Use um tipo de conteúdo de site quando você quiser reutilizar amplamente informações ou habilitar a coleta de dados de vários formulários em um único local.

Permitir que usuários editem campos usando um modo de exibição de folha de dados    Você pode permitir que seus usuários adicionar ou editar dados de um campo usando um modo de exibição de folha de dados ou editando as propriedades de um formulário na biblioteca de documentos. Isso permite aos usuários adicionar ou atualizar dados para um ou mais formulários sem realmente abrir os formulários.

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Especificar colunas da biblioteca de documentos ao criar um modelo de formulário

1. Abra o modelo de formulário.

2. No menu Ferramentas, clique em Opções de formulário.

3. Clique em promoção de propriedades.

4. Siga um desses procedimentos:

   • Para adicionar uma coluna, clique em Adicionar, clique no campo ou grupo de repetição para o qual você deseja criar uma coluna e, em seguida, digite um nome para a coluna na caixa nome da coluna.

     Observação: Se você selecionar um campo de repetição para exibir dados na biblioteca de documentos, você pode definir como deseja exibir o campo na biblioteca de documentos, clicando em um valor na lista de função. Você pode escolher se deseja exibir o primeiro valor no campo, o último valor no campo ou uma contagem de todas as ocorrências do campo ou por mesclar todos os valores juntos.

   • Para remover uma coluna, clique na coluna na lista e clique em Remover.

   • Para modificar uma coluna, clique na coluna na lista, clique em Modificar e, em seguida, faça as alterações apropriadas.

     Observação: Algumas opções para adicionar, remover ou modificar colunas estão disponíveis somente quando você publica em um site do SharePoint.

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Especificar colunas da biblioteca de documentos quando você publica um modelo de formulário em uma nova biblioteca de documentos

1. Salve o modelo de formulário.

2. No menu arquivo, clique em Publicar.

3. No Assistente de publicação, clique em um servidor do SharePoint com ou sem InfoPath Forms Services e clique em Avançar.

4. Na caixa Digite o local do site do SharePoint ou o InfoPath Forms Services, digite o local do site do SharePoint e, em seguida, clique em Avançar.

5. Na próxima página do assistente, clique em Biblioteca de documentos e clique em Avançar.

   Observação: Se você estiver publicando um modelo de formulário compatível com o navegador para um site do SharePoint, a caixa de seleção Habilitar este formulário ser preenchido usando um navegador não está disponível. Para criar um modelo de formulário habilitado para navegador, você deve publicar seu modelo de formulário em um servidor que está executando InfoPath Forms Services. Encontre links para obter mais informações sobre InfoPath Forms Services na seção Consulte também.

6. Clique em criar uma nova biblioteca de documentos e clique em Avançar.

7. Digite o nome e a descrição da biblioteca de documentos e clique em Avançar.

   O nome e descrição do modelo de formulário aparecerá no modo de exibição padrão da biblioteca de documentos.

8. Siga um desses procedimentos:

   Adicionar uma coluna

   1. Clique em Adicionar.

   2. Siga um desses procedimentos:

      • Para adicionar uma nova coluna à biblioteca de documentos, selecione o campo cujos dados que você deseja que apareça na coluna, selecione (nenhum: Crie nova coluna nesta biblioteca) na lista de grupo de colunas de Site e, em seguida, digite um nome para a coluna na caixa nome da coluna.

      • Para usar uma coluna de site existente, selecione a categoria na lista de grupo de colunas de Site e, em seguida, selecione um nome na lista nome da coluna.

        Observação: Se você selecionar um campo de repetição para exibir dados na biblioteca de documentos, você pode definir como deseja exibir o campo na biblioteca de documentos, clicando em um valor na lista de função. Você pode escolher se deseja exibir o primeiro valor no campo, o último valor no campo ou uma contagem de todas as ocorrências do campo ou por mesclar todos os valores juntos.

        1. Para permitir que usuários adicionar ou editar dados para este campo usando um modo de exibição de folha de dados ou editando as propriedades de um formulário na biblioteca de documentos, marque a caixa de seleção Permitir que usuários editem dados neste campo usando uma página de folha de dados ou propriedades.

           Observação: Para usar um modo de exibição de folha de dados, os usuários devem ter Microsoft Office Access 2007 instalado em seus computadores.

   Remover uma coluna

   1. Em Nome da coluna, clique no nome do campo cuja coluna correspondente que você deseja remover e clique em Remover.

   Modificar uma coluna

   1. Em Nome da coluna, clique no nome do campo cuja coluna correspondente que você deseja modificar e clique em Modificar.

   2. Siga um desses procedimentos:

      • Digite um novo nome para a coluna na caixa nome da coluna.

      • Selecione a categoria na lista de grupo de colunas de Site e, em seguida, selecione um nome na lista nome da coluna.

        Observação: Se você selecionar um campo de repetição para exibir dados na biblioteca de documentos, você pode definir como deseja exibir o campo na biblioteca de documentos, clicando em um valor na lista de função. Você pode escolher se deseja exibir o primeiro valor no campo, o último valor no campo ou uma contagem de todas as ocorrências do campo ou por mesclar todos os valores juntos.

        1. Para permitir que usuários adicionar ou editar dados para este campo usando um modo de exibição de folha de dados ou editando as propriedades de um formulário na biblioteca de documentos, marque a caixa de seleção Permitir que usuários editem dados neste campo usando uma página de folha de dados ou propriedades.

           Observação: Para usar um modo de exibição de folha de dados, os usuários devem ter Microsoft Office Access 2007 instalado em seus computadores.

9. Quando terminar de definir as colunas para sua biblioteca, clique em Avançar.

10. Na próxima página do assistente, verifique se as informações estão corretas e clique em Publicar.

Início da página

Especificar colunas da biblioteca de documentos quando você publica um modelo de formulário em uma biblioteca de documentos existente

1. Salve o modelo de formulário.

2. No menu arquivo, clique em Publicar.

3. No Assistente de publicação, clique em um servidor do SharePoint com ou sem InfoPath Forms Services e clique em Avançar.

4. Na caixa Digite o local do site do SharePoint ou o InfoPath Forms Services, digite o local do site do SharePoint e, em seguida, clique em Avançar.

5. Na próxima página do assistente, clique em Biblioteca de documentos e clique em Avançar.

   Observação: Se você estiver publicando um modelo de formulário compatível com o navegador para um site do SharePoint, a caixa de seleção Habilitar este formulário ser preenchido usando um navegador não está disponível. Para criar um modelo de formulário habilitado para navegador, você deve publicar seu modelo de formulário em um servidor que está executando InfoPath Forms Services. Encontre links para obter mais informações sobre InfoPath Forms Services na seção Consulte também.

6. Clique em atualizar o modelo de formulário em uma biblioteca de documentos existente e, em seguida, clique em biblioteca de documentos que você deseja atualizar.

7. Clique em Avançar.

8. Siga um desses procedimentos:

   Adicionar uma coluna

   1. Clique em Adicionar.

   2. Siga um desses procedimentos:

      • Para adicionar uma nova coluna à biblioteca de documentos, selecione o campo cujos dados que você deseja que apareça na coluna, selecione (nenhum: Crie nova coluna nesta biblioteca) na lista de grupo de colunas de Site e, em seguida, digite um nome para a coluna na caixa nome da coluna.

      • Para usar uma coluna de biblioteca de documentos existente ou uma coluna de site, selecione a categoria na lista de grupo de colunas de Site e, em seguida, selecione o nome na lista nome da coluna.

        Observação: Se você selecionar um campo de repetição para exibir dados na biblioteca de documentos, você pode definir como deseja exibir o campo na biblioteca de documentos, clicando em um valor na lista de função. Você pode escolher se deseja exibir o primeiro valor no campo, o último valor no campo ou uma contagem de todas as ocorrências do campo ou por mesclar todos os valores juntos.

        1. Para permitir que usuários adicionar ou editar dados para este campo usando um modo de exibição de folha de dados ou editando as propriedades de um formulário na biblioteca de documentos, marque a caixa de seleção Permitir que usuários editem dados neste campo usando uma página de folha de dados ou propriedades.

           Observação: Para usar um modo de exibição de folha de dados, os usuários devem ter Microsoft Office Access 2007 instalado em seus computadores.

   Remover uma coluna

   1. Em Nome da coluna, clique no nome do campo cuja coluna correspondente que você deseja remover e clique em Remover.

   Modificar uma coluna

   1. Em Nome da coluna, clique no nome do campo cuja coluna correspondente que você deseja modificar e clique em Modificar.

   2. Siga um desses procedimentos:

      • Digite um novo nome para a coluna na caixa nome da coluna.

      • Selecione a categoria na lista de grupo de colunas de Site e, em seguida, selecione um nome na lista nome da coluna.

        Observação: Se você selecionar um campo de repetição para exibir dados na biblioteca de documentos, você pode definir como deseja exibir o campo na biblioteca de documentos, clicando em um valor na lista de função. Você pode escolher se deseja exibir o primeiro valor no campo, o último valor no campo ou uma contagem de todas as ocorrências do campo ou por mesclar todos os valores juntos.

        1. Para permitir que usuários adicionar ou editar dados para este campo usando um modo de exibição de folha de dados ou editando as propriedades de um formulário na biblioteca de documentos, marque a caixa de seleção Permitir que usuários editem dados neste campo usando uma página de folha de dados ou propriedades.

           Observação: Para usar um modo de exibição de folha de dados, os usuários devem ter Microsoft Office Access 2007 instalado em seus computadores.

9. Quando terminar de definir as colunas para sua biblioteca, clique em Avançar.

10. Na próxima página do assistente, verifique se as informações estão corretas e clique em Publicar.

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