Gebruik de access-studentendatabasesjabloon om informatie bij te houden over uw leerlingen/studenten, waaronder contactpersonen voor noodgevallen, medische gegevens en informatie over hun voogden. U kunt ook leerlingen/studenten zoeken en filteren, de aanwezigheid van leerlingen/studenten bijhouden, kolommen weergeven of verbergen en adressen van leerlingen/studenten toewijzen.
Wilt u een video watch over het gebruik van deze sjabloon? Zie dit artikel , De sjabloon Voor studentendatabase gebruiken.
Opmerking: De sjabloon Studentendatabase is de afgelopen jaren bijgewerkt. Deze instructies verwijzen naar de meest recente versie van de sjabloon die kan worden gedownload. Als de onderstaande stappen niet overeenkomen met wat u ziet, gebruikt u waarschijnlijk een oudere versie van de sjabloon.
De database gebruiken
In dit artikel behandelen we de basisstappen voor het gebruik van de databasesjabloon Studenten.
De database voorbereiden voor gebruik
-
Wanneer u de database voor het eerst opent, wordt het welkomstformulier weergegeven. Als u wilt voorkomen dat dit formulier wordt weergegeven wanneer u de database de volgende keer opent, schakelt u het selectievakje Welkom weergeven wanneer deze database wordt geopend uit.
Sluit het welkomstformulier om de database te gaan gebruiken.
-
Als u wilt controleren of alle database-inhoud is ingeschakeld, klikt u op de berichtenbalk op Deze inhoud inschakelen.
Zie het artikel Bepalen of u een database vertrouwt voor meer informatie over het inschakelen van database-inhoud.
Een leerling/student zoeken
Met het vak Snel zoeken kunt u snel een leerling/student vinden in het formulier Lijst met studenten .
-
Typ de tekst waarnaar u wilt zoeken in het vak Snel zoeken en druk op Enter.
Access filtert de lijst om alleen de records weer te geven die de tekst bevatten waarnaar u hebt gezocht. Klik op De huidige zoekopdracht wissen om terug te keren naar de volledige lijst. (Het is de X in het zoekvak.)
De lijst met leerlingen/studenten filteren
In het formulier Studentenlijst kunt u de lijst met leerlingen/studenten filteren en uw favoriete filters opslaan voor toekomstig gebruik.
-
Pas filters toe door met de rechtermuisknop op het formulier te klikken en de gewenste filters te selecteren.
-
Klik op Filter opslaan.
-
Voer in het formulier Filterdetails een filternaam en beschrijving in en klik vervolgens op Sluiten.
-
Gebruik het vak Favorieten filteren om een opgeslagen filter toe te passen of klik op (Filter wissen) om het filter te verwijderen.
Kolommen weergeven of verbergen
In het formulier Studentenlijst zijn sommige velden (kolommen) standaard verborgen. Wijzigen welke velden worden weergegeven:
-
Klik op Velden weergeven/verbergen.
-
Schakel in het dialoogvenster Kolommen zichtbaar maken het selectievakje in naast elke kolom die u wilt weergeven. Schakel het selectievakje uit om de kolom te verbergen.
Details van leerlingen/studenten weergeven
In het formulier Studentdetails kunt u meer informatie over een leerling/student bekijken en invoeren, zoals foto's, voogden, informatie over noodgevallen en aanwezigheid. Ga als volgende te werk om het formulier Studentgegevens weer te geven:
-
Klik in het formulier Studentenlijst op Openen naast het item dat u wilt zien.
Een afbeelding toevoegen
In het formulier Studentdetails kunt u afbeeldingen en andere bijlagen toevoegen.
-
Klik onder het afbeeldingsframe op Afbeelding bewerken.
-
Klik in het dialoogvenster Bijlagen op Toevoegen.
-
Blader in het dialoogvenster Bestand kiezen naar de map met het bestand.
-
Selecteer het bestand dat u wilt toevoegen en klik op Openen.
-
Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK.
Opmerking: U kunt meerdere bestanden bijvoegen voor elk item, inclusief verschillende bestandstypen, zoals documenten of spreadsheets.
Leerlingen/studenten toevoegen vanuit Microsoft Outlook
Als u Microsoft Outlook gebruikt, kunt u leerlingen/studenten uit dat programma toevoegen zonder dat u de gegevens opnieuw hoeft te typen.
-
Klik in het formulier Lijst met leerlingen/studenten op Toevoegen vanuit Outlook.
-
Selecteer in het dialoogvenster Namen selecteren om toe te voegen de namen die u aan de database wilt toevoegen.
-
Klik op Toevoegen en klik op OK.
Een kaart van het adres van een leerling/student weergeven
Als u in het formulier Studentgegevens een adres voor de leerling hebt ingevoerd, kunt u een kaart van die locatie weergeven:
-
Klik op Klik om toe te wijzen.
Rapporten weergeven
De studentendatabase bevat verschillende rapporten, waaronder Alle studenten, allergieën en medicijnen, contactgegevens voor noodgevallen, voogdinformatie en meer. Een rapport weergeven:
-
Dubbelklik in het navigatiedeelvenster onder Rapporten op het rapport dat u wilt weergeven.
U kunt uw eigen aangepaste rapporten maken. Zie het artikel Creatie een eenvoudig rapport voor meer informatie.
De studentendatabase wijzigen
U kunt de database Studenten aanpassen door een nieuw veld toe te voegen aan de tabel Studenten en dat veld vervolgens toe te voegen aan het formulier Lijst met studenten, het formulier Details van studenten en het rapport Alle leerlingen/studenten .
Een veld toevoegen aan de tabel Studenten
-
Sluit alle geopende tabbladen.
-
Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel Leerlingen/studenten .
-
Schuif naar rechts totdat u de kolom Nieuw veld toevoegen ziet. Dubbelklik op de kolomkop en typ de veldnaam.
De eerste keer dat u gegevens invoert in de kolom, wordt het gegevenstype voor u ingesteld.
Velden toevoegen aan formulieren of rapporten
Zodra een veld is toegevoegd aan een tabel, kunt u het toevoegen aan een formulier of rapport.
-
Klik met de rechtermuisknop op het formulier of rapport in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Indelingsweergave.
-
Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Hulpmiddelen op Bestaande velden toevoegen.
-
Sleep het gewenste veld van de lijst met velden naar het formulier of rapport.
