Wszystko o przepływach pracy Zbieranie opinii

Porady dotyczące korzystania z tego artykułu

Informacje w tym artykule przedstawiono w dziesięciu rozwijanych segmentach.

Kliknij tutaj, aby uzyskać kilka porad dotyczących pełnego wykorzystanie możliwości tego artykułu

Jeśli wszystko, co musisz zrobić, to wykonać zadanie przepływu pracy Zbieranie opinii    Wystarczy przewinąć w dół do segmentu COMPLETE i rozwinąć go. Na razie może nie być potrzebny żaden z pozostałych segmentów.

Jeśli chcesz dodawać, uruchamiać, monitorować i obsługiwać przepływy pracy    Jeśli nie znasz jeszcze tych zadań, przydatne może okazać się przejście przez ten artykuł, segmentowanie według segmentów, gdy projektujesz i dodajesz przepływ pracy po raz pierwszy. Po zapoznaniu się z informacjami i układem artykułu będzie można przejść bezpośrednio do segmentu potrzebnego podczas odwiedzin powrotnych.

Uwaga dotycząca grafiki    Obrazy ekranu i diagramy koncepcyjne w tej serii artykułów przepływów pracy są zwykle oparte na typie przepływu pracy Zatwierdzanie. Jednak wszędzie tam, gdzie jest to konieczne w celu zachowania przejrzystości poglądowej lub instruktażowej, obrazy i diagramy w tym artykule zostały dostosowane do przepływów pracy Zbieranie opinii.

Słowo o drukowaniu tego artykułu    To długi artykuł. Jeśli chcesz wydrukować tylko wybrane segmenty, upewnij się, że podczas drukowania tylko te segmenty są rozwinięte. (Ponadto, jeśli chcesz dołączyć całą grafikę do drukowanej kopii, wydrukuj w orientacji poziomej, a nie pionowej).

I słowo o wyszukiwaniu    Przed wyszukaniem jakiegokolwiek tekstu lub terminu w tym artykule upewnij się, że wszystkie segmenty, w których chcesz wyszukiwać, są rozwinięte.

Co chcesz zrobić?

Dowiedz się więcej o przepływach pracy Zbieranie opinii

Przepływ pracy Zbieranie opinii to funkcja programu SharePoint, która rozsyła dokument lub inny element przechowywany na liście lub w bibliotece programu SharePoint do jednej lub kilku osób w celu zebrania opinii. Przepływ pracy automatyzuje, usprawnia i standaryzuje cały proces.

Podstawowy przepływ pracy Zbieranie opinii dołączony do produktów programu SharePoint działa jako szablon. Za pomocą tego szablonu możesz dodać wiele przepływów pracy Zbieranie opinii do witryn. Każdy dodany przepływ pracy jest unikatową wersją podstawowego przepływu pracy Zbieranie opinii, z których każdy ma własny specjalistyczny sposób pracy na podstawie ustawień określonych podczas dodawania.

Sekcje w tym segmencie

1. Co może dla mnie zrobić przepływ pracy Zbieranie opinii?

2. Co nie może zrobić przepływ pracy Zbieranie opinii?

3. Kto może korzystać z tego typu przepływu pracy?

4. Jak planować, dodawać, uruchamiać i obsługiwać ten typ przepływu pracy?

1. Co może dla mnie zrobić przepływ pracy Zbieranie opinii?

• Gdy po raz pierwszy dodasz przepływ pracy Zbieranie opinii do listy, biblioteki lub zbioru witryn, możesz określić, ilu uczestników ma dołączyć, i wskazać, czy ich zadania są przypisane jeden po drugim (w postaci kolejnej), czy wszystkie jednocześnie (równolegle). Możesz nawet zdecydować, czy zadania uczestników mają zostać podzielone na dwa lub więcej oddzielnych etapów, a także określić ostateczną datę ukończenia i/lub godzinę ukończenia każdego zadania. Za każdym razem, gdy uruchamiasz przepływ pracy ręcznie dla elementu, możesz zmodyfikować dowolne z tych ustawień.

• Przepływ pracy przydziela zadanie do każdego określonego uczestnika. Każdy uczestnik wybiera jedną z kilku możliwych odpowiedzi: aby wysłać opinię o elemencie, poprosić o zmianę elementu, ponownie przypisać zadanie lub usunąć zadanie.

• Gdy przepływ pracy jest uruchomiony, możesz monitorować postęp i wprowadzać zmiany (w razie potrzeby) na jednej, centralnej stronie stanu przepływu pracy.

• Przez 60 dni po zakończeniu przepływu pracy lista wszystkich zdarzeń przepływu pracy, które wystąpiły w trakcie tego uruchomienia (lub wystąpienia) przepływu pracy, jest nadal dostępna na stronie Stan przepływu pracy w celach nieformalnych.

Początek segmentu

2. Co nie może zrobić przepływ pracy Zbieranie opinii?

Przepływ pracy Zbieranie opinii nie jest przeznaczony do zbierania zatwierdzeń i odrzucenia dla elementu ani do kontrolowania publikowania stron internetowych dla witryny internetowej. Jeśli chcesz dodać przepływ pracy, w którym uczestnicy zatwierdzają lub odrzucają sprawdzany przez nich element, zobacz artykuł Wszystko o przepływach pracy Zatwierdzanie w sekcji Zobacz też .

Ponadto przepływy pracy Zbieranie opinii nie są przeznaczone do zbierania podpisów. Jeśli chcesz użyć przepływu pracy do zbierania podpisów w dokumencie Word firmy Microsoft, skoroszycie programu Microsoft Excel lub formularzu programu Microsoft InfoPath, zobacz artykuł Wszystko o przepływach pracy Zbieranie podpisów w sekcji Zobacz też.

Aby dowiedzieć się, jak za pomocą Microsoft SharePoint Designer 2013 dodatkowo dostosować przepływy pracy zawarte w produktach programu SharePoint, zobacz System pomocy Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Początek segmentu

3. Kto może korzystać z tego typu przepływu pracy?

Aby dodać    przepływ pracy Domyślnie do dodawania przepływu pracy jest wymagane uprawnienie Zarządzanie Listy. (Grupa Właściciele ma domyślnie uprawnienie Zarządzaj Listy; grupa Członkowie i grupa Odwiedzający nie.

Aby uruchomić    przepływ pracy Również domyślnie musisz mieć uprawnienie Edytuj elementy, aby uruchomić już dodany przepływ pracy. (Zarówno grupa Członkowie, jak i Właściciele mają domyślnie uprawnienie Edytuj elementy; grupa Odwiedzający nie jest).

Właściciele mogą także skonfigurować określone przepływy pracy tak, aby mogły być uruchamiane tylko przez członków grupy Właściciele. (Aby to zrobić, zaznacz pole wyboru Wymagaj zarządzania uprawnieniami Listy, aby uruchomić ten przepływ pracy, na pierwszej stronie formularza skojarzenia).

Początek segmentu

4. Jak możesz planować, dodawać, uruchamiać i obsługiwać ten typ przepływu pracy?

Są to podstawowe etapy:

• PRZED uruchomieniem przepływu pracy (planowanie, dodawanie, uruchamianie)   
  Przed dodaniem przepływu pracy należy zaplanować miejsce, w którym ma zostać dodany (dla jednej listy lub biblioteki lub dla całego zbioru witryn) oraz szczegółowe informacje o tym, jak będzie on działać. Po dodaniu i skonfigurowaniu przepływu pracy każda osoba z niezbędnymi uprawnieniami może uruchomić przepływ pracy dla określonego elementu. Przepływ pracy można również skonfigurować do automatycznego uruchamiania. Uruchamianie automatyczne można aktywować na podstawie dwóch lub dwóch zdarzeń wyzwalania: dodania lub utworzenia dowolnego elementu na liście lub w bibliotece albo zmiany dowolnego elementu na liście lub w bibliotece.

• PODCZAS wykonywania przepływu pracy (kompletne, monitoruj, dostosuj)   
  Gdy przepływ pracy jest uruchamiany, poszczególni uczestnicy wykonują przydzielone zadania. Automatyczne przypomnienia są wysyłane do uczestników, którzy nie dotrzymają terminów zadań. Tymczasem postęp przepływu pracy można monitorować z centralnej strony stanu przepływu pracy dla tego konkretnego wystąpienia przepływu pracy. Dostosowania przepływu pracy podczas jego działania można wprowadzić na tej samej stronie. i, jeśli to konieczne, przepływ pracy można anulować lub zakończyć stamtąd.

• PO uruchomieniu przepływu pracy (recenzja, raport, zmiana)   
  Po zakończeniu przepływu pracy całą historię tego uruchomienia (lub wystąpienia) można przeglądać przez maksymalnie 60 dni na stronie Stan przepływu pracy. Na tej samej stronie można tworzyć raporty statystyczne dotyczące wydajności tej wersji przepływu pracy. Jeśli jednak chcesz zmienić sposób funkcjonowania przepływu pracy, możesz otworzyć i edytować formularz skojarzenia, który został ukończony po dodaniu przepływu pracy po raz pierwszy.

Poniższy schemat blokowy przedstawia te etapy z perspektywy osoby, która dodaje nowy przepływ pracy.

Co dalej?

Przed zaplanowaniem nowego przepływu pracy Zbieranie opinii przejrzyj najpierw segment ZEZWALAJ w tym artykule, a następnie przejdź do segmentu PLAN .

Górna część segmentu | Początek artykułu

Zezwalaj na opinie tylko w formularzu zadania lub również w elemencie

Dwa poniższe pytania mogą pomóc w podjęciu jednej podstawowej decyzji dotyczącej przepływu pracy:

• Czy uczestnicy mogą przesyłać opinie tylko w polu Komentarze w formularzu zadania, czy też mogą wstawiać prześledzone zmiany i komentarze do samego elementu?

• Jeśli uczestnicy mogą wstawiać prześledzone zmiany i komentarze do samego elementu, czy robią to w środowisku współpracy , w którym kilku uczestników może edytować dokument w tym samym czasie, czy też każdy uczestnik wyewidencjonuje dokument i ma wyłączne prawa do edycji na czas trwania własnej recenzji?

Oto diagram, który może ułatwić wyjaśnienie tych alternatyw.

Podczas czytania należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Żaden przepływ pracy nie może rozpocząć się od elementu, który jest obecnie wyewidencjonowany.

• Typ przepływu pracy Zbieranie opinii zawiera opcję natychmiastowego anulowania przepływu pracy w przypadku wprowadzania jakichkolwiek zmian w przeglądanym elemencie.

• Prześledzone zmiany i komentarze można wstawiać do elementu tylko wtedy, gdy jest on otwarty w zainstalowanej wersji programu, w których został utworzony, a nie po otwarciu w wersji aplikacji sieci Web tego programu.

Sekcje w tym segmencie

1. Zezwalaj na opinie tylko w formularzu zadania

2. Zezwalaj na opinie zarówno w formularzu zadania, jak i w elemencie (wersja do współpracy)

3. Zezwalaj na opinie zarówno w formularzu zadania, jak i w elemencie (wersja z wyłącznym dostępem)

1. Zezwalaj na opinie tylko w formularzu zadania

Ten układ ma tę zaletę, że jest najprostszy mechanicznie. Uczestnicy mają tylko dwa sposoby sugerowania zmian, z których oba obejmują formularz zadania:

• Prześlij komentarze.

• Poproś o zmianę elementu, gdy przepływ pracy jest nadal uruchomiony.

Główną wadą jest oczywiście to, że uczestnicy nie mogą wskazać konkretnych zmian bezpośrednio w elemencie. Tym większa liczba sugerowanych zmian, tym więcej uczestnicy prawdopodobnie będą mogli pracować bezpośrednio w elemencie.

Uwaga dotycząca ochrony elementów przed zmianami    Najprostszym sposobem upewnienia się, że uczestnicy nie wprowadzają żadnych zmian w samym elemencie, jest wyewidencjonowywanie elementu na czas trwania. Jak już powiedzieliśmy, przepływy pracy nie mogą rozpocząć się od żadnego elementu, który jest obecnie wyewidencjonowany.

Istnieją dwa sposoby obejścia tego:

• Możesz poczekać na uruchomienie przepływu pracy, a następnie sprawdzić, czy element jest wyewidencjonowywania przez cały czas wykonywania. (Jeśli przepływ pracy rozpoczyna się automatycznie, upewnij się, że znajdujesz się w polu DW na drugiej stronie formularza skojarzenia. Następnie po otrzymaniu powiadomienia o rozpoczęciu przepływu pracy dla elementu sprawdź ten element). Jednym z ograniczeń tej metody jest to, że żaden inny przepływ pracy nie będzie mógł rozpocząć od tego samego elementu, gdy jest wyewidencjonowany.

• Możesz też pozostawić element zaewidencjonowany, ale upewnij się, że uczestnicy wiedzą, że ważne jest, aby nie wyewidencjonowywanie elementu ani wprowadzanie w nim żadnych zmian. Warto oczywiście dołączyć tę instrukcję do notatek dołączanych do powiadomień o zadaniach. Jeśli twoi uczestnicy dopiero zaczynają korzystać z przepływów pracy Zbieranie opinii, warto jeszcze wyraźniej podkreślić tę kwestię — wysyłając osobną wiadomość e-mail przed rozpoczęciem przepływu pracy, być może, lub rozmawiając osobiście z uczestnikami.

Początek segmentu

2. Zezwalaj na opinie zarówno w formularzu zadania, jak i w elemencie (wersja do współpracy)

Dzięki tej opcji element będzie przez cały czas dostępny dla wszystkich uczestników. Nikt nie musi czekać, aż ktokolwiek inny zakończy swoją recenzję przed rozpoczęciem własnej. Taka elastyczność jest możliwa dzięki funkcjom współpracy w produktach programu SharePoint.

Upewnij się tylko, że uczestnicy wiedzą, że muszą wykonać następujące czynności:

• Pozostaw element zaewidencjonowany, gdy wprowadza zmiany.

• Otwórz element w zainstalowanej wersji programu, w którą został utworzony, a nie w wersji aplikacji internetowej tego programu.

• Włącz śledzenie zmian przed wprowadzeniem zmian lub wstawieniem komentarzy.

• Zapisz wprowadzone przez nich zmiany na serwerze.

Pamiętaj, że typ przepływu pracy Zbieranie opinii zawiera opcję natychmiastowego anulowania przepływu pracy w przypadku wprowadzania jakichkolwiek zmian w przeglądanym elemencie. Jeśli ta opcja jest zaznaczona, po raz pierwszy każdy uczestnik zapisuje zmiany w elemencie — nawet prześledzone zmiany i/lub komentarze — przepływ pracy zostanie natychmiast anulowany.

Ponadto jeśli zamierzasz zezwolić na zmiany w samym elemencie, upewnij się, że w ustawieniach przechowywania wersji dla listy lub biblioteki ustawienie Wymagaj wyewidencjonowywania dokumentów przed ich edytowaniem ma wartość Nie.

Początek segmentu

3. Zezwalaj na opinie zarówno w formularzu zadania, jak i w elemencie (wersja z wyłącznym dostępem)

W ramach tej umowy tylko jeden uczestnik może wyewidencjonować element i wprowadzić w nim zmiany w dowolnym momencie:

• Jeśli zadania w przepływie pracy są przypisywane pojedynczo (w postaci kolejnej), prawdopodobnie nie będzie to problemem.

• Jeśli zadania są przypisane wszystkie jednocześnie (równolegle), uczestnicy mogą czasami czekać na dostęp do elementu, gdy inny uczestnik zakończy pracę nad nim.

Ponieważ przepływ pracy nie może rozpocząć się od elementu po wyewidencjonowaniu elementu, przed uruchomieniem tego przepływu pracy musisz się upewnić, że elementy są zaewidencjonowane.

Poinformuj uczestników, że powinni wykonać następujące czynności:

• Sprawdź element przed jego otwarciem.

• Otwórz element w zainstalowanej wersji programu, w którą został utworzony, a nie w wersji aplikacji internetowej tego programu.

• Włącz śledzenie zmian przed wprowadzeniem zmian lub wstawieniem komentarzy.

• Zapisz zmiany wprowadzone na serwerze i zaewidencjonuj go ponownie zaraz po zakończeniu pracy z nim.

Pamiętaj też, że typ przepływu pracy Zbieranie opinii zawiera opcję natychmiastowego anulowania przepływu pracy w przypadku wprowadzania jakichkolwiek zmian w przeglądanym elemencie. Jeśli ta opcja jest zaznaczona, po raz pierwszy każdy uczestnik zapisuje zmiany w elemencie — nawet prześledzone zmiany i/lub komentarze — przepływ pracy zostanie natychmiast anulowany.

Co dalej?

Jeśli chcesz zaplanować nowy przepływ pracy Zbieranie opinii, przejdź do segmentu Plan tego artykułu.

Górna część segmentu | Początek artykułu

Planowanie nowego przepływu pracy Zbieranie opinii

W tym segmencie identyfikujemy decyzje, które należy podjąć, oraz informacje potrzebne do zebrania przed dodaniem wersji przepływu pracy Zbieranie opinii.

Jeśli wiesz już, jak dodać ten typ przepływu pracy i potrzebujesz tylko przypomnienia o konkretnych krokach, możesz przejść bezpośrednio do odpowiedniego segmentu ADD (Lista/biblioteka lub Zbiór witryn) tego artykułu.

Sekcje w tym segmencie

1. Szablony i wersje

2. Wprowadzenie do formularza skojarzenia

3. Dwanaście pytań, na które należy odpowiedzieć

1. Szablony i wersje

Przepływy pracy zawarte w produktach programu SharePoint działają jako szablony wzorcowe , na których są oparte poszczególne przepływy pracy dodawane do list, bibliotek i zbioru witryn.

Za każdym razem, gdy dodajesz przepływ pracy Zbieranie opinii, na przykład dodajesz wersję ogólnego szablonu przepływu pracy Zbieranie opinii. Każdą wersję można nadać osobnej nazwie i własnym ustawieniom, które określa się w formularzu skojarzenia podczas dodawania określonej wersji. W ten sposób możesz dodać wiele przepływów pracy, wszystkie wersje na podstawie szablonu wzorca przepływu pracy Zbieranie opinii, ale każdą wersję nazwaną i dostosowaną do konkretnego sposobu, w jaki będziesz jej używać.

Na tej ilustracji dodano trzy przepływy pracy oparte na szablonie przepływu pracy Zatwierdzanie — jeden dla wszystkich typów zawartości w jednej bibliotece, jeden dla jednego typu zawartości w jednej bibliotece i jeden dla jednego typu zawartości w całym zbiorze witryn.

Początek segmentu

2. Wprowadzenie do formularza skojarzenia

Za każdym razem, gdy dodajesz nową wersję przepływu pracy na podstawie jednego z dołączonych szablonów przepływów pracy, wypełniasz formularz skojarzenia , aby określić sposób działania nowej wersji.

W poniższej sekcji znajduje się lista pytań, które przygotują Cię do wypełnienia formularza skojarzenia. Najpierw jednak poświęć chwilę lub dwie, aby przyjrzeć się formularzowi i jego polam.

Pierwsza strona formularza skojarzenia

Druga strona formularza skojarzenia

Początek segmentu

3. Dwanaście pytań, na które należy odpowiedzieć

Gdy tylko znajdziesz odpowiedzi na wszystkie pytania w tej sekcji, możesz dodać przepływ pracy.

1. Czy jest to właściwy typ przepływu pracy?

2. Jedna lista lub biblioteka albo cały zbiór witryn? (i) Jeden typ zawartości, czy wszystkie typy zawartości?

3. Jaka jest dobra nazwa?

4. Listy zadań i listy historii: Istniejące czy nowe?

5. Jak (i według kogo) można rozpocząć ten przepływ pracy?

6. Czy typy zawartości dziedziczące po tym przepływie pracy również otrzymują ten przepływ pracy?

7. Uczestnicy: Które osoby, w jakiej kolejności?

8. Jakich dodatkowych informacji potrzebują uczestnicy?

9. Opinia tylko w formularzu zadania, czy też w elemencie?

10. Kiedy zadania są należne?

11. Kiedy zakończy się ten przepływ pracy?

12. Kto musi zostać powiadomiony?

01. Czy jest to właściwy typ przepływu pracy?

Ten artykuł dotyczy szablonu przepływu pracy, który jest wyświetlany w menu Zbieranie opinii — SharePoint 2010. Jeśli nie masz pewności, czy ten typ przepływu pracy jest dla Ciebie najlepszym wyborem, wróć do segmentu LEARN tego artykułu. Aby uzyskać więcej informacji na temat innych dostępnych szablonów przepływów pracy, zobacz artykuł Informacje o przepływach pracy zawartych w programie SharePoint w sekcji Zobacz też .

Początek segmentu

02. Jedna lista lub biblioteka albo cały zbiór witryn? (i) Jeden typ zawartości, czy wszystkie typy zawartości?

Możesz udostępnić nową wersję przepływu pracy Zbieranie opinii tylko na jednej liście lub w bibliotece albo udostępnić ją w całym zbiorze witryn.

• Jeśli dodasz przepływ pracy dla jednej listy lub biblioteki, możesz skonfigurować go tak, aby był uruchamiany na wszystkich typach zawartości lub tylko na jednym typie zawartości.

• Jeśli jednak dodasz przepływ pracy dla całego zbioru witryn, musisz skonfigurować go tak, aby działał tylko na jednym typie zawartości witryny.

Co to jest typ zawartości?

Każdy dokument lub inny element przechowywany na liście lub w bibliotece programu SharePoint należy do jednego lub innego typu zawartości. Typ zawartości może być tak podstawowy i ogólny, jak dokument lub arkusz kalkulacyjny programu Excel, albo może być wysoce wyspecjalizowany jako umowa prawna lub specyfikacja projektu produktu. Niektóre typy zawartości są domyślnie dostępne w produktach programu SharePoint, ale możesz je zarówno dostosować, jak i dodać inne, które tworzysz samodzielnie.

Początek segmentu

03. Co to jest dobre imię?

Nadaj wersji przepływu pracy nazwę, która:

• Wyraźnie wskazuje, do czego jest on używany.

• Wyraźnie odróżnia go od innych przepływów pracy.

Przykład

Załóżmy, że jesteś członkiem grupy redaktorów. Grupa chce korzystać z dwóch różnych przepływów pracy Zbieranie opinii:

• Uruchomisz pierwszy przepływ pracy dla każdego dokumentu przesłanego przez członka własnej grupy. Ten przepływ pracy zbiera opinie tylko odkierownika twojej grupy.

• Drugi przepływ pracy zostanie uruchomiony dla każdego dokumentu przesłanego przez osoby spoza Twojej grupy. Ten przepływ pracy zbiera opinie odkażdego członka grupy.

Możesz nadać nazwę pierwszemu przepływowi pracy Wewnątrz przesyłania opinii , a drugi zewnętrznej opinii o przesłaniu.

Początek segmentu

04. Listy zadań i listy historii: Istniejące czy nowe?

Przepływ pracy może korzystać z domyślnej listy zadań i historii witryny, używać innych istniejących list lub żądać nowych list tylko dla tego przepływu pracy.

• Jeśli witryna będzie miała wiele przepływów pracy lub niektóre przepływy pracy będą obejmować wiele zadań, rozważ zażądanie nowych list dla każdego przepływu pracy. (Zarządzanie zbyt długimi listami to jedna z rzeczy, które mogą spowalniać wydajność. Obsługa kilku krótszych list niż jedna bardzo długa jest szybsza i łatwiejsza w obsłudze systemu.

• Jeśli zadania i historia tego przepływu pracy będą zawierać poufne lub poufne dane, które mają zostać oddzielone od list ogólnych, na pewno należy wskazać, że dla tego przepływu pracy mają być nowe, oddzielne listy. (Po dodaniu przepływu pracy upewnij się, że dla nowych list zostały ustawione odpowiednie uprawnienia).

Początek segmentu

05. Jak (i według kogo) można rozpocząć ten przepływ pracy?

Przepływ pracy można skonfigurować tak, aby uruchamiany był tylko ręcznie, tylko automatycznie lub w dowolny z tych sposobów:

• Po ręcznym uruchomieniu przepływu pracy Zbieranie opinii dla określonego dokumentu lub elementu jest prezentowany inny formularz inicjowania. Formularz inicjowania zawiera większość ustawień z drugiej strony formularza skojarzenia . Dzięki temu, jeśli osoba uruchamiająca przepływ pracy chce zmienić dowolne z tych ustawień (tylko dla bieżącego wystąpienia), może to zrobić przed kliknięciem przycisku Start.

• Oczywiście przy automatycznym rozpoczęciu nie ma możliwości przedstawienia formularza inicjowania, więc domyślne ustawienia określone w formularzu skojarzenia są używane bez żadnych zmian.

Na poniższej ilustracji przedstawiono różnicę między uruchamianiem ręcznym a automatycznym uruchamianiem.

Wszelkie zmiany wprowadzone w formularzu inicjowania są stosowane tylko w bieżącym wystąpieniu przepływu pracy. Aby zmienić stałe, domyślne ustawienia przepływu pracy, należy edytować oryginalny formularz skojarzenia , jak wyjaśniono w sekcji CHANGE tego artykułu.

Uruchamianie ręczne

Jeśli zezwolisz na uruchamianie ręczne, każda osoba, która ma niezbędne uprawnienia, może w dowolnym momencie uruchomić przepływ pracy od dowolnego kwalifikującego się elementu.

Zaletą ręcznego uruchamiania jest to, że Ty i Twoi współpracownicy możecie uruchamiać przepływ pracy tylko wtedy, gdy i jeśli zdecydujesz się na to, i że za każdym razem, gdy go uruchomisz, będziesz mieć możliwość zmiany niektórych ustawień za pomocą formularza inicjowania.

Szybki przykład    Jeśli przepływ pracy ma być uruchamiany tylko na elementach utworzonych przez autora spoza zespołu, uruchomienie go tylko ręcznie uniemożliwi jego automatyczne uruchamianie na elementach utworzonych przez Ciebie i Twoich członków zespołu. Rozwiązanie alternatywne: zachowaj jedną listę lub bibliotekę dla elementów autorów w zespole oraz oddzielną listę lub bibliotekę elementów od wszystkich innych autorów. Dzięki temu przepływ pracy można uruchamiać automatycznie, ale tylko na liście autorów zewnętrznych).

Podstawową wadą uruchamiania ręcznego jest to, że ktoś musi pamiętać o uruchomieniu przepływu pracy, gdy jest to właściwe.

Automatyczne uruchamianie

Przepływ pracy można skonfigurować tak, aby był uruchamiany automatycznie przez jedno lub każde z następujących zdarzeń:

• Nowy element zostanie utworzony na liście lub w bibliotece lub przekazany do niej.

• Element już przechowywany na liście lub w bibliotece zostanie zmieniony.

Zaletą automatycznego uruchamiania jest to, że nikt nie musi pamiętać o uruchomieniu przepływu pracy. Jest ono uruchamiane za każdym razem, gdy występuje zdarzenie wyzwalające.

Szybki przykład    Załóżmy, że księgowy w Twojej organizacji musi przejrzeć każdy budżet przekazany do biblioteki Budżety lub utworzony w tej bibliotece. Możesz dodać przepływ pracy Zbieranie opinii do tej biblioteki i określić księgowego jako jedynego uczestnika. Przepływ pracy można skonfigurować tak, aby uruchamiał się automatycznie za każdym razem, gdy nowy element jest dodawany do listy ("utworzono w"). Dzięki temu Księgowy zawsze będzie na bieżąco aktualizowany.

Dwie wady automatycznego uruchamiania:

• Nie można zatrzymać uruchamiania przepływu pracy za każdym razem, gdy występuje zdarzenie wyzwalające.

• Nie można zmienić żadnych ustawień na początku pojedynczego wystąpienia.

Początek segmentu

06. Czy typy zawartości dziedziczące po tym przepływie pracy również są dostępne?

Po dodaniu przepływu pracy do typu zawartości dla całego zbioru witryn możesz również dodać przepływ pracy do wszystkich innych typów zawartości w zbiorze witryn, które dziedziczą typ zawartości, do której dodajesz przepływ pracy. (Jeśli dodajesz przepływ pracy dla jednej listy lub biblioteki, ta opcja nie będzie wyświetlana w formularzu skojarzenia).

Notatki

• Wykonanie całej dodatkowej operacji dodawania może zająć dużo czasu.

• Jeśli dziedziczenie zostało przerwane w przypadku witryn lub podwitryn, w których ten przepływ pracy ma zostać dodany do dziedziczenia typów zawartości, przed uruchomieniem tej operacji upewnij się, że jesteś członkiem grupy Właściciele w każdej z tych witryn lub podwitryn.

Początek segmentu

07. Uczestnicy: Którzy ludzie, w jakiej kolejności?

Musisz podać imię i nazwisko lub adres e-mail dla każdej osoby, do której zostaną przypisane zadania przeglądowe.

Jeden etap lub wiele    etapów? Możesz wybrać jeden etap przeglądania zadań lub mieć wiele etapów. Jeśli masz więcej niż jeden etap, etapy zostaną wykonane jeden po drugim.

Równoległe recenzje lub recenzje seryjne    ? W przypadku uczestników na jednym etapie możesz określić, czy zadania recenzowania mają być przypisane wszystkim w tym samym czasie (równolegle), albo przypisać zadania recenzowania kolejno (w kolejności kolejnej) w wskazanej kolejności. Opcja kolejna może być przydatna, jeśli na przykład skonfigurujesz przepływ pracy tak, aby kończył się po pierwszym odrzuceniu, lub jeśli chcesz, aby uczestnicy mogli przeglądać komentarze wcześniejszych uczestników w ramach kontekstu ich recenzji.

Przykład

Ten prosty scenariusz ilustruje kilka zalet zarówno wielu etapów, jak i kolejnych recenzji:

Wyobraź sobie, że Michał dodaje nowy przepływ pracy Zbieranie opinii. Chce, aby jego współpracownicy Anna i Sean najpierw sprawdzili każdy element, zanim sam go sprawdzi. W ten sposób może zobaczyć ich komentarze, zanim rozpocznie własną recenzję. Frank może skonfigurować tę funkcję na dwa sposoby:

• Za pomocą seryjnej    recenzji Frank tworzy jednoetapowy przegląd seryjny, w którym Anna i Sean są pierwszymi dwoma uczestnikami, a on jest trzecim.
  W takim układzie Anna musi przesłać swoją opinię przed przypisaniem zadania Szymona; a następnie Szymon musi przesłać swoją opinię, zanim zadanie Jana zostanie przypisane.
  Oto jak Frank tworzy swoją jednoetapową recenzję seryjną.
  

• Korzystając z dwóch    etapów Jeśli Frank chce, aby Anna i Sean mieli przydzielić swoje recenzje w tym samym czasie, tak aby Sean nie musiał czekać, aż Anna zakończy, zanim będzie mogła rozpocząć, może ustawić dwa etapy przepływu pracy: pierwszy równoległy etap recenzji Anny i Seana, a drugi oddzielny etap tylko dla własnej recenzji. Jeśli pierwszy etap nie zostanie ukończony, drugi etap nigdy się nie rozpoczyna.
  Oto jak Frank tworzy swój dwuetapowy przegląd równoległy.
  

Poniżej przedstawiono diagramy obu rozwiązań.

Uczestnicy zewnętrzni    Istnieje specjalny proces obejmujący uczestników, którzy nie są członkami Twojej organizacji programu SharePoint. W tym procesie członek witryny pełni rolę serwera proxy dla uczestnika zewnętrznego.

Oto diagram tego procesu:

Przypisz jedno zadanie do każdej całej grupy lub po jednym do każdego członka grupy?    Jeśli uwzględnisz adres grupy lub listę dystrybucyjną wśród uczestników przepływu pracy, możesz zlecić każdemu członkowi grupy przypisanie jednego zadania lub przypisanie tylko jednego zadania do całej grupy (ale nadal wysyłanie powiadomienia o tym pojedynczym zadaniu do każdego członka). Gdy do całej grupy przydzielono tylko jedno zadanie, każdy członek grupy może odebrać i wykonać to pojedyncze zadanie. (Instrukcje dotyczące pobierania zadań grupowych znajdują się w segmencie COMPLETE tego artykułu).

Początek segmentu

08. Jakich dodatkowych informacji potrzebują uczestnicy?

Formularz skojarzenia zawiera pole tekstowe, w którym możesz podać instrukcje, szczegółowe informacje na temat wymagań, zasobów i tak dalej.

Pytania, na które możesz odpowiedzieć w tym polu tekstowym:

• Jeśli uczestnicy mają trudności lub pytania, z kim powinni się skontaktować?

• Czy recenzenci mogą przesyłać opinie tylko w formularzu zadania, czy też mogą wstawiać prześledzone zmiany i komentarze do elementu itself?

• Jeśli recenzenci mogą wstawiać prześledzone zmiany i komentarze do samego elementu, czy powinni wyewidencjonować element przed wprowadzeniem w nim zmian, czy też pozostawić ten element zaewidencjonowany, aby wielu recenzentów mogło pracować nad nim jednocześnie?

• Jeśli przepływ pracy przydzieli tylko jedno zadanie do każdej grupy lub listy dystrybucyjnej, wspomnij tutaj, że jeden członek każdej takiej grupy powinien żądać zadania przed jego ukończeniem. Dzięki temu inni członkowie grupy nie marnuje czasu, rozpoczynając to samo zadanie. (Instrukcje dotyczące pobierania zadań grupowych znajdują się w segmencie COMPLETE tego artykułu).

Początek segmentu

09. Opinia tylko w formularzu zadania, czy też w elemencie?

Istnieje kilka zagadnień związanych z tym ważnym pytaniem. Jeśli jeszcze tego nie zrobiono, otwórz i przeczytaj segment ZEZWALAJ w tym artykule, aby uzyskać więcej informacji.

Początek segmentu

10. Kiedy zadania są należne?

Możesz wskazać termin wykonania zadań przepływu pracy na dwa lub dwa sposoby:

Według daty kalendarza    Możesz określić pojedynczą datę kalendarza, według której wszystkie zadania mają być należne.

• Jeśli skonfigurujesz automatyczne uruchamianie przepływu pracy, zwykle nie należy używać tej opcji. Jest to spowodowane tym, że określona wartość daty nie będzie automatycznie dopasowywana względem bieżącej daty przy każdym uruchomieniu przepływu pracy.

Według czasu trwania zadania    Możesz określić liczbę dni, tygodni lub miesięcy dozwolonych na wykonanie każdego zadania, począwszy od momentu przypisania zadania.

• Data ukończenia kalendarza zastępuje określony czas trwania zadania. Oznacza to, że jeśli dzisiaj jest 10 czerwca, a dziś przydzielono mi zadanie, które ma trzydniowy czas trwania, ale ma również datę ukończenia kalendarza na 11 czerwca, zadanie będzie należne 11 czerwca (data ukończenia kalendarza), a nie 13 czerwca (ostatni dzień czasu trwania trzech dni).

Początek segmentu

11. Kiedy zakończy się ten przepływ pracy?

Aby uniknąć zmarnowanego czasu poświęconego na niepotrzebne recenzje, możesz wybrać opcję natychmiastowego anulowania przepływu pracy, jeśli w elemencie wprowadzono jakąkolwiek zmianę.

Jeśli wybierzesz tę opcję, uczestnicy będą mogli przekazywać opinie tylko w swoich formularzach zadań. Oznacza to, że nie mogą wstawiać prześledzonych zmian i komentarzy do samego elementu, ponieważ spowodowałoby to zmianę elementu, co z kolei spowodowałoby anulowanie przepływu pracy. Jeśli wybierzesz tę opcję, pamiętaj, aby ująć notatkę w polu Żądanie , instruując uczestników, aby nie wprowadzali żadnych zmian bezpośrednio w elemencie do recenzji.

Początek segmentu

12. Kto musi zostać powiadomiony?

W polu DW na drugiej stronie formularza skojarzenia możesz wprowadzić imiona i nazwiska lub adresy wszystkich osób, które powinny otrzymywać powiadomienia przy każdym uruchomieniu lub zakończeniu tego przepływu pracy.

• Wprowadzenie tutaj nazwy nie powoduje przypisania zadania przepływu pracy tej osobie.

• Gdy przepływ pracy zostanie uruchomiony ręcznie, osoba, która go uruchomi , otrzyma powiadomienia o rozpoczęciu i zatrzymaniu bez konieczności jego podania w tym polu.

• Gdy przepływ pracy zostanie uruchomiony automatycznie, osoba, która go pierwotnie dodała , otrzyma powiadomienia o rozpoczęciu i zatrzymaniu bez konieczności jej wykreślania w tym polu.

Co dalej?

Jeśli chcesz dodać nowy przepływ pracy Zbieranie opinii do listy, biblioteki lub zbioru witryn, przejdź do odpowiedniego segmentu ADD (Lista/biblioteka lub Zbiór witryn) tego artykułu.

Górna część segmentu | Początek artykułu

Dodawanie przepływu pracy
Zbieranie opinii (dotyczy tylko jednej listy lub biblioteki)

Jeśli nie znasz jeszcze dodawania przepływów pracy, warto zapoznać się z poprzednimi segmentami LEARN, ALLOW i PLAN w tym artykule przed rozpoczęciem czynności w tym segmencie.

Sekcje w tym segmencie

1. Przed rozpoczęciem

2. Dodawanie przepływu pracy

1. Przed rozpoczęciem

Aby można było dodać przepływ pracy, muszą być uporządkowane dwie kwestie:

Email    Aby przepływ pracy wysyłał powiadomienia e-mail i przypomnienia, wiadomości e-mail muszą być włączone dla Twojej witryny programu SharePoint. Jeśli nie masz pewności, czy zostało to już zrobione, skontaktuj się z administratorem programu SharePoint.

Uprawnienia    Ustawienia domyślne wymagają, aby mieć uprawnienie Zarządzanie Listy do dodawania przepływów pracy dla list, bibliotek lub zbiorów witryn. (Grupa Właściciele ma domyślnie uprawnienie Zarządzaj Listy; grupa Członkowie i Grupy Odwiedzający nie. Aby uzyskać więcej informacji o uprawnieniach, zobacz segment LEARN tego artykułu).

Początek segmentu

2. Dodawanie przepływu pracy

Wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz listę lub bibliotekę, do której chcesz dodać przepływ pracy.

2. Na wstążce kliknij kartę Lista lub Biblioteka.

   Uwaga: Nazwa karty może się różnić w zależności od typu listy lub biblioteki. Na przykład na liście kalendarzy ta karta nosi nazwę Kalendarz.

3. W grupie Ustawienia kliknij pozycję Ustawienia przepływu pracy.

4. Na stronie Ustawienia przepływu pracy określ jeden typ zawartości dla przepływu pracy do uruchomienia lub Wszystkie (dla wszystkich typów zawartości), a następnie kliknij pozycję Dodaj przepływ pracy.
   

5. Wypełnij pierwszą stronę formularza skojarzenia.
   (Instrukcje następują po ilustracji).

1. Gdy wszystkie ustawienia w tym formularzu są odpowiednie, kliknij przycisk Dalej.

2. Wypełnij drugą stronę formularza skojarzenia.
   (Instrukcje następują po ilustracji).

   Uwaga: Produkty programu SharePoint udostępniają kilka pierwszych opcji na drugiej stronie formularza skojarzenia — liczby od jednego do siedmiu na poniższej ilustracji, od Przypisz do do do DW — za każdym razem, gdy uruchamiasz przepływ pracy ręcznie, dzięki czemu możesz wprowadzać zmiany w tych opcjach tylko dla tego jednego wystąpienia.

1. Jeśli wszystkie ustawienia na tej stronie są odpowiednie, kliknij przycisk Zapisz , aby utworzyć przepływ pracy.

Produkty programu SharePoint tworzą nową wersję przepływu pracy.

Co dalej?

Jeśli wszystko jest gotowe, przejdź do segmentu START tego artykułu i rozpocznij pierwsze wystąpienie, aby przetestować nowy przepływ pracy.

Górna część segmentu | Początek artykułu

Dodawanie przepływu pracy
Zbieranie opinii (dla całego zbioru witryn)

Jeśli nie znasz jeszcze dodawania przepływów pracy, warto zapoznać się z poprzednimi segmentami LEARN, ALLOW i PLAN w tym artykule przed rozpoczęciem czynności w tym segmencie.

Sekcje w tym segmencie

1. Przed rozpoczęciem

2. Dodawanie przepływu pracy

1. Przed rozpoczęciem

Aby można było dodać przepływ pracy, muszą być uporządkowane dwie kwestie:

Email Aby przepływ pracy wysyłał powiadomienia e-mail i przypomnienia, dla witryny musi być włączona poczta e-mail. Jeśli nie masz pewności, czy zostało to już zrobione, skontaktuj się z administratorem programu SharePoint.

Uprawnienia    Ustawienia domyślne programu SharePoint wymagają, aby mieć uprawnienie Zarządzanie Listy do dodawania przepływów pracy dla list, bibliotek lub zbiorów witryn. (Grupa Właściciele ma domyślnie uprawnienie Zarządzaj Listy; grupa Członkowie i Grupy Odwiedzający nie. Aby uzyskać więcej informacji o uprawnieniach, zobacz segment LEARN tego artykułu).

Początek segmentu

2. Dodawanie przepływu pracy

Wykonaj następujące czynności:

1. Przejdź do strony głównej zbioru witryn (nie strony głównej witryny lub podwitryny w zbiorze).

2. Kliknij ikonę Ustawienia a następnie kliknij pozycję Ustawienia witryny.

3. Na stronie Ustawienia witryny w obszarze Galerie Designer sieci Web kliknij pozycję Typy zawartości witryny.

4. Na stronie Typy zawartości witryny kliknij nazwę typu zawartości witryny, dla którego chcesz dodać przepływ pracy.

   Uwaga: Przepływ pracy dodany do całego zbioru witryn musi zostać dodany tylko dla elementów jednego typu zawartości.

   

   1. Na stronie wybranego typu zawartości w obszarze Ustawienia kliknij pozycję Ustawienia przepływu pracy.
      

   2. Na stronie Ustawienia przepływu pracy kliknij link Dodaj przepływ pracy .
      

   3. Wypełnij pierwszą stronę formularza skojarzenia.
      (Instrukcje następują po ilustracji).

1. Gdy wszystkie ustawienia na tej stronie są odpowiednie, kliknij przycisk Dalej.

2. Wypełnij drugą stronę formularza skojarzenia.
   (Instrukcje następują po ilustracji).

   Uwaga: Produkty programu SharePoint udostępniają kilka pierwszych opcji na drugiej stronie formularza skojarzenia — liczby od jednego do siedmiu na poniższej ilustracji, od recenzentów do DW — za każdym razem, gdy przepływ pracy jest uruchamiany ręcznie, dzięki czemu można wprowadzać zmiany w tych opcjach tylko w tym jednym wystąpieniu.

1. Jeśli wszystkie ustawienia na tej stronie są odpowiednie, kliknij przycisk Zapisz , aby utworzyć przepływ pracy.

Produkty programu SharePoint tworzą nową wersję przepływu pracy.

Co dalej?

Jeśli wszystko jest gotowe, przejdź do segmentu START tego artykułu i rozpocznij pierwsze wystąpienie, aby przetestować nowy przepływ pracy.

Górna część segmentu | Początek artykułu

Uruchamianie przepływu pracy Zbieranie opinii

Przepływ pracy można skonfigurować tak, aby uruchamiany był tylko ręcznie, tylko automatycznie lub w dowolny z tych sposobów:

• Ręcznie w dowolnym momencie, przez każdą osobę, która ma niezbędne uprawnienia.

• Automatycznie za każdym razem, gdy występuje określone zdarzenie wyzwalające — to jest zawsze, gdy element jest dodawany do listy lub biblioteki i/lub za każdym razem, gdy element znajdujący się już na liście zostanie w jakikolwiek sposób zmieniony.
  (Zdarzenie lub zdarzenia wyzwalające są określone na pierwszej stronie formularza skojarzenia podczas pierwotnego dodawania i konfigurowania przepływu pracy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz segment PLAN tego artykułu).

Sekcje w tym segmencie

1. Automatyczne uruchamianie przepływu pracy

2. Ręczne uruchamianie przepływu pracy

3. Ręczne uruchamianie z listy lub biblioteki

4. Ręczne uruchamianie z poziomu programu pakietu Microsoft Office

1. Automatyczne uruchamianie przepływu pracy

Jeśli przepływ pracy jest skonfigurowany do automatycznego uruchamiania, to za każdym razem, gdy występuje zdarzenie wyzwalające, przepływ pracy jest uruchamiany na elemencie, który go wyzwolił.

Po uruchomieniu przepływ pracy przydziela pierwsze zadanie lub zadania i wysyła do każdego z nich powiadomienie o zadaniu. W międzyczasie wysyła również powiadomienia o rozpoczęciu (w odróżnieniu od powiadomień o zadaniu) do osoby, która pierwotnie dodała przepływ pracy, oraz do wszystkich osób wymienionych w polu DW na drugiej stronie formularza skojarzenia.

Początek segmentu

2. Ręczne uruchamianie przepływu pracy

Uwaga dotycząca uprawnień    Zwykle musisz mieć uprawnienie Edytuj elementy, aby uruchomić przepływ pracy. (Domyślnie zarówno grupa Członkowie, jak i Właściciele mają to uprawnienie, ale grupa Odwiedzający nie ma takiego uprawnienia. Właściciel może jednak wybrać, w zależności od przepływu pracy, uprawnienia Zarządzanie Listy dla osób, które uruchamiają przepływ pracy. Wybierając tę opcję, właściciele mogą zasadniczo określić, że tylko oni i inni Właściciele mogą uruchomić określony przepływ pracy. Aby uzyskać więcej szczegółowych informacji, zobacz segment Dowiedz się z tego artykułu).

Dwa miejsca, od których można zacząć

Przepływ pracy można uruchomić ręcznie z dwóch miejsc:

• Z listy lub biblioteki , w której jest przechowywany element

• Od wewnątrz samego elementu otwarto go w programie pakietu Microsoft Office, w którym został utworzony. (Należy pamiętać, że musi to być pełny, zainstalowany program, a nie wersja aplikacji sieci Web).

Pozostałe dwie sekcje w tym segmencie zawierają instrukcje dotyczące obu tych metod.

Początek segmentu

3. Ręczne uruchamianie z listy lub biblioteki

1. Przejdź do listy lub biblioteki, na której jest przechowywany element, dla którego chcesz uruchomić przepływ pracy.

2. Kliknij ikonę przed nazwą elementu, aby zaznaczyć element, a następnie na karcie Pliki na wstążce w grupie Przepływy pracy kliknij pozycję Przepływy pracy.

3. Na stronie Przepływy pracy: Nazwa elementu w obszarze Uruchamianie nowego przepływu pracy kliknij przepływ pracy, który chcesz uruchomić.
   

4. W formularzu inicjowania wprowadź wszelkie zmiany, które chcesz zastosować do tego konkretnego wystąpienia przepływu pracy.

   Uwaga: Zmiany wprowadzone w tym miejscu w formularzu inicjowania są używane tylko w bieżącym wystąpieniu przepływu pracy. Jeśli chcesz wprowadzić zmiany, które będą stosowane za każdym razem, gdy przepływ pracy jest uruchamiany, lub jeśli chcesz zmienić ustawienia przepływu pracy, które nie są wyświetlane w tym formularzu, zobacz segment CHANGE tego artykułu.

1. Jeśli wszystkie ustawienia w formularzu inicjowania są odpowiednie, kliknij przycisk Rozpocznij , aby uruchomić przepływ pracy.

Przepływ pracy przypisuje pierwsze zadanie lub zadania, a w międzyczasie wysyła powiadomienia o rozpoczęciu do Ciebie i do wszystkich osób wymienionych w polu DW formularza inicjowania.

Początek segmentu

4. Ręczne uruchamianie z poziomu programu pakietu Microsoft Office

1. Otwórz element w zainstalowanym programie pakietu Office na komputerze.

2. W otwartym elemencie kliknij kartę Plik , kliknij pozycję Zapisz & wyślij, a następnie kliknij przepływ pracy, który chcesz uruchomić dla elementu.

3. Jeśli zostanie wyświetlony następujący komunikat z informacją, że przepływ pracy wymaga zaewidencjonowania pliku, kliknij przycisk Synchronizacja.

4. Kliknij duży przycisk Uruchom przepływ pracy .

5. Na stronie Zmienianie przepływu pracy w formularzu inicjowania wprowadź wszelkie zmiany, które chcesz zastosować do tego konkretnego wystąpienia przepływu pracy.

   Uwaga: Zmiany wprowadzone w tym miejscu w formularzu inicjowania są używane tylko w bieżącym wystąpieniu przepływu pracy. Jeśli chcesz wprowadzić zmiany, które będą stosowane za każdym razem, gdy przepływ pracy jest uruchamiany, lub jeśli chcesz zmienić ustawienia przepływu pracy, które nie są wyświetlane w tym formularzu, zobacz segment CHANGE tego artykułu.

   

1. Jeśli masz odpowiednie ustawienia w formularzu inicjowania, kliknij przycisk Rozpocznij , aby uruchomić przepływ pracy.

Przepływ pracy przypisuje pierwsze zadanie lub zadania, a w międzyczasie wysyła powiadomienia o rozpoczęciu do Ciebie i do wszystkich osób wymienionych w polu DW formularza inicjowania.

Co dalej?

• Jeśli ten przepływ pracy jest uruchamiany po raz pierwszy, czy inni uczestnicy będą potrzebować informacji i pomocy, aby ukończyć przydzielone im zadania? (Może się okazać, że segment COMPLETE tego artykułu jest przydatny).

• Warto również sprawdzić, czy uczestnicy otrzymują powiadomienia e-mail, a w szczególności, czy te powiadomienia nie są niewłaściwie traktowane przez filtry wiadomości-śmieci.

• I oczywiście możesz mieć co najmniej jedno zadanie przepływu pracy do wykonania samodzielnie. Aby uzyskać szczegółowe informacje, przejdź do segmentu COMPLETE tego artykułu.

• W międzyczasie, aby dowiedzieć się, jak śledzić postęp bieżącego wystąpienia przepływu pracy, przejdź do segmentu MONITOR tego artykułu.

Górna część segmentu | Początek artykułu

Wykonywanie zadania przepływu pracy Zbieranie opinii

Jeśli po raz pierwszy przydzielono Ci zadanie w przepływie pracy Zbieranie opinii, warto przejrzeć cały ten segment artykułu przed ukończeniem zadania. Dzięki temu będziesz wiedzieć o wszystkich opcjach, które mogą być dla Ciebie otwarte.

Najpierw upewnij się, że masz odpowiedni artykuł

Różne typy przepływów pracy wymagają różnych akcji zadania.

Przed rozpoczęciem upewnij się, że przypisane zadanie jest rzeczywiście zadaniem przepływu pracy Zbieranie opinii, a nie zadaniem innego typu przepływu pracy.

Poszukaj tekstu Przejrzyj w dowolnej z następujących lokalizacji:

• W wierszu Temat powiadomienia o
  zadaniu

• Na pasku komunikatów w elemencie do przejrzenia
  

• W tytule zadania na stronie
  Stan przepływu pracy

Jeśli nie widzisz tekstu Przejrzyj w tych lokalizacjach, skontaktuj się z osobą, która rozpoczęła lub pierwotnie dodała przepływ pracy, aby dowiedzieć się, na którym szablonie przepływu pracy jest oparty , lub czy jest to niestandardowy przepływ pracy. Linki do artykułów na temat korzystania z innych typów przepływów pracy zawartych w produktach programu SharePoint znajdują się w sekcji Zobacz też w tym artykule.

Jeśli jednak zadanie jest zadaniem Zbieraj opinie, czytaj dalej.

Sekcje w tym segmencie

1. Omówienie tego procesu

2. Przechodzenie do elementu i formularza zadania z komunikatu z powiadomieniem o zadaniu

3. Przechodzenie do elementu i formularza zadania z listy lub biblioteki

4. Przejrzyj element

5. Ukończ i prześlij formularz zadania

6. Zaległe powiadomienia

7. Wykonywanie zadania grupowego przed jego ukończeniem (opcjonalnie)

8. Żądanie zmiany elementu (opcjonalnie)

9. Ponowne przypisywanie zadania innej osobie (opcjonalnie)

10. Wykonywanie zadania w imieniu uczestnika zewnętrznego (opcjonalnie)

1. Przegląd procesu

Po przypisaniu zadania w przepływie pracy informacje o zadaniu zwykle są wyświetlane na jeden z trzech sposobów:

• Otrzymasz powiadomienie e-mail o zadaniu.

• Po otwarciu dokumentu pakietu Microsoft Office zostanie wyświetlony pasek komunikatów informujący o przypisaniu zadania pokrewnego.

• Sprawdzasz witrynę programu SharePoint i odkrywasz, że co najmniej jedno zadanie jest do Ciebie przypisane.

Gdy okaże się, że przypisano Ci zadanie przepływu pracy Zbieranie opinii, zwykle wykonujesz dwie czynności:

• Przejrzyj element    Otwierasz i przeglądasz element.

• Kończenie zadania    Za pomocą formularza zadania można przesłać wyniki recenzji.

W ukończeniu zadania często biorą udział następujące trzy elementy:

• Wiadomość z powiadomieniem (otrzymana jako wiadomość e-mail)

• Element przesłany do recenzji (który otwierasz i przeglądasz)

• Formularz zadania (który jest otwierany, wypełniany i przesyłany)

Oto jak wyglądają te trzy elementy.

Początek segmentu

2. Przechodzenie do elementu i formularza zadania z komunikatu z powiadomieniem o zadaniu

Wykonaj następujące czynności:

1. W komunikacie z powiadomieniem o zadaniu w sekcji Aby wykonać to zadanie , kliknij link do elementu.

2. W otwartym elemencie kliknij przycisk Otwórz to zadanie na pasku komunikatów.

Początek segmentu

3. Przechodzenie do elementu i formularza zadania z listy lub biblioteki

Wykonaj następujące czynności:

1. Na liście lub w bibliotece, w której jest przechowywany element do przejrzenia, kliknij link W toku skojarzony z elementem i przepływem pracy.

2. Na stronie Stan przepływu pracy kliknij tytuł zadania.

3. W formularzu zadania w obszarze To zadanie przepływu pracy dotyczy paska komunikatów kliknij link do elementu.

Początek segmentu

4. Przejrzyj element

W tym przykładzie element jest dokumentem Word firmy Microsoft.

Zwróć uwagę na dwa żółte paski komunikatów w górnej części dokumentu:

Odczyt serwera —   Tylko Ten dokument jest otwarty w trybie tylko do odczytu — tj. można go odczytać, ale nie można wprowadzać w nim żadnych zmian.

Osoba uruchamiająca przepływ pracy może zezwalać tylko na opinie w formularzu zadania lub zezwalać na prześledzone zmiany i komentarze w samym elemencie. Jeśli nie masz pewności, czy chcesz pracować nad samym elementem, skontaktuj się z osobą, która uruchomiła przepływ pracy, lub z osobą, która go dodała. Jeśli chcesz wstawić prześledzone zmiany i komentarze, kliknij przycisk Edytuj dokument .

Oto kilka kwestii, o których warto pamiętać:

• Przed wstawieniem prześledzonych zmian i komentarzy upewnij się, że wiesz, czy dokument ma zostać wyewidencjonowany, czy też chcesz pozostawić zaewidencjonowany dokument, aby wielu recenzentów mogło pracować nad nim jednocześnie.

• Przed wstawieniem zmian lub komentarzy włącz śledzenie zmian. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz segment ZEZWALAJ w tym artykule.

• Pamiętaj o zapisaniu zmian na serwerze po zakończeniu pracy z tym elementem. Jeśli element został wyewidencjonowany, zaewidencjonuj go ponownie.

Przepływ pracy    Zadanie Gdy wszystko będzie gotowe do ukończenia i przesłania formularza zadania, kliknij przycisk Otwórz to zadanie .

Początek segmentu

5. Wypełnij i prześlij formularz zadania

Formularz zadania dla zadania przepływu pracy Zbieranie opinii wygląda mniej więcej tak.

Zwróć uwagę, że dwie pierwsze kontrolki (Usuń element i To zadanie przepływu pracy dotyczą tytułu elementu) nie są wyświetlane w formularzu zadania po otwarciu go z wewnątrz elementu do przeglądu.

Początek segmentu

6. Zaległe powiadomienia

Jeśli zadanie lub całe wystąpienie przepływu pracy jest zaległe w celu ukończenia, powiadomienia są automatycznie wysyłane do:

• Osoba, do której przypisano zadanie.

• Osoba, która rozpoczęła przepływ pracy (lub, jeśli uruchomienie było automatyczne, do osoby, która pierwotnie dodała przepływ pracy).

Początek segmentu

7. Przed wykonaniem zadania grupowego utwórz zadanie grupowe (opcjonalnie)

Jeśli do całej grupy, do której należysz, przypisano tylko jedno zadanie, każdy członek grupy może żądać i wykonywać to pojedyncze zadanie w imieniu całej grupy.

Przed przejrzeniem elementu wyjmij zadanie. Zaraz po odebraniu zadania zostanie ono ci przydzielone i żaden inny członek grupy nie będzie mógł go ukończyć. (W ten sposób tylko jedna osoba wykonuje niezbędną pracę).

1. Na stronie Stan przepływu pracy wskaż nazwę zadania przydzielonego do grupy, aż pojawi się strzałka.

2. Kliknij strzałkę, kliknij pozycję Edytuj element , a następnie w formularzu zadania kliknij przycisk Prześlij zadanie .
   

Po odświeżeniu strony Stan przepływu pracy widać, że zadanie nie jest już przypisane do grupy, ale teraz specjalnie dla Ciebie.

Jeśli później chcesz ponownie zwolnić zadanie dla grupy bez jego ukończenia, wykonaj te same czynności, aby powrócić do formularza zadania, ale teraz kliknij przycisk Zwolnij zadanie .

Powrót do przeglądania elementu

8. Zażądaj zmiany elementu (opcjonalnie)

Przed rozpoczęciem tego procesu należy pamiętać, że przepływ pracy może zostać skonfigurowany do natychmiastowego zakończenia , jeśli w elemencie wprowadzono jakąkolwiek zmianę. Warto skontaktować się z osobą, która rozpoczęła lub pierwotnie dodała przepływ pracy, aby upewnić się, że jest odpowiednia zmiana i że przepływ pracy ma się zakończyć w tym momencie.

Zademonstruujemy opcję żądania zmiany, umieszczając ją w scenariuszu:

Po pierwsze, wyobraź sobie, że nazywasz się Frank.

Załóżmy, że współpracownik o imieniu Anna uruchomił przepływ pracy Zbieranie opinii nad utworzonym przez nie dokumentem.

Podczas przeglądania nowego dokumentu Anny uważasz, że wprowadzenie jest zbyt długie.

Kliknij przycisk Zażądaj zmiany u dołu formularza zadania przepływu pracy, a następnie wypełnij ten formularz.

Jeśli wszystkie wpisy formularza są odpowiednie, kliknij pozycję Wyślij, a bieżące zadanie zostanie oznaczone jakoUkończone. (Ale to jeszcze nie wszystko. Po ukończeniu zadania zmiany Anny zostanie ponownie przypisane zadanie recenzowanie).

Tymczasem Anna otrzymuje następujące powiadomienie e-mail:

Anna może po zaledwie rzutu oka powiedzieć w wierszu Temat (numer 1 na ilustracji), że nie jest to zwykłe powiadomienie Zbieraj opinie, ale prośba o zmianę elementu. Znajduje ona informacje o konkretnej zmianie, o którą zażądano w żądanym tekście zmiany (numer 2).

Anna sprawdza element, wprowadza wymagane zmiany (lub nie), a następnie zapisuje zmiany (jeśli istnieją) i sprawdza element z powrotem. (Pamiętaj, że jeśli przepływ pracy jest skonfigurowany tak, aby kończył się zaraz po dokonaniu jakiejkolwiek zmiany w elemencie, ta akcja spowoduje zakończenie przepływu pracy).

Następnie Anna przechodzi do strony Stan przepływu pracy i otwiera zadanie żądania zmiany z obszaru Zadania .

Anna dodaje wszelkie informacje, które chce przekazać, w polu Komentarze , a następnie klika pozycję Wyślij odpowiedź. Przepływ pracy wykonuje dwie akcje:

• Zadanie żądania zmiany Anny jest oznaczane jako Ukończone.

• Przypisuje ci nowe zadanie recenzowania (z komentarzami Anny dodanymi w obszarze Skonsolidowane komentarze ) i wysyła ci powiadomienie o tym zadaniu.

Teraz możesz przejść do przodu i ukończyć sprawdzanie zmienionego elementu.

Tymczasem wszystkie te akcje są śledzone i widoczne w sekcji Historia przepływu pracy na stronie Stan przepływu pracy, jak pokazano na poniższej ilustracji.

Oto diagram całego procesu.

Początek segmentu

9. Ponowne przypisywanie zadania innej osobie (opcjonalnie)

Jeśli chcesz, aby inna osoba ukończyła przydzielone Ci zadanie przepływu pracy, kliknij przycisk Przypisz ponownie zadanie w formularzu zadania przepływu pracy.

Zostanie wyświetlony ten formularz.

Po ukończeniu formularza kliknij pozycję Wyślij. Zadanie zostało oznaczone jako Ukończone, do osoby odpowiedzialnej za zadanie zostanie przydzielone nowe zadanie i zostanie wysłane powiadomienie o zadaniu.

Wszelkie nowe informacje podane przez Ciebie są zawarte w polu Delegowane przez tekst w powiadomieniu o nowym zadaniu (numer 1 na poniższej ilustracji).

Tymczasem wszystkie te zmiany są śledzone i widoczne w sekcjach Zadania i historia na stronie Stan przepływu pracy, jak pokazano poniżej.

Początek segmentu

10. Wykonanie zadania w imieniu uczestnika zewnętrznego (opcjonalnie)

Istnieje specjalny proces obejmujący uczestników, którzy nie są członkami Twojej organizacji programu SharePoint. W tym procesie członek witryny pełni rolę serwera proxy dla uczestnika zewnętrznego:

1. Uwzględnij adres e-mail uczestnika zewnętrznego na odpowiedniej scenie Przypisz do na drugiej stronie formularza skojarzenia.

2. Przepływ pracy faktycznie przypisuje zadanie uczestnika zewnętrznego członkowi witryny, który uruchamia przepływ pracy, lub — jeśli przepływ pracy rozpoczyna się automatycznie — członkowi, który pierwotnie dodał przepływ pracy. Ta osoba, do której przydzielono zadanie, pełni rolę serwera proxy uczestnika zewnętrznego.

3. Ten członek witryny otrzymuje powiadomienie o zadaniu z instrukcjami dotyczącymi wysłania kopii elementu do przeglądu do uczestnika zewnętrznego. (Tymczasem uczestnik zewnętrzny otrzymuje kopię powiadomienia o zadaniu, które może działać jako przydatny alert lub heads-up).

4. Członek witryny, do którego zadanie jest faktycznie przydzielone, wysyła kopię tego elementu do uczestnika zewnętrznego.

5. Uczestnik zewnętrzny przegląda element i odsyła swoją odpowiedź do członka witryny.

6. Gdy nadejdzie odpowiedź uczestnika zewnętrznego, członek witryny wykona zadanie w produktach programu SharePoint w imieniu uczestnika zewnętrznego.

Oto diagram tego procesu.

Górna część segmentu | Początek artykułu

Monitorowanie, dostosowywanie lub zatrzymywanie uruchomionego przepływu pracy Zbieranie opinii

Centralną lokalizacją, z której można monitorować, dostosowywać lub zatrzymywać uruchomiony przepływ pracy, jest strona Stan przepływu pracy dla tego wystąpienia przepływu pracy.

Najpierw pokażemy, jak przejść do tej strony, a następnie pokażemy, jak używać dostępnych tam opcji i informacji. Na koniec pokażemy Dwie inne strony, na których możesz uzyskać dodatkowe informacje dotyczące monitorowania.

Sekcje w tym segmencie

1. Przechodzenie do strony Stan przepływu pracy

2. Monitorowanie postępu przepływu pracy za pomocą strony Stan przepływu pracy

3. Zmienianie aktywnych zadań (zadań już przypisanych)

4. Zmienianie przyszłych zadań (zadania jeszcze nie przypisane)

5. Anulowanie lub kończenie tego przepływu pracy

6. Sprawdzanie, które przepływy pracy są uruchomione dla elementu

7. Monitorowanie przepływów pracy dla całego zbioru witryn

1. Przechodzenie do strony Stan przepływu pracy

Na liście lub w bibliotece, w której znajduje się element, kliknij link W toku dla odpowiedniego elementu i przepływu pracy.

W tym przykładzie elementem jest dokument o nazwie Wersja robocza programu Keynote, a przepływ pracy to Zatwierdzanie 3.

Zostanie otwarta strona Stan przepływu pracy.

Początek segmentu

2. Monitorowanie postępu przepływu pracy za pomocą strony Stan przepływu pracy

Poniżej ilustracji każdej sekcji strony Stan przepływu pracy znajdziesz pytania dotyczące monitorowania, na które ta sekcja odpowiada.

Sekcja Informacje o przepływie pracy

Pytania:

• Kto rozpoczął to wystąpienie przepływu pracy?

• Kiedy to wystąpienie zostało rozpoczęte?

• Kiedy wystąpiła ostatnia akcja w tym wystąpieniu?

• Który element jest uruchomiony w tym wystąpieniu?

• Jaki jest bieżący stan tego wystąpienia?

Sekcja Zadania

Pytania:

• Które zadania zostały już utworzone i przypisane oraz jaki jest ich bieżący stan?

• Które zadania zostały już ukończone i jaki był wynik dla każdego z tych zadań?

• Jaka jest data ukończenia dla każdego zadania, które zostało już utworzone i przypisane?

Zadania, które zostały usunięte i zadania, które nie zostały jeszcze przypisane , nie są wyświetlane w tej sekcji.

Sekcja Historia przepływu pracy

Pytania:

• Jakie zdarzenia wystąpiły już w tym wystąpieniu przepływu pracy?

• Zwróć uwagę, że zaległe zadania i powiadomienia o zaległych zadaniach nie są wyświetlane w tym obszarze.

Początek segmentu

3. Zmienianie aktywnych zadań (zadań już przypisanych)

Istnieją dwa sposoby zmieniania zadań, które są już przypisane, ale jeszcze nie ukończone:

• Zmienianie pojedynczego aktywnego zadania

• Zmienianie wszystkich aktywnych zadań

Zmienianie pojedynczego aktywnego zadania

Uprawnienia Aby wprowadzić dowolną zmianę w pojedynczym zadaniu przydzielonym innej osobie niż Ty, musisz mieć uprawnienie Zarządzaj Listy. (Grupa Właściciele ma domyślnie uprawnienie Zarządzaj Listy; grupa Członkowie i Grupy Odwiedzający nie. W związku z tym można na przykład mieć uprawnienia umożliwiające uruchomienie przepływu pracy, ale nie wprowadzanie zmian w zadaniu innego uczestnika).

Jeśli masz niezbędne uprawnienia:

1. Na stronie Stan przepływu pracy kliknij tytuł zadania na liście Zadania .
   

2. Użyj formularza zadania, aby ukończyć, usunąć lub ponownie przypisać zadanie albo zażądać zmiany elementu.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe instrukcje dotyczące korzystania z formularza zadania, zobacz segment COMPLETE tego artykułu.

Zmienianie wszystkich aktywnych zadań

Uprawnienia Wszystkie cztery linki poleceń na poniższej ilustracji są wyświetlane na stronie Stan przepływu pracy każdej osoby, która ma uprawnienie Zarządzaj Listy. Pierwsze trzy linki zostaną wyświetlone na stronie osoby, która rozpoczęła wystąpienie przepływu pracy, ale linkZakończ ten przepływ pracynie jest wyświetlany, chyba że ta osoba ma również uprawnienie Zarządzaj Listy. (Ponownie grupa Właściciele ma domyślnie uprawnienie Zarządzaj Listy; grupa Członkowie i Grupy Odwiedzający nie.

1. Na stronie Stan przepływu pracy w obszarze tuż poniżej wizualizacji przepływu pracy kliknij link Aktualizuj aktywne zadania w obszarze Zbieraj opinie .

2. Wprowadź zmiany w formularzu, który zostanie otwarty, a następnie kliknij przycisk OK.

   • Wiadomości odzwierciedlające wprowadzone zmiany są wysyłane do osób, do których obecnie przypisano zadania w tym biegu.

   • Zmiany wprowadzone w tym formularzu nie mają wpływu na zadania już ukończone lub usunięte oraz zadania, które nie zostały jeszcze przypisane.

   • Jeśli chcesz wprowadzić zmiany w zadaniach, które nie zostały jeszcze przypisane, zobacz następującą sekcję w tym segmencie Zmienianie przyszłych zadań.

     

1. Jeśli wszystkie pola w formularzu są odpowiednie, kliknij przycisk OK.

Wszystkie aktywne zadania w bieżącym wystąpieniu zostaną zaktualizowane.

Początek segmentu

4. Zmienianie przyszłych zadań (zadania nie zostały jeszcze przypisane)

Uprawnienia Wszystkie cztery linki poleceń na poniższej ilustracji są wyświetlane na stronie Stan przepływu pracy każdej osoby, która ma uprawnienie Zarządzaj Listy. Pierwsze trzy linki zostaną wyświetlone na stronie osoby, która rozpoczęła wystąpienie przepływu pracy, ale linkZakończ ten przepływ pracynie jest wyświetlany, chyba że ta osoba ma również uprawnienie Zarządzaj Listy. (Ponownie grupa Właściciele ma domyślnie uprawnienie Zarządzaj Listy; grupa Członkowie i Grupy Odwiedzający nie.

1. Na stronie Stan przepływu pracy w obszarze tuż poniżej wizualizacji przepływu pracy kliknij link Dodaj lub aktualizuj recenzentów pozycji Zbieraj opinie .

2. Wprowadź zmiany w formularzu, który zostanie otwarty, a następnie kliknij pozycję AKTUALIZUJ.

   Uwaga: Zmiany wprowadzone w tym formularzu nie mają wpływu na zadania już utworzone i przypisane.

1. Jeśli wszystkie pola w formularzu są odpowiednie, kliknij przycisk OK.

Wszystkie przyszłe zadania w bieżącym wystąpieniu będą odzwierciedlać wprowadzone zmiany.

Początek segmentu

5. Anulowanie lub kończenie tego uruchamiania przepływu pracy

Istnieją dwa sposoby zatrzymania uruchomionego wystąpienia przepływu pracy przed jego normalnym ukończeniem:

• Anulowanie przepływu pracy    Wszystkie zadania zostaną anulowane, ale zostaną zachowane w obszarze Zadania na stronie Stan przepływu pracy.

• Kończenie tego przepływu pracy    Wszystkie zadania zostaną anulowane i zostaną usunięte z obszaru Zadania na stronie Stan przepływu pracy. (Są one jednak nadal odzwierciedlane w obszarze Historia przepływu pracy).

Postępuj zgodnie z instrukcjami dotyczącymi obu metod.

Anuluj (wszystkie zadania zostały anulowane, ale zachowane zarówno na liście Zadań, jak i w historii)

Uprawnienia Wszystkie cztery linki poleceń na poniższej ilustracji są wyświetlane na stronie Stan przepływu pracy każdej osoby, która ma uprawnienie Zarządzaj Listy. Pierwsze trzy linki zostaną wyświetlone na stronie osoby, która rozpoczęła wystąpienie przepływu pracy, ale linkZakończ ten przepływ pracynie jest wyświetlany, chyba że ta osoba ma również uprawnienie Zarządzaj Listy. (Ponownie grupa Właściciele ma domyślnie uprawnienie Zarządzaj Listy; grupa Członkowie i Grupy Odwiedzający nie.

Jeśli bieżące wystąpienie przepływu pracy nie jest już potrzebne ani poszukiwane, można je zatrzymać.

• Na stronie Stan przepływu pracy w obszarze tuż poniżej wizualizacji przepływu pracy kliknij link Anuluj wszystkie zadania zbierania opinii .

Wszystkie bieżące zadania zostaną anulowane, a przepływ pracy zakończy się stanem Anulowano. Anulowane zadania są nadal wymienione zarówno w obszarze Zadania , jak i w obszarze Historia przepływu pracy .

Zakończ (wszystkie zadania usunięte z listy zadań, ale zachowane w historii)

Uprawnienia Wszystkie cztery linki poleceń na poniższej ilustracji są wyświetlane na stronie Stan przepływu pracy każdej osoby, która ma uprawnienie Zarządzaj Listy. Pierwsze trzy linki zostaną wyświetlone na stronie osoby, która rozpoczęła wystąpienie przepływu pracy, ale linkZakończ ten przepływ pracynie jest wyświetlany, chyba że ta osoba ma również uprawnienie Zarządzaj Listy. (Ponownie grupa Właściciele ma domyślnie uprawnienie Zarządzaj Listy; grupa Członkowie i Grupy Odwiedzający nie.

Jeśli wystąpi błąd lub przepływ pracy zatrzyma się i nie odpowie, może zostać zakończony.

• Na stronie Stan przepływu pracy w obszarze tuż poniżej wizualizacji przepływu pracy kliknij link Zakończ ten przepływ pracy .

Wszystkie zadania utworzone przez przepływ pracy są anulowane i usuwane z obszaru Zadania na stronie Stan przepływu pracy, ale są nadal odzwierciedlane w obszarze Historia przepływu pracy . Przepływ pracy kończy się stanem Anulowano.

Początek segmentu

6. Sprawdzanie, które przepływy pracy są uruchomione dla elementu

Na stronie Przepływy pracy dla dowolnego elementu znajduje się lista przepływów pracy obecnie uruchomionych na tym elemencie.

1. Przejdź do listy lub biblioteki, w której jest przechowywany element.

2. Kliknij ikonę przed nazwą elementu, aby zaznaczyć element, a następnie na karcie Pliki na wstążce w grupie Przepływy pracy kliknij pozycję Przepływy pracy.

3. Na stronie Workflows: Item Name (Nazwa elementu ) w obszarze Uruchomione przepływy pracy znajduje się lista obecnie uruchomionych wystąpień przepływu pracy.

Początek segmentu

7. Monitorowanie przepływów pracy dla całego zbioru witryn

Administratorzy zbioru witryn mogą szybko wyświetlić następujące elementy:

• Ile przepływów pracy opartych na każdym szablonie przepływu pracy istnieje obecnie w zbiorze witryn.

• Czy każdy szablon przepływu pracy jest obecnie aktywny, czy nieaktywny w zbiorze witryn.

• Ile wystąpień wersji przepływu pracy opartych na każdym szablonie przepływu pracy jest obecnie uruchomionych w zbiorze witryn.

Poniżej opisano, jak to zrobić:

1. Otwórz stronę główną zbioru witryn (nie stronę główną witryny lub podwitryny w zbiorze).

2. Kliknij ikonę Ustawienia a następnie kliknij pozycję Ustawienia witryny.

3. Na stronie Ustawienia witryny w obszarze Administracja witryną kliknij pozycję Przepływy pracy.

Zostanie otwarta strona Przepływy pracy z wyświetlonymi informacjami.

Co dalej?

Jeśli ta wersja przepływu pracy została uruchomiona po raz pierwszy, warto skorzystać z instrukcji w segmencie RECENZJA tego artykułu, aby wyświetlić zdarzenia w wystąpieniu i sprawdzić, czy przepływ pracy działa zgodnie z potrzebami.

Górna część segmentu | Początek artykułu

Przeglądanie wyników przepływu pracy Zbieranie opinii i tworzenie raportów

Po ukończeniu wystąpienia przepływu pracy możesz przejrzeć zdarzenia zarejestrowane w jego historii. (Dostęp do rekordu można uzyskać dla dowolnego wystąpienia przez maksymalnie 60 dni po ukończeniu wystąpienia).

Można również uruchamiać raporty dotyczące ogólnej wydajności przepływu pracy we wszystkich wystąpieniach.

Sekcje w tym segmencie

1. Przeglądanie zdarzeń w ostatnim wystąpieniu

2. Historia wystąpień programu Access dla maksymalnie 60 dni

3. Tworzenie raportów o wydajności przepływu pracy

1. Przejrzyj zdarzenia w ostatnim wystąpieniu

Dopóki element pozostaje na tej samej liście lub w tej samej bibliotece i dopóki ten sam przepływ pracy nie zostanie uruchomiony ponownie dla tego samego elementu, historia ostatniego wystąpienia będzie dostępna z listy lub biblioteki.

Aby wyświetlić stronę Stan przepływu pracy dla ostatniego wystąpienia przepływu pracy uruchomionego dla dowolnego elementu:

• Na liście lub w bibliotece, w której znajduje się element, kliknij link stanu odpowiedniego elementu i przepływu pracy.

W tym przykładzie elementem jest dokument zatytułowany Wersja robocza programu Keynote , a przepływ pracy — Zatwierdzenie nowego dokumentu.

Na stronie Stan przepływu pracy sekcja Historia przepływu pracy znajduje się u dołu.

Początek segmentu

2. Historia wystąpień programu Access dla maksymalnie 60 dni

Co zrobić, jeśli chcesz przejrzeć historię wystąpienia po ponownym uruchomieniu tego samego przepływu pracy dla tego samego elementu?

W rzeczywistości można to zrobić przez maksymalnie 60 dni z dwóch punktów wejścia: listy lub biblioteki albo powiadomienia o ukończeniu przepływu pracy. (Sześćdziesiąt dni to czas, przez jaki produkty programu SharePoint zachowują historię zadań przepływów pracy).

Z listy lub biblioteki

1. Przejdź do listy lub biblioteki, w której jest przechowywany element.

2. Kliknij ikonę przed nazwą elementu, aby zaznaczyć element, a następnie na karcie Pliki na wstążce w grupie Przepływy pracy kliknij pozycję Przepływy pracy.

3. Na stronie Przepływy pracy: Nazwa elementu w obszarze Ukończone przepływy pracy kliknij nazwę lub stan wystąpienia przepływu pracy, które chcesz przejrzeć.
   
   Zostanie otwarta strona Stan przepływu pracy dla tego wystąpienia.

Od powiadomienia o ukończeniu przepływu pracy

• Otwórz powiadomienie o ukończeniu przepływu pracy dla wystąpienia, które chcesz przejrzeć, a następnie kliknij link Wyświetl historię przepływu pracy .

Zostanie otwarta strona Stan przepływu pracy dla tego wystąpienia.

Aby zachować wszystkie powiadomienia o ukończeniu, możesz utworzyć regułę programu Outlook. Skonfiguruj regułę kopiowania wszystkich wiadomości przychodzących, dla których tekst został ukończony w wierszu Temat , do oddzielnego folderu. (Upewnij się, że reguła programu Outlook kopiuje wiadomości przychodzące i nie przenosi ich po prostu lub nie będą też widoczne w Skrzynce odbiorczej). Aby dowiedzieć się więcej na temat tworzenia reguł programu Outlook, zobacz artykuł Zarządzanie wiadomościami e-mail za pomocą reguł.

Początek segmentu

3. Tworzenie raportów o wydajności przepływu pracy

Aby dowiedzieć się, jak ogólnie działa jedna z wersji przepływu pracy — w czasie i w wielu wystąpieniach — możesz utworzyć jeden lub oba wstępnie zdefiniowane raporty:

• Raport czasu trwania aktywności    Skorzystaj z tego raportu, aby zobaczyć średnie czas trwania poszczególnych działań w przepływie pracy oraz czas trwania każdego pełnego uruchomienia lub wystąpienia danego przepływu pracy.

• Raport o anulowaniu i błędach    Skorzystaj z tego raportu, aby sprawdzić, czy przepływ pracy jest często anulowany, czy występują błędy przed ukończeniem.

Tworzenie dostępnych raportów dla przepływu pracy

1. Na liście lub w bibliotece w kolumnie Stan tego przepływu pracy kliknij dowolny link informacji o stanie.
   

2. Na stronie Stan przepływu pracy w obszarze Historia przepływu pracy kliknij pozycję Wyświetl raporty przepływu pracy.
   

3. Znajdź przepływ pracy, dla którego chcesz wyświetlić raport, a następnie kliknij nazwę raportu, który chcesz wyświetlić.
   

4. Na stronie Dostosowywanie zachowaj lub zmień lokalizację, w której ma zostać utworzony plik raportu, a następnie kliknij przycisk OK.
   
   Raport zostanie utworzony i zapisany w określonej lokalizacji.

5. Po zakończeniu pracy nad raportem możesz kliknąć link pokazany na poniższej ilustracji, aby go wyświetlić. W przeciwnym razie kliknij przycisk OK , aby zakończyć i zamknąć okno dialogowe. (Później, gdy wszystko będzie gotowe do wyświetlenia raportu, znajdziesz go w lokalizacji określonej w poprzednim kroku).
   

Co dalej?

Jeśli przepływ pracy działa tak, jak chcesz, możesz zacząć z niego korzystać.

Jeśli chcesz coś zmienić w sposobie działania, zobacz segment CHANGE tego artykułu.

Górna część segmentu | Początek artykułu

Zmienianie, wyłączanie lub usuwanie przepływu pracy Zbieranie opinii

Po uruchomieniu pierwszego wystąpienia nowego przepływu pracy Zbieranie opinii i przejrzeniu wyników możesz zechcieć wprowadzić co najmniej jedną zmianę w sposobie konfigurowania przepływu pracy.

Ponadto w różnych momentach w przyszłości możesz chcieć wprowadzić dalsze zmiany w konfiguracji.

Na koniec możesz w pewnym momencie chcieć wyłączyć przepływ pracy na krótszy lub dłuższy okres, ale nie usunąć go — albo zdecydować się na jego całkowite usunięcie.

Sekcje w tym segmencie

1. Zmienianie stałych ustawień przepływu pracy

2. Wyłączanie lub usuwanie przepływu pracy

1. Zmienianie stałych ustawień przepływu pracy

Aby wprowadzić trwałe zmiany w ustawieniach istniejącego przepływu pracy, otwórz i edytuj formularz skojarzenia, który został pierwotnie użyty do jego dodania.

Jeśli przepływ pracy działa tylko na jednej liście lub w jednej bibliotece

1. Otwórz listę lub bibliotekę, na której działa przepływ pracy.

2. Na Wstążce kliknij kartę Lista lub Biblioteka .

   Uwaga: Nazwa karty może się różnić w zależności od typu listy lub biblioteki. Na przykład na liście kalendarzy ta karta nosi nazwę Kalendarz.

3. W grupie Ustawienia kliknij pozycję Ustawienia przepływu pracy.

4. Na stronie Ustawienia przepływu pracy w obszarze Nazwa przepływu pracy (kliknij, aby zmienić ustawienia)kliknij nazwę przepływu pracy, dla którego chcesz zmienić ustawienia.

   Uwaga: Jeśli odpowiedni przepływ pracy Zbieranie opinii nie jest widoczny na liście, może to oznaczać, że jest skojarzony tylko z jednym typem zawartości. O tym, które przepływy pracy są wyświetlane na tej liście, steruje kontrolka Pokaż skojarzenia przepływu pracy tego typu znajdująca się tuż nad listą. (Zobacz ilustrację). Kliknij opcje typu zawartości w menu rozwijanym, aby dowiedzieć się, który z nich wyświetla odpowiedni przepływ pracy. Gdy odpowiedni przepływ pracy pojawi się na liście, kliknij nazwę przepływu pracy.

5. W tym samym dwustronicowym formularzu skojarzenia, który był pierwotnie używany do dodawania przepływu pracy, wprowadź i zapisz odpowiednie zmiany.

   Aby uzyskać więcej informacji na temat pól i kontrolek w formularzu skojarzenia, zobacz segment PLAN i odpowiedni segment ADD (Lista/biblioteka lub Zbiór witryn) tego artykułu.

Jeśli przepływ pracy działa na wszystkich listach i w bibliotekach w zbiorze witryn

1. Otwórz stronę główną zbioru witryn (nie stronę główną witryny lub podwitryny w zbiorze).

2. Kliknij ikonę Ustawienia a następnie kliknij pozycję Ustawienia witryny.

3. Na stronie Ustawienia witryny w obszarze Galerie kliknij pozycję Typy zawartości witryny.

4. Na stronie Typy zawartości witryny kliknij nazwę typu zawartości witryny, na którym działa przepływ pracy.

5. Na stronie wybranego typu zawartości w obszarzeUstawieniakliknij pozycjęUstawienia przepływu pracy.

6. Na stronie Ustawienia przepływu pracy w obszarze Nazwa przepływu pracy (kliknij, aby zmienić ustawienia)kliknij nazwę przepływu pracy, dla którego chcesz zmienić ustawienia.

7. W tym samym dwustronicowym formularzu skojarzenia, który był pierwotnie używany do dodawania przepływu pracy, wprowadź i zapisz odpowiednie zmiany.

   Aby uzyskać więcej informacji na temat pól i kontrolek w formularzu skojarzenia, zobacz segment PLAN i odpowiedni segment ADD (Lista/biblioteka lub Zbiór witryn) tego artykułu.

Początek segmentu

2. Wyłączanie lub usuwanie przepływu pracy

Jeśli przepływ pracy działa tylko na jednej liście lub w jednej bibliotece

1. Otwórz listę lub bibliotekę, na której działa przepływ pracy.

2. Na Wstążce kliknij kartę Lista lub Biblioteka .

   Uwaga: Nazwa karty może się różnić w zależności od typu listy lub biblioteki. Na przykład na liście kalendarzy ta karta nosi nazwę Kalendarz.

3. W grupie Ustawienia kliknij pozycję Ustawienia przepływu pracy.

4. Na stronie Ustawienia przepływu pracy kliknij link Usuń przepływ pracy .
   

5. Użyj formularza na stronie Usuwanie przepływów pracy, aby wyłączyć, ponownie włączyć lub usunąć przepływy pracy.
   

Formularz ma pięć kolumn:

• Przepływ pracy    Nazwa przepływu pracy.

• Wystąpień    Liczba wystąpień przepływu pracy obecnie uruchomionego na elementach.

• Pozwolić    Opcja umożliwiająca kontynuowanie normalnego działania przepływu pracy.

• Brak nowych wystąpień    Opcja umożliwiająca ukończenie wszystkich obecnie uruchomionych wystąpień przepływu pracy, ale wyłącza przepływ pracy, uniemożliwiając uruchomienie jakichkolwiek nowych wystąpień. (Ta akcja jest odwracalna. Aby ponownie włączyć przepływ pracy później, wróć na tę stronę i wybierz pozycję Zezwalaj).

• Usuń    Opcja umożliwiająca całkowite usunięcie przepływu pracy z listy lub biblioteki. Wszystkie uruchomione wystąpienia są natychmiast zamykane, a kolumna tego przepływu pracy nie jest już wyświetlana na stronie listy lub biblioteki. (Ta akcja nie jest odwracalna).

Początek segmentu

Jeśli przepływ pracy działa na wszystkich listach i w bibliotekach w zbiorze witryn

1. Otwórz stronę główną zbioru witryn (nie stronę główną witryny lub podwitryny w zbiorze).

2. Kliknij ikonę Ustawienia a następnie kliknij pozycję Ustawienia witryny.

3. Na stronie Ustawienia witryny w obszarze Galerie kliknij pozycję Typy zawartości witryny.

4. Na stronie Typy zawartości witryny kliknij nazwę typu zawartości witryny, na którym działa przepływ pracy.

5. Na stronie wybranego typu zawartości w obszarzeUstawienia kliknij pozycję Ustawienia przepływu pracy.

6. Na stronie Ustawienia przepływu pracy kliknij link Usuń przepływ pracy .

7. Użyj formularza na stronie Usuwanie przepływów pracy, aby wyłączyć, ponownie włączyć lub usunąć przepływy pracy.
   

Formularz ma pięć kolumn:

• Przepływ pracy    Nazwa przepływu pracy.

• Wystąpień    Liczba wystąpień przepływu pracy obecnie uruchomionego na elementach.

• Pozwolić    Opcja umożliwiająca kontynuowanie normalnego działania przepływu pracy.

• Brak nowych wystąpień    Opcja umożliwiająca ukończenie wszystkich obecnie uruchomionych wystąpień przepływu pracy, ale wyłącza przepływ pracy, uniemożliwiając uruchomienie jakichkolwiek nowych wystąpień. (Ta akcja jest odwracalna. Aby ponownie włączyć przepływ pracy później, wróć na tę stronę i wybierz pozycję Zezwalaj).

• Usuń    Opcja umożliwiająca całkowite usunięcie przepływu pracy ze zbioru witryn. Wszystkie uruchomione wystąpienia są natychmiast zamykane, a kolumna tego przepływu pracy nie jest już wyświetlana na stronie listy lub biblioteki. (Ta akcja niejest odwracalna).

Co dalej?

Jeśli wprowadzono jakiekolwiek zmiany, uruchom wystąpienie testowe przepływu pracy, aby dokładnie sprawdzić efekty zmian.

Początek segmentu

Dalsze dostosowywanie

Istnieją różne sposoby dalszego dostosowywania przepływów pracy zawartych w produktach programu SharePoint.

Możesz nawet tworzyć niestandardowe przepływy pracy od podstaw.

Możesz użyć dowolnego lub wszystkich z następujących programów:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Dostosowywanie formularzy, akcji i zachowań przepływu pracy.

• Microsoft Visual Studio    Stwórz własne niestandardowe akcje przepływu pracy.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz System pomocy Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Górna część segmentu | Początek artykułu