Tips over e-mailmarketing

Uw e-mailmarketing legal houden

De CAN-SPAM Act van 2003 (Het controleren van het verzoek om pornografie en marketing) bevat vereisten voor degenen die commerciële e-mail verzenden. Ook worden er boetes besommen voor spammers en bedrijven van wie producten als spam worden aangekondigd als ze de wet overtreden, en geadresseerden hebben het recht om e-mailers te vragen ze niet meer te spammen.

De wet heeft betrekking op e-mail waarvan reclame of reclame maken voor een commercieel product of commerciële service, met inbegrip van inhoud op een website. Een 'transactiebericht of relatiebericht' (e-mail die een overeengekomen transactie faciliteert of een klant in een bestaande zakelijke relatie bij werkt) bevat mogelijk geen onjuiste of misleidende routeringsgegevens, maar is anders vrijgesteld van de meeste bepalingen van de CAN-SPAM-act. Klik voor meer informatie op een koppeling in de sectie Zie ook.

De inhoud relevant en kort maken

De meeste klanten en potentiële klanten hebben de tijd en de interesse om alleen te lezen wat hen te vertellen heeft, op het moment dat dit snel is bereikt. Hoe meer u elk e-mailbericht richt op de interesses van afzonderlijke geadresseerden, hoe groter de kans is dat ze uw berichten openen, lezen en beantwoorden. Met de functies voor e-mail samenvoegen in Microsoft Office Publisher 2007 kunt u de inhoud efficiënt naar de interesses van elke geadresseerde sturen.

De volgende soorten inhoud werken goed in e-mailmarketing:

• Wekelijkse specials, kortingen en andere promotionele aanbiedingen

• Uitnodigingen voor gebeurtenissen en seminar

• Productinformatie-updates

• Informatienieuwsbrieven

Effectieve e-mailmarketingberichten bevatten de volgende elementen (de meeste zijn ook vereist door de CAN-SPAM Act):

• Een duidelijke, beknopte onderwerpregel    Hoewel u wilt dat geadresseerden het e-mailbericht openen, kunt u geen trucs afspelen en geen extra informatie gebruiken. U kunt alleen een echt voordeel of een waarde leveren die u kunt leveren. De actie kan-SPAM vereist dat de onderwerpregel de inhoud van het bericht nauwkeurig vertegenwoordigt.

  Zorg er bovendien voor dat de onderwerpregel onder de 50 tekens blijft, zodat deze niet wordt afgekapt in het Postvak IN van de geadresseerde en voorkom interpunctie, tenzij u een vraag stelt. Dit is een verspilde kostbare ruimte. Vermijd bovendien het gebruik van uitroeptekens. Ze geven aan dat ze een goede tip hebben dat het bericht strikt reclame is.

• Melding dat uw e-mailbericht een advertentie of verzoek is    De wet CAN-SPAM vereist dat deze kennisgeving duidelijk en dubbelzinnig is en dat u geadresseerden een manier biedt om zichzelf te verwijderen uit de adressenlijst, een methode om af te melden.

• Een geldig retouradres    Voor de actie CAN-SPAM moet u een adres op geven. Het is een goed idee om ook een telefoonnummer op te geven. De geadresseerden moeten immers contact met u opnemen.

• Een optie voor opt-out    De CAN-SPAM Act vereist dat u een retour-e-mailadres of een ander op het web gebaseerd reactiemechanisme biedt waarmee ontvangers u kunnen vragen om toekomstige e-mailberichten niet naar dat e-mailadres te verzenden. U dient de aanvragen binnen tien werkdagen na ontvangst van de opt-outaanvraag na ontvangst van de opt-outaanvraag na ontvangst van het e-mailbericht na ontvangst van het e-mailbericht na te leven. U kunt anderen ook niet helpen met het verzenden van e-mail naar het adres van iemand die zich heeft uitgekot.

Een duidelijke oproep tot actie aanbieden

Maak in de eerste alinea duidelijk welke actie de geadresseerden kunnen ondernemen. Laat ze niet door het bericht bladeren om het te vinden, maar pas het aan het einde ook opnieuw aan voor het geval ze besluiten het hele bericht te lezen voordat ze actie ondernemen.

Enkele opties voor een actie bij het aanroepen zijn:

• Klik op een koppeling voor meer informatie.

• Registreer u om een speciale aanbieding te ontvangen.

• Ga naar een webpagina om in aanmerking te komen (en maak die pagina relevant voor de specifieke aanbieding).

• Download een nieuwsbrief, game, scherm saver, coupon of white paper.

• Bellen.

Het bericht persoonlijk maken

Hoe persoonlijker de toon of stem, hoe beter: schrijf uw bericht alsof het afkomstig is van een persoon in plaats van een impersoonlijk onderwijs. Mensen willen relaties opbouwen met andere personen, niet met een bedrijf.

Voeg iets extra's toe aan uw persoonlijke voorkeur, zoals informatie die gerelateerd is aan de interesses van uw klanten in uw bedrijf. Zo kunt u in een restaurant bijvoorbeeld via e-mail een recept voor een restaurant kopen. Wanneer klanten deze recepten thuis uitproberen, bouwt het restaurant de kennis van het restaurant op en breidt het de relatie tussen klant en bedrijf uit. Opleiding, om redenen van mening, principiële standen of humor maken uw bedrijf nuttiger en menselijker, maar ze herkennen ook de risico's die ze met zich meebrengen. Zorg ervoor dat u uw publiek goed kent en hoe ze waarschijnlijk reageren.

Wees consistent

Wanneer u een reeks e-mailberichten verzendt, moet u een consistente berichtindeling, indeling en tijdsinstelling voor de mailing gebruiken. Deze consistentie ondersteunt de garantie dat uw bedrijf betrouwbaar, georganiseerd en goed tot stand is gebracht.

Verzend per dag, week en maand een reeks e-mailberichten op hetzelfde moment. Als uw berichten zijn gericht aan andere bedrijven (of personen op hun werk), stuurt u ze zodat ze kunnen worden gelezen tijdens de werkweek, maar niet op maandagochtend (stuur uw berichten niet tussen vrijdag 12:00 en maandag 12:00 uur). Als uw berichten zijn gericht aan consumenten thuis, stuurt u deze zodat klanten uw berichten in het weekend zien.

Als mailings niet vaak genoeg zijn, vergeten klanten uw bedrijf. Test eerst een schema van wekelijkse e-mails en ga van hier naar toe. Maar als u twijfelt, is het beter om te vaak te verzenden.

Maak het bericht zorgvuldig op

Als u een e-mailbericht maakt van een afdrukpublicatie, is het bericht mogelijk te breed en moet de geadresseerde horizontaal schuiven. Ook geldt dat hoe meer geadresseerden verticaal moeten schuiven, hoe minder waarschijnlijk het is dat ze al uw berichten zien. Zelfs als u een publicatie kiest die is ontworpen voor e-mailberichten, bekijkt u een voorbeeld van het bericht om de indeling en grootte te controleren, zodat u wijzigingen kunt aanbrengen in tekst, afbeeldingen en indeling voordat u het bericht verstuurt.

Hoe wijzig ik het paginaformaat?

1. Klik op het tabblad Paginaontwerp op het startpictogram voor het dialoogvenster naast Alinea.

2. Selecteer e-mailonder Indeling.

3. Wijzig onderPagina de afmetingen voor Breedte enHoogte.

Sommige lettertypen die u in een afgedrukte publicatie gebruikt, zijn mogelijk niet eenvoudig online te lezen. Overweeg om een weblettertype of lettertypeschema te gebruiken dat is ontworpen voor schermlezers, met name voor gebruikers met schermen met verschillende groottes en resoluties. Zie Een lettertypeschema toepassenvoor een lijst met weblettertypen en lettertypeschema's in Microsoft Office Publisher.

Houd ook rekening met de mogelijkheden voor e-mail van uw doelgroep. Als ze gebruik maken van breedband of bedrijfsnetwerken, hoeven ze niet lang te wachten met het downloaden van afbeeldingen met uitgebreide bestanden. Omdat voor een e-mailbericht met veel afbeeldingen en kleuropmaak een vrij grote bestandsgrootte nodig is, kan het lang duren voordat ontvangers met een tragere verbinding het bericht hebben gedownload of geopend. Deze geadresseerden besluiten vaak dat het niet de moeite waard is om te wachten op uw bericht.

Het bericht testen voordat u het verzendt

Voordat u e-mail naar een grote lijst met geadresseerden verzendt, moet u het e-mailbericht, de inhoud en eventuele mechanismen voor bijhouden en beantwoorden testen, inclusief hyperlinks in de berichttekst. Bekijk eerst een voorbeeld van het bericht. Omdat sommige problemen mogelijk niet worden weergegeven in het browservoorbeeld, stuurt u uw bericht naar uzelf om de grootte en de uiteindelijke opmaak van het bestand te controleren. U kunt het beste meerdere anderen vragen het bericht te testen en hun feedback te geven. U leert het meest over wat u mogelijk over het hoofd hebt gezien als u tijdens het openen, lezen en beantwoorden van het bericht onpartijdige testers kunt zien.

U kunt zich wel of niet ervoor kiezen?

Personen ontvangen e-mail op twee belangrijke manieren: per surprise of op verzoek.

• Surprise!  — Opt out    Tenzij een e-mailbericht afkomstig is van iemand die u kent, kunt u onverwachte of ongewenste berichten als spam beschouwen. U hebt een manier nodig om te vragen uit of af te zien van verdere mailings. Opt-out-e-mail is een ongevraagd e-mailbericht dat geadresseerden een manier biedt om zichzelf uit verdere mailings te verwijderen.

  Opt-out van e-mail is meestal (maar niet altijd) een ergernis. Een voorbeeld van mogelijk legitieme opt-out-e-mail is een ongevraagd bericht over een aanstaande gebeurtenis die relevant is voor genodigden van een vorig seminar dat u hebt gehost. Dan is de kans groot dat ze geïnteresseerd zijn. Er is echter een betere manier.

• Daar heb ik om gevraagd!  — Opt in    In plaats van ongevraagde e-mails te verzenden naar deelnemers van het seminar van afgelopen jaar, is het beter om hen tijdens het seminar te vragen hun e-mailadressen op te geven als ze op de hoogte willen worden gesteld van aanstaande gebeurtenissen. Personen die hiervan op de hoogte willen worden gesteld, hebben zich aangemeld om u toestemming te geven om ze te verzenden en om u te laten weten welk soort informatie ze willen ontvangen. Deze lijst met vooraf gekwalificeerde abonnees zorgt ervoor dat u geen berichten wilt verspillen aan oninteresseerde klanten. Het betekent dat u een gouden kans hebt om door te gaan met het opbouwen van een relatie.

Richtlijnen voor opt-in

Als u een relatie wilt opbouwen met klanten en potentiële klanten, wilt u voorkomen dat u onverwachts komt.

Stel duidelijke verwachtingen vast in elke stap die uw klanten moeten doormaken om zich aan te geven. Dit proces kan het belangrijkste onderdeel zijn van uw marketinginspanning voor e-mail. Volg deze richtlijnen om het vertrouwen van uw klanten in uw integriteit te vergroten:

• Verschillende manieren om een abonnement te nemen    Vraag om e-mailadressen op elk punt van de contactpersoon (service teller, cash register, website, catalogus, nieuwsbrief, telefoongesprekken). Neem bijvoorbeeld op elke pagina van uw website een ingekort abonnementsformulier, een koppeling naar een abonnementspagina of een opvallende afbeelding op die bezoekers aanmoedigt zich te abonneren.

• Duidelijk maken waarvoor u hun persoonlijke gegevens nodig hebt    Hier begint het bouwen van vertrouwen en u hebt het vertrouwen van uw klanten nodig voor hun klantenbinding en -bedrijf. Laat ze weten dat u uw adressenlijst niet verkoopt of deelt (en zorg ervoor dat u dat niet wilt). Maak uw privacybeleid beschikbaar (afgedrukt of op internet) bij het punt waarop de gebruiker zich heeft geabonneerd en vereen makkelijk te verzenden of vragen over het beleid te stellen.

• Uitleg over het voordeel van een abonnement    Geef uw klanten een goede reden om zich te abonneren. Wat kunnen zij doen? Kunnen ze meer te weten komen over verkopen voordat ze beginnen? Krijgt u gratis verzending bij de eerste aankoop? Ontvangt u speciale aanbiedingen, updates voor nieuwe en komende producten of producttips?

• Incentives bieden    Geef abonnees een coupon of korting. Voer ze in een tekening voor een nieuw product in. Aanbieding voor gratis verzending bij de volgende aankoop.

• Laat abonnees weten hoe vaak ze e-mailberichten willen ontvangen    Als u de juiste frequentie niet kunt bepalen, laat u deze dan weten en zorg ervoor dat u de juiste frequentie volgt.

• Vraag abonnees hun e-mailadres tweemaal in te voeren    Mensen maken vaak typfouten. Controleer of ze het e-mailadres valideren dat ze u geven.

• Registratie voor dubbele aanmelding gebruiken    Als het mogelijk is dat personen zichzelf per ongeluk aan uw adressenlijst toevoegen of als iemand anders de naam van iemand anders kan indienen, vraagt u deze persoon om zijn of haar inzending te bevestigen. Vraag geïnteresseerde personen om hun interesse te bevestigen, omdat ze hinderlijk zijn voor hen en het bevestigt dat iedereen op uw adressenlijst uw e-mailberichten echt wil ontvangen. Dubbele opt-in doet er alles aan om ervoor te zorgen dat u geen ongevraagde e-mailberichten verzendt, waardoor de reputatie van uw bedrijf kan worden beschadigd.

• Gebruikers hartelijk dank voor hun abonnement    Onmiddellijk. Beschrijf waarvoor ze zich hebben aangemeld en hoe vaak ze zich hebben aangemeld en hoe ze zichzelf uit de lijst kunnen verwijderen.

• U kunt zich net zo gemakkelijk afmelden als een abonnement    Mogelijk kunnen uw abonnees het abonnementsformulier gebruiken om zichzelf uit uw e-maillijst te verwijderen.

• Gebruikers eraan herinneren dat ze zich hebben geabonneerd    Neem in elk bericht dat u verzendt een kop op die bedankt voor uw abonnement.

• Houd elke abonnee bij    Of u deze nu bij houdt in een klantbeheersysteem, een database, een spreadsheet of een afgedrukte lijst, bewaar deze informatie bij uw klantgegevens. Als abonnees later vergeten dat ze zich hebben geabonneerd en ongevraagde e-mail van u ontvangen, wilt u de datum en de manier waarop ze zich hebben geabonneerd kunnen noemen. (Schrijf ik? Op een webformulier? In e-mail?) En u moet aanbieden om ze uit uw abonnementslijst te verwijderen.

• Snel reageren    Reageer net zo snel op vragen, aanvragen en klachten als u op orders reageert. Richt u nogmaals op het opbouwen van vertrouwen om de klantenbinding en het bedrijf binnen te brengen.