Als u de gegevensbron voor een rapport wilt kiezen, opent u het rapport in de indelingsweergave en drukt u op Alt + Enter om het eigenschappenvenster te openen. Klik op het vierkantje net onder het tabblad Rapportobject om het hele rapport te selecteren en klik vervolgens op het eigenschappenvenster op het tabblad Gegevens op Recordbron om de eigenschap te selecteren. Vervolgens kunt u de recordbron instellen door een item in de lijst te kiezen of door op de knop Bouwen te klikken 
Aan de hand van de recordbron van een rapport wordt bepaald welke velden uit de database in het rapport kunnen worden weergegeven. In een relationele database staan gerelateerde gegevens meestal verspreid over meerdere tabellen. Informatie over klanten wordt bijvoorbeeld opgeslagen in één tabel en informatie over bestellingen in een andere tabel. Door te werken met rapporten kunt u gegevens op een flexibele manier opnieuw samenvoegen en naar eigen inzicht weergeven, en optimaal voorbereiden voor afdrukken. In dit artikel vindt u meer informatie over recordbronnen voor rapporten. Lees voor een overzicht van rapporten het artikel Inleiding tot rapporten in Access.
Opmerking: Dit artikel heeft geen betrekking op Access-web-apps, het type database dat u met Access ontwerpt en online publiceert. Zie Een Access-app maken voor meer informatie.
In dit artikel
Verschillende typen recordbronnen
Tabel
Als alle velden die u nodig hebt zich in één tabel bevinden, kunt u die tabel gebruiken als de recordbron van het rapport. Als de velden die u nodig hebt zich in twee of meer tabellen bevinden, moet u ervoor zorgen dat de tabellen logisch kunnen worden gekoppeld op een bepaalde algemene waarde en vervolgens een benoemde query of een ingesloten query maken om als recordbron te gebruiken.
Benoemde query
Een benoemde query (meestal alleen een query genoemd) is een query die als databaseobject is opgeslagen. U kunt een benoemde query als recordbron voor meerdere formulieren of rapporten gebruiken. Wijzigingen in het ontwerp van de query zijn echter van invloed op alle formulieren en rapporten die de query als recordbron gebruiken. Bovendien is het relatief eenvoudig om een benoemde query te verwijderen met als gevolg dat alle formulieren of rapporten die ervan gebruikmaken, niet meer werken.
Ingesloten query
Een ingesloten query is een query die in de eigenschap Recordbron van een ander object is opgeslagen. Omdat een ingesloten query geen afzonderlijk object is, is het minder waarschijnlijk dat u het rapport beschadigt door per ongeluk de query ervan te verwijderen of te wijzigen. Het is raadzaam om een ingesloten query te maken als u wilt dat de query uitsluitend voor het rapport is bestemd, met andere woorden als u de query niet met andere objecten wilt delen.
Als u werkt met de functies Rapportontwerp, Leeg rapport of Etiketten, die in de volgende secties worden beschreven, worden standaard ingesloten query's gemaakt. Ook door de wizard Rapport worden ingesloten query's gemaakt, mits u gegevens uit meerdere tabellen voor het rapport selecteert. Als u alleen gegevens uit één tabel selecteert, wordt het rapport door de wizard Rapport rechtstreeks aan die tabel gekoppeld.
Het is ook mogelijk om een ingesloten query te maken door een SQL-instructie te kopiëren uit een benoemde query die in SQL-weergave is geopend, en de SQL-instructie vervolgens te plakken in de eigenschap Recordbron van een rapport. U opent een benoemde query als volgt in SQL-weergave:
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de query en klik vervolgens op Ontwerpweergave.
-
Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Resultaten op Weergave en klik vervolgens op SQL-weergave.
Manier waarop door de rapportfunctie recordbronnen worden gemaakt
Als u een rapport wilt maken in Access, klikt u op een van de hulpprogramma's in de groep Rapporten van het tabblad Maken . Afhankelijk van hoe u de hulpprogramma's gebruikt, maakt elk hulpprogramma een van de drie recordbrontypen die in de vorige sectie worden beschreven.
In de volgende tabel wordt beschreven wat het effect is van elke rapportfunctie en welke typen recordbronnen standaard worden gemaakt.
|
Functie |
Beschrijving |
Standaardtype recordbron |
|---|---|---|
|
Rapport |
Hiermee wordt een eenvoudig rapport in tabelvorm gemaakt dat alle velden in de gegevensbron bevat. |
Tabel of benoemde query die u in het navigatiedeelvenster moet selecteren voordat u op de functie klikt. |
|
Rapportontwerp |
Hiermee wordt een leeg rapport geopend in de ontwerpweergave, waaraan u de gewenste velden en besturingselementen kunt toevoegen. |
Ingesloten query, als u velden uit het taakvenster Lijst met velden naar het rapport sleept. U kunt ook een tabel of benoemde query in de vervolgkeuzelijst Recordbron in het eigenschappenvenster selecteren. |
|
Leeg rapport |
Hiermee wordt een leeg rapport geopend in de indelingsweergave en wordt het taakvenster Lijst met velden weergegeven. Wanneer u velden uit de lijst met velden naar het rapport sleept, wordt in Access een ingesloten query gemaakt en wordt deze opgeslagen in de eigenschap Recordbron van het rapport. |
Ingesloten query, als u velden uit het taakvenster Lijst met velden naar het rapport sleept. U kunt ook een tabel of benoemde query in de vervolgkeuzelijst Recordbron in het eigenschappenvenster selecteren. |
|
Wizard Rapport |
Hiermee wordt een wizard met meerdere stappen weergegeven waarin u velden, groeperings- en sorteringsniveaus en indelingsopties kunt opgeven. Door de wizard wordt op basis van uw selecties een rapport gemaakt. |
Ingesloten query, als u velden uit meerdere tabellen selecteert. Als u alleen velden uit één tabel selecteert, wordt die tabel in Access als recordbron gebruikt. |
|
Etiketten |
Hiermee wordt een wizard weergegeven waarin u standaardetiketten of aangepaste etiketten kunt selecteren. Ook kunt u hier aangeven welke velden moeten worden weergegeven en hoe deze moeten worden gesorteerd. De wizard maakt het labelrapport op basis van de selecties die u maakt. |
Tabel of benoemde query die u moet selecteren voordat u op de functie klikt. |
Opmerking: Met de functies Rapportontwerp, Wizard Rapport en Etiketten worden 'clientrapporten' gemaakt die niet compatibel zijn met webdatabases. Zie voor meer informatie over webdatabases het artikel Een webdatabasesite bewerken of op SharePoint publiceren.
Werken met recordbronnen
Een recordbron naar een ingesloten query converteren
Elk rapport dat aan een tabel of benoemde query is gekoppeld, kan worden gewijzigd zodat het naar een ingesloten query verwijst. Zoals gezegd kan het onderhoud van een database eenvoudiger worden als rapporten op zichzelf staan en minder afhankelijk zijn van andere objecten. Afhankelijk van het huidige type recordbron, gebruikt u een van de volgende methoden voor de conversie naar een ingesloten query:
Methode 1: op de knop Opbouwen klikken
Als de eigenschap Recordbron een tabelnaam is, maakt u in een handomdraai een ingesloten query door in het eigenschappenvenster Recordbron op de knop Opbouwen te klikken.
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Indelingsweergave.
-
Klik met de rechtermuisknop ergens in het rapport en klik op Rapporteigenschappen.
-
Klik op het tabblad Alles in het eigenschappenvak Recordbron en klik vervolgens op de knop Bouwen
-
In Access wordt gevraagd of u op basis van de tabel een query wilt maken. Klik op Ja om door te gaan.Access opent de opbouwfunctie voor query's en voegt de tabel toe die oorspronkelijk in de eigenschap Besturingselementbron stond.
-
Voeg velden aan het queryraster toe door te dubbelklikken op de naam van elk veld dat u in het rapport wilt opnemen. U moet dit doen voor alle velden die in het rapport moeten worden weergegeven.
-
Velden uit gerelateerde tabellen of query's toevoegen:
-
Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Query-instelling op Tabellen toevoegen (Tabel weergeven in Access).
-
Selecteer de tabel of query die u wilt toevoegen.
-
Controleer of alle tabellen en query's die u toevoegt, op een logische manier zijn verbonden. Zo heeft het veld Id van de tabel Klanten waarschijnlijk een join-lijn als verbinding met veld Klant-id in de tabel Bestellingen. U kunt meerdere join-lijnen maken door een veldnaam uit een tabel of query naar een veldnaam in een andere tabel of query te slepen.Zie het artikel Inleiding tot query's voor meer informatie over het maken van query's.
-
Voeg velden aan het queryraster toe door te dubbelklikken op de naam van elk veld dat u in het rapport wilt opnemen. U moet dit doen voor alle velden die in het rapport moeten worden weergegeven.
-
-
De query testen:
-
Ga naar het tabblad Ontwerp, klik in de groep Resultaten op Weergave en selecteer vervolgens Gegevensbladweergave.
-
Als u wilt teruggaan naar de ontwerpweergave, gaat u naar het tabblad Ontwerp, klikt u in de groep Resultaten op Weergave en selecteert u Ontwerpweergave.
-
-
Als u hebt nagegaan dat de query de gegevens retourneert die u in het rapport wilt weergeven, klikt u op het tabblad Ontwerp in de groep Sluiten op Sluiten.
-
Klik op Ja om de wijzigingen op te slaan die u in de SQL-instructie hebt aangebracht, en om de eigenschap bij te werken.
Opmerking: Als de nieuwe query niet alle velden bevat die in het rapport zijn gebruikt, wordt u gevraagd om een parameterwaarde voor elk ontbrekend veld op te geven. U kunt de verwijzing naar het veld in het rapport verwijderen of met de procedure bij Een ingesloten query bewerken de ontbrekende velden aan de query toevoegen.
Methode 2: een veld uit een gerelateerde tabel toevoegen via de lijst met velden
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Indelingsweergave.
-
Als het taakvenster Lijst met velden nog niet wordt weergegeven, gaat u naar het tabblad Ontwerp en klikt u in de groep Hulpmiddelen op Bestaande velden toevoegen.
-
Als Alle tabellen weergeven boven aan de lijst met velden wordt weergegeven, klikt u hierop om velden in gerelateerde tabellen en andere tabellen weer te geven.
-
Vouw een tabel uit onder In gerelateerde tabellen beschikbare velden, en sleep een van de velden naar het rapport.Access wijzigt de recordbron in een ingesloten query die het veld bevat dat u hebt toegevoegd. U kunt nog meer velden op deze manier toevoegen, of u kunt de ingesloten query bewerken met de procedure in Een ingesloten query bewerken.
Methode 3: SQL uit een benoemde query kopiëren en plakken
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de query die de SQL-instructie bevat die u wilt kopiëren en klik op Ontwerpweergave.
-
Klik op het tabblad Start in de groep Weergaven op Weergave en klik vervolgens op SQL-weergave.
-
Kopieer de tekst in het SQL-venster en sluit vervolgens de query zonder deze op te slaan.
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport waaraan u de ingesloten query wilt toevoegen en klik vervolgens op Indelingsweergave.
-
Als het eigenschappenvenster nog niet wordt weergegeven, geeft u dit weer door op F4 te drukken.
-
Ga naar het tabblad Alles, selecteer de tekst in de eigenschap Recordbron en druk op Ctrl+P om de SQL in het eigenschappenvenster te plakken.
Opmerking: Als de nieuwe query niet alle velden bevat die in het rapport zijn gebruikt, wordt u gevraagd om een parameterwaarde voor elk ontbrekend veld op te geven. U kunt de verwijzing naar het veld in het rapport verwijderen of met de procedure bij Een ingesloten query bewerken de ontbrekende velden aan de query toevoegen.
Methode 4: SQL uit een ander formulier of rapport kopiëren en plakken
Het is mogelijk om een ingesloten query rechtstreeks uit de eigenschap Recordbron naar een ander object te kopiëren. Als een ander formulier of rapport een ingesloten query bevat die de gewenste gegevens retourneert, kunt u op deze manier eenvoudig opnieuw gebruiken voor het rapport waaraan u werkt.
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier of het rapport met de ingesloten SQL-instructie die u wilt kopiëren, en klik op Indelingsweergave.
-
Klik met de rechtermuisknop ergens in het formulier of het rapport en selecteer Formuliereigenschappen of Rapporteigenschappen.
-
Ga naar het tabblad Alles, selecteer alle tekst van de SQL-instructie in het eigenschappenvenster Recordbron en druk op Ctrl+C om deze te kopiëren.
-
Sluit het formulier of het rapport zonder op te slaan.
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport waaraan u de ingesloten query wilt toevoegen en klik vervolgens op Indelingsweergave.
-
Klik met de rechtermuisknop ergens in het rapport en klik op Rapporteigenschappen.
-
Ga naar het tabblad Alles, selecteer de tekst in de eigenschap Recordbron en druk op Ctrl+P om de SQL in de eigenschap te plakken.
Opmerking: Als de nieuwe query niet alle velden bevat die in het rapport zijn gebruikt, wordt u gevraagd om een parameterwaarde voor elk ontbrekend veld op te geven. U kunt de verwijzing naar het veld in het rapport verwijderen of met de procedure bij Een ingesloten query bewerken de ontbrekende velden aan de query toevoegen.
Een ingesloten query bewerken
Naarmate de database groter wordt, moet u mogelijk de recordbron van een rapport wijzigen, bijvoorbeeld om meer velden aan een rapport toe te voegen. Voer de volgende procedure uit om de recordbron in de opbouwfunctie voor query's te openen:
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt bewerken, en klik op Indelingsweergave.
-
Klik met de rechtermuisknop ergens in het rapport en klik op Rapporteigenschappen.
-
Klik op het tabblad Alles in het eigenschappenvak Recordbron en klik vervolgens op de knop Bouwen
-
Bewerk de query, ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Sluiten op Sluiten.
-
Klik op Ja om de wijzigingen op te slaan en de eigenschap bij te werken.Access sluit de opbouwfunctie voor query's. Wijzigingen die u in de opbouwfunctie voor query's hebt aangebracht, wordt weergegeven in de SQL-instructie in de eigenschap Recordbron.
Zie het artikel Inleiding tot query's voor meer informatie over het maken van query's.
Een ingesloten query opslaan als een benoemde query
Stel dat u vindt dat een ingesloten query die als recordbron voor een rapport fungeert, ook handig is voor andere doeleinden. In dat geval kunt u de query opslaan als een benoemde query die vervolgens beschikbaar is voor gebruik door andere objecten.
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport met de ingesloten query en klik vervolgens op Indelingsweergave.
-
Klik met de rechtermuisknop ergens in het rapport en klik op Rapporteigenschappen.
-
Klik op het tabblad Alles in het eigenschappenvak Recordbron en klik vervolgens op de knop Bouwen
-
Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Sluiten op Opslaan als.
-
Typ in het dialoogvenster Opslaan als een querynaam in het bovenste vak en klik vervolgens op OK.De query wordt opgeslagen als een benoemde query in het navigatiedeelvenster.
-
Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Sluiten op Sluiten.In Access wordt gevraagd of u de wijzigingen in de ingesloten query wilt opslaan, zelfs als u geen wijzigingen hebt aangebracht. Meestal hoeft u alleen op Nee te klikken om de ontwerpfuncties voor query's te sluiten. Hebt u echter wijzingen aangebracht die behouden moeten blijven in de ingesloten query van het rapport, dan klikt u op Ja.
