Tworzenie schematu organizacyjnego w programie Visio

Schemat organizacyjny (schemat organizacyjny) to diagram hierarchii raportowania, która jest powszechnie używana do przedstawiania relacji między pracownikami, tytułami i grupami.

Schematy organizacyjne mogą się składać z prostych diagramów (jak na ilustracji przylegającej) do dużych i złożonych diagramów opartych na informacjach z zewnętrznego źródła danych. Kształty na schemacie organizacyjnym mogą zawierać podstawowe informacje, takie jak nazwa i tytuł, lub szczegóły, takie jak dział i centrum kosztów. Możesz nawet dodawać obrazy do kształtów schematu organizacyjnego.

Schemat organizacyjny

Tworzenie prostego schematu organizacyjnego

Aby utworzyć mały schemat organizacyjny z domyślnymi polami informacyjnymi, wykonaj następujące czynności:

Na karcie Plik wskaż pozycję Nowy, kliknij pozycję Schemat organizacyjny, wybierz pozycję Jednostki metryczne lub Jednostki amerykańskie , a następnie wybierz pozycję Utwórz.
Jeśli chcesz samodzielnie utworzyć prosty schemat organizacyjny z domyślnymi polami informacyjnymi, wybierz pozycję Anuluj, gdy zostanie wyświetlone okno dialogowe Kreator schematów organizacyjnych.
Opcje na karcie Schemat organizacyjny umożliwiają wyświetlanie różnych typów kształtów, których można używać dla członków organizacji na podstawie ich stanowisk.

Uwaga: Aby uzyskać informacje na temat dodawania większej ilości danych do kształtów, zobacz Dodawanie danych do kształtów.
Aby automatycznie połączyć kształty, przeciągnij kształty podrzędne na kształty najwyższego poziomu zgodnie z hierarchią organizacji lub możesz ręcznie połączyć kształty łączników. Wpisz imię i nazwisko oraz tytuł każdego z nich, a w razie potrzeby dodaj obraz członków.
Układ schematu organizacyjnego, odstępy między kształtami, wysokość i szerokość kształtów można rozmieścić przy użyciu różnych poleceń i opcji na karcie Schemat organizacyjny .

Automatyczne tworzenie schematu organizacyjnego na podstawie nowej tabeli danych

Tej metody można użyć, jeśli chcesz zmienić lub dodać więcej informacji, a następnie domyślne pola informacji i nie masz jeszcze danych w innym pliku programu.

Na karcie Plik wskaż pozycję Nowy, wybierz pozycję Schemat organizacyjny, wybierz pozycję Jednostki metryczne lub Jednostki amerykańskie , a następnie wybierz pozycję Utwórz.
Na pierwszej stronie Kreatora schematów organizacyjnych wybierz pozycję Informacje wprowadzane za pomocą kreatora, a następnie wybierz pozycję Dalej.
Wybierz pozycję Excel lub Tekst rozdzielany, wpisz nazwę nowego pliku, a następnie wybierz pozycję Dalej.

Uwaga: Jeśli wybierzesz pozycję Excel, zostanie otwarty arkusz programu Microsoft Office Excel z tekstem przykładowym. Jeśli wybierzesz opcję Tekst rozdzielany, zostanie otwarta strona Notatnika firmy Microsoft z tekstem przykładowym.
Po otwarciu programu Excel lub Notatnika użyj tekstu przykładowego jako źródła informacji do uwzględnienia i zastąp te informacje własnymi.

Ważne: Nie usuwaj kolumn Nazwa i Reports_to , ale możesz zmieniać, usuwać lub dodawać inne kolumny potrzebne do schematu organizacyjnego.
Po dodaniu informacji zamknij plik programu Excel lub Notatnika, a następnie wybierz pozycję Dalej , aby kontynuować.
Aby dołączyć obrazy do schematu organizacyjnego, wybierz pozycję Nie dołączaj obrazów do schematu organizacyjnego. W przeciwnym razie wybierz pozycję Znajdź folder zawierający obrazy twojej organizacji. Postępuj zgodnie z pozostałymi instrukcjami na tej stronie, a następnie wybierz pozycję Dalej , aby kontynuować.
Na ostatniej stronie kreatora możesz określić, jaka część organizacji ma być wyświetlana na każdej stronie. Możesz wybrać opcję Chcę określić, jaka część mojej organizacji ma być wyświetlana na każdej stronie, lub możesz zezwolić kreatorowi na automatyczne definiowanie każdej strony, wybierając pozycję Chcę, aby kreator automatycznie rozbijał schemat organizacyjny na wszystkich stronach.
Jeśli chcesz zsynchronizować kształty pracowników na stronach, wybierz opcje Hiperłącze kształtu pracownika na wszystkich stronach i Synchronizuj kształt pracownika na wszystkich stronach.
Po wybraniu wszystkich opcji wybierz pozycję Zakończ.

Uwaga: Dla większości stron kreatora jest dostępna określona pomoc. Aby uzyskać dostęp do Pomocy, naciśnij klawisz F1 lub wybierz przycisk Pomoc .

Automatyczne tworzenie schematu organizacyjnego przy użyciu istniejącego źródła danych

Ta metoda jest najlepsza, jeśli informacje, które chcesz uwzględnić w schemacie organizacyjnym, znajdują się już w dokumencie, takim jak arkusz programu Microsoft Office Excel, katalog Microsoft Exchange Server, źródło danych zgodne ze standardem ODBC lub plik tekstowy org Plus.

Upewnij się, że tabela lub arkusz zawiera kolumny z nazwiskami pracowników, unikatowymi identyfikatorami i tym, kto komu raportuje.

Uwaga: Możesz nadać kolumnom dowolną nazwę. Po uruchomieniu Kreatora schematów organizacyjnych można określić, które kolumny (lub nazwy pól) zawierają nazwę, identyfikator i raport.
- Nazwisko pracownika Wygląd nazwisk pracowników w tym polu odpowiada ich wyglądowi w kształtach schematu organizacyjnego.
- Unikatowy identyfikator Jeśli każde imię i nazwisko nie jest unikatowe, dołącz kolumnę z unikatowym identyfikatorem, na przykład numerem identyfikacyjnym pracownika, dla każdego pracownika.
- Zwierzchnik To pole musi zawierać unikatowy identyfikator kierownika, to znaczy jego nazwisko lub numer identyfikacyjny. W przypadku pracowników na najwyższym poziomie schematu organizacyjnego to pole powinno pozostać puste.
Na karcie Plik wskaż pozycję Nowy, wybierz pozycję Schemat organizacyjny, wybierz pozycję Jednostki metryczne lub Jednostki amerykańskie , a następnie wybierz pozycję Utwórz.
Na pierwszej stronie kreatora wybierz pozycję Informacje, które są już zapisane w pliku lub bazie danych, a następnie wybierz pozycję Dalej , aby kontynuować.
Wybierz typ pliku, w którym są przechowywane informacje twojej organizacji, wybierając pozycję Przeglądaj, a następnie przejdź do lokalizacji tego pliku. Wybierz język, którego chcesz używać w kreatorze wykresów, a następnie wybierz pozycję Dalej , aby kontynuować.
Na następnej stronie kreatora wybierz kolumnę (pola) w pliku danych zawierającą informacje definiujące organizację, takie jak Nazwa, Raporty do i Imię. Wybierz pozycję Dalej, aby kontynuować.
Na następnej stronie kreatora możesz określić, jakie pola mają być wyświetlane, używając przycisków Dodaj i usuń oraz kolejności wyświetlania pól za pomocą przycisków W górę i W dół . Wybierz pozycję Dalej, aby kontynuować.
Na następnej stronie kreatora możesz wybrać pola z pliku danych, które chcesz dodać do kształtów schematu organizacyjnego jako pola danych kształtów. Wybierz pozycję Dalej, aby kontynuować.
Aby dołączyć obrazy do schematu organizacyjnego, wybierz pozycję Nie dołączaj obrazów do schematu organizacyjnego. W przeciwnym razie wybierz pozycję Znajdź folder zawierający obrazy twojej organizacji. Postępuj zgodnie z pozostałymi instrukcjami na tej stronie, a następnie wybierz pozycję Dalej , aby kontynuować.
Na ostatniej stronie kreatora możesz określić, jaka część organizacji ma być wyświetlana na każdej stronie. Możesz wybrać opcję Chcę określić, jaka część mojej organizacji ma być wyświetlana na każdej stronie, lub możesz zezwolić kreatorowi na automatyczne definiowanie każdej strony, wybierając pozycję Chcę, aby kreator automatycznie rozbijał schemat organizacyjny na wszystkich stronach.
Jeśli chcesz zsynchronizować kształty pracowników na stronach, wybierz opcje Hiperłącze kształtu pracownika na wszystkich stronach i Synchronizuj kształt pracownika na wszystkich stronach.
Po wybraniu wszystkich opcji wybierz pozycję Zakończ.

Uwaga: Dla większości stron kreatora jest dostępna określona pomoc. Aby uzyskać dostęp do Pomocy, naciśnij klawisz F1 lub wybierz przycisk Pomoc .

Pokazywanie zespołów przy użyciu ramki zespołu lub linii kropkowanych

Po utworzeniu schematu organizacyjnego możesz ponownie rozmieścić informacje w taki sposób, aby przedstawiały wirtualne relacje w zespole. W tym celu przenieś pokrewne kształty, tak aby znajdowały się obok siebie, a następnie dodaj łączniki w postaci linii kropkowanych, przedstawiające pomocnicze struktury relacji, lub użyj kształtu Ramka zespołu w celu wyróżnienia zespołów wirtualnych. Linia kropkowana relacji służbowej zachowuje się jak zwykły łącznik. Ramka zespołu to zmodyfikowany prostokątny kształt, który umożliwia wizualne grupowanie i nazywanie zespołów.

Schemat organizacyjny z ramką zespołu i relacją oznaczoną linią kropkowaną

Aktualizowanie wygenerowanych schematów organizacyjnych

Aby odzwierciedlić zmiany w strukturze organizacji, musisz zaktualizować schemat organizacyjny ręcznie lub wygenerować nowy wykres. W przypadku wygenerowania nowego wykresu na nowym wykresie nie zostaną uwzględnione żadne dostosowania wprowadzone we wcześniejszych wykresach. Jeśli motywy lub zdjęcia zostały dodane do kształtów, należy je dodać ponownie, aby wykresy wyglądały podobnie.

Jeśli kształty są połączone z danymi, dane są aktualizowane normalnie po uruchomieniu funkcji Odśwież dane, ale tylko wewnątrz istniejących kształtów. Odświeżenie danych nie powoduje dodania ani usunięcia kształtów.