Konfigurowanie organizatora zawartości do rozsyłania dokumentów

Jakie możliwości zapewnia organizator zawartości?

Organizator zawartości umożliwia automatyczne wykonywanie następujących zadań:

• Rozsyłanie dokumentów do różnych bibliotek lub folderów    Organizator zawartości pełni rolę strażnika dokumentów. Przy każdym przesyłanym dokumencie organizator zawartości korzysta z reguł utworzonych przez Ciebie w celu określenia, w które miejsce należy przenieść dokument. Następnie przesyła dokument do odpowiedniej biblioteki lub folderu, który może znajdować się w innym zbiorze witryn. Reguły mogą opierać się na kombinacji typów zawartości i metadanych.

• Przekazywanie wszystkich dokumentów do biblioteki rozwijanej    Organizator zawartości można skonfigurować w taki sposób, aby umieszczał wszystkie przekazywane dokumenty w rozdzielni dokumentów, w której można wprowadzać metadane i zakończyć proces przesyłania.

• Zarządzanie rozmiarami folderów    Organizator zawartości można skonfigurować w celu monitorowania liczby elementów w folderach i zapewniania, że żaden z folderów nie zawiera więcej niż zdefiniowaną liczbę elementów. Domyślnie ten limit wynosi 2500 elementów i po pojawieniu się elementu 2501 organizator zawartości automatycznie tworzy nowy folder i umieszcza w nim dokument. Można określić maksymalną liczbę elementów dopuszczaną przez organizatora zawartości w pojedynczym folderze.

• Zarządzanie zduplikowanymi elementami przesłanymi    Po przekazaniu dokumentu, który już istnieje w bibliotece, organizator zawartości może użyć SharePoint wersji lub zmienić nazwę pliku, dodając unikatowe znaki. Dzięki temu można mieć pewność, że obie wersje dokumentu zostaną zachowane.

• Obsługa dzienników inspekcji    Organizator zawartości może przechowywać dzienniki inspekcji dotyczące dokumentu razem z dokumentem po jego rozesłaniu.

Aktywacja funkcji organizatora zawartości w witrynie

Musisz mieć co najmniej uprawnienia właściciela witryny i funkcje publikowania muszą być włączone.

Aby aktywować funkcję organizatora zawartości dla witryny

1. Przejdź do witryny, którą chcesz skonfigurować

2. Kliknij pozycję Ustawienia a następnie z menu rozwijanego wybierz pozycję Ustawienia witryny .

   Na SharePoint kliknij pozycję Ustawienia , kliknij pozycję Zawartość witryny, a następnie kliknij pozycję Ustawienia witryny.

3. Na stronie Ustawienia witryny w grupie Akcje witryny kliknij pozycję Zarządzaj funkcjami witryny.

4. Kliknij przycisk Aktywuj obok nazwy funkcji organizatora zawartości. Po aktywowaniu funkcji w kolumnie Stan wyświetlone zostanie słowo Aktywny.

   

Konfigurowanie organizatora zawartości do rozsyłania dokumentów

1. Przejdź do witryny, dla której chcesz skonfigurować organizatora zawartości w celu automatycznego rozsyłania dokumentów do określonych lokalizacji.

2. Kliknij pozycję Ustawienia a następnie z menu rozwijanego wybierz pozycję Ustawienia witryny .

   Na SharePoint kliknij pozycję Ustawienia , kliknij pozycję Zawartość witryny, a następnie kliknij pozycję Ustawienia witryny.

3. W grupie Administracja witrynywybierz pozycję Ustawienia organizatora zawartości.

   Uwaga: Link do ustawień organizatora zawartości jest wyświetlany tylko wtedy, gdy dla witryny włączono tę funkcję.

4. W sekcji Przekierowywanie użytkowników do rozdzielni dokumentów zaznacz pole wyboru w celu wymuszania stosowania organizatora zawartości. Powoduje to automatyczne przekierowywanie użytkowników do rozdzielni dokumentów przy próbach przekazywania dokumentów.

5. Zaznacz pole wyboru w sekcji Wysyłanie do innej witryny, jeśli chcesz zezwolić regułom na rozsyłanie dokumentów do innej witryny.

6. W sekcji Partycjonowanie folderu zaznacz pole wyboru Utwórz podfoldery, jeśli lokalizacja docelowa zawiera zbyt wiele elementów, aby automatycznie tworzyć podfoldery po przekroczeniu określonej liczby elementów w lokalizacji.

   • W polu Liczba elementów w jednym folderze wpisz maksymalną liczbę dokumentów, które można przechowywać w folderze przed utworzeniem nowego.

   • W polu Format nazwy folderu określ konwencję nazewnictwa dla nowo tworzonych folderów.

7. W sekcji Zduplikowane elementy przesłane określ, czy w przypadku zduplikowanych elementów ma być stosowana funkcja przechowywania wersji lub czy do ich nazw plików mają być dołączane unikatowe znaki.

8. Zaznacz pole wyboru w sekcji Zachowywanie kontekstu, jeśli chcesz, aby dzienniki inspekcji lub metadane były zachowywane jako wpisy inspekcji dotyczące przesłanego elementu lub dokumentu.

9. W sekcji Menedżerowie reguł wprowadź nazwy użytkowników, które są menedżerami reguł w organizacji. Menedżerowie reguł muszą mieć uprawnienia Do zarządzania witryną sieci Web, aby uzyskać dostęp do strony ustawień reguł organizatora zawartości. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie reguł organizatora zawartości w celu rozsyłania dokumentów.

10. Zaznacz odpowiednie pola wyboru, aby menedżerowie reguł automatycznie otrzymywali wiadomości e-mail. Organizator zawartości może wysłać wiadomości e-mail, gdy przesłane elementy nie będą zgodne z regułą lub gdy do organizatora zawartości zostanie przesłana jakakolwiek zawartość.

    Uwaga: Email, aby te pola wyboru zostały włączone, administrator programu SharePoint lub administrator sieci musi skonfigurować dla serwera lub usługi.

11. W sekcji Punkty przesyłania wprowadź informacje na temat innych witryn lub oprogramowania do obsługi wiadomości e-mail, które może przesyłać zawartość do bieżącej witryny.

    Porada:  W tej sekcji znajduje się adres URL usługi sieci Web służącej do przesyłania zawartości do witryn na wypadek konieczności utworzenia przepływu pracy bądź rozwiązania niestandardowego do przesyłania dokumentów przez system poczty e-mail.