Udostępnianie skrzynki pocztowej lub folderu innej osoby i uzyskiwanie do nich dostępu w programie Outlook

Właściciel folderu lub skrzynki pocztowej: Udzielanie uprawnień do folderu

1. W okienku folderów kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz udostępnić, a następnie wybierz pozycję Właściwości.

2. Aby znaleźć użytkowników lub grupy kontaktów, którym chcesz udostępnić folder, na karcie Uprawnienia w obszarze Uprawnienia wybierz pozycję Dodaj. 

3. Na globalnej liście adresowej wybierz użytkowników i grupy kontaktów, klikając pozycję Dodaj po zaznaczeniu każdej pozycji. Dodawane pozycje są wyświetlane w polu z prawej strony przycisku Dodaj. Po zakończeniu dodawania użytkowników kliknij przycisk OK.

   

4. Wybierz użytkownika, którym chcesz udostępnić zawartość, a następnie wybierz poziom uprawnień z listy rozwijanej.

5. Zakres uprawnień zmniejsza się od poziomu Właściciel (wszystkie uprawnienia) do poziomu Współpracownik (najmniej uprawnień).

6. Po wybraniu poziomu uprawnień można je precyzyjnie dostosować, klikając przyciski lub zaznaczając bądź czyszcząc pola wyboru. W takim przypadku Poziom uprawnień dla użytkownika lub grupy zmieni się na Niestandardowe.

   W poniższym przykładzie Anna i Tomasz mają wbudowany poziom uprawnień Autor i Publikujący redaktor. Michałowi przypisano poziom Redaktor, a następnie dostosowano opcje, tak aby umożliwić mu usuwanie własnych elementów.

   

7. Ustaw różne uprawnienia dla innych użytkowników lub grup, powtarzając kroki od 2 do 6.

8. Kliknij przycisk OK.

Zaproszone: uzyskiwanie dostępu do folderu lub skrzynki pocztowej innej osoby w klasycznym programie Outlook

Jeśli korzystasz z klasycznego programu Outlook, skrzynka pocztowa, do której udzielono Ci dostępu, jest automatycznie wyświetlana na liście folderów. W poniższym przykładzie AdamOwi Barrowi udzielono dostępu do skrzynki pocztowej Kim Akers. Skrzynka pocztowa Kim jest automatycznie wyświetlana na liście folderów Adama.

Czynności, jakie możesz wykonać w tej skrzynce pocztowej, zależą od poziomów uprawnień przyznanych przez osobę udostępniającą Ci jej skrzynkę pocztową.

Udostępnianie folderu lub skrzynki pocztowej i uzyskiwanie do nich dostępu w aplikacji Outlook w sieci Web 

Istnieją dwa sposoby interakcji z folderami udostępnionymi: możesz być właścicielem skrzynki pocztowej, która chce udostępnić jeden lub więcej folderów lub całą skrzynkę pocztową.

• Właściciel folderu lub skrzynki pocztowej: Jesteś właścicielem folderu i chcesz go udostępnić innym osobom. Ustawiasz odpowiednie poziomy uprawnień dla osób, którym chcesz udostępnić folder.

• Zaproszone: Gdy ktoś udostępni Ci folder lub skrzynkę pocztową, otrzymasz zaproszenie do udostępnienia folderu. Po zaakceptowaniu zaproszenia folder pojawi się w okienku folderów. To, co można robić w folderze udostępnionym, zależy od ustawionych poziomów uprawnień.

Właściciel folderu lub skrzynki pocztowej: Udostępnianie folderu lub skrzynki pocztowej innym osobom

Aby udostępnić jeden lub więcej folderów albo udostępnić całą skrzynkę pocztową innym osobom w organizacji, wykonaj następujące czynności:

1. Przejdź do folderu, który chcesz udostępnić.

2. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder, a następnie wybierz pozycję Udostępnianie i uprawnienia.

3. Jeśli dana osoba nie znajduje się jeszcze na liście osób, którym udostępniasz folder, w oknie Uprawnienia dla folderu wybierz pozycję , aby ją dodać.

4. Wprowadź imię i nazwisko lub adres e-mail osoby, której udzielasz uprawnień, a następnie wybierz pozycję Dodaj.

5. Z listy imion i nazwisk w oknie Uprawnienia dla folderu wybierz nazwę osoby, którą właśnie dodano.

6. W sekcji Uprawnienia wybierz listę rozwijaną Poziom uprawnień i wybierz uprawnienia, które chcesz przyznać temu użytkownikowi. Jeśli nie masz pewności, jaki poziom uprawnień wybrać, zobacz sekcję poniżej Opcje udostępniania folderu.

   

7. Potwierdź ustawienia udostępniania i kliknij przycisk OK. Osoba, której udostępniasz, otrzyma wiadomość e-mail z powiadomieniem o udostępnieniu folderu.

   Porada: Jeśli chcesz udostępnić podfolder, musisz wykonać ten sam proces, ale także udostępnić foldery nadrzędne.

Właściciel folderu lub skrzynki pocztowej: Usuwanie uprawnień udostępniania

1. Przejdź do folderu, który udostępniasz.

2. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder i wybierz polecenie Udostępnianie i uprawnienia.

3. Wybierz osobę, której udostępniasz zawartość, a następnie wybierz pozycję Usuń ikonę.

Zaproszone: akceptowanie i wyświetlanie udostępnionego folderu lub skrzynki pocztowej

Gdy ktoś udostępni Ci folder, wiadomość e-mail zostanie wysłana w celu poinformowania Cię o tym. Teraz możesz dodać to do okienka folderów, aby mieć do niego dostęp.

1. W okienku folderów kliknij prawym przyciskiem myszy pozycję Udostępnione dla mnie.

2. Wybierz pozycję Dodaj folder udostępniony lub skrzynkę pocztową.

3. Wprowadź adres e-mail lub imię i nazwisko osoby, która udostępniła Ci folder, i kliknij przycisk Dodaj.

4. Imię i nazwisko osoby pojawi się pod węzłem Udostępnione dla mnie. Rozwiń węzeł, aby wyświetlić wszystkie foldery udostępnione Tobie przez daną osobę.

Zaproszone: usuwanie folderu udostępnionego lub skrzynki pocztowej z okienka folderów

Jeśli nie chcesz już wyświetlać skrzynki pocztowej lub folderu innej osoby za każdym razem, gdy otwierasz nowy program Outlook, kliknij ten folder prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Usuń folder udostępniony.

Opcje dotyczące udostępniania folderu

W poniższej tabeli wyszczególniono typ przyznanych uprawnień w zależności od ustawionego poziomu uprawnień.