Podstawowe zadania związane z bazą danych programu Access dla komputerów stacjonarnych

W tym artykule

• Wybieranie szablonu

• Tworzenie bazy danych od podstaw

• Dodawanie tabeli

• Kopiowanie i wklejanie danych

• Importowanie lub łączenie danych

• Organizowanie danych przy użyciu analizatora tabel

• Następne kroki

Wybieranie szablonu

Szablony programu Access zawierają wbudowane, gotowe do użycia tabele, zapytania, formularze i raporty. Zestaw dostępnych do wyboru szablonów jest wyświetlany po uruchomieniu programu Access, a dodatkowo możesz poszukać kolejnych w trybie online.

1. W programie Access kliknij pozycję Plik > Nowy.

2. Wybierz szablon bazy danych dla komputerów stacjonarnych i w polu Nazwa pliku wpisz nazwę bazy danych. (Jeśli nie widzisz szablonu, który mógłby ci się przydać, użyj pola Wyszukaj szablony online ).

3. Możesz użyć lokalizacji domyślnej wyświetlonej w programie Access poniżej pola Nazwa pliku lub kliknąć ikonę folderu w celu wybrania odpowiedniej lokalizacji.

4. Kliknij pozycję Utwórz.

W zależności od szablonu może być konieczne wykonanie dowolnej z poniższych czynności:

• Jeśli w programie Access zostanie wyświetlone okno dialogowe Logowanie z pustą listą użytkowników:

  1. Kliknij pozycję Nowy użytkownik.

  2. Wypełnij formularz Szczegóły użytkownika.

  3. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

  4. Zaznacz wprowadzoną właśnie nazwę użytkownika i kliknij przycisk Zaloguj.

• Jeśli na pasku komunikatów w programie Access zostanie wyświetlony komunikat Ostrzeżenie o zabezpieczeniach, a źródło szablonu jest zaufane, kliknij pozycję Włącz zawartość. Jeśli baza danych wymaga logowania, zaloguj się ponownie.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie bazy danych programu Access dla komputerów stacjonarnych na podstawie szablonu.

Tworzenie bazy danych od podstaw

Jeśli żaden z szablonów nie odpowiada Twoim potrzebom, możesz rozpocząć pracę od pustej bazy danych dla komputerów stacjonarnych.

1. W programie Access kliknij pozycję Nowy > Pusta baza danych dla komputerów stacjonarnych.

2. Wpisz nazwę bazy danych w polu Nazwa pliku.

3. Możesz użyć lokalizacji domyślnej wyświetlonej w programie Access poniżej pola Nazwa pliku lub kliknąć ikonę folderu w celu wybrania odpowiedniej lokalizacji.

4. Kliknij pozycję Utwórz.

Dodawanie tabeli

Informacje zawarte w bazie danych są przechowywane w wielu powiązanych tabelach. Aby utworzyć tabelę:

1. Po pierwszym otwarciu bazy danych zostanie wyświetlona pusta tabela w widoku arkusza danych, w którym możesz dodawać dane. Aby dodać kolejną tabelę, kliknij pozycję Utwórz > tabeli. Możesz rozpocząć wprowadzanie danych w pustym polu (komórce) lub wkleić dane z innego źródła, takiego jak skoroszyt programu Excel.

2. Aby zmienić nazwę kolumny (pola), kliknij dwukrotnie nagłówek kolumny, a następnie wpisz nową nazwę.

   Porada:  Opisowe nazwy pozwalają określić zawartość każdego pola bez jej wyświetlania.

3. Kliknij pozycje Plik > Zapisz.

• Aby dodać więcej pól, wpisz tekst w kolumnie Kliknij, aby dodać.

• Aby przenieść kolumnę, zaznacz ją, klikając nagłówek kolumny, a następnie przeciągnij w odpowiednie miejsce. Możesz też zaznaczyć kilka przyległych kolumn i przeciągnąć je wszystkie razem w nowe miejsce.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wprowadzenie do tabel.

Kopiowanie i wklejanie danych

Do tabeli programu Access możesz wkleić dane skopiowane z innego programu, takiego jak Excel lub Word. Ta funkcja działa najlepiej w przypadku danych podzielonych na kolumny. Jeśli dane do wklejenia znajdują się w programie do przetwarzania tekstu, takim jak Word, podziel je na kolumny za pomocą znaczników lub przekonwertuj na tabelę przed skopiowaniem.

1. Jeśli dane wymagają edytowania, na przykład rozdzielenia imion i nazwisk zapisanych łącznie, w pierwszej kolejności wykonaj w programie źródłowym te wszystkie czynności edycyjne.

2. Otwórz źródło i skopiuj dane (klawisze CTRL+C).

3. W widoku arkusza danych otwórz tabelę programu Access, w której chcesz dodać dane, i wklej te dane (klawisze CTRL+V).

4. Kliknij dwukrotnie nagłówek każdej kolumny i wpisz opisową nazwę.

5. Kliknij pozycję Plik > Zapisz i nadaj nazwę nowej tabeli.

   Uwaga:  Program Access ustawia typy danych poszczególnych pól na podstawie danych wklejonych w pierwszym wierszu każdej kolumny — upewnij się, że dane w kolejnych wierszach odpowiadają pierwszemu.

Importowanie lub łączenie danych

Masz do wyboru dwie możliwości: zaimportować dane z innych źródeł lub połączyć dane z programu Access bez przenoszenia danych ze źródła, w którym są przechowywane. Jeśli masz wielu użytkowników aktualizujących dane i chcesz zagwarantować, że będzie wyświetlana najnowsza wersja tych danych, lub jeśli chcesz zaoszczędzić przestrzeń dyskową, dobrym wyborem jest opcja połączenia. Wybór między opcją połączenia danych a opcją ich zaimportowania jest możliwy w przypadku większości formatów. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Importowanie lub łączenie danych w innej bazie danych programu Access .

Proces wygląda nieco inaczej w przypadku różnych źródeł danych, ale zacznij od wykonania następujących instrukcji:

1. Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie & Link kliknij pozycję Nowe źródło danych , a następnie wybierz format danych, z których chcesz zaimportować dane lub do których chcesz utworzyć link, z wymienionych opcji podmenu.

   Uwaga:  Jeśli nadal nie możesz znaleźć odpowiedniego formatu, być może musisz najpierw wyeksportować dane do formatu obsługiwanego w programie Access (takiego jak rozdzielany plik tekstowy).

2. Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w oknie dialogowym Pobieranie danych zewnętrznych.

W przypadku łączenia danych niektóre formaty są dostępne tylko do odczytu. Oto lista źródeł zewnętrznych, z których możesz importować lub łączyć dane:

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Importowanie lub łączenie danych w innej bazie danych programu Access.

Organizowanie danych przy użyciu analizatora tabel

Korzystając z Kreatora analizatora tabel, możesz szybko zidentyfikować nadmiarowe dane. Ten kreator udostępnia ponadto możliwość prostego zorganizowania danych w oddzielnych tabelach. Program Access zachowuje pierwotną tabelę jako kopię zapasową.

1. Otwórz bazę danych programu Access zawierającą tabelę, którą chcesz przeanalizować.

2. Kliknij pozycję Narzędzia bazy danych > Analizuj tabelę.

   Pierwsze dwie strony kreatora zawierają krótki samouczek z przykładami. Jeśli widzisz pole wyboru Czy pokazać strony wprowadzenia?, zaznacz je, a następnie kliknij dwa razy przycisk Wstecz w celu wyświetlenia wprowadzenia. Jeśli nie chcesz ponownie oglądać stron wprowadzenia, usuń zaznaczenie pola wyboru Czy pokazać strony wprowadzenia?

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Normalizowanie danych za pomocą analizatora tabel.

Początek strony

Następne kroki

Dalsze etapy projektowania zależą od tego, jakie efekty chcesz uzyskać, ale prawdopodobnie będą obejmować tworzenie zapytań, formularzy, raportów i makr. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz następujące artykuły:

• Wprowadzenie do tabel

• Wprowadzenie do zapytań

• Tworzenie formularza programu Access

• Wprowadzenie do raportów w programie Access

• Ochrona danych za pomocą procesów wykonywania i przywracania kopii zapasowych

Początek strony