Dubbele gegevens ontstaan vaak als meerdere gebruikers tegelijkertijd dezelfde gegevens toevoegen aan de database of als de database niet is ontworpen om te worden gecontroleerd op duplicaten. Het is eenvoudiger om een query te gebruiken als u een hoop dubbele gegevens wilt verwijderen. Als eerste stap moet u Dubbele records vinden met behulp van een query in uw database.
Opmerking: De methoden die in dit artikel worden beschreven, zijn niet van toepassing op Access-web-apps.
Voordat u gegevens verwijdert
U kunt de verwijdering van gegevens niet ongedaan maken. Zorg er dus voor dat uw database gereed is voordat u dubbele records probeert te verwijderen:
-
Zorg ervoor dat het bestand niet alleen-lezen is.
-
Als u de database met anderen deelt, vraag hen dan de objecten waarmee u wilt werken, te sluiten. Zo voorkomt u mogelijke gegevensconflicten.
-
Als u machtigingen hebt om de database in de exclusieve modus te openen: klik op Bestand >Openenen selecteer de database. Klik op de pijl naast Openen en klik op Exclusief openen.
-
Het belangrijkste is dat u een back-up maakt van uw database. De enige manier waarop u verwijderde records kunt herstellen, is door ze terug te zetten uit een back-up. Bij een verwijdering worden mogelijk ook records in gerelateerde tabellen verwijderd.
Opmerking: U kunt herstellen van een back-up door het oorspronkelijke bestand te sluiten en de naam daarvan te wijzigen, zodat u de back-up de naam van de oorspronkelijke versie kunt geven. Geef de back-up de naam van de oorspronkelijke versie en open vervolgens de back-up met de gewijzigde naam in Access.
Een verwijderquery maken en uitvoeren
-
Klik op het tabblad Maken > Queryontwerp en dubbelklik op de tabel waaruit u records wilt verwijderen.
-
Dubbelklik op het sterretje (*) om alle tabelvelden toe te voegen aan de ontwerpfunctie voor query's.
-
Voeg de velden toe die u gebruikt om de records vast te stellen die moeten worden verwijderd. Stel bijvoorbeeld dat een klant failliet gaat en u moet alle orders verwijderen die in behandeling zijn voor die klant. Als u precies die records wilt vinden, kunt u de velden Klant-ID en Orderdatum toevoegen aan het ontwerpraster.
-
U kunt ook criteria aan de rij Criteriatoevoegen. U kunt bijvoorbeeld het Klant-ID toevoegen van de failliete klant en de datum toevoegen waarna de orders van die klant ongeldig zijn.
-
Schakel het selectievakje Weergeven uit voor elk criteriumveld.
-
Klik op het tabblad Ontwerp op Uitvoeren. Controleer of de query de records retourneert die u wilt verwijderen.
-
Klik op Ontwerpweergave en klik op het tabblad Ontwerp op Verwijderen. In Access wordt de selectiequery gewijzigd in een verwijderquery, wordt de rij Weergeven verborgen in de onderste sectie van het ontwerpraster en wordt de rij Verwijderen toegevoegd.
-
Nog één controle voordat u de verwijderquery uitvoert: zorg ervoor dat de rij Verwijderen in * (alle velden) kolomweergaven Van en Waar in de criteriumkolommen verschijnen.
-
Klik op het tabblad Ontwerp op Uitvoeren > Ja.
Zie Twee tabellen vergelijken en records zonder overeenkomsten zoeken voor meer informatie.
