Parameters gebruiken in query's, formulieren en rapporten

In dit artikel

• Overzicht

• Parameters gebruiken in query's

• Gegevenstypen opgeven voor parameters

• Een formulier maken waarin parameters worden verzameld

• Een formulier maken waarin parameters worden verzameld voor een rapport

Overzicht

U kunt criteria gebruiken in een parameterquery in Access om de set records te beperken die worden geretourneerd met de query. Mogelijk zijn de dialoogvensters die worden geleverd met een parameterquery onvoldoende voor uw doeleinden. In deze gevallen kunt u een formulier maken dat beter voldoet aan uw behoeften aan een parameterverzameling. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een formulier maakt waarin query- en rapportparameters worden verzameld. In dit artikel wordt ervan uitgegaan dat u bekend bent met het maken van query's en het definiëren van parameters in query's. Voordat u doorgaat, moet u in ieder geval weten hoe u een selectiequery maakt.

Dit artikel bevat voorbeelden van het gebruik van parameters in query's. Het biedt geen uitgebreide referentie voor het opgeven van criteria.

• Zie het artikel Een eenvoudige selectiequery maken voor meer informatie over het maken van een selectiequery.

• Zie het artikel Inleiding tot query's voor meer algemene informatie over query's.

• Zie het artikel Parameters gebruiken om te vragen om invoer wanneer u een query uitvoert voor meer informatie over het definiëren van parameters in query’s.

• Zie het artikel Voorbeelden van querycriteria voor meer informatie over het opgeven van criteria in query’s.

Parameters gebruiken in query's

Een parameter gebruiken in een query is net zo eenvoudig als het maken van een query die gebruikmaakt van criteria. U kunt een query ontwerpen waarin om één stukje informatie wordt gevraagd, zoals een onderdeelnummer, of waarin om meer informatie wordt gevraagd, zoals twee datums. Een parameterquery geeft voor elke parameter een apart dialoogvenster weer waarin u wordt gevraagd een waarde voor de betreffende parameter in te voeren.

Gegevenstypen opgeven voor parameters

U kunt ook opgeven welk type gegevens een parameter moet accepteren. U kunt het gegevenstype voor elke parameter opgeven, maar het is vooral belangrijk om het gegevenstype op te geven voor numerieke gegevens, valutagegevens of datum-/tijdgegevens. Wanneer u het gegevenstype opgeeft dat een parameter moet accepteren, zien gebruikers een nuttiger foutbericht als ze het verkeerde type gegevens invoeren, zoals het invoeren van tekst wanneer valuta wordt verwacht.

Volg deze stappen als u het gegevenstype voor parameters in een query wilt opgeven:

1. Klik, terwijl de query in de ontwerpweergave is geopend, in de groep Weergeven/verbergen op het tabblad Ontwerp op Parameters .

2. Typ in de kolom Parameter van het dialoogvenster Queryparameters de vraag voor elke parameter waarvoor u het gegevenstype wilt opgeven. Zorg ervoor dat elke parameter overeenkomt met de vraag die u gebruikt in de rij Criteria van het queryontwerpraster.

3. Selecteer in de kolom Gegevenstype het gegevenstype voor de afzonderlijke parameters.

Een formulier maken waarin parameters worden verzameld

Hoewel parameterquery's een ingebouwd dialoogvenster hebben waarin parameters worden verzameld, bieden ze alleen basisfunctionaliteit. Als u een formulier gebruikt om parameters te verzamelen, beschikt u over de volgende functies:

• De mogelijkheid besturingselementen voor specifieke gegevenstypen te gebruiken, zoals agendabesturingselementen voor datums.

• Persistentie van de verzamelde parameters, zodat u ze met meer dan één query kunt gebruiken.

• De mogelijkheid om een keuzelijst of een keuzelijst met invoervak te bieden voor de parameterverzameling. Hiermee kunt u kiezen uit een lijst met beschikbare gegevenswaarden.

• De mogelijkheid om besturingselementen te bieden voor andere functies, zoals het openen of vernieuwen van een query.

In de volgende video ziet hoe u een eenvoudig formulier kunt maken om parameters voor een query te verzamelen, in plaats van de dialoogvensters te gebruiken die meestal zijn gekoppeld aan parameterquery's.

Een formulier maken waarin parameters worden verzameld voor een rapport

U kunt dit scenario op verschillende manieren benaderen, maar we laten slechts één methode zien die voornamelijk gebruikmaakt van macro's. Volg deze stappen om een formulier te maken waarmee parameters worden verzameld voor een rapport.

• Stap 1: Een formulier maken dat invoer accepteert

• Stap 2: Een codemodule maken om te controleren of het parameterformulier al is geladen

• Stap 3: Een macro maken waarmee het formulier en rapport worden bestuurd

• Stap 4: De opdrachtknoppen OK en Annuleren aan het formulier toevoegen

• Stap 5: De formuliergegevens gebruiken als querycriteria

• Stap 6: Macroacties toevoegen aan de rapportgebeurtenissen

• Stap 7: Uitproberen

Stap 1: Een formulier maken dat invoer accepteert

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Formulieren op Formulierontwerp.

2. Druk in de ontwerpweergave op F4 om het eigenschappenvenster weer te geven. Geef vervolgens de formuliereigenschappen op, zoals weergegeven in de volgende tabel.

   Eigenschap	Instelling
   Bijschrift	Voer de naam in die u wilt weergeven in de titelbalk van het formulier.
   Standaardweergave	Enkel formulier
   Formulierweergave toestaan	Ja
   Gegevensbladweergave toestaan	Nee
   Draaitabelweergave toestaan	Nee
   Draaigrafiekweergave toestaan	Nee
   Schuifbalken	Geen
   Recordkiezers	Nee
   Navigatieknoppen	Nee
   Randstijl	Dialoogvenster

3. Klik voor elke parameter die u met het formulier wilt verzamelen op Tekstvak in de groep Besturingselementen op het tabblad Ontwerpen.

4. Stel de eigenschappen voor de tekstvakken in, zoals wordt weergegeven in de volgende tabel.

   Eigenschap	Instelling
   Naam	Voer een naam in die de parameter beschrijft, bijvoorbeeld Startdatum.
   Indeling	Kies een indeling die het gegevenstype van het parameterveld weerspiegeld. Selecteer voor een datumveld bijvoorbeeld Standaarddatumnotatie.

5. Sla het formulier op en geeft het een naam, zoals frmCriteria.

Stap 2: Een codemodule maken om te controleren of het parameterformulier al is geladen

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Macro's en code op Module. 

   Er wordt een nieuwe module geopend in Visual Basic Editor.

2. Typ of plak de volgende code in Visual Basic Editor:

   Function IsLoaded(ByVal strFormName As String) As Boolean
   Dim oAccessObject As AccessObject
   Set oAccessObject = CurrentProject.AllForms(strFormName)
   If oAccessObject.IsLoaded Then
     If oAccessObject.CurrentView <> acCurViewDesign Then
       IsLoaded = True
     End If
   End If
   End Function
   

3. Sla de module op met een unieke naam. Vervolgens sluit u Visual Basic Editor.

Stap 3: Een macro maken waarmee het formulier en rapport worden bestuurd

Met de submacrofuncties van Access kunnen we alle stappen definiëren die we moeten volgen in één macro. We maken vier submacro's: Dialoogvenster openen, Dialoogvenster sluiten, OK en Annuleren. Hiermee worden de verschillende taken beheerd die nodig zijn voor deze procedure. Gebruik de schermafbeelding hieronder als richtlijn om een nieuwe macro te maken met de volgende submacro's en acties. Opmerking: voor dit voorbeeld is de naam van het parameterformulier frmCriteria Pas uw macro aan zodat deze overeenkomt met de naam van het formulier dat u eerder hebt gemaakt. Klik ook op Alla acties weergeven op het tabblad Ontwerpen om alle macroacties weer te geven.

Sla de macro op en sluit deze. Geef de macro een naam, bijvoorbeeld Datumbereikmacro.

Stap 4: De opdrachtknoppen OK en Annuleren aan het formulier toevoegen

1. Open het parameterformulier opnieuw dat u eerder hebt gemaakt in de ontwerpweergave.

2. Controleer op het tabblad Ontwerpen in de groep Besturingselementen of Wizards voor besturingselementen gebruiken niet is ingeschakeld.

3. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Besturingselementen op Knop.

4. Plaats de aanwijzer onder de tekstvakken in het formulier. Sleep vervolgens om een opdrachtknop OK te maken.

5. Als het eigenschappenvenster niet zichtbaar is, drukt u op F4 om het te openen.

6. Stel de eigenschappen voor de knop OK in, zoals wordt weergegeven in de volgende tabel.

   Eigenschap	Instelling
   Naam	OK
   Bijschrift	OK
   Standaard	Ja
   OnClick	Voer de naam van de macro in, bijvoorbeeld Datumbereikmacro.OK.

7. Maak een opdrachtknop Annuleren en stel de eigenschappen ervan in, zoals in de volgende tabel wordt weergegeven.

   Eigenschap	Instelling
   Naam	Annuleren
   Bijschrift	Annuleren
   OnClick	Voer de naam van de macro in, bijvoorbeeld Datumbereikmacro.Annuleren.

8. Sla het formulier op en sluit dit.

Stap 5: De formuliergegevens gebruiken als querycriteria

1. Open de query die u eerder hebt gemaakt in de ontwerpweergave.

2. Voer de criteria voor de gegevens in. Gebruik het object Formulieren, de naam van het formulier en de naam van het besturingselement:

   • In een Access-database (.accdb of .mdb) gebruikt u voor een formulier met de naam frmCriteria bijvoorbeeld de volgende expressie om te verwijzen naar besturingselementen met de namen Begindatum en Einddatum in de query:

     Tussen [Formulieren]![frmCriteria]![Begindatum] en [Formulieren]![frmCriteria]![Einddatum]

Stap 6: Macroacties toevoegen aan de rapportgebeurtenissen

1. Open het rapport dat u wilt gebruiken in de ontwerpweergave.

2. Als het eigenschappenvenster niet zichtbaar is, drukt u op F4 om het te openen.

3. Zorg ervoor dat de eigenschap Recordbron van het rapport dezelfde parameterquery gebruikt die u eerder hebt opgegeven.

4. Stel de twee extra rapporteigenschappen in de volgende tabel in.

   Eigenschap	Instelling
   OnOpen	Voer de naam van de macro in, bijvoorbeeld Datumbereikmacro.Dialoogvenster openen.
   OnClose	Voer de naam van de macro in, bijvoorbeeld Datumbereikmacro.Dialoogvenster sluiten.

   In de gebeurtenis Openen van het rapport, worden de acties in Access uitgevoerd die zijn gedefinieerd in de submacro Dialoogvenster openen van het object Datumbereikmacro. Op dezelfde manier worden bij het sluiten van het rapport de acties in Access uitgevoerd die zijn gedefinieerd in de submacro Dialoogvenster sluiten van het object Datumbereikmacro.

5. Sla het rapport op en sluit het.

Stap 7: Probeer het zelf

Nu u alle Access-objecten hebt gemaakt, is het tijd om het uit te proberen. Open uw rapport in de rapportweergave of afdrukvoorbeeld en u ziet dat voordat het rapport wordt weergegeven, het parameterformulier in de dialoogvenstermodus wordt geopend. Voer de benodigde criteria in de tekstvakken in die u eerder hebt gemaakt en klik vervolgens op de opdrachtknop OK in het formulier. Access verbergt vervolgens het formulier (Zichtbaar = Nee) en opent het rapport met alleen gegevens die voldoen aan uw criteria. Dit werkt omdat de parameterquery waarop het rapport is gebaseerd, de waarden in de besturingselementen op het verborgen formulier kan lezen. Wanneer u het rapport sluit, wordt ook het parameterformulier gesloten.

Naar boven