Witryna Centrum rekordów to w założeniu centralna lokalizacja, w której organizacja może przechowywać wszystkie swoje rekordy, na przykład dokumenty prawne i finansowe, i zarządzać nimi. Centrum rekordów obsługuje cały proces zarządzania rekordami od gromadzenia rekordów przez zarządzanie nimi aż po ich usuwanie.
Szablon witryny Centrum rekordów przypomina inne witryny programu SharePoint w tym sensie, że służy jako repozytorium dokumentów i umożliwia współpracę użytkownikom witryny. Jednak szablon witryny Centrum rekordów to wstępnie skonfigurowana witryna specjalnie zaprojektowana tak, aby pomóc organizacjom we wdrażaniu programów przechowywania rekordów i zarządzania nimi. Przechowywanie wersji, inspekcja, zarządzanie metadanymi, zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych oraz rozsyłanie rekordów, które można dostosowywać, to wbudowane funkcje, które przydają się do wydajniejszego zarządzania rekordami.
Uwaga: W programie SharePoint wprowadzono użycie etykiet przechowywania w celu zadeklarowania zawartości jako rekordów, co skutecznie zastępuje potrzebę korzystania z centrum rekordów. Jeśli korzystasz z centrum rekordów, możesz nadal używać go obok etykiet przechowywania. Jednak w celu zarządzania rekordami zaleca się używanie etykiet przechowywania zamiast Centrum rekordów.
Definiowanie planu zarządzania rekordami
Na najbardziej ogólnym poziomie proces projektowania witryny Centrum rekordów w celu wdrożenia programu zarządzania rekordami obejmuje dwa główne etapy:
-
Organizacja musi opracować strategię zarządzania rekordami oraz formalny plan zarządzania rekordami. Jest to praca zespołowa, wymagająca koordynacji działań menedżerów rekordów, specjalistów do spraw zgodności z przepisami, informatyków i pracowników przetwarzających informacje.
-
Następnie w organizacji należy skonfigurować co najmniej jedną witrynę Centrum rekordów w celu wdrożenia planu zarządzania rekordami.
W poniższych sekcjach opisano podstawowe elementy każdego z tych etapów.
Planowanie zarządzania rekordami
Zanim będzie możliwe skonfigurowanie rozwiązania do zarządzania rekordami w postaci witryny Centrum rekordów, organizacja powinna opracować formalny plan dotyczący jej strategii zarządzania rekordami. Poszczególne elementy formalnego planu zarządzania rekordami prawdopodobnie będą unikatowe dla danej organizacji czy firmy. Natomiast niemal wszystkie plany zarządzania rekordami uwzględniają następujące procesy i dokumenty:
Plan ewidencji Plan ewidencji opisuje typy dokumentów lub elementów uznawanych przez daną organizację za oficjalne rekordy biznesowe. Wskazuje, gdzie są przechowywane rekordy, i czym różnią się poszczególne typy rekordów. Plan ewidencji służy jako kompleksowy zbiór zasad, procesów i wytycznych dotyczących tworzenia i przechowywania rekordów oraz zarządzania nimi. Plan ewidencji powinien uwzględniać wszystkie rekordy niezależnie od nośnika, to znaczy dokumenty papierowe, blogi, strony typu wiki, wiadomości e-mail i pliki elektroniczne. Musi również określać sposób klasyfikacji i zabezpieczania poszczególnych rekordów oraz ich niszczenia. Powinien także określać warunki dotyczące specjalnych kategorii rekordów, takich jak Poufne, Kluczowe, Tajemnica handlowa czy Zastrzeżone. Wreszcie plan ewidencji musi wskazywać osoby odpowiedzialne za zarządzanie poszczególnymi typami rekordów.
Biblioteki rekordów Biblioteki rekordów to zasadniczo biblioteki dokumentów, które są tworzone w celu klasyfikowania i przechowywania ważnych rekordów. Należy utworzyć osobną bibliotekę rekordów dla każdego typu rekordów, który będzie przechowywany. Rekordy są automatycznie kierowane do odpowiedniej biblioteki zgodnie z ustawieniami skonfigurowanymi w Organizatorze zawartości.
Typy zawartości Typy zawartości tworzy się w celu zdefiniowania rodzajów rekordów przechowywanych w organizacji oraz określenia unikatowych cech poszczególnych typów rekordów. Dzięki zdefiniowaniu typów zawartości dla określonych rodzajów rekordów organizacja może zapewnić spójny sposób zarządzania każdą z tych grup. Za pomocą utworzonych typów zawartości można klasyfikować i przechowywać dokumenty pakietu Office, pliki PDF, pliki TIFF (zeskanowane obrazy), wiadomości e-mail, wiadomości błyskawiczne, pliki wideo oraz dokumenty fizyczne. Na przykład każdy rekord o nazwie „umowa” będzie traktowany tak samo i przetwarzany w spójny sposób w systemie zarządzania rekordami programu SharePoint. Używanie typów zawartości w celu klasyfikowania i przechowywania rekordów jest alternatywą dla korzystania z bibliotek rekordów.
Harmonogram przechowywania Harmonogram przechowywania określa, jak długo będą przechowywane poszczególne typy rekordów określone w planie ewidencji (okres przechowywania) oraz w jaki sposób rekordy będą usuwane po upływie okresu przechowywania (proces usuwania). Wytyczne ujęte w harmonogramie przechowywania najczęściej określa się na podstawie wymogów prawnych, ryzyka występującego w danej organizacji i potrzeb biznesowych. Ponadto harmonogram przechowywania zazwyczaj określa warunki związane z zarządzaniem ryzykiem, determinujące okres przechowywania poszczególnych typów rekordów.
Dokument wymagań dotyczących zgodności z przepisami Dokument wymagań dotyczących zgodności z przepisami określa zasady, z którymi muszą być zgodne systemy informatyczne do zarządzania rekordami, wymagane funkcje tych systemów oraz typy regularnej kontroli, które muszą być obsługiwane w celu zapewnienia zgodności z przepisami.
-
Formalny proces zawieszania usuwania rekordów Ten proces, często nazywany archiwizacją, określa zasady zawieszania usuwania rekordów na potrzeby dochodzeń, postępowań sądowych czy audytów.
-
System monitorowania i raportowania w zakresie postępowania z rekordami Aby zapewnić, że pracownicy rejestrują dokumenty, uzyskują do nich dostęp i zarządzają nimi zgodnie z ustalonymi zasadami i procedurami, program zarządzania rekordami musi obejmować proces lub system monitorowania postępowania z rekordami oraz raportowania w tym zakresie.
Konfigurowanie witryny Centrum rekordów
Po szczegółowym zaplanowaniu procesu zarządzania rekordami i opracowaniu formalnego planu zarządzania rekordami w organizacji można utworzyć i skonfigurować witrynę Centrum rekordów, która pomoże organizacji we wdrożeniu tego programu.
Aby skonfigurować witrynę Centrum rekordów, należy wykonać następujące czynności:
-
Utwórz listy lub biblioteki rekordów w celu przechowywania poszczególnych typów rekordów określonych w planie ewidencji i zarządzania nimi.
-
Zaleca się utworzenie jednej biblioteki rekordów dla każdego typu zawartości określonego w planie zarządzania rekordami.
-
Rekordy przesyłane do Centrum rekordów są kierowane do odpowiedniej listy lub biblioteki.
-
-
Utwórz kolumny dla odpowiednich bibliotek dokumentów, list lub typów zawartości w celu zapisywania i przedstawiania metadanych poszczególnych typów rekordów określonych w planie ewidencji.
-
Określ zasady zarządzania informacjami dla poszczególnych typów rekordów przechowywanych w witrynie Centrum rekordów. Zasady te powinny odzwierciedlać okresy przechowywania i wymagania dotyczące inspekcji, określone w planie ewidencji i harmonogramie przechowywania w organizacji.
-
Skonfiguruj Organizatora zawartości w celu rozsyłania poszczególnych typów rekordów do odpowiednich lokalizacji. Po przesłaniu rekordów do witryny Centrum rekordów, ręcznie lub programowo, aplikacja korzysta z tej funkcji w celu określenia, jak należy sklasyfikować dany rekord w Centrum rekordów i do jakiej lokalizacji go wysłać.
