Verwijderquery maken en uitvoeren

Wat u moet controleren voordat u met een query gegevens verwijdert

• Controleer of het bestand geen alleen-lezen bestand is:

  1. Klik met de rechtermuisknop op Start en klik op File Explorer openen.

  2. Klik met de rechtermuisknop op het databasebestand en klik vervolgens op Eigenschappen.

  3. Controleer of het kenmerk Alleen-lezen is geselecteerd.

• Controleer of u bevoegd bent om records uit de database te verwijderen. Als u dit niet zeker weet, neemt u contact op met de systeembeheerder of de databaseontwerper.

• Zorg ervoor dat u de inhoud in de database hebt ingeschakeld. In Access worden alle actiequery's (verwijder-, bijwerk- en tabelmaakquery's) geblokkeerd, tenzij u eerst opgeeft dat u de database vertrouwt. Zie het gedeelte Voorkomen dat een query wordt geblokkeerd door de modus Uitgeschakeld voor informatie over het vertrouwen van databases.

• Vraag andere gebruikers van de database alle tabellen, formulieren, query's en rapporten te sluiten waarin de gegevens worden gebruikt die u wilt verwijderen. Dit helpt vergrendelingsproblemen te voorkomen.

• Voordat u records bewerkt of verwijdert, kunt u het beste eerst een back-up van de database maken voor het geval u wijzigingen wilt terugdraaien.

Een specifiek criterium in een verwijderquery gebruiken

Dubbelklik op het veld dat u wilt opgeven als criteria voor verwijdering, voer een van de criteria in de rij Criteria van de ontwerpfunctie voor query's in en schakel het selectievakje Weergeven uit voor elk criteriumveld.

Een voorbeeld van wanneer u deze optie wilt gebruiken: Stel dat u alle openstaande orders voor een klant wilt verwijderen. Als u alleen deze records wilt vinden, voegt u de velden Klant-id en Orderdatum toe aan het queryontwerpraster en voert u vervolgens het id-nummer van de klant in en de datum waarop de orders van die klant ongeldig zijn geworden.

1. Klik op het tabblad Ontwerpen op Weergave > Gegevensbladweergave.

2. Controleer of de query de records die u wilt verwijderen, als resultaat geeft en druk vervolgens op Ctrl+S om de query op te slaan.

3. Voer de query uit door in het navigatiedeelvenster op de query te dubbelklikken.

Naar boven

Gegevens uit gerelateerde tabellen verwijderen

Als u gegevens uit verschillende gerelateerde tabellen wilt verwijderen, moet u de opties Referentiële integriteit en Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen voor elke relatie inschakelen. Hierdoor kan uw query gegevens verwijderen uit de tabellen aan de 'een'- en 'veel'-zijde van de relatie. Voor het voorbereiden op het verwijderen van gerelateerde gegevens is verificatie van het volgende vereist:

• Bepaal welke records zich aan de 'een'-kant van de relatie bevinden en welke aan de 'veel'-kant.

• Als u records aan de 'een'-kant van de relatie en de gerelateerde records aan de 'veel'-kant moet verwijderen, schakelt u een set regels genaamd referentiële integriteit en het trapsgewijs verwijderen in. Met de stappen in dit gedeelte wordt het begrip referentiële integriteit uitgelegd en wordt beschreven hoe u beide taken uitvoert.

• Als u alleen records aan de 'een'-kant van de relatie hoeft te verwijderen, verwijdert u eerst die relatie en verwijdert u vervolgens de gegevens.

Als u gegevens alleen aan de 'veel'-kant van de relatie hoeft te verwijderen, kunt u een verwijderquery maken en uitvoeren zonder de relatie te wijzigen.

Als u wilt zien welke records zich aan de 'een'- en 'veel'-zijde van een relatie bevinden, klikt u op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Relaties op Relaties. Op het tabblad Relaties worden de tabellen in uw database en de relaties weergegeven. Elke relatie wordt weergegeven als een lijn die tabellen tussen velden verbindt.

In de volgende afbeelding ziet u een typische relatie. De meeste, zo niet alle, relaties in een database hebben een 'een'-kant en een 'veel'-zijde. Het relatiediagram geeft de 'een'-zijde aan met de numerieke één (1) en de 'veel'-zijde met het oneindigheidssymbool (∞).

Wanneer u records aan de 'een'-kant van de relatie verwijdert, verwijdert u ook alle gerelateerde records aan de 'veel'-kant van de relatie. Als u echter records aan de 'veel'-kant van de relatie verwijdert, verwijdert u gewoonlijk geen records aan de 'een'-kant.

Ook wordt er in Access automatisch aan een set regels (genaamd referentiële integriteit) voldaan. Deze regels garanderen dat de refererende sleutels in een database de juiste waarden bevatten. Een refererende sleutel is een kolom waarvan de waarden overeenkomen met de waarden in de primaire-sleutelkolom van een andere tabel.

De relatie bewerken

Volg de onderstaande stappen alleen wanneer u gegevens aan de 'een'- of 'veel'-kant van een relatie wilt verwijderen.

1. Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Relaties op Relaties.

2. Klik met de rechtermuisknop op de relatie (de lijn) die de tabellen verbindt waarop het verwijderen betrekking heeft en klik vervolgens op Relatie bewerken in het snelmenu.

3. Zorg ervoor dat in het dialoogvenster Relaties bewerken het selectievakje Referentiële integriteit afdwingen is ingeschakeld.

4. Schakel het selectievakje Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen in.

   Opmerking: Tot u deze eigenschap weer uitschakelt, worden bij het verwijderen van een record aan de 'een'-kant van de relatie alle gerelateerde records aan de 'veel'-kant van de relatie verwijderd.

5. Klik op OK, sluit het deelvenster Relaties en ga door met de volgende set stappen.

Een relatie verwijderen

1. Als u dit nog niet hebt gedaan, opent u het deelvenster Relaties.

2. Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Relaties op Relaties.

   Noteer welke velden betrokken zijn bij de relatie, zodat u de relatie kunt herstellen nadat u de gegevens hebt verwijderd.

3. Klik met de rechtermuisknop op de relatie (de lijn) die de tabellen verbindt waarop het verwijderen betrekking heeft en klik vervolgens op Verwijderen in het snelmenu.

Naar boven

Voorbeeldcriteria voor selectiequery's

In de volgende tabel ziet u voorbeeldcriteria die u kunt gebruiken in selectiequery's wanneer u er zeker van wilt zijn dat u alleen de gegevens verwijdert die u wilt verwijderen. Bij sommige voorbeelden worden jokertekens gebruikt.

Naar boven

Waarom wordt dit foutbericht weergegeven en hoe corrigeer ik de fout?

Als u een verwijderquery bouwt met behulp van meerdere tabellen en de eigenschap Unieke records van de query is ingesteld op Nee, wordt het foutbericht weergegeven. Kan niet verwijderen uit de opgegeven tabellen wanneer u de query uitvoert.

U lost dit probleem op door de eigenschap Unieke records van de query in te stellen op Ja.

1. Open de verwijderquery in de ontwerpweergave.

2. Als het eigenschappenvenster van de query niet wordt weergegeven, drukt u op F4 om dit te openen.

3. Klik op de queryontwerper om de queryeigenschappen (in plaats van de veldeigenschappen) weer te geven.

4. Zoek in het eigenschappenvenster van de query de eigenschap Unieke records en stel deze in op Ja.

Voorkomen dat een query wordt geblokkeerd door de modus Uitgeschakeld

Als u een bureaubladdatabase opent die u niet hebt vertrouwd of die zich niet op een vertrouwde locatie bevindt, blokkeert Access standaard dat alle actiequery's worden uitgevoerd.

Als u een actiequery probeert uit te voeren en het lijkt alsof er niets gebeurt, kunt u kijken of het volgende bericht op de statusbalk van Access staat:

De actie of gebeurtenis is geblokkeerd door de modus Uitgeschakeld.

Wanneer dit bericht wordt weergegeven, voert u de volgende stap uit om de geblokkeerde inhoud in te schakelen:

• Klik op de berichtenbalk Beveiligingswaarschuwing op Inhoud inschakelen en voer de query nogmaals uit.

Naar boven