Innføring i spørringer

• Spørringer hjelper deg med å finne og arbeide med dataene dine

• Opprette en utvalgsspørring

• Opprette en parameterspørring

• Opprette en totalspørring

• Opprette en krysstabellspørring

• Opprette en lag tabell-spørring

• Opprette en tilføyingsspørring

• Opprette en oppdateringsspørring

• Opprette en slettespørring

Spørringer hjelper deg med å finne og arbeide med dataene dine

I en godt utformet database er data som du vil presentere gjennom et skjema eller en rapport, vanligvis plassert i flere tabeller. En spørring kan hente informasjonen fra forskjellige tabeller og sette den sammen for visning i skjemaet eller rapporten. En spørring kan enten være en forespørsel om dataresultater fra databasen eller for handling på dataene, eller for begge. En spørring kan gi deg et svar på et enkelt spørsmål, utføre beregninger, kombinere data fra forskjellige tabeller, legge til, endre eller slette data fra en database. Siden spørringer er så allsidige, finnes det mange typer spørringer, og du oppretter en spørringstype basert på oppgaven.

Opprette en utvalgsspørring

Hvis du vil se gjennom data fra bare bestemte felt i en tabell, eller se gjennom data fra flere tabeller samtidig, eller kanskje bare se dataene basert på bestemte vilkår, vil en utvalgsspørring være ditt valg. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se opprette en enkel utvalgsspørring.

Opprett en parameterspørring

Hvis du ofte vil kjøre variasjoner av en bestemt spørring, bør du vurdere å bruke en parameterspørring. Når du kjører en parameterspørring, spør spørringen deg om feltverdier, og bruker deretter verdiene du oppgir til å opprette vilkår for spørringen.

Hvis du fortsetter fra det forrige eksemplet der du lærte å opprette en utvalgsspørring som returnerer ordrer for kunder som befinner seg i Las Vegas, kan du endre utvalgsspørringen for å be deg om å angi poststed hver gang du kjører spørringen. Hvis du vil følge med, åpner du databasen du opprettet i forrige eksempel:

1. Høyreklikk spørringen Ordrer etter by (som du opprettet i forrige del) i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.

2. Slett Las Vegas i Vilkår-raden i By-kolonnen i utformingsrutenettet for spørringen, og skriv deretter inn [For hvilken by?].

   Strengen [For hvilken by?] er parameterledeteksten. Hakeparentesene angir at du vil at spørringen skal be om inndata, og teksten (i dette tilfellet For hvilken by?) er spørsmålet som parameterledeteksten viser.

   Obs!: Ingen av periodene (.) eller et utropstegn (!) kan brukes som tekst i en parameterledetekst.

3. Merk av for Vis rad i By-kolonnen, slik at spørringsresultatene viser poststedet.

4. Klikk Kjør i Resultater-gruppen i kategorien Spørringsutforming. Spørringen ber deg om å angi en verdi for By.

5. Skriv inn New York, og trykk deretter ENTER for å se bestillinger for kunder i New York.

   Hva om du ikke vet hvilke verdier du kan angi? Du kan bruke jokertegn som en del av ledeteksten:

6. Klikk på Visning i Visninger-gruppen på Hjem-fanen, og klikk deretter på Utformingsvisning.

7. Skriv inn Like [For hvilken by?] i vilkårsraden i kolonnen By i utformingsrutenettet for spørringen . &*.

   I denne parameterledeteksten tillater nøkkelordet Like , ampersand (&) og stjernen (*) i anførselstegn at brukeren kan skrive inn en kombinasjon av tegn, inkludert jokertegn, for å returnere en rekke resultater. Hvis brukeren for eksempel skriver *, returnerer spørringen alle byer. Hvis brukeren skriver L, returnerer spørringen alle byer som starter med bokstaven "L;", og hvis brukeren skriver *s*, returnerer spørringen alle byer som inneholder bokstaven "s".

8. Klikk Kjør i Resultater-gruppen i kategorien Spørringsutforming, og skriv inn Ny i Spørringsutforming-fanen, og trykk ENTER.

   Spørringen kjører, og viser deretter ordrer for kunder i New York.

Opprette en totalspørring

Totalraden i et dataark er svært nyttig, men for mer komplekse spørsmål bruker du en totalverdispørring. En totalverdispørring er en utvalgsspørring som lar deg gruppere og summere data, for eksempel når du vil se totalt salg per produkt. I en totalverdispørring kan du bruke Sum-funksjonen (en mengdefunksjon) til å se totalt salg per produkt.

Bruk følgende fremgangsmåte til å endre spørringen produktsummer som du opprettet i det forrige eksemplet, slik at den oppsummerer produktsummer etter produkt.

1. Klikk Vis > utformingsvisning på Hjem-fanen.

   Spørringen produktdelsummer åpnes i utformingsvisning.

2. Klikk Totaler i Vis/skjul-gruppen på fanen Spørringsutforming.

   Totaler-raden vises i utformingsrutenettet for spørringen.

• Du kan gruppere etter feltverdier ved hjelp av Totaler-raden i utformingsrutenettet .

• Du kan legge til en totalrad for dataark i resultatene av en totalspørring.

• Når du bruker Totaler-raden i utformingsrutenettet , må du velge en mengdefunksjon for hvert felt. Hvis du ikke vil utføre en beregning på et felt, kan du gruppere etter feltet.

• Velg Sum fra rullegardinlisten i totalraden i den andre kolonnen i utformingsrutenettet.

• Klikk Kjør i Resultater-gruppen i kategorien Spørringsutforming. Spørringen kjører, og viser deretter en liste over produkter med delsummer.

• Trykk CTRL+S for å lagre spørringen. La spørringen være åpen.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Vis kolonnesummer i et dataark ved hjelp av en Totaler-rad.

Til toppen av siden

Vis summerte eller aggregerte data

Når du bruker tabeller til å registrere transaksjoner eller lagre numeriske data som forekommer regelmessig, er det nyttig å se gjennom dataene samlet, for eksempel summer eller gjennomsnitt. I Access kan du legge til en Totaler-rad i en dataark. Totalraden er en rad nederst i dataarket som kan vise en løpende totalsum eller en annen mengdeverdi.

1. Kjør spørringen produktsummer du opprettet tidligere, og la resultatene være åpne i dataarkvisning.

2. Klikk Totaler på fanen Hjem. En ny rad vises nederst i dataarket, med ordet Total i den første kolonnen.

3. Klikk cellen i den siste raden i dataarket med navnet Total.

4. Klikk pilen for å vise de tilgjengelige mengdefunksjonene. Fordi kolonnen inneholder tekstdata, er det bare to valg: Ingen og Antall.

5. Velg Antall. Innholdet i cellen endres fra Total til antall kolonneverdier.

6. Klikk den tilstøtende cellen (den andre kolonnen). Vær oppmerksom på at en pil vises i cellen.

7. Klikk pilen, og klikk deretter Summer. Feltet viser en sum av kolonneverdiene.

8. La spørringen være åpen i dataarkvisning.

Til toppen av siden

Opprette en krysstabellspørring

La oss nå si at du vil se gjennom produktdelsummer, men du vil også aggregere etter måned, slik at hver rad viser delsummer for et produkt, og hver kolonne viser produktsummer for en måned. Hvis du vil vise delsummer for et produkt og vise produktsummer for en måned, bruker du en krysstabellspørring.

Du kan endre spørringen produktsummer på nytt, slik at spørringen returnerer rader med produktdelsummer og kolonner med månedlige delsummer.

1. Klikk på Visning i Visninger-gruppen på Hjem-fanen, og klikk deretter på Utformingsvisning.

2. Klikk Legg til tabeller i Spørringsoppsett-gruppen.

3. Dobbeltklikk Ordrer, og klikk deretter Lukk.

4. Klikk Krysstabell i Spørringstype-gruppen på fanen Spørringsutforming. Vis-raden er skjult i utformingsrutenettet, og krysstabellraden vises.

5. Høyreklikk feltraden i den tredje kolonnen i utformingsrutenettet, og klikk deretter Zoom på hurtigmenyen. Zoom-boksen åpnes.

6. Skriv eller lim inn følgende i Zoom-boksen : Måned: «Måned » & DatePart(«m»,[Ordredato])

7. Klikk på OK.

8. Velg følgende verdier fra rullegardinlisten i Krysstabell-raden : Radoverskrift for den første kolonnen, Verdi for den andre kolonnen og Kolonneoverskrift for den tredje kolonnen.

9. Klikk Kjør i Resultater-gruppen i kategorien Spørringsutforming. Spørringen kjører, og viser deretter produktdelsummer, aggregert etter måned.

10. Trykk CTRL+S for å lagre spørringen.

    Hvis du vil ha mer informasjon om krysstabellspørringer, kan du se Gjøre sammendragsdata enklere å lese ved hjelp av en krysstabellspørring.

Til toppen av siden

Opprette en lag tabell-spørring

Du kan bruke en lag tabell-spørring til å opprette en ny tabell fra data som er lagret i andre tabeller.

Anta for eksempel at du vil sende data for Chicago-ordrer til en forretningspartner i Chicago som bruker Access til å klargjøre rapporter. I stedet for å sende alle ordredataene, vil du begrense dataene du sender til data som er spesifikke for Chicago-ordrer.

Du kan bygge en utvalgsspørring som inneholder ordredata fra Chicago, og deretter bruke utvalgsspørringen til å opprette den nye tabellen ved hjelp av følgende fremgangsmåte:

1. Åpne eksempeldatabasen fra forrige eksempel.

   Hvis du vil kjøre en lag-tabell-spørring, må du kanskje aktivere databaseinnholdet.

   Obs!: Hvis du ser en melding under båndet om hvordan du aktiverer databasen, klikker du Aktiver innhold.Hvis databasen allerede er på en klarert plassering, vil du ikke se meldingsfeltet.

2. Klikk Spørringsutforming i Spørring-gruppen på fanen Opprett.

3. Dobbeltklikk ordredetaljer og ordrer.

4. Dobbeltklikk Kunde-ID og Forsendelsesby i Ordrer-tabellen for å legge til disse feltene i utformingsrutenettet.

5. Dobbeltklikk ordre-ID, produkt-ID, antall, enhetspris og rabatti ordredetaljer-tabellen for å legge til disse feltene i utformingsrutenettet.

6. Fjern merket i boksen i Vis-raden i kolonnen Forsendelsesby i utformingsrutenettet. Skriv inn Chicago i Vilkår-raden (inkluder enkle anførselstegn). Kontroller spørringsresultatene før du bruker dem til å opprette tabellen.

7. Klikk Kjør i Resultater-gruppen i kategorien Spørringsutforming.

8. Trykk CTRL+S for å lagre spørringen.

9. Skriv inn Ordrespørring i Chicago i spørringsnavnboksen, og klikk deretter OK.

10. Klikk på Visning i Visninger-gruppen på Hjem-fanen, og klikk deretter på Utformingsvisning.

11. Klikk Lag tabell i Spørringstype-gruppen på fanen Spørringsutforming.

12. Skriv inn Chicago-ordrer i Tabellnavn-boksen i dialogboksen Lag tabell, og klikk deretter OK.

13. Klikk Kjør i Resultater-gruppen i kategorien Spørringsutforming.

14. Klikk Ja i bekreftelsesdialogboksen, og se den nye tabellen som vises i navigasjonsruten.

    Obs!: Hvis det allerede finnes en tabell med samme navn som du har angitt, sletter Access tabellen før spørringen kjøres.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker lag tabellspørringer, kan du se Opprette en lag-tabell-spørring.

Til toppen av siden

Opprette en tilføyingsspørring

Du kan bruke en tilføyingsspørring til å hente data fra én eller flere tabeller og legge til dataene i en annen tabell.

Anta for eksempel at du opprettet en tabell for å dele med en forretningsforbindelse i Chicago, men du innser at kollegaen også fungerer med kunder i Milwaukee-området. Du vil legge til rader som inneholder Milwaukee-områdedata i tabellen før du deler tabellen med din medarbeider. Du kan legge til Milwaukee-områdedata i Chicago Orders-tabellen ved hjelp av følgende fremgangsmåte:

1. Åpne spørringen «Chicago Orders Query» du opprettet tidligere i utformingsvisning.

2. Klikk Tilføy i Spørringstype-gruppen på fanen Spørringsutforming. Dialogboksen Tilføy åpnes .

3. Klikk pilen i Tabellnavn-boksen i dialogboksen Tilføy, velg Chicago-ordrer fra rullegardinlisten, og klikk deretter OK.

4. I utformingsrutenettet, i Vilkår-raden i Ship City-kolonnen, sletter du Chicago, og deretter skriver du inn Milwaukee.

5. Merk det aktuelle feltet for hver kolonne i Tilføy til-raden .

   I dette eksemplet skal tilføyingsradverdiene samsvare med feltradverdiene , men det er ikke nødvendig for at tilføyingsspørringer skal fungere.

6. Klikk Kjør i Resultater-gruppen i kategorien Spørringsutforming.

Hvis du vil ha mer informasjon om tilføyingsspørringer, kan du se Legge til poster i en tabell ved å bruke en tilføyingsspørring.

Til toppen av siden

Opprette en oppdateringsspørring

Du kan bruke en oppdateringsspørring til å endre dataene i tabellene, og du kan bruke en oppdateringsspørring til å angi vilkår for å angi hvilke rader som skal oppdateres. En oppdateringsspørring gir deg mulighet til å se gjennom de oppdaterte dataene før du utfører oppdateringen.

I det forrige eksemplet tilføyde du rader i Ordrer-tabellen i Chicago. I Ordrer-tabellen i Chicago viser Produkt-ID-feltet den numeriske produkt-ID-en. Hvis du vil gjøre dataene mer nyttige i rapporter, kan du erstatte produkt-ID-ene med produktnavn, ved å bruke følgende fremgangsmåte:

1. Åpne Ordrer-tabellen i Chicago i utformingsvisning.

2. Endre datatypen fra tall til tekst i produkt-ID-raden.

3. Lagre og lukk Ordrer-tabellen i Chicago.

4. Klikk Spørringsutforming i Spørring-gruppen på fanen Opprett.

5. Dobbeltklikk Chicago-ordrer og -produkter.

6. Klikk Oppdater i Spørringstype-gruppen på fanen Spørringsutforming.

7. Sorter og vis rader forsvinner i utformingsrutenettet, og Oppdater til-raden vises.

8. Dobbeltklikk produkt-ID i Ordrer-tabellen i Chicago for å legge til dette feltet i utformingsrutenettet.

9. Skriv eller lim inn følgende i Oppdater til-raden i kolonnen Produkt-ID i utformingsrutenettet: [Produkter].[ Produktnavn]

   Tips!: Du kan bruke en oppdateringsspørring til å slette feltverdier ved hjelp av en tom streng («») eller NULL i Oppdater til-raden .

10. Skriv eller lim inn følgende i Vilkår-raden : [Produkt-ID] Lik ([Produkter].[ ID])

11. Du kan se gjennom hvilke verdier som skal endres av en oppdateringsspørring, ved å vise spørringen i dataarkvisning.

12. Klikk Vis > dataarkvisning på Utforming-fanen. Spørringen returnerer en liste over produkt-ID-er som vil bli oppdatert.

13. Klikk Kjør på Spørringsutforming-fanen.

    Når du åpner Ordrer-tabellen i Chicago, ser du at de numeriske verdiene i Produkt-ID-feltet er erstattet av produktnavnene fra Produkter-tabellen.

Hvis du vil ha mer informasjon om oppdateringsspørringer, kan du se Opprette og kjøre en oppdateringsspørring.

Til toppen av siden

Opprette en slettespørring

Du kan bruke en slettespørring til å slette data fra tabellene, og du kan bruke en slettespørring til å angi vilkår for å angi hvilke rader som skal slettes. En slettespørring gir deg muligheten til å se gjennom radene som skal slettes før du utfører slettingen.

La oss for eksempel si at mens du forberedte deg på å sende Chicago Orders-tabellen fra det forrige eksemplet til forretningsforbindelsen i Chicago, legger du merke til at noen av radene inneholder en rekke tomme felt. Du bestemte deg for å fjerne disse radene før du sendte tabellen. Du kan bare åpne tabellen og slette radene manuelt, men hvis du har mange rader å slette og du har klare vilkår for hvilke rader som skal slettes, kan det være nyttig å bruke en slettespørring.

Du kan bruke en spørring til å slette rader i Chicago Orders-tabellen som ikke har en verdi for Ordre-ID ved hjelp av følgende fremgangsmåte:

1. Klikk Spørringsutforming i kategorien Opprett.

2. Dobbeltklikk Chicago-ordrer.

3. Klikk Slett i Spørringstype-gruppen på fanen Spørringsutforming. Sorter og vis rader forsvinner i utformingsrutenettet, og Slett-raden vises.

4. Dobbeltklikk Ordre-ID i Ordrer-tabellen i Chicago for å legge den til i rutenettet.

5. Skriv inn Is Null i Vilkår-raden i Kolonnen Ordre-ID i utformingsrutenettet.

6. Klikk Kjør i Resultater-gruppen i kategorien Spørringsutforming.

Hvis du vil ha mer informasjon om sletting av spørringer, kan du se Opprette og kjøre en slettespørring.

Til toppen av siden