Wiersz sumy w programie Access pozwala na szybkie sprawdzenie sumarycznych wartości kolumn w arkuszu danych. Jeśli na przykład jest wyświetlana tabela zawierająca dane zakupów, dodając wiersz sumy do jej arkusza danych, można sprawdzić sumę cen lub jednostek zakupionych towarów albo określić łączną liczbę pozycji.
Uwaga: Wartość sumy można wyświetlić jedynie dla kolumn o typie danych Liczba, Dziesiętne lub Waluta. W przypadku kolumn nieliczbowych można wybrać tylko typ sumy Liczba.
Dodawanie wiersza sumy
-
Kliknij dwukrotnie tabelę, zapytanie lub formularz dzielony w okienku nawigacji, aby otworzyć go w widoku arkusza danych.
-
Na karcie Narzędzia główne w grupie Rekordy kliknij pozycję Sumy.
Na końcu arkusza danych zostanie dodany wiersz Suma:
-
Dla każdej komórki w wierszu Suma, w której chcesz wyświetlić sumę, kliknij w komórce i wybierz odpowiedni rodzaj sumy.
Wybieranie typu sumy
Po dodaniu wiersza Suma można wybrać rodzaj wartości podsumowania dla każdej kolumny. Wartości zagregowane, takie jak sumy, można na przykład wyświetlać dla kolumn o typie danych Liczba, Dziesiętne i Waluta. Zliczanie wartości jest możliwe dla danych o typie tekstowym.
Przyjmijmy, że arkusz danych w tym przykładzie ma wyświetlać wartość sumaryczną kolumn Cena zakupu i Liczba zakupionych pozycji oraz łączną liczbę elementów dla kolumny Pozycja — patrz obraz poniżej:
-
Zamiast wyrazu Suma w pierwszej kolumnie można wyświetlić całkowitą liczbę rekordów. Kliknij wiersz sum dla kolumny Element, kliknij strzałkę i wybierz pozycję Zlicz, aby wyświetlić całkowitą liczbę lub liczbę elementów.
-
Następnie kliknij strzałkę w kolumnie Cena zakupu i wybierz pozycję Suma w celu wyświetlenia łącznej ceny zakupu wszystkich pozycji.
-
Powtórz poprzedni krok dla kolumny Liczba zakupionych pozycji, aby wyświetlić sumę liczby zakupionych pozycji.
Uwaga: Wiersza Suma nie można usunąć ani wyciąć, ale można go ukryć, klikając pozycję Sumy na karcie Narzędzia główne.
Opis funkcji Suma i innych funkcji agregujących
Funkcje agregujące wykonują obliczenia na kolumnach danych i zwracają jeden wynik. Są one stosowane podczas obliczania pojedynczych wartości, na przykład sumy lub średniej. Podczas pracy należy pamiętać, że funkcje agregujące stosuje się dla kolumn danych. Jest to dość oczywiste, ale podczas projektowania i używania bazy danych nacisk jest położony na wiersze danych i poszczególne rekordy — użytkownicy muszą mieć możliwość wprowadzania danych w polu, przenoszenia kursora w prawo lub w lewo w celu wypełnienia następnego pola itp. Natomiast za pomocą funkcji agregujących można skoncentrować się na grupach rekordów w kolumnach.
Załóżmy na przykład, że w bazie danych programu Access są przechowywane i śledzone dane dotyczące sprzedaży. Przy użyciu funkcji agregujących można policzyć sprzedane produkty w jednej kolumnie, obliczyć kwoty sprzedaży w drugiej kolumnie i obliczyć średnią kwotę sprzedaży dla każdego produktu w trzeciej kolumnie.
Poniższa tabela zawiera listę i opis funkcji agregujących dostępnych w programie Access w wierszu Sumy. Pamiętaj, że w programie Access udostępniono więcej funkcji agregujących, których należy używać w zapytaniach.
|
Funkcja |
Opis |
Typy danych, do których jest stosowana |
Dostępna w wierszu sum? |
|
Średnia |
Oblicza wartość średnią dla kolumny. Kolumna musi zawierać dane liczbowe, walutowe lub daty/godziny. Ta funkcja ignoruje wartości null. |
Liczba, ułamek, waluta, data/godzina |
Tak |
|
Policz |
Zlicza liczbę elementów w kolumnie. |
Wszystkie typy danych z wyjątkiem złożonych, powtarzających się danych skalarnych, takich jak kolumna list z wieloma wartościami. Aby uzyskać więcej informacji o listach wielowartościowych, zobacz artykuły Przewodnik po polach wielowartościowych i Twórca lub usuwanie pola wielowartościowego. |
Tak |
|
Maksimum |
Zwraca element o największej wartości. W przypadku danych tekstowych najwyższą wartością jest ostatnia wartość alfabetyczna. i Access ignoruje wielkość liter. Ta funkcja ignoruje wartości null. |
Liczba, ułamek, waluta, data/godzina |
Tak |
|
Minimum |
Zwraca element o najmniejszej wartości. W przypadku danych tekstowych najniższą wartością jest pierwsza wartość alfabetyczna. i Access ignoruje wielkość liter. Ta funkcja ignoruje wartości null. |
Liczba, ułamek, waluta, data/godzina |
Tak |
|
Odchylenie standardowe |
Mierzy szerokość rozproszenia wartości od wartości średniej. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dodatkowe informacje o funkcjach Odchylenie standardowe i Wariancja w następnej sekcji. |
Liczba, ułamek, waluta |
Tak |
|
Suma |
Dodaje elementy w kolumnie. Działa tylko w przypadku danych liczbowych i walutowych. |
Liczba, ułamek, waluta |
Tak |
|
Wariancja |
Mierzy statystyczną wariancję wszystkich wartości w kolumnie. Ta funkcja może być stosowana tylko w przypadku danych liczbowych i waluty. Jeśli tabela zawiera mniej niż dwa wiersze, program Access zwraca wartość null. Aby uzyskać więcej informacji o funkcjach wariancji, zobacz Dodatkowe informacje o funkcjach Odchylenie standardowe i Wariancja w następnej sekcji. |
Liczba, ułamek, waluta |
Tak |
Dodatkowe informacje o funkcjach Odchylenie standardowe i Wariancja
Funkcje Odchylenie standardowe i Wariancja obliczają wartości statystyczne. W szczególności obliczają, gdzie wartości są grupowane wokół ich średniej (ich średniej) w układzie standardowym (krzywa dzwonowa).
Załóżmy na przykład, że jest losowo wybieranych 10 narzędzi pochodzących z jednej maszyny i jest mierzona ich wytrzymałość na rozerwanie— w celu przetestowania maszyny i pomiarów dotyczących kontroli jakości. Po obliczeniu średniej wytrzymałości na rozerwanie widać, że większość narzędzi ma tę wartość bliską średniej, istnieją jednak narzędzia cechujące się o wiele większą lub mniejszą wytrzymałością. Jeśli zostanie obliczona sama średnia wytrzymałość na rozerwanie, nie wystarczy ona do określenia, jak dobrze działa proces kontroli jakości, gdyż kilka niezwykle wytrzymałych lub słabych narzędzi może bardzo zawyżyć lub zaniżyć średnią.
Funkcje Wariancja i Odchylenie standardowe pozwalają rozwiązać ten problem, ponieważ dzięki nim można określić, jak blisko średniej są dane wartości. Im mniejsze liczby zwrócone przez te funkcje dla wytrzymałości na rozerwanie, tym lepiej przebiegają procesy produkcji, gdyż niewiele narzędzi ma wytrzymałość na rozerwanie powyżej lub poniżej średniej.
Szczegółowe omówienie wariancji i odchylenia standardowego nie leży w zakresie tego artykułu. Dodatkowe informacje o tych funkcjach można znaleźć w witrynach internetowych poświęconych statystyce. Korzystając z funkcji Wariancja i Odchylenie standardowe, pamiętaj o następujących regułach:
-
Funkcje ignorują wartości null.
-
Funkcja Wariancja używa następującej formuły:
-
Funkcja Odchylenie standardowe używa następującej formuły:
