Innføring i skjemaer

Et skjema i Access er et databaseobjekt som du kan bruke til å opprette et brukergrensesnitt for et databaseprogram. Et «bundet» skjema er et som er direkte tilknyttet til datakilden, som en tabell eller en spørring, og kan brukes til skrive inn, redigere eller vise data fra datakilden. Alternativt kan du opprette et «ubundet» skjema som ikke er direkte tilknyttet til datakilden, men som fremdeles inneholder kommandoknapper, etiketter eller andre kontroller du trenger, for å bruke programmet ditt.

Denne artikkelen tar for seg hovedsaklig bundede skjemaer. Du kan bruke bundede skjemaer til å kontrollere tilgang til data, som for eksempel hvilke rader med data som skal vises. Enkelte brukere trenger for eksempel bare å se enkelte felt i en tabell. Det å kunne gi disse brukerne tilgang til et skjema som bare inneholder disse feltene, gjør det enklere for dem å bruke databasen. Du kan også legge til kommandoknapper og andre funksjoner i skjemaet, for å automatisere handlinger som utføres ofte.

Du kan se på bundede skjemaer som vinduer som personer kan se og få tilgang til databasen din. Et effektivt skjema gjør det raskere å bruke databasen, da brukerne ikke trenger å søke etter det de trenger. Et visuelt attraktivt skjema gjør det enklere å mer effektivt å arbeide med databasen, og det kan også bidra til å forhindre at feilaktige data blir lagt til i databasen.

Obs!: Denne artikkelen antar at du allerede har opprettet en tabell (eller en spørring basert på én eller flere tabeller), og at du ønsker å bygge et skjema for å vise eller manipulere dataene.

I denne artikkelen

Opprette et skjema ved hjelp av skjemaverktøyet
Lage et delt skjema ved hjelp av verktøyet for delt skjema
Opprette et skjema som viser flere poster ved hjelp av verktøyet Flere elementer
Opprette et skjema ved hjelp av skjemaveiviseren
Opprette et skjema ved hjelp av verktøyet Tomt skjema
Forstå oppsettsvisning og utformingsvisning
Finjustere skjemaet i oppsettsvisning
Finjustere skjemaet i utformingsvisning

Opprette et skjema ved hjelp av skjemaverktøyet

Du kan bruke skjemaverktøyet til å opprette et skjema med ett museklikk. Når du bruker dette verktøyet, plasseres alle feltene fra den underliggende datakilden i skjemaet. Du kan ta i bruk det nye skjemaet umiddelbart, eller du kan endre det i oppsettsvisning eller utformingsvisning etter behov.

Bruke skjemaverktøyet til å opprette det nye skjemaet

Klikk på tabellen eller spørringen i navigasjonsruten som inneholder dataene du vil vise i skjemaet.
Klikk på Skjema i Skjemaer-gruppen på Opprett-fanen.

Hvis Access finner én enkelt tabell som har en én-til-mange-relasjon med tabellen eller spørringen som du brukte til å opprette skjemaet, legger Access til et dataark i skjemaet som er basert på den relaterte tabellen eller spørringen. Hvis du for eksempel oppretter et enkelt skjema som er basert på Medarbeidere-tabellen, og det finnes en én-til-mange-relasjon som er definert mellom Medarbeidere-tabellen og Bestillinger-tabellen, viser dataarket alle postene i Bestilinger-tabellen som er tilknyttet gjeldende Medarbeider-post. Du kan slette dataarket fra skjemaet, hvis du mener du ikke trenger det. Hvis det er mer enn én tabell med en én-til-mange-relasjon til tabellen som du brukte til å opprette skjemaet, legger Access ikke til noen dataark i skjemaet.

Lage et delt skjema ved hjelp av verktøyet for delt skjema

Et delt skjema gir deg to visninger av dataene samtidig – en skjemavisning og en dataarkvisning.

Et delt skjema skiller seg fra en skjema-/underskjemakombinasjon ved at de to visningene er koblet til samme datakilde og er alltid synkronisert med hverandre. Når du velger et felt i den ene delen av skjemaet, velges det samme feltet i den andre delen av skjemaet. Du kan legge til, redigere eller slette data fra begge delene (forutsatt at postkilden kan oppdateres og du ikke har konfigurert skjemaet til å forhindre disse handlingene).

Hvis du arbeider med delte skjemaer, kan du dra nytte av begge skjematypene i ett skjema. Du kan for eksempel bruke dataarkdelen av skjemaet hvis du ønsker å finne en post raskt, og deretter bruke skjemadelen til å vise eller redigere posten.

Slik lager du et delt skjema ved hjelp av verktøyet for delt skjema:

Klikk på tabellen eller spørringen som inneholder dataene du vil ha med i skjemaet, i navigasjonsruten. Du kan også åpne tabellen eller spørringen i dataarkvisning.
Klikk på Flere skjemaer og deretter på Delt skjema i Skjemaer-gruppen på Opprett-fanen.

Access oppretter skjemaet og viser det i oppsettvisning. I oppsettvisning kan du endre skjemautformingen samtidig som dataene vises. Du kan for eksempel justere størrelsen på tekstbokser slik at dataene får plass i dem. Hvis du vil ha mer informasjon om skjemavisninger, kan du se delen Forstå oppsettsvisning og utformingsvisning.

Opprette et skjema som viser flere poster ved hjelp av verktøyet Flere elementer

Når du oppretter et skjema ved hjelp av skjemaverktøyet, viser skjemaet som Access oppretter én enkelt post om gangen. Hvis du vil ha et skjema som viser flere poster, men som kan tilpasses mer enn et dataark, kan du bruke verktøyet Flere elementer.

Klikk på tabellen eller spørringen i navigasjonsruten som inneholder dataene du vil vise i skjemaet.
Klikk på Flere skjemaer i Skjemaer-gruppen på Opprett-fanen, og klikk deretter på Flere elementer.

Access oppretter skjemaet og viser det i oppsettvisning. I oppsettvisning kan du endre skjemautformingen samtidig som dataene vises.

Når du bruker verktøyet Flere elementer, ligner skjemaet som Access et dataark. Dataene sorteres i rader og kolonner, og du ser mer enn én post om gangen. Et skjema med flere elementer gir deg imidlertid flere tilpasningsalternativer enn et dataark, som muligheten til å legge til grafiske elementer, knapper og andre kontroller. Hvis du vil ha mer informasjon om tilpassing av skjemaet, kan du se delene Finjustere skjemaet i oppsettsvisning og Finjustere skjemaet i utformingsvisning.

Opprette et skjema ved hjelp av skjemaveiviseren

Hvis du vil være mer selektiv når det gjelder hvilke felt som vises i skjemaet, kan du bruke skjemaveiviseren i stedet for de ulike verktøyene for skjemabygging som er nevnt tidligere. Du kan også angi hvordan dataene er gruppert og sortert, og du kan bruke felt fra mer enn én tabell eller spørring, forutsatt at du har angitt relasjonene mellom tabellene og spørringene på forhånd.

Klikk på Skjemaveiviser i Skjemaer-gruppen på Opprett-fanen.
Følg instruksjonene på sidene i skjemaveiviseren.

Obs!: Hvis du vil inkludere felt fra flere tabeller og spørringer i skjemaet, må du ikke klikke på Neste eller Slutt når du velger feltene fra den første tabellen eller spørringen på den første siden i skjemaveiviseren. I stedet gjentar du trinnene for å velge en tabell eller spørring, og klikker eventuelt på flere felt du vil ta med i skjemaet. Deretter klikker du på Neste eller Slutt for å fortsette.
Klikk på Slutt på den siste siden i veiviseren.

Opprette et skjema ved hjelp av verktøyet Tomt skjema

Hvis veiviseren eller verktøyene for skjemabygging ikke oppfyller behovene dine, kan du bruke verktøyet Tomt skjema til å bygge et skjema. Dette kan være en svært rask måte å bygge et skjema på, spesielt hvis du planlegger å plassere bare noen få felt i skjemaet.

Klikk på Tomt skjema i Skjemaer-gruppen på Opprett-fanen.

Access åpner et tomt skjema i oppsettvisning og viser feltlisteruten .
Klikk plusstegnet (+) i Feltliste-ruten ved siden av tabellen eller tabellene som inneholder feltene som du vil se i skjemaet.
Hvis du vil legge til et felt i skjemaet, dobbeltklikker du på feltet, eller drar det over i skjemaet.
- Etter at du har lagt til det første feltet, kan du legge til flere felt samtidig ved å holde nede CTRL, klikke på flere felt, og deretter dra dem over i skjemaet samtidig.
- Rekkefølgen for tabellene i Feltliste-ruten kan endres, avhengig av hvilken del av skjemaet som er valgt i øyeblikket. Hvis feltet du ønsker å legge til ikke er synlig, kan du velge en annen del av skjemaet og prøve å legge til feltet på nytt.
Bruk verktøyene i topptekst/bunntekst-gruppen på fanen Utforming av skjemaoppsett til å legge til en logo, tittel eller dato og klokkeslett i skjemaet.
Bruk verktøyene i Kontroller-gruppen på fanen Utforming av skjemaoppsett til å legge til et større utvalg kontroller i skjemaet.

Hvis du vil ha et litt større utvalg av kontroller, bytter du til utformingsvisning ved å høyreklikke på skjemaet, og deretter klikke på Utformingsvisning.

Forstå oppsettsvisning og utformingsvisning

Oppsettsvisning Oppsettvisning er den mest intuitive visningen du kan bruke for skjemaendring, og den kan brukes til nesten alle endringene du vil gjøre i et skjema i Access.

Skjemaet kjører faktisk i oppsettsvisning. Derfor kan du se dataene omtrent slik de vil se ut når du bruker skjemaet. Du kan imidlertid endre skjemadesignet i denne visningen. Da du kan se dataene mens du endrer skjemaet, er dette en veldig nyttig visning for å angi størrelsen på kontrollene, eller for å utføre nesten alle andre oppgaver som påvirker utseendet og brukervennligheten til skjemaet.

Hvis du har en oppgave som ikke kan utføres i oppsettsvisning, kan du bytte til utformingsvisning. I enkelte situasjoner viser Access en melding som sier at du må bytte til utformingsvisning før du kan gjøre en bestemt endring.

Utformingsvisning Utformingsvisning gir deg en mer detaljert visning av strukturen til skjemaet. Du kan se Topptekst-, Detalj- og Bunntekst-inndelingene i skjemaet. Skjemaet kjører egentlig ikke når det vises i utformingsvisning. Du kan derfor ikke se de underliggende dataene mens du utfører utformingsendringer. Det er imidlertid enkelte oppgaver som er enklere å utføre i utformingsvisning enn i oppsettsvisning. Du kan gjøre dette:

Legge til et større utvalg av kontroller i skjemaet, som bundede objektrammer, linjeskift og diagrammer.
Redigere kontrollkilder for tekstbokser i selve tekstboksene, uten å bruke egenskapsarket.
Endre størrelsen på skjemainndelinger, som topptekst i skjemaet og Detaljer-inndelingen.
Endre enkelte skjemaegenskaper som ikke kan endres i oppsettsvisning.

Finjustere skjemaet i oppsettsvisning

Når du oppretter et skjema, kan du enkelt finjustere utformingen ved å arbeide i oppsettvisningen. Du kan omorganisere kontrollene og justere størrelsen ved å bruke de faktiske skjemadataene som veiledning. Du kan plassere nye kontroller i skjemaet og angi egenskapene for skjemaet og de tilhørende kontrollene.

Hvis du vil bytte til oppsettvisning, høyreklikker du på skjemaet i navigasjonsruten, og klikker deretter på Oppsettvisning.

Access viser skjemaet i oppsettvisning.

Du kan bruke egenskapsarket til å endre egenskapene for skjemaet og kontrollene og inndelingene i den. Trykk på F4 for å vise egenskapsarket.

Du kan bruke feltlisteruten for å legge til felt fra den underliggende tabellen eller spørringen i skjemautforming. Slik viser du feltlisteruten:

Klikk Legg til eksisterende felt i Verktøy-gruppen på utformingsfanen Skjemaoppsett, eller bruk hurtigtasten ved å trykke ALT+F8.

Du kan deretter dra feltene direkte fra feltlisteruten og over i skjemaet.

Hvis du vil legge til ett enkelt felt, kan du dobbeltklikke på det, eller dra feltet fra feltlisteruten til inndelingen der du vil det skal vises i skjemaet.
Hvis du vil legge til flere felt samtidig, holder du nede CTRL og klikker på feltene du vil legge til. Deretter drar du de merkede feltene over i skjemaet.

Finjustere skjemaet i utformingsvisning

Du kan også finjustere utformingen til skjemaet ved å arbeide i utformingsvisning. Du kan legge til nye kontroller og felt i skjemaet ved å legge dem til i utformingsrutenettet. Egenskapsarket gir deg tilgang til mange egenskaper du kan angi for å tilpasse skjemaet.

Hvis du vil bytte til utformingsvisning, høyreklikker du på skjemaet i navigasjonsruten, og klikker deretter på Utformingsvisning.

Access viser skjemaet i utformingsvisning.