Tworzenie ankiety dotyczącej planowania w programie Outlook dla systemu Windows

Tworzenie ankiety w programie Outlook

1. Wybierz ustawienia spotkania.

   1. Wyświetl wszystkie ankiety: Kliknij ten link, aby wyświetlić wszystkie ankiety utworzone przez Ciebie i zarządzać nimi.

   2. Strefa czasowa: Wybierz menu rozwijane strefy czasowej, aby zmienić strefę czasową spotkania.

      Uwaga: Używana strefa czasowa jest pobierana z ustawień organizatora, ale możesz wybrać nową strefę z listy. Czas letni jest brany pod uwagę, a spotkania po corocznym przełączaniu pokazują poprawną godzinę. 

   3. Czas trwania: wybierz czas trwania spotkania z listy.

   4. Godziny spotkania: sprawdź, czy sugerowane godziny spotkań są ograniczane tylko do dni roboczych i godzin pracy.

      Uwaga: Domyślne godziny pracy są pobierane z ustawień organizatora (jeśli są dostępne) albo z ustawień programu Exchange. Domyślnie są one od 8:00 do 17:00, jeśli nie zostaną znalezione żadne ustawienia.

   5. Selektor dat: selektor dat umożliwia wybranie różnych dat w celu wyświetlenia dostępności godziny. Do ankiety można dodawać godziny z różnych dat. Możesz również użyć przycisków strzałek w lewo i w prawo, aby przejść do poprzedniego lub następnego dnia i użyć ikony kalendarza (między przyciskami strzałek), aby wrócić do dzisiejszego dnia.

2. Ankieta planowania przegląda harmonogramy uczestników (jeśli są dostępne) i sugeruje listę odpowiednich terminów spotkań. Czynniki służące do określania najlepszych opcji obejmują liczbę uczestników bezpłatnych, liczbę wymaganych i opcjonalnych uczestników jest wolnych, niezależnie od tego, czy uczestnicy powodujący konflikt mają wstępne lub zajęte zobowiązania w swoim kalendarzu.

   Uwaga: Funkcja Ankieta dotycząca planowania korzysta z konta biznesowego platformy Microsoft 365 w celu uzyskiwania dostępu do kalendarza i kalendarzy uczestników w organizacji w celu określenia dostępności. W kalendarzach, które nie są skojarzone z kontem platformy Microsoft 365, dostępność uczestników jest wyświetlana jako nieznana.

   1. Osoby Ikony: Umieszczenie wskaźnika myszy na ikonie osoby spowoduje wyświetlenie dostępności uczestników i tego, czy są one wymagane, czy opcjonalne. 

      1. Podkreślone: Organizator

      2. Zielony: dostępne

      3. Czerwony: Zajęty

      4. Fioletowy: Poza biurem

      5. Szary: nieznany

   2. Przycisk Rozwiń/Zwiń: umożliwia wyświetlenie szczegółowej listy dostępności uczestników oraz tego, czy są one wymagane, czy opcjonalne dla danej sugestii czasowej.

3. Wybierz kilka odpowiednich terminów spotkań. Przycisk Dalej zostanie włączony, jeśli wybierzesz jedną lub więcej opcji.

4. Wybierz pozycję Dalej. Przed zakończeniem tworzenia ankiety zostanie wyświetlona lista wybranych godzin i ustawień ankiety.
   
   

   1. Teraz możesz usunąć wybrane godziny spotkania, klikając ikonę usuwania na liście Wybrane godziny .

   2. Możesz dodać lokalizację spotkania.

   3. Spotkania online są domyślnie włączone. Zaznacz pole wyboru Spotkanie online , aby je wyłączyć. Nazwa ustawienia zostanie zaktualizowana w zależności od domyślnego dostawcy spotkań wybranego przez Twoją organizację. Dostawcę spotkania można zmienić w ustawieniach programu Outlook.

   4. Użyj przycisku rozwiń/zwiń, aby wyświetlić opcje w obszarze Zarządzaj ustawieniami ankiety. 

      1. Zaplanuj, kiedy uczestnicy osiągną konsensus: zdarzenie kalendarza jest automatycznie planowane, jeśli wszyscy wymagali, aby uczestnicy zagłosowali za określoną opcją czasu. Jeśli dostępnych jest wiele opcji, najwcześniejsza opcja zostanie zaplanowana.

      2. Przytrzymaj wybrane godziny w moim kalendarzu: W kalendarzu jest umieszczane wstępne zdarzenie dla każdej opcji czasowej, którą zaproponujesz. Wszystkie blokady są usuwane po zaplanowaniu spotkania lub anulowaniu ankiety.

      3. Powiadom mnie o aktualizacjach ankiety: otrzymasz wiadomość e-mail za każdym razem, gdy uczestnik zagłosuje. Wiadomość zawiera bieżący stan ankiety i opcję planowania.

      4. Wymaganie od uczestników weryfikacji tożsamości: Aby zapobiec głosowaniu anonimowemu, uczestnicy będą musieli uwierzytelnić się przed głosowaniem.

      5. Blokowanie ankiety dla uczestników: Uczestnicy nie będą mogli sugerować nowych godzin ani edytować innych uczestników.

         Uwaga: Administratorzy dzierżawy mogą również zaktualizować niektóre z tych ustawień na poziomie organizacji przy użyciu odpowiednich poleceń cmdlet. Aby uzyskać więcej informacji, poszukaj następujących ustawień w
         obszarze Set-OrganizationConfig (ExchangePowerShell):
         FindTimeAttendeeAuthenticationEnabled, FindTimeAutoScheduleDisabled, FindTimeLockPollForAttendeesEnabled i FindTimeOnlineMeetingOptionDisabled. 

5. Wybierz pozycję Utwórz ankietę. Funkcja Planowanie ankiety wstawia szczegóły ankiety do treści wiadomości e-mail, która zawiera link do strony głosowania i link do wszystkich ankiet, które zostały utworzone do tej pory.

6. Wybierz pozycję Wyślij , aby wysłać wiadomość e-mail i rozpocząć proces głosowania.