Organisasjoner har i årevis vært avhengige av distribusjonsgrupper for å kommunisere og samarbeide med grupper av personer både i og utenfor selskapet. Nå kan imidlertid Microsoft 365 grupper i Outlook tilby en kraftigere løsning for samarbeid.
Tips!: Hvis du leter etter informasjon om å bruke Outlook-kontaktgrupper til å sende e-post til en liste over personer, for eksempel en gruppe venner, se Opprette en kontaktgruppe eller distribusjonsliste til Outlook for PC.
Hva er Microsoft 365 grupper?
Når du konfigurerer enMicrosoft 365 gruppe i Outlook, kan du velge et sett med personer som du ønsker å samarbeide med, og enkelt konfigurere en samling ressurser som disse personene kan dele. Du trenger ikke å bekymre deg for å tilordne tillatelser til alle disse personene manuelt, for når du legger til medlemmer i gruppen, får de automatisk tillatelsene de trenger for verktøyene som gruppen stiller til rådighet.
Disse ekstra ressursene inkluderer:
-
Delt innboks – hvor samtalene du tradisjonelt har i distribusjonslistene finner sted. Denne delte innboksen er fullstendig søkbar, så den oppretter et levende arkiv av gruppens meldinger. Nykommere til gruppen kan søke eller bla tilbake gjennom historien for å komme raskt i gang med det som har blitt lagt ut i gruppen tidligere. Se: Ha en gruppesamtale i Outlook.
Tips!: Hvis brukerne fremdeles vil at gruppemeldingene skal vises i deres personlige innboks, slik de gjorde med distribusjonslisten, trenger de bare å abonnere på gruppen ved å klikke Medlemskap-knappen på båndet i Outlook.
-
Delte filer-bibliotek – Gruppen har et Bibliotek for SharePoint-filer der brukerne kan lagre, dele og samarbeide på dokumenter, arbeidsbøker, presentasjoner, bilder eller andre typer filer de må arbeide med. Se: Dele gruppefiler.
-
Delt kalender – Gruppen får en delt kalender til å legge ut hendelser relatert til gruppen. Hvert medlem som abonnerer på gruppen, inviteres automatisk til hendelser som legges inn i kalenderen, slik at disse hendelsene også kan vises i deres personlige kalendere hvis de ønsker det. Se: Planlegge et møte i en gruppekalender i Outlook.
-
Delt OneNote-notatblokk – Gruppen har automatisk en delt OneNote-notatblokk der gruppemedlemmer kan samle inn og samarbeide om informasjon. Mange grupper bruker notatblokken til å opprette en levende wiki med vanlige spørsmål og andre ressurser.
-
Gjestetilgang – Du kan legge til eksterne kontakter i distribusjonsgrupper før, men alt de fikk var e-post. Med grupper kan du tilby gjester tilgang til e-postsamtaler, filer og til og med den delte OneNote-notatblokken. Se: Gjestetilgang i Microsoft 365 Groups.
-
Innhold er synlig – Grupper i Outlook er offentlige som standard, noe som betyr at de er enkle for andre i organisasjonen å oppdage og bli med i eller se gjennom materialet i gruppen. Hvis innholdet i gruppen er mer sensitivt, kan du bytte gruppen til privat, noe som skjuler innholdet fra ikke-medlemmer og krever at gruppeeieren godkjenner eventuelle forespørsler om å bli med.
-
Selvbetjent opprettelse – IT trenger ikke å bli lurt av forespørsler fra brukere om å opprette grupper. Brukere kan opprette sine egne grupper etter behov. Hvis du vil kontrollere hvilke brukere i organisasjonen som kan opprette grupper, kan du se: Administrer hvem som kan opprette Microsoft 365 Groups.
Dette er bare noen av funksjonene som gjør grupper til en kraftigere løsning enn distribusjonsgrupper.
Administrasjon av gruppene dine
Microsoft 365 tilbyr en rekke nyttige verktøy og muligheter for enklere administrasjon og administrasjon av gruppene dine. Hvis du vil ha mer informasjon om hver av disse fordelene, klikker du overskriftene nedenfor.
Det er viktig for alle administratorer å holde katalogen under kontroll. Her er noen av verktøyene Microsoft 365 tilbyr for å gjøre det enklere:
-
Navngivningspolicyer – Navngivningspolicyer lar deg definere hva som er, og er ikke, akseptable navn for gruppene dine. Dette hindrer brukere i å gi profane eller forbudte navn til grupper. I tillegg kan du fremtvinge firmastandardprefikser eller suffikser til gruppenavnene.
Dynamisk medlemskap – Dynamisk medlemskap lar deg angi gruppemedlemskap etter regel, som legger til (eller fjerner) gruppemedlemmer basert på metadata (for eksempel avdeling eller rolle) i Active Directory. Se Bruke attributter til å opprette avanserte regler for mer informasjon om hvordan du oppretter dynamisk medlemskap.
-
Skjult medlemskap – Hvis du har en grunn til å ønske at medlemskapet i gruppen skal være konfidensielt, for eksempel hvis medlemmene er studenter, kan du skjule medlemskapet fra eksterne parter.
-
Opprettelsestillatelser – Det kan være noen personer i organisasjonen som du ikke vil skal kunne opprette nye grupper. Det finnes flere teknikker for å administrere opprettelsestillatelser i katalogen. Se Administrere oppretting av Microsoft 365-grupper.
-
Overvåkingslogger – Du kan ha mer tillit til å la brukerne opprette grupper og administrere gruppemedlemskap, fordi Microsoft 365 Groups-overvåkingslogger lar deg spore hvem som opprettet eller slettet en bestemt gruppe eller har gjort endringer i medlemskapet i gruppen. Se: Søk i overvåkingsloggen i samsvarssenteret for Microsoft 365 Security &.
Leveringsbehandling gir deg noen metoder for å håndtere hvordan meldinger skal sendes eller mottas av gruppen. I tillegg finnes det verktøy for å overvåke flyten av disse meldingene.
-
Send som eller Send på vegne av – disse innstillingene tillater angitte brukere å sende e-postmeldinger som om de kom fra, eller er på vegne av, gruppen.
-
Avsenderbegrensninger – Med disse innstillingene kan du kontrollere hvem som har tillatelse til å sende meldinger til gruppen. Gruppen kan konfigureres til å tillate e-post fra eksterne parter, men det kan være lurt å begrense dette til bare bestemte eksterne parter.
-
Ekstern brukerstøtte – Ved å invitere gjester til gruppen kan du velge å inkludere dem i e-postsamtalene i gruppen. Se: Gjestetilgang i Microsoft 365 Groups.
-
Transportregler – Transportregler fungerer for grupper på samme måte som de gjør for Exchange-serveren. Reglene kan se etter meldinger som oppfyller bestemte betingelser, og kan deretter utføre handlinger på disse meldingene.
-
E-posttips – E-posttips er informative meldinger som vises for brukere mens de skriver en melding. De kan bidra til å redusere NDR-er ved å advare en bruker hvis meldingen sannsynligvis vil gå til eksterne parter eller overskride meldingskvotene.
-
Flere proxy-adresser – en gruppe kan ha aliaser på samme måte som en brukerpostboks gjør. Flere proxy-adresser kan være nyttige for å godta meldinger som sendes til de andre aliasene, eller for å gjøre det enklere å nå en gruppe som har et langt eller vanskelig stavenavn. Se: Støtte for flere domener for Microsoft 365 Grupper – Admin hjelp
-
Maksimal størrelse på sending/mottak – disse kvotene kan bidra til å redusere problemer med at gruppen mottar (eller sender) svært store meldinger for bedre å administrere krav til lagring og båndbredde.
Microsoft 365 gir deg også noen verktøy for å administrere innholdstype som deles i gruppen.
-
Retningslinjer for bruk – Du kan definere retningslinjer for bruk for Microsoft 365 grupper – for å lære brukerne om anbefalte fremgangsmåter som bidrar til å holde gruppene effektive og lære dem om interne innholdspolicyer.
-
Dataklassifisering – Du kan opprette et system for dataklassifisering som kan tilpasses for Microsoft 365 grupper som tillater fordeling av grupper etter policytype (f.eks. «uklassifisert», «konfidensielt» eller «topphemmelig»). På denne måten kan gruppene dine vise policyer for annet innhold i organisasjonen. Med utvidbar policy kan organisasjonen konfigurere et endepunkt som kalles når en gruppe opprettes eller endres, og du kan deretter implementere dine egne policyer for oppretting eller endring av grupper.
Administrere endring
Brukere er noen ganger ukomfortable med endringer, så det er viktig å kommunisere med eksisterende medlemmer av distribusjonslistene for å fortelle dem hva de kan forvente. Her er noe av informasjonen du bør ta med i denne meldingen, sammen med noen svar som kan være nyttige:
Hva er grupper i Outlook?
Microsoft 365 grupper i Outlook er én enkelt samarbeidsløsning for team/grupper som ønsker et sted å dele diskusjoner, filer, kalendere og notater på en enhetlig måte som er enkel å finne. Sannsynligvis er den beste enkeltfunksjonen at innboksen for gruppen opprettholder en logg over diskusjonene, noe som gjør det enkelt å søke i tidligere diskusjoner.
Hvorfor foretar vi disse endringene?
Folk har ofte bedt om muligheten til å søke i meldingene som er lagt inn i distribusjonslisten vår, for å finne informasjon som har blitt diskutert tidligere. Oppgradering av distribusjonslisten til en gruppe betyr at andre ikke trenger å stille eller svare på de samme spørsmålene om og om igjen.
Den nye gruppen inneholder også en kalender for gruppehendelsene våre, et delt filbibliotek og en OneNote-notatblokk der vi kan samarbeide og samle inn informasjon for fremtidig referanse.
Må jeg gjøre noe for å bli med i denne gruppen hvis jeg allerede var medlem av distribusjonslisten?
Nei, hvis du allerede var medlem av distribusjonslisten, blir du automatisk medlem av den nye gruppen.
Hvordan få tilgang til den nye gruppen i Outlook? Hva med Outlook på nettet?
Hvis du vil ha tilgang til den nye gruppen i Outlook, går du bare til Grupper-kategorien mot bunnen av navigasjonsruten til venstre. Hvis du bruker denne gruppen, bør du ofte vurdere å feste den som en favoritt ved å høyreklikke på den og velge Vis som favoritt.
I tillegg finnes det gratis mobilklienter for Microsoft 365 grupper tilgjengelig på alle mobilplattformer (iOS, Android osv.), slik at du enkelt kan få tilgang til gruppen mens du er på farten.
Kan jeg ikke fortsatt bare sende e-post
Ja, selvfølgelig. Det samme e-postaliaset du brukte for distribusjonslisten, fungerer fremdeles helt fint for gruppen i Outlook.
Tillegg
Husk å fortelle dem når denne endringen skjer, og hvem de skal kontakte hvis de har flere spørsmål.
Overføre distribusjonslistene
Er du klar til å oppgradere distribusjonslisten til en gruppe? Se Overføre distribusjonslister til Microsoft 365 Grupper – Admin hjelp.
Hvilke distribusjonslister kan ikke oppgraderes til Microsoft 365-grupper?
Du kan bare oppgradere skyadministrerte, enkle, ikke-nestede distribusjonslister til Microsoft 365-grupper. Se Kan ikke oppgradere distribusjonslister til Microsoft 365-grupper – Exchange | Microsoft Learn
Hva er det neste?
Når du har oppgradert distribusjonsgruppen til enMicrosoft 365 gruppe, finnes det noen oppfølgingsoppgaver du kanskje vil gjøre for å sikre at den går problemfritt.
-
Oppfølging med brukerne – Ta kontakt med dem umiddelbart etter at oppgraderingen er fullført, og deretter flere dager senere. Å vise at du lytter og svarer på eventuelle spørsmål de måtte ha, vil gå langt mot å gjøre dem lykkelige og komfortable med endringen.
-
Overvåk forhandlingsrapportene – Microsoft 365 Admin-portalen har noen gode rapporter som kan vise deg hvor mange brukere som bruker gruppen, hvor ofte og hvilke funksjoner de bruker. Disse rapportene kan hjelpe deg med å utforme oppfølgings- og brukeropplæringen, samt utheve hvor brukerne får mest mulig ut av den nye gruppen. Se: Aktivitetsrapporter i Administrasjonssenter for Microsoft 365.
-
Del erfaringen din – La andre team i firmaet få vite at du oppgraderte distribusjonsgruppen og hvilke trinn du tok for å gjøre den vellykket! Deling av denne informasjonen kan hjelpe de andre teamene med å følge eksemplet ditt og få en vellykket oppgradering av sine egne.
Se også
Har du spørsmål om Microsoft 365 Grupper?
Vi lytter
Denne artikkelen ble sist oppdatert 16. oktober 2020 som et resultat av tilbakemeldingen din. Hvis du fant ut at det veiledet deg til nyttig informasjon, og spesielt hvis du ikke gjorde det, kan du klikke på tilbakemeldingskontrollene nedenfor og gi oss konstruktive kommentarer slik at vi kan fortsette å forbedre den. Takk!
