IRM (Information Rights Management) helpt voorkomen dat gevoelige informatie wordt afgedrukt, doorgestuurd of gekopieerd door onbevoegde personen. De machtigingen worden opgeslagen in het document, de werkmap, de presentatie of het e-mailbericht, waar ze worden geverifieerd door een IRM-server.
Als u met Microsoft 365 inhoud waarvan de rechten worden beheerd wilt bekijken waarvoor u bent gemachtigd, opent u gewoon het document, de werkmap of de presentatie.
De eerste keer dat u een document, werkmap of presentatie opent met beperkte machtigingen, maakt u verbinding met een licentieserver om uw referenties te verifiëren en een gebruikslicentie te downloaden.
Als u uw machtigingen wilt bekijken, klikt u op Machtigingen weergeven in de berichtenbalk, of klikt u op een van de volgende koppelingen in de statusbalk onderaan het scherm:
-
Dit document bevat een machtigingsbeleid
-
Deze werkmap bevat een machtigingsbeleid
-
Deze presentatie bevat een machtigingsbeleid
Als u de toegang tot een bestand wordt geweigerd, komt dit meestal omdat het account dat u gebruikt niet de juiste rechten heeft om het bestand te openen. In bepaalde gevallen kan de toegang worden geweigerd omdat de versie van Office die u gebruikt geen informatiebeveiligingsbeleid ondersteunt dat op het bestand wordt toegepast. Bestanden die zijn beveiligd met een vertrouwelijkheidslabel dat is geconfigureerd voor dynamische watermerken, kunnen bijvoorbeeld alleen worden geopend in versie 2411+.
Als u een foutbericht ziet waarin wordt aangegeven dat u geen toegang hebt tot het bestand vanwege de versie van Office die u gebruikt, werkt u bij naar de nieuwste versie van Office of opent u het bestand met de webversie van Office.
-
Open het document met beperkte machtigingen.
-
Als dit de eerste keer is dat u toegang krijgt tot de licentieserver, voert u uw gebruikersnaam en wachtwoord voor de licentieserver in en schakelt u het selectievakje Wachtwoord opslaan in mijn Mac OS-sleutelhanger in.
Tip: Als u het selectievakje Wachtwoord opslaan in mijn Mac OS-sleutelhanger niet inschakelt, moet u uw gebruikersnaam en wachtwoord mogelijk meerdere keren invoeren.
-
De berichtenbalk wordt weergegeven met het bericht dat het document met IRM-toegangsbeheer wordt beveiligd. Klik in de berichtenbalk op Machtigingen weergeven.
Opmerking: Als u de machtiging Volledig beheer hebt, wordt Machtigingen wijzigen weergegeven op de berichtenbalk.
-
Bekijk onder Machtigingen de lijst met taken die u op het bestand kunt uitvoeren. Bekijk onder Beperkingen de lijst met taken die u niet op het bestand kunt uitvoeren.
Als u de toegang tot een bestand wordt geweigerd, komt dit meestal omdat het account dat u gebruikt niet de juiste rechten heeft om het bestand te openen. In bepaalde gevallen kan de toegang worden geweigerd omdat de versie van Office die u gebruikt geen informatiebeveiligingsbeleid ondersteunt dat op het bestand wordt toegepast. Bestanden die zijn beveiligd met een vertrouwelijkheidslabel dat is geconfigureerd voor dynamische watermerken, kunnen bijvoorbeeld alleen worden geopend in versie 16.87+.
Als u een foutbericht ziet waarin wordt aangegeven dat u geen toegang hebt tot het bestand vanwege de versie van Office die u gebruikt, werkt u bij naar de nieuwste versie van Office of opent u het bestand met de webversie van Office.
IRM (Information Rights Management) helpt het volgende te doen:
-
Voorkomen dat een bevoegde geadresseerde van beperkte inhoud de inhoud doorstuurt, kopieert, wijzigt, afdrukt, faxt of plakt voor onbevoegd gebruik
-
Inhoud beperken voor alle locaties waarnaar deze wordt verzonden
-
Verloopdatums voor bestanden opgeven, zodat inhoud in documenten niet meer kan worden weergegeven na een opgegeven tijd
-
Bedrijfsbeleid opgeven waarmee het gebruik en de verspreiding van inhoud binnen het bedrijf wordt bepaald
Via IRM kan het volgende niet worden voorkomen:
-
Het wissen, stelen of vastleggen en verzenden van beperkte inhoud via schadelijke programma's, zoals Trojaanse paarden, het vastleggen van toetsaanslagen en bepaalde typen spyware
-
Het verliezen of beschadigen van beperkte inhoud vanwege de acties van computervirussen
-
Het handmatig kopiëren of typen vanaf het scherm van een geadresseerde
-
Het digitaal fotograferen van beperkte inhoud (bij weergave op een scherm) door een geadresseerde
-
Het kopiëren van beperkte inhoud via externe programma's voor schermopname
