Du har hørt om Microsoft 365 Grupper og hvordan du kan bruke dem i Outlook, men kanskje du ikke er sikker på hvordan du kommer i gang. I denne artikkelen skal vi veilede deg gjennom noen grunnleggende trinn for hvordan du og teamet ditt kan komme i gang med Microsoft 365 Grupper i Outlook. Vi gir deg også noen koblinger til mer dyptgående innhold når du er klar til å gjøre mer.
Hvis du ikke er sikker på hvilke grupper som er, kan det være lurt å gå til Lær om Microsoft 365-grupper først.
For å få mest mulig ut av Microsoft 365 Grupper i Outlook må du ha et Microsoft 365-abonnement som støtter Exchange Online og SharePoint Online, for eksempel Business Premium, E3 eller E5.
Obs!: Hvis du vil bruke Microsoft 365 Grupper i Outlook på Windows, må du bruke Outlook i bufret Exchange-modus. Hvis du vil ha mer informasjon om dette, kan du se Aktivere bufret Exchange-modus.
Velg en fane nedenfor for å finne mer informasjon om hvordan du kommer i gang med denne funksjonen.
Det første du må gjøre er å opprette gruppen. Å opprette en gruppe i Outlook er en svært enkel prosess. Kortversjonen av historien er:
-
Klikk Ny gruppe fra gruppedelen på båndet. Hvis du bruker Outlook på nettet i stedet for skrivebordsversjonen, kan du starte denne prosessen ved å klikke på rullegardinpilen ved siden av Ny og velge Gruppe. Alternativt kan du gå til navigasjonsfeltet på venstre marg og velge Grupper-ikonet som er plassert under Folk-ikonet. Velg deretter Ny gruppe øverst til venstre.
-
Gi gruppen et navn.
-
Angi personverninnstillingen. Grupper er privat som standard. Dette betyr at de bare kan vises av medlemmer av gruppen og kreve en gruppeeiers tillatelse til å bli med. Offentlige grupper kan vises og bli med i, av hvem som helst i organisasjonen. Ingen av innstillingene viser gruppene dine til personer utenfor organisasjonen, med mindre du spesifikt inviterer dem som gjester.
Tips!: Grupper er privat som standard når de oppretter ved hjelp av Outlook på nettet. I de kommende månedene vil de være private som standard når de opprettes ved hjelp av noen av de Outlook appene.
-
Bestem om du vil at nye medlemmer skal følge gruppen (avanserte alternativer). Medlemmer som følger gruppen, får kopier av hver gruppemelding i sin personlige innboks. Medlemmer som bare er med, må gå til gruppens delte innboks for å delta i gruppesamtaler.
Gjør mer:
-
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter en gruppe, kan du se Opprette en gruppe i Outlook.
-
Hvis du vil ha mer informasjon om å bli med i en gruppe noen andre har opprettet, kan du se Bli med, forlate eller følge Grupper i Outlook.
-
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du slutter å motta gruppemeldinger i innboksen, eller hvis du vil avslutte en gruppe helt, kan du se Bli med, forlate eller følge Grupper i Outlook.
Når gruppen er opprettet, kan du legge til medlemmer i gruppen. Slik legger du til nye medlemmer:
-
Gå til gruppen i Outlook ved å finne den i navigasjonsruten til venstre. Den skal være under postboksen i Grupper inndelingen. Hvis du brukerOutlook på nettet,
-
Når du er i gruppen, klikker du Legg til medlemmer på båndet. Hvis du bruker Outlook på nettet klikker du der det står hvor mange medlemmer gruppen har, klikker du Legg til medlemmer nær øverst til høyre i vinduet. Alternativt kan du gå til navigasjonsfeltet på venstre marg og velge Grupper-ikonet som er plassert under Folk-ikonet. Velg gruppen du vil invitere personer til å bli med i, under Grupper i ruten til venstre. Velg Ikonet Legg til medlemmer ved siden av send e-post-knappen og innstillinger-ikonet.
-
Skriv inn navnet eller e-postadressen til hver person du vil legge til i det angitte feltet. Når du er ferdig, klikker du OK, så legges de til. Hver av dem vil motta en e-postmelding som ønsker dem velkommen til gruppen og gir dem praktiske koblinger til tilgang til gruppeinnhold.
Tips!: Hvis du vil legge til alle medlemmene i en eksisterende distribusjonsliste, skriver du bare inn navnet på distribusjonslisten, og alle legges til i ett trinn.
Gjør mer:
-
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du inviterer gjester utenfor firmaet til gruppen, kan du se Gjestetilgang i Microsoft 365-grupper.
-
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du legger til eller fjerner medlemmer fra gruppen, kan du se Legge til, redigere og fjerne medlemmer av Grupper i Outlook
Samtaler i Microsoft 365 Grupper i Outlook skje i den delte innboksen for gruppen. Brukere kan lese og svare på meldinger, og medlemmer kan enkelt søke eller bla tilbake gjennom meldingsloggen for å se hva som har blitt diskutert før. Den delte innboksen ligner mye på den personlige innboksen som Outlook brukere er kjent med. Hver samtale vises separat i meldingslisten til venstre, og når du klikker på en, åpnes den i leseruten. Hvis en bruker merker en melding, eller en samtale, som lest, påvirker den ikke hvordan meldingene vises for andre medlemmer av gruppen, slik at du ikke trenger å bekymre deg for at andre medlemmer kan gå glipp av en viktig melding.
Tips!: En nylig endring i måten meldinger vises på, og telles, iOutlook kan ha tilbakestilt nummeret du ser ved siden av gruppenavnet i navigasjonsruten Outlook. Hvis du vil tilbakestille dette tallet til null, kan du høyreklikke på gruppen og velge Merk alle som lest.
Nå som du har opprettet gruppen, kan vi starte en ny samtale. Du kan legge inn en ny melding ved å åpne den delte innboksen for gruppen og klikke Ny samtale på båndet. Eller du kan ganske enkelt sende en e-postmelding til gruppens alias. Alle medlemmer av gruppen kan lese den nye meldingen du har lagt inn, og alle medlemmer som følger gruppen, får en kopi av meldingen i den personlige innboksen.
Gjør mer:
-
Hvis du vil bruke Outlook på nettet kan du se Sende en e-postmelding til en gruppe i Outlook
Hver Microsoft 365-gruppe får et bibliotek med delte filer der du kan lagre, dele og samarbeide på dokumenter, arbeidsbøker, presentasjoner eller nesten alle typer filer.
Få tilgang til filbiblioteket ved å gå til gruppen i Outlook (i venstre navigasjonsrute), og klikk Filer på båndet. Filbiblioteket åpnes i en nettleser, og herfra kan du opprette nye filer, laste opp filer fra datamaskinen og gjøre omtrent alt annet et SharePoint-dokumentbibliotek kan gjøre. Tenk på hva slags filer som kan være nyttige å dele med gruppen, og ikke føler seg begrenset til Microsoft Office-filer. Du kan også dele PDF-filer, bilder eller omtrent alle andre typer filer som gruppen vil finne nyttige.
Hvis du vil laste ned eller slette en fil, velger du den, og disse alternativene vises på verktøylinjen øverst.
Gjør mer:
-
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du arbeider med filer i gruppen, kan du se Dele filer med en gruppe i Outlook.
Hver Microsoft 365-gruppe får sin egen delte OneNote notatblokk der de kan samle ideer, samarbeide og lagre undersøkelser.
Gå til gruppen i Outlook ved å finne den i venstre navigasjonsrute, eller iOutlook på nettet ved å gå til Folk-flisen. Når du er der, klikker du Notatblokk på båndet for å åpne gruppens delte notatblokk.
Første gang du åpner gruppens delte notatblokk, åpnes den i nettleseren i OneNote for nettet. Du kan gjøre endringer der, eller hvis du har OneNote 2016 og du foretrekker å bruke det, klikker du bare Rediger i OneNote fra båndet. Når du har åpnet den i OneNote, synkroniseres notatblokken til listen over åpne notatblokker, og du kan få tilgang til den direkte fra OneNote uten å måtte gå til gruppen først.
Prøv å gå til gruppens OneNote-notatblokk, og tenk på hva som kan være nyttig for gruppen å samle ideer og samarbeide om. Du kan for eksempel ha en inndeling som du bruker til å samle inn og kommentere nettinnhold som er relevant for gruppen.
Obs!: Gruppenotatblokken er også tilgjengelig for deg på smarttelefonen eller nettbrettet ved hjelp av OneNote for iOS eller Android.
Gjør mer:
-
Hvis du vil komme i gang med OneNote, kan du se Grunnleggende oppgaver i OneNote i Windows.
Det er store sjanser for at gruppen har hendelser, møter, milepæler eller andre elementer som vil dra nytte av en delt kalender. Hver Microsoft 365-gruppe har en delt kalender som alle medlemmer kan se og bidra til.
Å arbeide med kalenderen i gruppen er ikke annerledes enn å arbeide med den personlige kalenderen. Hvis du velger kalenderknappen i navigasjonsruten, ser du den personlige kalenderen, i tillegg til de delte kalenderne for alle grupper du er medlem av. Du kan merke av i boksene ved siden av hver kalender du vil se, og vise dem side ved side eller overlappet.
Å legge til et element i den delte kalenderen fungerer akkurat som det gjør i din personlige kalender. Alle møter du legger til i den delte kalenderen, inviterer også de andre medlemmene av gruppen til denne hendelsen, slik at de kan ha det på sine egne kalendere. Avtaler som er lagt til i den delte gruppekalenderen, vises ikke i andre medlemmers personlige kalendere.
Nå som du har fått den delte kalenderen, kan du prøve å legge til kommende møter eller hendelser som gruppen kanskje deltar i.
Gjør mer:
-
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker gruppens delte kalender, kan du se Bruke en gruppekalender i Outlook til å planlegge og redigere hendelser.
Så nå som du har gruppen oppe og går, hvor går du derfra?
-
Microsoft Planner lar deg tilordne og administrere oppgaver for folk i gruppen. Få mer informasjon i hjelpen for Planner.
-
Du kan invitere gjester utenfor organisasjonen til å bli med i og samarbeide i gruppen. Se gjestetilgang i Microsoft 365-grupper.
-
Overfør eksisterende distribusjonslister til Microsoft 365-grupper. Se hvorfor du bør oppgradere distribusjonslistene til grupper i Outlook.
-
Legg til et Microsoft-team i gruppen for fast chat. Se hurtigstart for Microsoft Teams.
Se også
Har du spørsmål?
Gå til Microsoft Tech Community for å legge inn spørsmål og delta i samtaler om Microsoft 365 Groups.
Vi lytter
Ben oppdaterte sist denne artikkelen 25. juni 2021 som et resultat av tilbakemeldingen din. Hvis du syntes det var nyttig, og spesielt hvis du ikke gjorde det, kan du klikke på tilbakemeldingskontrollene nedenfor og gi oss konstruktive kommentarer slik at vi kan fortsette å forbedre den. Takk!
