In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een standaardwaarde instelt voor een tabelveld of besturingselement in een formulier in een Access-database. De standaardwaarden die u instelt, worden weergegeven in het veld of besturingselement wanneer u een nieuwe record in de database maakt.
In dit artikel
Meer informatie over standaardwaarden
U voegt een standaardwaarde aan een tabelveld of formulierbesturingselement toe wanneer u automatisch een waarde in een nieuwe record wilt invoeren. In Access kunt u bijvoorbeeld altijd de huidige datum aan nieuwe orders toevoegen.
Meestal voegt u een standaardwaarde toe aan uw tabelvelden. U voegt de waarde toe door de tabel te openen in de ontwerpweergave en vervolgens een waarde in te voeren in de eigenschap Standaardwaarde voor het veld. Als u een standaardwaarde voor een tabelveld instelt, wordt de waarde toegepast op alle besturingselementen die u op dit veld baseert. Als u een besturingselement niet aan een tabelveld koppelt of u een koppeling naar gegevens in andere tabellen maakt, stelt u een standaardwaarde voor uw formulierbesturingselementen in.
U kunt een standaardwaarde instellen voor tabelvelden die zijn ingesteld op de gegevenstypen Korte tekst, Lange tekst, Getal, Datum/tijd, Valuta, Ja/Nee en Hyperlink. Als u geen waarde opgeeft, blijft het veld null (leeg) totdat u een waarde invoert. Wanneer u een standaardwaarde hebt gedefinieerd, wordt deze waarde toegepast op alle nieuwe records die u toevoegt. U kunt desgewenst de waarde in een record wijzigen van de standaardwaarde in een andere waarde, tenzij dit niet is toegestaan door een validatieregel.
Een standaardwaarde instellen voor een tabelveld
Wanneer u een standaardwaarde voor een tabelveld instelt, wordt deze weergegeven door de besturingselementen die u aan het veld koppelt.
Een standaardwaarde instellen
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave.
-
Selecteer het veld dat u wilt wijzigen.
-
Typ op het tabblad Algemeen een waarde in het eigenschappenvak Standaardwaarde.
De waarde die u kunt invoeren, is afhankelijk van het gegevenstype dat is ingesteld voor het veld. U kunt bijvoorbeeld =Date() typen om de huidige datum in te voegen in een datum-/tijdveld. Zie Voorbeelden van standaardwaarden, verderop in dit artikel voor voorbeelden van standaardwaarden.
-
Sla uw wijzigingen op.
Een standaardwaarde voor een besturingselement instellen
Meestal stelt u alleen een standaardwaarde voor een besturingselement in wanneer u dit besturingselement niet aan een tabelveld koppelt of een koppeling naar gegevens in een andere tabel maakt.
Een standaardwaarde instellen
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave.
-
Klik met de rechtermuisknop op het besturingselement dat u wilt wijzigen en klik op Eigenschappen of druk op F4.
-
Klik op het tabblad Alles in het eigenschappenvenster, zoek de eigenschap Standaardwaarde en voer de standaardwaarde in.
-
Druk op Ctrl+S om de wijzigingen op te slaan.
Een standaardrij voor een keuzelijst of keuzelijst met invoervak instellen
Standaard worden met besturingselementen voor keuzelijsten of keuzelijsten met invoervak twee typen lijsten weergegeven: lijsten met waarden en opzoeklijsten. Een lijst met waarden is een in code vastgelegde lijst met items die zich bevinden in de eigenschap Rijbron van een keuzelijst of keuzelijst met invoervak. Bij een opzoeklijst worden de gegevens echter opgehaald uit een opzoekveld (een veld waarin een query wordt gebruikt om gegevens op te halen uit een andere tabel) en worden deze vervolgens geladen in een besturingselement voor keuzelijsten met invoervak.
Voor lijsten met waarden en opzoeklijsten kunt u opgeven welk lijstitem standaard wordt weergegeven, maar voor elk type lijst volgt u een andere procedure. In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u standaardwaarden instelt voor een lijst met waarden en een opzoeklijst.
Een standaardwaarde voor een lijst met waarden instellen
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave.
-
Klik met de rechtermuisknop op het besturingselement voor keuzelijsten of tekstvakken en klik op Eigenschappen of druk op F4.
-
Zorg ervoor dat de eigenschap Rijbron een lijst met waarden bevat. De items in een lijst met waarden zijn tussen dubbele aanhalingstekens geplaatst en zijn van elkaar gescheiden door puntkomma's. De lijst ziet er bijvoorbeeld als volgt uit: "Goed";"Redelijk";"Slecht".
-
Als de eigenschap Rijbron een query bevat (een tekenreeks die met begint SELECT), gaat u naar de volgende set stappen.
-
Typ het volgende in het eigenschappenvak Standaardwaarde:
[naam_besturingselement].ItemData(n)
In dit geval is naam_besturingselement de naam van de keuzelijst of keuzelijst met invoervak en is n het nummer van het lijstitem dat u wilt instellen als standaardwaarde. Als u de naam van het besturingselement niet weet, bekijkt u de waarde in de eigenschap Naam boven in het eigenschappenvenster.
U hebt bijvoorbeeld een keuzelijst met invoervak met de naam Eigenaar en u wilt de derde waarde in de lijst gebruiken als standaardwaarde. U typt het volgende in het eigenschappenvak Standaardwaarde:
[Eigenaar].ItemData(2)
U typt 2 in plaats van 3 omdat ItemData is gebaseerd op nul, wat betekent dat er wordt geteld vanaf nul, niet één.
-
Sla de wijzigingen op en ga terug naar de formulierweergave. De geselecteerde standaardwaarde wordt weergegeven in de keuzelijst of keuzelijst met invoervak wanneer u een record toevoegt aan uw database.
Een standaardwaarde voor een opzoekveld instellen
-
Open de tabel met de brongegevens voor het opzoekveld in de gegevensbladweergave.
-
Bekijk de sleutelwaarde die is gekoppeld aan het item dat u als standaardwaarde wilt instellen.
Opmerking: Standaard zijn velden voor primaire en refererende sleutels verborgen. Als u het sleutelveld niet ziet, klikt u met de rechtermuisknop op een cel in de veldnamenrij van de tabel, klikt u op Kolommen zichtbaar maken en selecteert u uw sleutelveld in het dialoogvenster Kolommen zichtbaar maken en klikt u op Sluiten.
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel met het opzoekveld en klik op Ontwerpweergave.
-
Selecteer het opzoekveld en typ de sleutelwaarde die u hebt genoteerd in stap 1 en 2, op het tabblad Algemeen in het eigenschappenvak Standaardwaarde. Dit is de waarde die overeenkomt met het lijstitem dat u wilt instellen als standaardwaarde.
U hebt bijvoorbeeld 10 leveranciers en u wilt dat de naam van uw belangrijkste leverancier standaard wordt weergegeven. Hiervoor zoekt u de sleutelwaarde waarmee de unieke id van de leverancier wordt aangegeven en geeft u deze sleutelwaarde op in het eigenschappenvak Standaardwaarde van het refererende-sleutelveld.
-
Sla de wijzigingen op, ga naar de gegevensbladweergave en voer een nieuwe record in. Uw standaardwaarde wordt weergegeven in het opzoekveld wanneer u de record toevoegt.
Voorbeelden van standaardwaarden
In de volgende tabel wordt een aantal standaardwaarden weergegeven en beschreven. U kunt deze voorbeelden aanpassen voor gebruik met uw eigen gegevens.
|
Expressie |
Standaardveldwaarde |
|---|---|
|
1 |
1 |
|
"MT" |
MT |
|
"New York, N.Y." |
New York, N.Y. (een waarde die leestekens bevat, moet tussen aanhalingstekens worden geplaatst) |
|
"" |
Een tekenreeks met lengte 0 |
|
Date( ) |
De datum van vandaag |
|
=Ja |
'Ja' wordt weergegeven in de lokale taal van de computer |
