Tillegg om personvern for Excel

Ny-fanen (klikk fanen Fil, og klikk deretter Ny) kan gi deg oppdatert hjelp lastet ned fra Office.com for arbeidsbøker som er basert på maler. Du kan også sende tilbakemelding på malene og gi en numerisk vurdering for hver mal du laster ned.

Når du åpner en mal eller en fil basert på en mal, kontakter Excel (avhengig av innstillingene for hjelp på nettet) Office.com. Den sender ID-en for denne malen, programmet og versjonen du bruker for øyeblikket, sammen med standard datamaskininformasjon.

Mal-ID-en brukes til å identifisere den opprinnelige malen som lastet ned fra Office.com eller inkludert i Excel-installasjonen. Den identifiserer ikke arbeidsboken unikt. ID-en er den samme for alle brukere av samme mal.

Hvis du velger å opprette en kobling til et bilde, en fil, en datakilde eller et annet dokument på harddisken eller på en server, lagres banen til filen i arbeidsboken. I noen tilfeller kan koblingen inneholde ditt brukernavn eller informasjon om servere på nettverket du bruker. Ved datatilkobling kan du velge å lagre et brukernavn eller passord inne i koblingen for datatilkoblingen.

Når du bruker et XML-skjema i en arbeidsbok, lagres også en bane til XML-skjemaet du har opprettet, i arbeidsboken. Banen kan i noen tilfeller inneholde brukernavnet ditt.

Når du oppretter en arkdatafunksjon eller pivottabellrapport fra en ekstern datakilde, lagres dataene du ber om fra kilden, som en del av regnearket, sammen med en unik identifikator for datakilden. Brukernavnet til personen som sist oppdaterte hurtigbufferen, lagres også.

Avhengig av hvordan du har konfigurert arbeidsboken eller pivottabellrapporten, kan bare et delsett av de lagrede dataene vises. Hvis du vil fjerne alle disse lagrede dataene, fjerner du tilkoblingen til datakilden fra arkdatafunksjoner og fjerner alle pivotene som refererer til dataene.

Når du oppretter et diagram i Excel, kan du filtrere dataene du har valgt for diagrammet, slik at bare en del av dataene vises. Alle valgte data lagres imidlertid sammen med diagrammet. Hvis du vil hindre andre i å endre diagrammet eller vise dataene, limer du inn diagrammet som punktgrafikk når du kopierer det til et Microsoft-program. Hvis dataene i diagrammet kommer fra en ekstern datakilde, kan du passordbeskytte diagrammet for å hindre at andre oppdaterer diagrammet med de nyeste dataene fra den eksterne kilden. Hvis diagrammet er basert på dataene i arbeidsboken, kan passordbeskyttelse av diagrammet hindre andre i å endre dataene som vises i diagrammet.

Når du skriver ut en Excel-arbeidsbok og deretter lagrer arbeidsboken, lagrer Excel banen til skriveren med dokumentet. I noen tilfeller kan banen inneholde et brukernavn eller navnet på en datamaskin.

Med Excel kan du legge til og redigere alternativ tekst for tabeller, figurer, bilder, diagrammer, SmartArt-grafikk og andre objekter i arbeidsbøkene. Den alternative teksten lagres sammen med arbeidsboken og kan inneholde personlige opplysninger som legges til av alle bidragsytere i presentasjonen. For enkelte objekter, for eksempel bilder du setter inn i arbeidsboken, inneholder standard alternativ tekst filbanen for objektet du setter inn.

Alternativ tekst kan brukes av tilgjengelighetsfunksjoner som skjermlesere. Den alternative teksten er tilgjengelig for alle som har tilgang til filen.

Excel gir deg tilgang til et dokumentarbeidsområde på SharePoint. Et dokumentarbeidsområde er et delt område der du kan samarbeide med andre gruppemedlemmer på én eller flere arbeidsbøker.

Når du åpner et dokumentarbeidsområde, laster Excel ned data fra dokumentarbeidsområdet for å gi deg informasjon om dette nettstedet. Disse dataene inkluderer:

• Navnet på området

• URL-adresse eller adresse for området

• Navn, e-postadresser og tilgangsnivåer for områdebrukerne

• Lister over dokumenter, oppgaver og annen informasjon som er tilgjengelig fra nettstedet

Excel lagrer også en liste over områder for dokumentarbeidsområder som du har besøkt på datamaskinen, i form av informasjonskapsler. Denne listen brukes til å gi deg rask tilgang til områdene du har besøkt før. Microsoft får ikke tilgang til listen over nettsteder du har besøkt, og vises ikke på Internett med mindre du velger å gjøre listen mer tilgjengelig.

Fakstjenesten lar deg sende en faks via Internett og organisere faksene du har sendt i Microsoft Outlook. Hvis du vil bruke fakstjenesten, må du registrere deg hos en fakstjenesteleverandør, atskilt fra Microsoft, som behandler faksene og sender dem via Internett. Microsoft samler ikke inn data fra fakstjenestefunksjonen.

Når du registrerer deg for fakstjenesten, oppretter fakstjenesteleverandøren en registreringspakke som lagres av fakstjenesteleverandøren og Excel. Pakken består av adressen til fakstjenesteleverandørens webområde og et token som bekrefter din tilgang til fakstjenesteleverandøren. Når du sender en faks fra Excel, legges denne registreringspakken til i dokumentet.

Du kan også bruke fakstjenesten til å beregne prisen på en faks uten å sende faksen. Hvis du velger å beregne prisen på en faks, bruker Excel en kryptert tilkobling til å sende registreringstokenet, telefonnummeret der faksen skal sendes, og antall sider med faks til fakstjenesteleverandøren. Microsoft mottar eller lagrer ikke denne informasjonen.

Excel lar deg be om informasjon om et bestemt begrep eller uttrykk fra en rekke premium innholdsleverandører. Når du ber om et søk på et bestemt ord eller uttrykk, bruker Excel Internett til å sende teksten du ba om, programvareproduktet du bruker for øyeblikket, den nasjonale innstillingen som systemet er angitt for, og autorisasjonsinformasjon som angir at du har rett til å laste ned informasjon om oppslag, om nødvendig av tredjeparten.

Excel sender denne informasjonen til en tjeneste som leveres av Microsoft eller en tredjepartsleverandør du velger. Denne tjenesten returnerer informasjon om ordet eller uttrykket du ba om.

Ofte inneholder informasjonen du mottar, en kobling til tilleggsinformasjon fra tjenestens nettsted. Hvis du klikker denne koblingen, kan tjenesteleverandøren legge til en informasjonskapsel i systemet for å identifisere deg for fremtidige transaksjoner. Microsoft er ikke ansvarlig for personvernpraksisen for nettsteder og tjenester fra tredjeparter. Microsoft mottar eller lagrer ikke noe av denne informasjonen med mindre du har forespurt en Microsoft-eid tjeneste.

Du kan deaktivere oppslag og referanse ved å gjøre følgende:

Med Excel kan du oversette hele eller deler av dokumentet ved hjelp av en tospråklig ordliste eller maskinoversettelse. Du kan velge hvordan du vil oversette dokumentet.

Du kan merke eller skrive inn et ord eller uttrykk som du vil oversette, eller du kan velge å oversette hele dokumentet, i begge tilfeller, ved å velge det aktuelle oversettelsesalternativet i oppslags- og referanseruten.

Hvis du merker eller skriver inn et ord eller uttrykk du vil oversette, sammenlignes uttrykket du har skrevet inn, med en tospråklig ordliste. Noen tospråklige ordlister er inkludert i programvaren, og andre er tilgjengelige fra Office.com. Hvis et ord eller uttrykk du skriver inn, ikke er i den tospråklige ordlisten som følger med programvaren, sendes ordet eller uttrykket ukryptert til en Microsoft- eller tredjeparts oversettelsestjeneste.

Hvis du vil oversette hele arbeidsboken, sendes den ukryptert til en Microsoft- eller en tredjeparts oversettelsestjeneste. Som med all informasjon som sendes ukryptert via Internett, kan det være mulig for andre å se ordet, uttrykket eller arbeidsboken du oversetter.

Hvis du velger å bruke en av ordlistene som er tilgjengelig på Office.com eller en tredjeparts oversettelsestjeneste, bruker Excel Internett til å sende teksten du ba om, hvilken type programvare du har, og den nasjonale innstillingen og språket som systemet er angitt for. For tredjeparts oversettelsestjenester kan excel også sende tidligere bufret godkjenningsinformasjon som angir at du tidligere har registrert deg for tilgang til nettstedet.

Microsoft SharePoint tilbyr delte, nettbaserte arbeidsområdeområder der du kan samarbeide på dokumenter eller møter.

Når du får tilgang til et SharePoint-nettsted, lagrer nettstedet informasjonskapsler på datamaskinen hvis du har tillatelse til å opprette et nytt sekundært område på nettstedet. Sammen utgjør disse informasjonskapslene en liste over nettsteder du har tilgang til. Denne listen brukes av flere Office-programmer til å gi rask tilgang til områdene du har besøkt tidligere.

Microsoft får ikke tilgang til listen over nettsteder du har besøkt, og vises ikke på Internett med mindre du velger å gjøre listen mer tilgjengelig.

Når du oppretter et nytt nettsted eller en ny liste i SharePoint, eller legger til eller inviterer personer til et eksisterende nettsted eller en eksisterende liste, lagrer nettstedet følgende for hver person, inkludert følgende:

• Fullt navn

• E-postadresse

En bruker-ID føyes til hvert element som du eller de andre brukerne av området legger til eller endrer på området. Som med alt innholdet på SharePoint-området, bør bare administratorer og medlemmer av selve området ha tilgang til denne informasjonen.

Alle elementene på SharePoint-området inneholder to felt: Opprettet av og Endret av. Feltet Opprettet av fylles ut med brukernavnet til personen som opprinnelig opprettet elementet og datoen det ble opprettet. Endret av-feltet fylles ut med brukernavnet til personen som sist endret arbeidsboken, og datoen da den sist ble endret.

Administratorer for serverne som er vert for SharePoint-området, har tilgang til noen data fra disse områdene. Disse dataene brukes til å analysere bruksmønstrene på området og øke periodene området er tilgjengelig. Disse dataene er bare tilgjengelige for administratorer, og deles ikke med Microsoft, med mindre Microsoft er vert for SharePoint-området. Dataene som er spesielt registrert, omfatter navnene, e-postadressene og tillatelsene til alle som har tilgang til området.

Alle brukere som har tilgang til et bestemt SharePoint-nettsted, kan søke i og vise alt innhold som er tilgjengelig på nettstedet.

Microsoft SharePoint tilbyr revisjonsfunksjoner som gjør det mulig for administratorer å holde et pålitelig overvåkingsspor over hvordan brukere arbeider med bestemt innhold.

Når SharePoint-administratorer aktiverer overvåkingsfunksjonen, registrerer serveren automatisk visse handlinger utført av brukeren i SharePoint-innholdsdatabasen. Disse handlingene omfatter visning, redigering og inn- og utsjekking. For hver handling som registreres, registreres det identifiseringsinformasjon om filen, handlingen og brukerens SharePoint-ID. Det sendes ingen data til Microsoft i forbindelse med denne funksjonen.

Denne funksjonen er som standard slått av, og den er bare tilgjengelig for administratorer på SharePoint-områder der innhold er lagret.

Excel gir deg muligheten til å sende direktemeldinger fra selve programmet og gir deg muligheten til å bli varslet når personer er tilkoblet eller når bestemte endringer gjøres i delte arbeidsbøker eller arbeidsområder.

Excel kan bruke en direktemeldingsklient til å gi deg muligheten til å se andre personers tilstedeværelse på nettet og sende meldinger til dem. Excel inneholder en webkontroll som gjør at tilstedeværelse for direktemeldinger kan vises på en nettside. Microsoft SharePoint-sider bruker denne kontrollen. Disse sidene overfører ikke tilstedeværelsesdata tilbake til webserveren.

Denne webkontrollen kan brukes til å overføre tilstedeværelsesdata fra direktemeldingsprogrammet til webserveren. Tilstedeværelsesdata blir som standard bare sendt til intranettnettsteder, klarerte nettsteder og nettsteder på den lokale datamaskinen.

Excel bruker filformater som er basert på XML. Disse XML-formatene er utvidbare, det vil si at brukere kan angi tilleggsskjemaer eller -koder i filene. Et tilleggsprogram eller en annen tredjepartskode kan også legge ved tilleggsinformasjon om metadata i disse XML-filformatene som ikke kan vises i Excel.

Du kan kontrollere hvilke metadata som er tilknyttet en XML-fil ved å vise den i et program for tekstvisning.

Hvis du lagrer kommentarer i en fil, legges initialene til i hver kommentar som standard. Denne informasjonen vil da være tilgjengelig for alle som har tilgang til filen din.

Du kan fjerne personlige opplysninger fra disse kommentarene ved å gjøre følgende:

1. Klikk fanen Fil.

2. Klikk Informasjon.

3. Klikk på Kontroller for problemer, og klikk deretter på Undersøk dokument.

Når du gjør endringer i en fil med Spor endringer-funksjonen aktivert, lagres som standard brukernavnet og/eller initialene i arbeidsboken og knyttes til endringene du gjør. Denne informasjonen, i tillegg til originalteksten og den endrede teksten, er tilgjengelig for alle som har tilgang til filen.

Når disse endringene er godtatt eller avvist, fjernes navnet ditt. Du kan også fjerne personlige opplysninger fra disse endringene ved å gjøre følgende:

1. Klikk fanen Fil.

2. Klikk Informasjon.

3. Klikk på Kontroller for problemer, og klikk deretter på Undersøk dokument.

I enkelte tilfeller lagrer Excel navnet ditt for å gi deg en bedre opplevelse når du bruker enkelte funksjoner. Navnet ditt er for eksempel lagret på disse plasseringene:

• Forfatterfelt

• AuthorName-filegenskap

Du kan fjerne navnet ditt fra disse feltene og egenskapene ved å gjøre følgende:

1. Klikk fanen Fil.

2. Klikk Informasjon.

3. Klikk på Kontroller for problemer, og klikk deretter på Undersøk dokument.

Microsoft Office-løsninger som er opprettet av andre firmaer, kan også inneholde navnet ditt eller andre personlige opplysninger i de egendefinerte egenskapene som er knyttet til filen.

Hvis du bruker Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc eller andre funksjoner som lar deg koble direkte til en annen datakilde, kan godkjenningsinformasjonen (bruker-ID og passord) lagres i arbeidsboken. Hvis du vil endre eller slette denne godkjenningsinformasjonen, må du endre egenskapene for tilkoblingen ved hjelp av metoden som er spesifikk for tilkoblingsmetoden.

Som standard inneholder alle filer som er lagret i Excel, filegenskaper som følgende:

• Forfatter

• Manager

• Firma

• Sist lagret av

• Navn på korrekturlesere av arbeidsbøker

I tillegg kan andre egenskaper lagres i filen avhengig av funksjonene eller tredjepartsløsningene du bruker. Hvis arbeidsboken for eksempel er en del av en dokumentarbeidsflyt, lagres flere filegenskaper for å spore arbeidsflyten.

Denne informasjonen vil da være tilgjengelig for alle som har tilgang til filen din.

Du kan fjerne navnet ditt fra disse egenskapene ved å gjøre følgende:

1. Klikk fanen Fil.

2. Klikk Informasjon.

3. Klikk på Kontroller for problemer, og klikk deretter på Undersøk dokument.

Funksjonen Undersøk dokument kan også brukes til å fjerne andre typer data som kanskje ikke er tilgjengelige i alle visninger, for eksempel kommentarer og revisjoner. Microsoft anbefaler at du kjører Undersøk dokument på en arbeidsbok som du planlegger å gjøre offentlig tilgjengelig.

Skjulte data og metadata kan også inkluderes i Microsoft Office-filer ved hjelp av Microsoft Office-objektmodellen. Du kan for eksempel gjøre bilder usynlige i Objektmodell for Microsoft Office, noe som betyr at de ikke kan ses når du åpner filen, men bildet er lagret i filen og kan senere gjøres synlig.

Med makroregistrering kan du registrere en sekvens med handlinger, slik at du kan reprodusere handlingene på et senere tidspunkt. Hvis du velger å registrere en makro, lagres brukernavnet som en kommentar i koden når makroen opprettes. Du kan fjerne brukernavnet manuelt fra denne plasseringen.

En digital signatur er en valgfri funksjon som kan hjelpe deg med å godkjenne identiteten til personen som sendte deg en arbeidsbok. En digital signatur er en unik kryptert verdi av dataene i arbeidsboken du signerer. Når du sender en arbeidsbok med en digital signatur, sendes signaturen til mottakeren, sammen med dataene i arbeidsboken og et klarert digitalt sertifikat fra deg (avsenderen). Det digitale sertifikatet utstedes av en sertifiseringsinstans, for eksempel VeriSign, og inneholder informasjon for å godkjenne avsenderen og kontrollere at det opprinnelige innholdet i arbeidsboken ikke er endret. Excel kan automatisk kontakte sertifiseringsinstansen på nettet for å bekrefte den digitale signaturen.

Når du signerer en arbeidsbok, ser du en dialogboks som viser informasjonen som er inkludert i den digitale signaturen, for eksempel systemdato og -klokkeslett, versjonsnummer for operativsystemet, versjonsnummeret for Microsoft Office og versjonsnummeret for Excel.

Med IRM (Information Rights Management) kan du gi bestemte brukere eller grupper rett til å få tilgang til og endre en arbeidsbok. Til tross for noen likheter er ikke IRM det samme som dokumentbeskyttelse. Med IRM kan du angi tillatelser for hele arbeidsboken for svært spesifikke handlinger, for eksempel utskrift av dokumentet eller videresending av dokumentet til andre personer, samt for å lese eller redigere arbeidsboken.

Når du lagrer en arbeidsbok med IRM aktivert, lagrer Excel i arbeidsboken en liste over alle brukere som har rettigheter til arbeidsboken, og hvilke tillatelser de har. Denne informasjonen krypteres slik at bare arbeidsbokeierne får tilgang til denne informasjonen.

I tillegg inneholder arbeidsbøker med IRM-aktivert innholdslisenser. En innholdslisens inneholder en e-postadresse, tillatelse og godkjenningsinformasjon. Hver gang noen prøver å åpne en arbeidsbok med IRM aktivert, kontrollerer Excel innholdslisensene som er lagret i arbeidsboken, mot brukerens identitet. Hvis brukeren aldri har åpnet arbeidsboken før, kontakter Excel en IRM-server, bekrefter brukerens identitet, laster ned en ny innholdslisens for brukeren (forutsatt at brukeren har de nødvendige rettighetene) og lagrer denne innholdslisensen i arbeidsboken.

Arbeidsbokeiere har muligheten til å unngå å lagre innholdslisenser i arbeidsboken. Hvis denne innholdslisensen ikke lagres i arbeidsboken, må Excel imidlertid kontakte IRM-serveren hver gang arbeidsboken åpnes. Hvis Excel ikke er koblet til et nettverk eller ikke kan kontakte IRM-serveren, kan ikke arbeidsboken åpnes.

Arbeidsbokbeskyttelse gjør det mulig å beskytte Excel-arbeidsboken på forskjellige måter, for eksempel gi bare bestemte brukere rettighetene til å redigere, komme med kommentarer eller lese arbeidsboken.

Når du bruker Arbeidsbokbeskyttelse, blir du bedt om å angi bruker-ID-ene. Disse bruker-ID-ene kan være i form av Windows NT-domenekontoer (for eksempel DOMENE\brukernavn) eller Windows Live ID-e-postadresser (for eksempel someone@example.com). Disse bruker-ID-ene lagres når du gir en bruker rett til å lese eller endre et tekstområde.

Det er mulig å beskytte Excel-arbeidsboken uten å bruke et passord. Hvis du velger å beskytte arbeidsboken uten passord, kan alle som leser arbeidsboken, se bruker-ID-ene til de som har fått tilgang. Hvis arbeidsboken er lagret som XML eller HTML, er også bruker-ID-ene tilgjengelige for alle som leser filen.

Hvis du vil begrense tilgangen til bruker-ID-ene ytterligere, kan du velge å lagre denne filen med et passord eller med Information Rights Management (IRM). Bare du og andre personer som har fått tilgang, kan se disse bruker-ID-ene.

Når du åpner visse tidligere versjoner av Excel-filer i Microsoft Office, kontrollerer Office-filvalideringen om filstrukturen samsvarer med spesifikasjonen fra Microsoft for dette filformatet. Hvis filen ikke oppfyller denne valideringen, åpner Microsoft Office den i en beskyttet visning.

En kopi av hver fil som ikke består Office-filvalidering, lagres på datamaskinen når du avslutter Excel. Microsoft Feilrapportering spør deg med jevne mellomrom om du godtar å sende en kopi av disse filene til Microsoft. Hvis du vil ha mer informasjon om Microsoft Feilrapportering, inkludert en fullstendig personvernerklæring, kan du se Personvernerklæring for Microsoft Feilrapportering.

Excel lagrer automatisk kopier av arbeidsboken mens du redigerer dem. Dette hjelper deg med å gjenopprette arbeidsbøker hvis du ved et uhell lukker en arbeidsbok uten å lagre endringene. Du kan velge ikke å lagre kopier av arbeidsbøkene automatisk ved å gjøre følgende:

Du kan få tilgang til og slette de siste lagrede versjonene av tidligere lagrede arbeidsbøker ved å klikke fanen Fil , klikke Informasjon og deretter klikke arbeidsboken du vil bruke under Versjoner. Du kan få tilgang til og slette de siste automatisk lagrede versjonene for nylig opprettede arbeidsbøker ved å klikke fanen Fil , klikke Informasjon, klikke Behandle versjoner og deretter klikke Gjenopprett arbeidsbøker som ikke er lagret. Excel sletter med jevne mellomrom de automatisk lagrede arbeidsbøkene hvis du ikke åpner og bruker dem. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Gjenopprette Office-filer.

Til toppen av siden