Agenda’s delen in Microsoft 365

Wanneer een gebruiker nu zijn agenda deelt met anderen, zien deze de verbeterde gedeelde agenda-ervaring na het accepteren van de uitnodiging. Als ze hun agenda echter delen met mensen voordat deze wijzigingen zijn ingeschakeld, zien ze deze verbeteringen niet automatisch.

Als u bestaande gedeelde agenda's wilt upgraden naar de nieuwe gedeelde agenda-ervaring, vraagt u de gebruikers om de instructies te volgen in Een bestaande gedeelde agenda upgraden naar het nieuwe model, verderop in dit artikel. Nadat gebruikers zijn geüpgraded naar het nieuwe model, zullen gedeelde agenda's met hun mobiele telefoons worden gesynchroniseerd. In de toekomst worden gedeelde agenda's automatisch bijgewerkt, maar er is nog geen planning bekend voor dit geautomatiseerde upgrade-proces.

Als de optie voor direct synchroniseren is ingeschakeld, worden wijzigingen van anderen direct weergegeven in een gedeelde agenda. Op dit moment wordt direct synchroniseren niet door alle typen gedeelde agenda's ondersteund. In de volgende secties wordt beschreven welke typen gedeelde agenda's en agendatoepassingen ondersteuning bieden voor direct synchroniseren.

Direct synchroniseren wordt alleen ingeschakeld als beide gebruikers zich in dezelfde Microsoft 365-tenant bevinden, of als de agenda wordt gedeeld door een gebruiker van Outlook.com.

De onderstaande tabel bevat meer informatie over de configuratietypen die ondersteuning bieden voor direct synchroniseren. In de toekomst wordt direct synchroniseren ingeschakeld voor alle agenda's die worden gedeeld tussen gebruikers van Microsoft 365 en Outlook.com.

Eigenaar van agenda	Ontvanger van gedeelde agenda	Direct synchroniseren ingeschakeld	Opmerkingen
Microsoft 365	Microsoft 365 (zelfde tenant)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (andere tenant)	–	Ongeveer elke drie uur wordt er gesynchroniseerd. Als extern delen niet is toegestaan voor de tenant van de eigenaar van de agenda, wordt dit geïnterpreteerd alsof de agenda wordt gedeeld met een externe gebruiker.
Microsoft 365	Outlook.com of Service van derden zoals Gmail.com	–	Deze configuratie resulteert momenteel in een URL voor ICS (Internet Calendar Subscription). De ontvanger van de gedeelde agenda voegt de agenda toe met behulp van de URL voor ICS en de timing van de synchronisatie wordt bepaald door de agendaservice van de ontvanger. Als de ontvanger zich bijvoorbeeld in Outlook.com bevindt, wordt de agenda ongeveer elke drie uur bijgewerkt. Als de ontvanger werkt in Gmail.com, wordt de agenda elke 24-48 uur bijgewerkt.
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	Service van derden zoals Gmail.com	–	Deze configuratie genereert momenteel een ICS-URL. De ontvanger voegt de agenda toe met behulp van de URL voor ICS en de timing van de synchronisatie wordt bepaald door de agendaservice van de ontvanger. Als de ontvanger zich bijvoorbeeld in Outlook.com bevindt, wordt de agenda ongeveer elke drie uur bijgewerkt. Als de ontvanger werkt in Gmail.com, wordt de agenda elke 24-48 uur bijgewerkt.

Toepassingen die ondersteuning bieden voor direct synchroniseren:

• Outlook voor Windows

• Outlook voor Mac

• De webversie van Outlook

• Outlook voor iOS

• Outlook voor Android

• REST- en Exchange ActiveSync-toepassingen

Outlook voor Windows: gebruikers kunnen controleren of verbeteringen in de gedeelde agenda zijn in- of uitgeschakeld door de instructies in dit artikel te volgen. 

Outlook voor Mac: Als de gebruiker de gedeelde agenda in Outlook voor Mac bekijkt, is de nieuwe synchronisatie-ervaring zichtbaar als de agenda via een uitnodiging voor delen is toegevoegd. Als de gebruiker het account echter als een delegate-account heeft toegevoegd, worden ze gebruikt bij de oude synchronisatie-ervaring. Wijzigingen zijn mogelijk sneller zichtbaar in de webversie van Outlook, Outlook voor iOS en Outlook voor Android.

Outlook voor het web, iOS en Android: Als de gebruiker het bekijkt op Webversie van Outlook, Outlook voor iOSof Outlook voor Android, wordt de nieuwe synchronisatie-ervaring gebruikt.

De verbeteringen komen alleen beschikbaar voor agenda's die worden gedeeld tussen personen die Exchange Online gebruiken. Er zijn geen wijzigingen in gedeelde agenda's als de agenda van één persoon on-premises in Exchange wordt gehost.

Kenmerk	Oud model	Nieuw model
Hoe de gedeelde agenda wordt opgeslagen	Er wordt een item (vergelijkbaar met een hyperlink) opgeslagen in het postvak van de ontvanger. Het item verwijst naar het postvak van de eigenaar, maar er worden geen agendagegevens opgeslagen in het postvak van de ontvanger.	Er wordt een nieuwe agenda gemaakt in het postvak van de ontvanger en deze agenda bevat een kopie van de agenda van de eigenaar (die één jaar teruggaat vanaf de datum van acceptatie van de uitnodiging).
Hoe de ontvanger toegang heeft tot de gedeelde agenda	Kan rechtstreeks lezen en schrijven vanuit het postvak van de eigenaar.	Leest uit de lokale kopie van de gedeelde agenda die is opgeslagen in het eigen postvak van de geadresseerde. Maar schrijft rechtstreeks in het postvak van de eigenaar en synchroniseert terug naar de lokale kopie van de gedeelde agenda in het postvak van de geadresseerde.
Hoe wijzigingen in de gedeelde agenda worden gesynchroniseerd	De toepassing controleert regelmatig het postvak van de eigenaar op wijzigingen en synchroniseert deze vervolgens.	De service zorgt ervoor dat wijzigingen onmiddellijk worden gesynchroniseerd naar de lokale kopie van de ontvanger. Hierdoor wordt er een pushmelding getriggerd naar de toepassing, die de wijzigingen vervolgens direct synchroniseert.
De toepassingen waarmee de ontvanger de gedeelde agenda kan raadplegen	Outlook voor Windows Outlook voor Mac Webversie van Outlook	Outlook voor Windows Outlook voor Mac Webversie van Outlook Outlook voor iOS Outlook voor Android Alle REST- en EAS-toepassingen

Zie voor meer informatie Functionaliteitsverschillen in gedeelde agenda's van nieuw model verderop in dit artikel.

Gebruikers die een nieuwe uitnodiging voor een gedeelde agenda accepteren met behulp van de nieuwste versie van een Outlook-client, beginnen automatisch met het nieuwe model voor het delen van agenda's.

De eenvoudigste manier voor een gebruiker om te controleren of ze het nieuwe model voor het delen van agenda's gebruiken, is om te controleren of de gedeelde agenda op hun mobiele telefoon wordt weergegeven. Zo ja, dan is de gedeelde agenda al bijgewerkt naar het nieuwe model. Gebruikers in Outlook voor Windows kunnen controleren of de verbeteringen in de gedeelde agenda voor ze zijn ingeschakeld door de instructies in dit artikel te volgen.

Wanneer u de nieuwste versie van een Outlook-client gebruikt, moet een agenda die wordt gedeeld met een gebruiker automatisch overschakelen naar de nieuwe verbeteringen voor het delen van agenda's. Als dit echter niet gebeurt, kan een gebruiker de gedeelde agenda opnieuw maken met behulp van een van de volgende twee opties:

• De eigenaar van de agenda deelt de agenda opnieuw. De eigenaar van de agenda kan dit doen vanuit elke Outlook-toepassing, inclusief Outlook voor iOS of Outlook voor Android. De gebruiker moet vervolgens de uitnodiging voor de gedeelde agenda accepteren met een latere versie van een Outlook-client (als de gebruiker de uitnodiging accepteert met een oudere versie van Outlook, wordt de gedeelde agenda niet ingeschakeld met de bijgewerkte verbeteringen). U hoeft bestaande gedeelde agenda's niet te verwijderen voordat u de uitnodiging opnieuw accepteert.

• De gebruiker verwijdert de agenda en opent deze opnieuw. Voor deze optie hoeft de eigenaar niet te worden gevraagd om de agenda opnieuw te delen. De gebruiker hoeft alleen maar een latere versie van een Outlook-client te gebruiken om de gedeelde agenda te verwijderen en opnieuw te openen. Hiermee wordt de agenda automatisch bijgewerkt als de gebruiker expliciet toegang heeft gekregen tot de agenda van de eigenaar. Als de gebruiker toegang heeft verkregen via de standaardgroep (Mijn organisatie) of via een beveiligingsgroep, wordt de kopie van de agenda niet bijgewerkt. Als de gebruiker deze actie uitvoert in Outlook voor Windows, moet de Outlook-client zijn ingeschakeld voor de verbeteringen, zoals beschreven in dit artikel.

We bieden nog geen ondersteuning voor direct synchroniseren voor delen buiten uw tenant. Hoewel het mogelijk is om in deze configuratie te delen, vindt de synchronisatie dan periodiek plaats. Er zijn twee scenario's waarin delen tussen tenants mogelijk is:

• Van de ene Microsoft 365-gebruiker naar de andere Microsoft 365-gebruiker (als extern delen is ingeschakeld)

  In het eerste scenario wordt er een volledig gedeelde agenda gemaakt, maar vindt de synchronisatie ongeveer elke drie uur plaats. Uiteindelijk zal ook voor deze configuratie directe synchronisatie mogelijk zijn.

• Tussen een Microsoft 365-gebruiker en een gebruiker van Outlook.com. Als extern delen is uitgeschakeld, valt het delen met een andere Microsoft 365-gebruiker ook in deze categorie.

  Wanneer u deelt wordt er een URL voor ICS gegenereerd, die de ontvanger kan gebruiken om de agenda toe te voegen aan een agendaservice. Bij gebruik van een ICS-abonnement bepaalt de agendaservice van de ontvanger wanneer het ICS-abonnement wordt gesynchroniseerd met nieuwe gegevens. Als de ontvanger een gebruiker van Outlook.com of Microsoft 365 is, wordt er ongeveer elke drie uur gesynchroniseerd.

Delen met een gebruiker van een externe service zoals Gmail is een ander type agendadeling. In deze scenario’s wordt er een URL voor ICS (Internet Calendar Subscription) gegenereerd die een koppeling vormt naar de agenda van de eigenaar. Ontvangers kunnen deze URL gebruiken om de agenda weer te geven in een webbrowser of ze kunnen de ICS-URL gebruiken om de agenda als een internetagenda toe te voegen aan hun eigen agendaservice. Bij gebruik van een ICS-abonnement bepaalt de agendaservice van de ontvanger wanneer het ICS-abonnement wordt gesynchroniseerd met nieuwe gegevens. Als de ontvanger een gebruiker van Outlook.com is, wordt er ongeveer elke drie uur gesynchroniseerd. Als de ontvanger een andere agendaservice gebruikt, zoals Gmail, wordt de synchronisatie misschien minder vaak uitgevoerd.

In het verleden was er geen consistente reeks opties op machtigingsniveau voor Outlook-clients. Als onderdeel van deze verbeteringen zullen bijgewerkte Outlook-clients een vereenvoudigde en consistente reeks toegangsrechten voor delen tonen.

Als onderdeel van de verbeteringen in de gedeelde agenda geven bijgewerkte Outlook-clients nu een vereenvoudigde set machtigingsniveaus voor delen weer, zoals beschreven in de volgende tabel. De machtigingsniveaus tussen 'alleen-lezen' en 'bewerken' kunnen nog steeds worden geconfigureerd, maar alleen door een beheerder die de cmdlets Add-MailboxFolderPermission of Set-MailboxFolderPermission gebruikt. Alle tussenliggende machtigingen worden beschreven als 'Aangepast' wanneer de eigenaar van de agenda de machtigingen voor delen bekijkt.
 
Complexe en foutgevoelige logica aan de clientzijde om deze tussenliggende machtigingen te evalueren, is ook verwijderd door de verbeteringen in de gedeelde agenda. Clients worden alleen geïnformeerd of de gebruiker de gedeelde agenda kan weergeven of bewerken. Tussenliggende machtigingen worden niet afgedwongen door clients. Auteurs worden bijvoorbeeld niet geblokkeerd om gebeurtenissen in de gedeelde agenda te bewerken. De service evalueert alle machtigingsniveaus en voorkomt dat de auteur gebeurtenissen in de agenda bewerkt. Wanneer geavanceerde machtigingen worden verleend, raden we u aan gebruikers te informeren over wat ze wel en niet kunnen doen met gebeurtenissen in de agenda.

Machtigingsniveaus beheren	Vereenvoudigde machtigingsniveaus
Niet gedeeld	Niet gedeeld
Geen	Geen
Beschikbaarheidsinfo Alleen beschikbaarheid	Kan zien of ik bezig ben
Beschikbaarheidsinfo, onderwerp, locatie Beperkte details	Kan titels en locaties zien
Revisor Alle gegevens	Kan alle details zien
Editor	Mag bewerken
Eigenaar Publicerend redacteur Publicerend auteur Auteur Niet-bewerkende auteur Medewerker Aangepast	Aangepast
Delegeren	Delegeren

Als de eigenaar Webversie van Outlook, Outlook voor iOS, Outlook voor Android of Outlook voor Mac gebruikt om de machtigingen te wijzigen, wordt de kopie van de agenda van de ontvanger onmiddellijk opnieuw gesynchroniseerd naar het nieuwe machtigingsniveau.

Als de eigenaar een andere toepassing gebruikt om de machtigingen te wijzigen, wordt de agenda in de komende paar uur opnieuw gesynchroniseerd, maar gebeurt dit niet meteen.

Als de eigenaar de machtigingen van een bepaalde persoon verwijdert voor de agenda, wordt dit binnen enkele uren vastgesteld en zijn er drie mogelijkheden:

• Als de ontvanger zich in dezelfde organisatie bevindt, en de eigenaar van de agenda voor de gebruiker Mijn organisatie (standaard) een andere machtiging heeft ingesteld dan Geen, wordt de agenda van de ontvanger bijgewerkt met het machtigingsniveau van de standaardgebruiker. De gedeelde agenda houdt het nieuwe model, maar mogelijk met een ander machtigingsniveau.

• Als de ontvanger deel uitmaakt van dezelfde organisatie, en de eigenaar van de agenda deze niet deelt met de gebruiker Mijn organisatie (standaard), wordt de gedeelde agenda verwijderd uit het postvak van de ontvanger. De ontvanger ziet de gedeelde agenda dan niet meer in de agendalijst.

• Als de geadresseerde zich in een andere organisatie bevindt, wordt de gedeelde agenda niet meer gesynchroniseerd. De agenda wordt dan overigens niet verwijderd.

Gedelegeerden hebben altijd al de mogelijkheid gehad om berichten voor een gedelegeerde vergadering te bekijken op hun telefoon omdat de uitnodigingen binnenkomen in hun Postvak IN. In het verleden was het echter zo dat gedelegeerden niet konden zien of de uitnodiging voor een vergadering voor hen bedoeld was of voor wie ze een gedelegeerde waren.

Om dit scenario beter te ondersteunen, is de gebruikersinterface van Outlook voor iOS en Outlook voor Android uitgebreid, zodat het duidelijk is voor wie de uitnodiging is bestemd. Let bijvoorbeeld op 'Ontvangen voor Allan Deyong' in de volgende schermafbeeldingen, wat aangeeft dat de uitnodiging en de e-mail voor Allan zijn, niet voor de gedelegeerde.

Het nieuwe model van het delen van agenda's verschilt in externe e-mailclients in een paar scenario's, die hieronder worden beschreven.

• In EAS-clients hebben ontvangers met de machtiging Alleen-lezen voor een agenda de mogelijkheid om in die agenda een vergadering te maken of te reageren op een vergadering. Het resultaat van deze bewerkingen wordt lokaal opgeslagen in de cache van de client, maar de wijzigingen worden geweigerd door de server. De aanpassingen van de ontvanger worden niet doorgevoerd in de agenda van de eigenaar van de agenda omdat de ontvanger geen machtigingen voor bewerken heeft. Dit probleem treedt op omdat EAS-clients geen onderscheid maken tussen machtigingen voor alleen-lezen en lezen-schrijven voor gedeelde agenda's en alle agenda's als bewerkbaar beschouwen.

• Sommige clients van derden maken gebruik van ingebouwde logica om altijd de huidige gebruiker toe te voegen als een deelnemer aan vergaderingen. Daarom ziet een gebruiker die de oorspronkelijke agenda-apps op zijn telefoon gebruikt en een vergadering bekijkt in de agenda van iemand anders, mogelijk hun naam in de deelnemerslijst. Dit gebeurt alleen als ze de agenda bekijken in agendatoepassingen van derden. Wanneer ze dezelfde vergadering bekijken op Outlook voor iOS of Outlook voor Android, zullen ze hun naam niet zien op de lijst met deelnemers.

• De verbeteringen voor gedeelde agenda’s worden niet ondersteund voor EWS-clients. Dit betekent dat u uw gedeelde agenda's niet beschikbaar zijn in een agendatoepassing die gebruikmaakt van EWS, zoals Mac OS X.

  Notities: 

  • Oudere versies van Outlook voor Mac gebruiken EWS en geven oudere gedeelde agenda's weer die deze verbeteringen niet hebben.

  • De Agenda-app in Mac OS X maakt gebruik van EWS en toont oudere gedeelde agenda's die deze verbeteringen niet hebben.