Summere data ved hjelp av en spørring

Skriv inn eksempeldata manuelt

1. Klikk på Tabell i Tabeller-gruppen på Opprett-fanen.

   Access legger til en ny, tom tabell i databasen.

   Obs!: Du trenger ikke å følge dette trinnet hvis du åpner en ny, tom database, men du må følge det når du trenger å legge til en tabell i databasen.

2. Dobbeltklikk den første cellen i overskriftsraden, og skriv inn navnet på feltet i eksempeltabellen.

   Som standard angir Access tomme felt i overskriftsraden med teksten Legg til nytt felt, slik som dette:

   

3. Bruk piltastene til å flytte til neste tomme overskriftscelle , og skriv inn det andre feltnavnet (du kan også trykke TAB eller dobbeltklikke den nye cellen). Gjenta dette trinnet til du skriver inn alle feltnavnene.

4. Skriv inn data i eksempeltabellen.

   Når du skriver inn data, utleder Access en datatype for hvert felt. Hvis du ikke har brukt relasjonsdatabaser før, bør du angi en bestemt datatype, for eksempel Tall, Tekst eller Dato/klokkeslett, for hvert av feltene i tabellene. Å angi datatypen bidrar til å sikre nøyaktig dataregistrering og bidrar også til å forhindre feil, for eksempel bruk av telefonnummer i en beregning. For disse eksempeltabellene bør du la Access utlede datatypen.

5. Når du er ferdig med å skrive inn dataene, klikker du Lagre.

   Hurtigtast Trykk CTRL+S.

   Dialogboksen Lagre som vises.

6. Skriv inn navnet på eksempeltabellen i Tabellnavn-boksen , og klikk deretter OK.

   Du bruker navnet på hver eksempeltabell fordi spørringene i avsnittene for fremgangsmåte bruker disse navnene.

7. Gjenta disse trinnene til du oppretter hver av eksempeltabellene som er oppført i begynnelsen av denne delen.

Hvis du ikke vil skrive inn dataene manuelt, følger du de neste trinnene for å kopiere dataene til en regnearkfil, og deretter importerer du dataene fra regnearkfilen til Access.

Opprette eksempelregneark

1. Start regnearkprogrammet, og opprett en ny, tom fil. Hvis du bruker Excel, opprettes en ny, tom arbeidsbok som standard.

2. Kopier den første eksempeltabellen ovenfor, og lim den inn i det første regnearket, med start fra den første cellen.

3. Bruk teknikken som leveres av regnearkprogrammet, og gi nytt navn til regnearket. Gi regnearket samme navn som eksempeltabellen. Hvis eksempeltabellen for eksempel heter Kategorier, gir du regnearket samme navn.

4. Gjenta trinn 2 og 3, kopier hver eksempeltabell til et tomt regneark og gi nytt navn til regnearket.

   Obs!: Du må kanskje legge til regneark i regnearkfilen. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du gjør denne oppgaven, kan du se hjelpen for regnearkprogrammet.

5. Lagre arbeidsboken på en passende plassering på datamaskinen eller nettverket, og gå til de neste trinnene.

Opprette databasetabeller fra regnearkene

1. Klikk Ny datakilde > Fra fil > Excel i gruppen Importer & kobling på fanen Eksternedata.

   Dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark vises.

2. Klikk Bla gjennom, åpne regnearkfilen du opprettet i de forrige trinnene, og klikk deretter OK.

   Veiviseren for regnearkimport starter.

3. Veiviseren velger som standard det første regnearket i arbeidsboken ( regnearket Kunder , hvis du fulgte trinnene i forrige del), og data fra regnearket vises i den nederste delen av siden i veiviseren. Klikk Neste.

4. Klikk Første rad inneholder kolonneoverskrifter på neste side i veiviseren, og klikk deretter Neste.

5. Du kan eventuelt bruke tekstboksene og listene under Feltalternativer på neste side til å endre feltnavn og datatyper eller utelate felt fra importoperasjonen. Hvis ikke klikker du på Neste.

6. La Alternativet La Access legge til primærnøkkel være valgt, og klikk Neste.

7. Som standard bruker Access navnet på regnearket på den nye tabellen. Godta navnet, eller skriv inn et annet navn, og klikk deretter Fullfør.

8. Gjentar trinn 1 til 7 til du har opprettet en tabell fra hvert regneark i arbeidsboken.

Gi nytt navn til primærnøkkelfeltene

1. Høyreklikk på hver av tabellene du opprettet i de forrige trinnene, i navigasjonsruten, og klikk Utformingsvisning.

2. Finn primærnøkkelfeltet for hver tabell. Access navngir hver felt-ID som standard.

3. Legg til navnet på tabellen i feltnavnkolonnen for hvert primærnøkkelfelt.

   Du kan for eksempel endre navnet på ID-feltet for Kategorier-tabellen til «Kategori-ID» og feltet for Ordrer-tabellen til «Ordre-ID». Gi feltet navnet Detalj-ID for Ordredetaljer-tabellen. Gi nytt navn til feltet «Produkt-ID» for Produkter-tabellen.

4. Lagre endringene.

Når eksempeltabellene vises i denne artikkelen, inkluderer de primærnøkkelfeltet, og feltet får nytt navn som beskrevet ved hjelp av trinnene ovenfor.

Til toppen av siden

Opprette en grunnleggende utvalgsspørring

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.

2. Dobbeltklikk tabellen eller tabellene du vil bruke i spørringen.

   Den valgte tabellen eller tabellene vises som vinduer i den øvre delen av spørringsutformingen.

3. Dobbeltklikk tabellfeltene du vil bruke i spørringen.

   Du kan inkludere felt som inneholder beskrivende data, for eksempel navn og beskrivelser, men du må inkludere et felt som inneholder numeriske data eller valutadata.

   Hvert felt vises i en celle i utformingsrutenettet.

4. Klikk Kjør for å kjøre spørringen.

   Spørringsresultatsettet vises i dataarkvisning.

5. Du kan også bytte til utformingsvisning og justere spørringen. Hvis du vil gjøre dette, høyreklikker du dokumentfanen for spørringen og klikker Utformingsvisning. Du kan deretter justere spørringen etter behov ved å legge til eller fjerne tabellfelt. Hvis du vil fjerne et felt, merker du kolonnen i utformingsrutenettet og trykker DEL.

6. Lagre spørringen.

Legge til en totalrad

1. Kontroller at spørringen er åpen i dataarkvisning. Dette gjør du ved å høyreklikke dokumentfanen for spørringen og klikke Dataarkvisning.

   – eller –

   Dobbeltklikk spørringen i navigasjonsruten. Dette kjører spørringen og laster inn resultatene i et dataark.

2. Klikk på Totaler i Poster-gruppen under Hjem-fanen.

   En ny totalrad vises i dataarket.

3. Klikk cellen i feltet du vil summere, i Totaler-raden , og velg deretter Summer fra listen.

Skjule en totalrad

• Klikk på Totaler i Poster-gruppen under Hjem-fanen.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker en totalrad, kan du se artikkelen Vis kolonnesummer i et dataark.

Til toppen av siden

Beregne en enkel totalsum

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.

2. Dobbeltklikk tabellen du vil bruke i spørringen.

   Hvis du bruker eksempeldataene, dobbeltklikker du ordretabellen.

   Tabellen vises i et vindu i den øvre delen av spørringsutformingen.

3. Dobbeltklikk feltet du vil summere. Kontroller at feltet er satt til enten datatypen Tall eller Valuta. Hvis du prøver å summere verdier i ikke-numeriske felt, for eksempel et tekstfelt, viser Access feilmeldingen Datatypekonflikt i vilkårsuttrykk når du prøver å kjøre spørringen.

   Hvis du bruker eksempeldataene, dobbeltklikker du kolonnen Fraktkostnader.

   Du kan legge til flere numeriske felt i rutenettet hvis du vil beregne totalsummer for disse feltene. En totalsumspørring kan beregne totalsummer for mer enn én kolonne.

4. Klikk Totaler i Vis/skjul-gruppen på fanen Spørringsutforming.

   Totalraden vises i utformingsrutenettet, og Grupper etter vises i cellen i kolonnen Fraktkostnader.

5. Endre verdien i cellen i Total-raden til Summer.

6. Klikk Kjør for å kjøre spørringen og vise resultatene i dataarkvisning.

   Tips!: Vær oppmerksom på at Access føyer «SumOf» til begynnelsen av navnet på feltet du summerer. Hvis du vil endre kolonneoverskriften til noe mer meningsfylt, for eksempel Total forsendelse, bytter du tilbake til utformingsvisning og klikker i Felt-raden i kolonnen Fraktkostnader i utformingsrutenettet. Plasser markøren ved siden av fraktkostnader , og skriv inn ordene Total frakt, etterfulgt av et kolon, slik som: Total frakt: Fraktkostnader.

7. Du kan også lagre spørringen og lukke den.

Beregne en totalsum som utelater noen poster

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.

2. Dobbeltklikk ordretabellen og Ordredetaljer-tabellen.

3. Legg til Ordredato-feltet fra Ordrer-tabellen i den første kolonnen i utformingsrutenettet for spørringen.

4. Skriv inn Date() -1 i Vilkår-raden i den første kolonnen. Dette uttrykket utelater gjeldende dags poster fra den beregnede totalsummen.

5. Deretter oppretter du kolonnen som beregner salgsbeløpet for hver transaksjon. Skriv inn følgende uttrykk i Felt-raden i den andre kolonnen i rutenettet:

   Total salgsverdi: (1-[Ordredetaljer].[ Rabatt]/100)*([Ordredetaljer].[ Enhetspris]*[Ordredetaljer]. [Antall])

   Kontroller at uttrykksreferansefeltene er angitt til datatypene Tall eller Valuta. Hvis uttrykket refererer til felt som er satt til andre datatyper, viser Access meldingen Datatypekonflikt i vilkårsuttrykk når du prøver å kjøre spørringen.

6. Klikk Totaler i Vis/skjul-gruppen på fanen Spørringsutforming.

   Totalraden vises i utformingsrutenettet, og Grupper etter vises i første og andre kolonne.

7. Endre verdien i cellen i Total-raden til Summer i den andre kolonnen. Summer-funksjonen legger sammen de individuelle salgstallene.

8. Klikk Kjør for å kjøre spørringen og vise resultatene i dataarkvisning.

9. Lagre spørringen som daglig salg.

   Obs!: Neste gang du åpner spørringen i utformingsvisning, vil du kanskje legge merke til en liten endring i verdiene som er angitt i felt - og totalradene i kolonnen Total salgsverdi. Uttrykket vises omsluttet av Summer-funksjonen, og Totalraden viser Utforsking i stedet for Sum.

   Hvis du for eksempel bruker eksempeldataene og oppretter spørringen (som vist i de forrige trinnene), ser du:

   Total salgsverdi: Sum((1-[Ordredetaljer]. Rabatt/100)*([Ordredetaljer]. Unitprice*[Ordredetaljer]. Antall))

Til toppen av siden

Opprett totalsumspørringen

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.

2. Merk tabellene du vil arbeide med, og klikk deretter Legg til.

   Hver tabell vises som et vindu i den øvre delen av spørringsutformingen.

   Hvis du bruker eksempeltabellene som er oppført tidligere, legger du til tabellene Produkter og Ordredetaljer.

3. Dobbeltklikk tabellfeltene du vil bruke i spørringen.

   Som en regel legger du bare til gruppefeltet og verdifeltet i spørringen. Du kan imidlertid bruke en beregning i stedet for et verdifelt – de neste trinnene forklarer hvordan du gjør det.

   1. Legg til Kategori-feltet fra Produkter-tabellen i utformingsrutenettet.

   2. Opprett kolonnen som beregner salgsbeløpet for hver transaksjon, ved å skrive inn følgende uttrykk i den andre kolonnen i rutenettet:

      Total salgsverdi: (1-[Ordredetaljer].[ Rabatt]/100)*([Ordredetaljer].[ Enhetspris]*[Ordredetaljer]. [Antall])

      Kontroller at feltene du refererer til i uttrykket, er av datatypene Tall eller Valuta. Hvis du refererer til felt for andre datatyper, viser Access feilmeldingen Datatypekonflikt i vilkårsuttrykk når du prøver å bytte til dataarkvisning.

   3. Klikk Totaler i Vis/skjul-gruppen på fanen Spørringsutforming.

      Totalraden vises i utformingsrutenettet, og i denne raden vises Grupper etter i første og andre kolonne.

   4. Endre verdien i Total-raden til Sum i den andre kolonnen. Summer-funksjonen legger sammen de individuelle salgstallene.

   5. Klikk Kjør for å kjøre spørringen og vise resultatene i dataarkvisning.

   6. Hold spørringen åpen for bruk i neste del.

      Bruke vilkår med en totalspørring

      Spørringen du opprettet i forrige del, inneholder alle postene i de underliggende tabellene. Den utelukker ingen rekkefølge når totalsummene beregnes, og totalsummene vises for alle kategorier.

      Hvis du må utelate noen poster, kan du legge til vilkår i spørringen. Du kan for eksempel ignorere transaksjoner som er mindre enn USD 100, eller beregne totaler for bare noen av produktkategoriene. Trinnene i denne delen forklarer hvordan du bruker tre typer vilkår:

   7. Vilkår som ignorerer bestemte grupper ved beregning av totalsummer.    Du beregner for eksempel totaler bare for kategoriene Videospill, Kunst og Innramming og Sport.

   8. Vilkår som skjuler bestemte totalsummer etter å ha beregnet dem.    Du kan for eksempel vise bare totalsummene som er større enn KR 150 000.

   9. Vilkår som utelater individuelle poster fra å bli inkludert i totalen.    Du kan for eksempel utelate individuelle salgstransaksjoner når verdien (Enhetspris * Antall) faller under KR 1 000.

      De følgende trinnene forklarer hvordan du legger til vilkårene én etter én og ser innvirkningen på spørringsresultatet.

      Legge til vilkår i spørringen

   10. Åpne spørringen fra forrige del i utformingsvisning. Hvis du vil gjøre dette, høyreklikker du dokumentfanen for spørringen og klikker Utformingsvisning.

       – eller –

       Høyreklikk spørringen i navigasjonsruten, og klikk Utformingsvisning.

   11. Skriv inn =Dukker Eller Sport eller Grafikk og Innramming i Vilkår-raden i kolonnen Kategori-ID.

   12. Klikk Kjør for å kjøre spørringen og vise resultatene i dataarkvisning.

   13. Bytt tilbake til utformingsvisning, og skriv inn >100 i Vilkår-raden i kolonnen Total salgsverdi.

   14. Kjør spørringen for å se resultatene, og bytt deretter tilbake til utformingsvisning.

   15. Legg nå til vilkåret for å utelate individuelle salgstransaksjoner som er mindre enn USD 100. Hvis du vil gjøre dette, må du legge til en ny kolonne.

       Obs!: Du kan ikke angi det tredje vilkåret i kolonnen Total salgsverdi. Alle vilkår du angir i denne kolonnen, gjelder for totalverdien, ikke for de individuelle verdiene.

   16. Kopier uttrykket fra den andre kolonnen til den tredje kolonnen.

   17. Velg Hvor i Totalraden for den nye kolonnen, og skriv inn >20 i Vilkår-raden.

   18. Kjør spørringen for å se resultatene, og lagre deretter spørringen.

       Obs!: Neste gang du åpner spørringen i utformingsvisning, vil du kanskje legge merke til små endringer i utformingsrutenettet. I den andre kolonnen vises uttrykket i Felt-raden i Summer-funksjonen , og verdien i Total-raden viser Uttrykk i stedet for Sum.

       Total salgsverdi: Sum((1-[Ordredetaljer]. Rabatt/100)*([Ordredetaljer]. Unitprice*[Orde r Details]. Antall))

       Du vil også se en fjerde kolonne. Denne kolonnen er en kopi av den andre kolonnen, men vilkårene du angav i den andre kolonnen, vises faktisk som en del av den nye kolonnen.

Til toppen av siden

Opprette en krysstabellspørring

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.

2. Dobbeltklikk tabellene du vil bruke i spørringen.

   Hver tabell vises som et vindu i den øvre delen av spørringsutformingen.

   Hvis du bruker eksempeltabellene, dobbeltklikker du ordretabellen og ordredetaljer-tabellen.

3. Dobbeltklikk feltene du vil bruke i spørringen.

   Hvert feltnavn vises i en tom celle i Felt-raden i utformingsrutenettet.

   Hvis du bruker eksempeltabellene, legger du til feltene Forsendelsesdato og Forsendelsesdato fra Ordrer-tabellen.

4. I den neste tomme cellen i Felt-raden kopierer og limer du inn eller skriver inn følgende uttrykk: Totalt salg: Sum(CCur([Ordredetaljer].[ Enhetspris]*[Antall]*(1-[Rabatt])/100)*100)

5. Klikk Krysstabell i Spørringstype-gruppen på fanen Spørringsutforming.

   Totalraden og Krysstabell-raden vises i utformingsrutenettet.

6. Klikk cellen i totalraden i By-feltet, og velg Grupper etter. Gjør det samme for Forsendelsesdato-feltet. Endre verdien i Total-cellen i feltet Totalt salg til Uttrykk.

7. Angi cellen i By-feltet til Radoverskrift i Krysstabell-raden, angi Feltet Forsendelsesdato til Kolonneoverskrift, og sett feltet Totalt salg til Verdi.

8. Klikk Kjør i Resultater-gruppen i kategorien Spørringsutforming.

   Spørringsresultatene vises i dataarkvisning.

Til toppen av siden