Angi eller endre sikkerhet på brukernivå i Access 2003 i gjeldende Access-versjoner

Det grunnleggende om sikkerhet på brukernivå

Sikkerhet på brukernivå i Access ligner på sikkerhetsmekanismene på serverbaserte systemer – den bruker passord og tillatelser til å tillate eller begrense tilgangen til enkeltpersoner, eller grupper av enkeltpersoner, til objektene i databasen. Når du implementerer sikkerhet på brukernivå i en Access-database i Access 2003 eller tidligere versjoner, kan en databaseadministrator eller eieren av et objekt kontrollere handlingene som individuelle brukere eller grupper av brukere kan utføre på tabellene, spørringene, skjemaene, rapportene og makroene i databasen. Én gruppe brukere kan for eksempel endre objektene i en database, en annen gruppe kan bare skrive inn data i bestemte tabeller, og en tredje gruppe kan bare vise dataene i et sett med rapporter.

Sikkerhet på brukernivå i Access 2003 og tidligere versjoner bruker en kombinasjon av passord og tillatelser – et sett med attributter som angir hvilke typer tilgang en bruker har til dataene eller objektene i en database. Du kan angi passord og tillatelser for enkeltpersoner eller grupper av enkeltpersoner, og disse kombinasjonene av passord og tillatelser blir sikkerhetskontoer som definerer brukere og grupper av brukere som har tilgang til objektene i databasen. I sin tur er kombinasjonen av brukere og grupper kjent som en arbeidsgruppe, og Access lagrer denne informasjonen i en arbeidsgruppeinformasjonsfil. Ved oppstart leser Access arbeidsgruppeinformasjonsfilen og håndhever tillatelsene basert på dataene i filen.

Access har som standard en innebygd bruker-ID og to innebygde grupper. Standard bruker-ID er Admin, og standardgruppene er Brukere og administratorer. Som standard legger Access til den innebygde bruker-ID-en i Brukere-gruppen fordi alle ID-er må tilhøre minst én gruppe. Brukere-gruppen har i sin tur alle tillatelser for alle objektene i en database. I tillegg er Admin-ID-en også medlem av administratorgruppen. Administratorgruppen må inneholde minst én bruker-ID (det må være en databaseadministrator), og Admin-ID-en er standard databaseadministrator til du endrer den.

Når du starter Access 2003 eller tidligere versjoner, tilordner Access Admin bruker-ID-en til deg og gjør deg dermed medlem av hver standardgruppe. Denne ID-en og disse gruppene (Admin og Brukere) gir alle brukere alle brukerne alle tillatelser for alle objektene i en database– dette betyr at alle brukere kan åpne, vise og endre alle objektene i alle .mdb filer, med mindre du implementerer sikkerhet på brukernivå.

Én måte å implementere sikkerhet på brukernivå i Access 2003 eller tidligere versjoner på, er å endre tillatelsene for Brukere-gruppen og legge til nye administratorer i administratorgruppene. Når du gjør dette, tilordner Access automatisk nye brukere til Brukere-gruppen. Når du utfører disse trinnene, må brukere logge på med et passord når de åpner den beskyttede databasen. Hvis du imidlertid trenger å implementere mer spesifikk sikkerhet – tillat at én gruppe brukere skriver inn data og en annen bare kan lese disse dataene, for eksempel – må du opprette flere brukere og grupper og gi dem bestemte tillatelser til noen eller alle objektene i databasen. Implementering av denne typen sikkerhet på brukernivå kan bli en kompleks oppgave. Access gir deg User-Level sikkerhetsveiviseren for å forenkle prosessen, noe som gjør det enklere å opprette brukere og grupper i en etttrinnsprosess.

Sikkerhetsveiviseren for User-Level hjelper deg med å tilordne tillatelser og opprette bruker- og gruppekontoer. Brukerkontoer inneholder brukernavn og unike personlige ID-numre (PIDer) som kreves for å administrere en brukers tillatelser til å vise, bruke eller endre databaseobjekter i en Access-arbeidsgruppe. Gruppekontoer er en samling brukerkontoer som i sin tur befinner seg i en arbeidsgruppe. Access bruker et gruppenavn og en PID til å identifisere hver arbeidsgruppe, og tillatelsene som er tilordnet til en gruppe, gjelder for alle brukere i gruppen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker veiviseren, kan du se Angi sikkerhet på brukernivå senere i denne artikkelen.

Når du har fullført veiviseren, kan du manuelt tilordne, endre eller fjerne tillatelser for bruker- og gruppekontoer i arbeidsgruppen for en database og eksisterende tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter og makroer. Du kan også angi standardtillatelsene som Access tilordner for nye tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter og makroer som du eller en annen bruker legger til i en database.

Arbeidsgrupper og arbeidsgruppeinformasjonsfiler

I Access 2003 og tidligere versjoner er en arbeidsgruppe en gruppe brukere i et flerbrukermiljø som deler data. En arbeidsgruppeinformasjonsfil inneholder bruker- og gruppekontoene, passordene og tillatelsene som er angitt for hver enkelt bruker eller gruppe med brukere. Når du åpner en database, leser Access dataene i arbeidsgruppeinformasjonsfilen og fremtvinger sikkerhetsinnstillingene som filen inneholder. I sin tur er en brukerkonto en kombinasjon av brukernavn og personlig ID (PID) som Access oppretter for å administrere brukerens tillatelser. Gruppekontoer er samlinger av brukerkontoer, og Access identifiserer dem også etter gruppenavn og en personlig ID (PID). Tillatelser som er tilordnet en gruppe, gjelder for alle brukere i gruppen. Disse sikkerhetskontoene kan deretter tilordnes tillatelser for databaser og deres tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter og makroer. Tillatelsene lagres i den sikkerhetsaktiverte databasen.

Første gang en bruker kjører Access 2003 eller tidligere versjoner, oppretter Access automatisk en access-arbeidsgruppeinformasjonsfil som identifiseres av navnet og organisasjonsinformasjonen som brukeren angir når han installerer Access. For Access 2003 legger installasjonsprogrammet til den relative plasseringen til denne arbeidsgruppeinformasjonsfilen i følgende registernøkler:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Access\Jet\4.0\Engines\SystemDB

og

HKEY_USERS\.DEFAULT\Software\Microsoft\Office\11.0\Access\Jet\4.0\Engines\SystemDB

Etterfølgende brukere arver standard arbeidsgruppefilbane fra verdien i HKEY_USERS registernøkkelen. Siden denne informasjonen ofte er enkel å fastslå, er det mulig for uautoriserte brukere å opprette en annen versjon av denne arbeidsgruppeinformasjonsfilen. Derfor kan uautoriserte brukere anta de ugjenkallelige tillatelsene til en administratorkonto (et medlem av administratorgruppen) i arbeidsgruppen som er definert av denne arbeidsgruppeinformasjonsfilen. Hvis du vil hindre at uautoriserte brukere forutsetter disse tillatelsene, oppretter du en ny arbeidsgruppeinformasjonsfil og angir en arbeidsgruppe-ID (WID), en alfanumerisk streng som skiller mellom store og små bokstaver, fra 4 til 20 tegn som du angir når du oppretter en ny arbeidsgruppeinformasjonsfil. Når du oppretter en ny arbeidsgruppe, identifiseres Admin-gruppen for denne arbeidsgruppefilen unikt. Bare noen som kjenner WID-en, kan opprette en kopi av arbeidsgruppeinformasjonsfilen. Hvis du vil opprette den nye filen, bruker du sikkerhetsveiviseren for User-Level.

Slik fungerer tillatelser og hvem som kan tilordne dem

Sikkerhet på brukernivå gjenkjenner to typer tillatelser: eksplisitt og implisitt. Eksplisitte tillatelser er tillatelsene som gis direkte til en brukerkonto. ingen andre brukere påvirkes. Implisitte tillatelser er tillatelsene som gis til en gruppekonto. Hvis du legger til en bruker i denne gruppen, gis gruppens tillatelser til denne brukeren. Hvis du fjerner en bruker fra gruppen, fjernes gruppens tillatelser fra denne brukeren.

Når en bruker prøver å utføre en operasjon på et databaseobjekt som bruker sikkerhetsfunksjoner, er brukerens sett med tillatelser basert på skjæringspunktet mellom brukerens eksplisitte og implisitte tillatelser. En brukers sikkerhetsnivå er alltid den minst restriktive av brukerens eksplisitte tillatelser og tillatelsene til alle grupper som brukeren tilhører. På grunn av dette er den minst kompliserte måten å administrere en arbeidsgruppe på å opprette nye grupper og tilordne tillatelser til gruppene, i stedet for til individuelle brukere. Deretter kan du endre individuelle brukeres tillatelser ved å legge til eller fjerne disse brukerne fra grupper. Hvis du må gi nye tillatelser, kan du også gi dem til alle medlemmer av en gruppe i én enkelt operasjon.

Tillatelser kan endres for et databaseobjekt ved å:

• Medlemmer av administratorgruppen for arbeidsgruppeinformasjonsfilen som ble brukt da databasen ble opprettet.

• Eieren av objektet.

• Alle brukere som har administreringstillatelser for objektet.

Selv om brukere kanskje ikke kan utføre en handling for øyeblikket, kan de kanskje gi seg selv tillatelse til å utføre handlingen. Dette gjelder hvis en bruker er medlem av administratorgruppen, eller hvis en bruker er eier av et objekt.

Brukeren som oppretter en tabell, spørring, et skjema, en rapport eller en makro, er eieren av objektet. I tillegg kan gruppen med brukere som kan endre tillatelser i databasen, også endre eierskapet til disse objektene, eller de kan opprette disse objektene på nytt, som begge er måter å endre eierskapet til objektene på. Hvis du vil opprette et objekt på nytt, kan du lage en kopi av objektet, eller du kan importere det fra, eller eksportere det til, en annen database. Dette er den enkleste måten å overføre eierskapet til objekter på, inkludert selve databasen.

Sikkerhetskontoer

En arbeidsgruppeinformasjonsfil for Access 2003 inneholder følgende forhåndsdefinerte kontoer.

I praksis er sikkerhet i Access 2003 og tidligere versjoner alltid aktiv. Inntil du aktiverer påloggingsprosedyren for en arbeidsgruppe, logger Access på alle brukere ved oppstart ved hjelp av standard Admin brukerkonto med et tomt passord. I bakgrunnen bruker Access Admin-kontoen som administratorkonto for arbeidsgruppen. Access bruker den Admin kontoen i tillegg til eieren (gruppen eller brukeren) av alle databaser og tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter og makroer som er opprettet.

Administratorer og eiere er viktige fordi de har tillatelser som ikke kan tas bort:

• Administratorer (medlemmer av administratorgruppen) kan alltid få alle tillatelser for objekter som er opprettet i arbeidsgruppen.

• En konto som eier en tabell, spørring, et skjema, en rapport eller en makro, kan alltid få fullstendige tillatelser for objektet.

• En konto som eier en database, kan alltid åpne databasen.

Fordi den Admin brukerkontoen er nøyaktig den samme for hver kopi av Access, er den første fremgangsmåten for å sikre databasen å definere brukerkontoer for administrator og eier (eller bruke én enkelt brukerkonto som både administrator- og eierkontoer), og deretter fjerne Admin brukerkonto fra administratorgruppen. Ellers kan alle med en kopi av Access logge seg på arbeidsgruppen ved hjelp av Admin-kontoen og ha alle tillatelser for arbeidsgruppens tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter og makroer.

Du kan tilordne så mange brukerkontoer som du vil til Administratorer-gruppen, men bare én brukerkonto kan eie databasen – den som eier kontoen, er brukerkontoen som er aktiv når databasen opprettes, eller når eierskap overføres ved å opprette en ny database og importere alle objektene i databasen til den. Gruppekontoer kan imidlertid eie tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter og makroer i en database.

Viktige faktorer når du organiserer sikkerhetskontoer

• Bare brukerkontoer kan logge på Access. du kan ikke logge på ved hjelp av en gruppekonto.

• Kontoene du oppretter for brukere av databasen, må lagres i arbeidsgruppeinformasjonsfilen som disse brukerne blir med i når de bruker databasen. Hvis du bruker en annen fil til å opprette databasen, endrer du filen før du oppretter kontoene.

• Pass på å opprette et unikt passord for administrator og brukerkontoer. En bruker som kan logge på ved hjelp av administratorkontoen, kan alltid få alle tillatelser for alle tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter og makroer som ble opprettet i arbeidsgruppen. En bruker som kan logge på ved hjelp av en eierkonto, kan alltid få alle tillatelser for objektene som eies av denne brukeren.

Når du har opprettet bruker- og gruppekontoer, kan du vise og skrive ut relasjonene mellom dem. Access skriver ut en rapport over kontoene i arbeidsgruppen som viser gruppene som hver bruker tilhører, og brukerne som tilhører hver gruppe.

Start sikkerhetsveiviseren for User-Level

1. Åpne .mdb- eller MDE-filen du vil administrere.

2. Klikk pilen under Brukere og tillatelser i Administrer-gruppen på fanen Databaseverktøy, og klikk deretter Veiviser for sikkerhet på brukernivå.

3. Følg trinnene på hver side for å fullføre veiviseren.

   Obs!: 

   • Sikkerhetsveiviseren for User-Level oppretter en sikkerhetskopi av gjeldende Access-database med samme navn og en .bak filtype, og bruker deretter sikkerhetstiltak for de merkede objektene i den gjeldende databasen.

   • Hvis den gjeldende Access-databasen bidrar til å beskytte VBA-kode ved hjelp av et passord, ber veiviseren deg om passordet, som du må angi for at veiviseren skal kunne fullføre operasjonen.

   • Alle passord du oppretter gjennom veiviseren, skrives ut i rapporten User-Level sikkerhetsveiviseren, som skrives ut når du er ferdig med å bruke veiviseren. Du bør holde denne rapporten på et sikkert sted. Du kan bruke denne rapporten til å opprette arbeidsgruppefilen på nytt hvis den går tapt eller er skadet.

Lagre en kopi av filen i . ACCDB-format

1. Klikk på Fil-fanen. Backstage-visningen åpnes.

2. Klikk Del til venstre.

3. Klikk Lagre database som til høyre, og klikk deretter Access-database (*.accdb).

   Dialogboksen Lagre som vises.

4. Bruk Lagre i-listen til å finne en plassering der du kan lagre den konverterte databasen.

5. Velg Access 2007-2016-database (*.accdb) i Filtype-listen.

6. Klikk på Lagre.