Denne artikkelen forklarer hvordan du angir en standardverdi for et tabellfelt eller for en kontroll i et skjema i en Access-database. Standardverdiene du angir, vises i feltet eller kontrollen når du oppretter en ny post i databasen.
I denne artikkelen
Forstå standardverdier
Du legger til en standardverdi i et tabellfelt eller skjemakontroll når du vil at Access skal angi en verdi i en ny post automatisk. Du kan for eksempel la Access alltid legge til gjeldende dato i nye ordrer.
Vanligvis legger du til en standardverdi i tabellfeltene. Du legger til verdien ved å åpne tabellen i utformingsvisning og deretter skrive inn en verdi i egenskapen Standardverdi for feltet. Hvis du angir en standardverdi for et tabellfelt, bruker Access verdien din på alle kontroller du baserer på dette feltet. Hvis du ikke binder en kontroll til et tabellfelt, eller du kobler til data i andre tabeller, angir du en standardverdi for selve skjemakontrollene.
Du kan angi en standardverdi for tabellfelt som er satt til datatypene Kort tekst, Lang tekst, Tall, Dato/klokkeslett, Valuta, Ja/Nei og Hyperkobling. Hvis du ikke angir en verdi, forblir feltet null (tomt) til du angir en verdi. Når du har definert en standardverdi, bruker Access denne verdien på alle nye poster du legger til. Hvis du vil, kan du endre verdien i en post fra standardverdien til en annen verdi, med mindre en valideringsregel forbyr dette.
Angi standardverdier for et tabellfelt
Når du angir en standardverdi for et tabellfelt, vil alle kontroller du binder til dette feltet, vise standardverdien.
Angi en standardverdi
-
Høyreklikk tabellen du vil endre, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning.
-
Velg feltet du vil endre.
-
Skriv inn en verdi i egenskapsboksen Standardverdi på Generelt-fanen.
Verdien du kan angi, avhenger av datatypen som er angitt for feltet. Du kan for eksempel skrive inn =Dato() for å sette inn gjeldende dato i et dato/klokkeslett-felt. Hvis du vil ha eksempler på standardverdier, kan du se Eksempler på standardverdier senere i denne artikkelen.
-
Lagre endringene.
Angi en standardverdi for en kontroll
Vanligvis angir du en standardverdi for en kontroll bare når du ikke binder kontrollen til et tabellfelt, eller når du kobler til data i en annen tabell.
Angi en standardverdi
-
Høyreklikk skjemaet du vil endre i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning.
-
Høyreklikk kontrollen du vil endre, og klikk deretter Egenskaper eller trykk F4.
-
Klikk fanen Alle i egenskapsarket, finn egenskapen Standardverdi , og angi deretter standardverdien.
-
Trykk CTRL+S for å lagre endringene.
Angi en standardrad for en listeboks eller kombinasjonsboks
Som standard viser liste- og kombinasjonsbokskontroller to typer lister: verdilister og oppslagslister. En verdiliste er en hardkodet liste over elementer som befinner seg i radkildeegenskapen for en liste- eller kombinasjonsbokskontroll. En oppslagsliste henter derimot dataene fra et oppslagsfelt (et felt som bruker en spørring til å hente data fra en annen tabell), og laster deretter inn dataene i en kombinasjonsbokskontroll.
For verdilister og oppslagslister kan du angi hvilket listeelement som skal vises som standard, men du følger en annen prosedyre for hver listetype. De følgende trinnene forklarer hvordan du angir standardverdier for en verdiliste og en oppslagsliste.
Angi en standard for en verdiliste
-
Høyreklikk skjemaet du vil endre i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning.
-
Høyreklikk liste- eller tekstbokskontrollen, og klikk deretter Egenskaper eller trykk F4.
-
Kontroller at egenskapen Radkilde inneholder en verdiliste. Elementene i en verdiliste er omgitt av doble anførselstegn og atskilt med semikolon. Du kan for eksempel se en liste som dette: «God»;» Rettferdig";" Dårlig".
-
Hvis egenskapen Radkilde inneholder en spørring (en tekststreng som begynner med SELECT), går du til neste sett med trinn.
-
Skriv inn følgende i egenskapsboksen Standardverdi :
[control_name]. ItemData(n)
I dette tilfellet er control_name navnet på liste- eller kombinasjonsbokskontrollen, og n er nummeret på listeelementet du vil angi som standard. Hvis du ikke vet navnet på kontrollen, kan du se på verdien i name-egenskapen øverst på egenskapsarket.
Anta for eksempel at du har en kombinasjonsbokskontroll med navnet Eier, og at du vil bruke den tredje verdien i listen som standardverdi. Du skriver inn følgende i egenskapsboksen Standardverdi :
[Eier]. ItemData(2)
Du skriver inn 2 i stedet for 3 fordi ItemData er nullbasert, noe som betyr at den begynner å telle på null, ikke én.
-
Lagre endringene, og bytt deretter tilbake til skjemavisning. Den valgte standardverdien skal vises i listen eller kombinasjonsboksen når du legger til en post i databasen.
Angi en standardverdi for en oppslagsliste
-
Åpne tabellen som inneholder kildedataene for oppslagsfeltet i dataarkvisning.
-
Legg merke til nøkkelverdien som er knyttet til elementet du vil angi som standardverdi.
Obs!: Som standard skjuler Access primær- og sekundærnøkkelfelt. Hvis du ikke ser nøkkelfeltet, høyreklikker du en celle i overskriftsraden i tabellen, klikker Vis kolonner og merker nøkkelfeltet i dialogboksen Vis kolonner og klikker Lukk.
-
Høyreklikk tabellen som inneholder oppslagsfeltet, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning.
-
Velg oppslagsfeltet, og skriv inn nøkkelverdien du noterte i trinn 1 og 2, i egenskapsboksen Standardverdi på fanen Generelt. Dette er verdien som tilsvarer listeelementet du vil angi som standard.
Anta for eksempel at du har 10 leverandører, og du vil at navnet på den mest brukte leverandøren skal vises som standard. Dette gjør du ved å finne nøkkelverdien som identifiserer leverandøren unikt, og du angir nøkkelverdien i egenskapsboksen Standardverdi i sekundærnøkkelfeltet.
-
Lagre endringene, bytt til dataarkvisning, og skriv inn en ny post. Standardverdien vises i oppslagsfeltet når du legger til posten.
Eksempler på standardverdier
Tabellen nedenfor viser og beskriver noen standardverdier. Du kan tilpasse disse eksemplene for bruk med dine egne data.
|
Uttrykk |
Standard feltverdi |
|---|---|
|
1 |
1 |
|
«MT» |
MT |
|
«New York, N.Y.» |
New York, N.Y. (vær oppmerksom på at du må omslutte verdien i anførselstegn hvis den inneholder tegnsetting) |
|
"" |
En tom streng |
|
Date( ) |
Dagens dato |
|
=Ja |
«Ja» vises på datamaskinens lokale språk |
