Anbefalte fremgangsmåter for organisasjoner når du bruker Outlook-kalenderen

Arbeide i et leder-/representantscenario

Hvis organisasjonen tillater det, konfigurerer du Outlook til å koble til Exchange-postboksen ved hjelp av bufret Exchange-modus. Dette gir den beste ytelsen.

Nyere versjoner av Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook for iOS, Outlook for Android og Microsoft Outlook for Mac inkluderer mange forbedringer i representantfunksjonen. Hvis du vil ha mer informasjon om disse versjonene, kan du se:

Outlook-representantfunksjon i blandede versjoner av Microsoft Outlook og Entourage

For nye scenarioer for modelldeling (REST) anbefales det for oss de forenklede tillatelsesnivåene (kan redigere, kan vise titler og plasseringer osv.) i stedet for å tilpasse tillatelser for representanter. Egendefinerte tillatelsesnivåer støttes ikke i ny modelldeling og kan føre til uventede resultater.

Begrens antall representanter

Outlook begrenser ikke antall representanter du kan legge til. Vi anbefaler imidlertid at du bare gir redigeringstillatelser til én (1)-representant. Dette gjør at du kan spore når og hvordan et møte ble behandlet. Med tanke på at en representant kan bruke flere enheter til å få tilgang til dataene dine, er det svært vanskelig å finne ut hvorfor møter mangler eller er utdaterte hvis du har mange representanter med redigeringstillatelser.

Selv om du bare gir redigeringstillatelser til én representant, bør du unngå å legge til et stort antall representanter med tillatelsen Korrekturleser eller Bidragsyter. Dette er fordi det å legge til et stort antall representanter kan bruke opp andre ressurser. Størrelsesgrensen for regeldata kan for eksempel nås. Når du legger til en representant, utføres ulike endringer:

Outlook bruker tillatelser på relevante mapper.
Active Directory-attributtet PublicDelegates oppdateres for å legge til «Send på vegne av»-tillatelser til representanten.
Outlook legger til representanten i en videresendingsregel i lederens postboks. Dette videresender møteinvitasjoner til representanten.
Outlook lagrer ytterligere representantinformasjon i den overordnedes postboks.

Hvert av disse komponentområdene kan ha forskjellige grenser. Å nærme seg disse grensene kan påvirke ytelsen og stabiliteten.

Merknader:

Under utvikling og testing av produktet brukte Microsoft maksimalt fire (4) representanter. I tillegg brukte representantene bare Outlook. Enheter ble ikke inkludert i testingen.
Hvis representanten med redigeringstillatelser må erstattes midlertidig eller på ubestemt tid, kan du endre tillatelsene fra Redaktør til Korrekturleser eller ingen. Deretter gir du redigeringstillatelser til den nye representanten eller sikkerhetskopirepresentanten.

Arbeide med regelmessige møter

Angi sluttdatoer og begrense antall forekomster

Outlook gjør det enkelt å planlegge et møte som har flere vanlige forekomster. Vi anbefaler at du alltid angir en sluttdato og begrenser den regelmessige serien til et bestemt antall forekomster. Det er mest sannsynlig at regelmessige møter krever endringer på et tidspunkt. Deltakere vil for eksempel bli lagt til eller fjernet fra én enkelt forekomst, eller møtestedet eller tidspunktet endres på grunn av feriedatoer eller uforutsende omstendigheter. Outlook lagrer hver av disse unike endringene som et møteunntak. Møter med et svært stort antall unntak resulterer i en møteserie som er vanskelig å administrere. I tillegg kan det føre til uventet virkemåte. Du kan alltid opprette en ny møteserie når den gjeldende er avsluttet. Når du tenker på antall forekomster, bør du vurdere frekvensen. I perioden på et år vil et to ganger ukentlig møte ha omtrent 90 flere forekomster enn et månedlig møte i samme periode.

Avslutte et regelmessig møte før den opprinnelige sluttdatoen

Selv om du kan avlyse et regelmessig møte, er det bedre å endre sluttdatoen for serien. Dette gjør at du og deltakerne kan holde oversikt over møtene som har skjedd tidligere. Hvis du avlyser det regelmessige møtet helt, går loggen tapt. Det beste alternativet er å angi en ny sluttdato og deretter sende oppdateringen til alle deltakerne. Dette avslutter møteserien tidlig, samtidig som du holder oversikt over tidligere møter.

Obs!:

Hvis du avslutter møteserien tidlig, går unntak knyttet til det regelmessige møtet tapt. Hvis du vil lære mer om unntak, kan du se Angi sluttdatoer og begrense antall forekomster ovenfor.
Denne anbefalte fremgangsmåten gjelder også når du må endre emnet for en eksisterende møteserie. Avslutt møteserien tidlig, og opprett et nytt regelmessig møte ved hjelp av et annet emne.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du avlyser alle fremtidige møter i en serie, kan du se: Avlyse alle fremtidige møter i en serie

Endre arrangøren

Outlook gir ikke mulighet til å endre en møtearrangør. Hvis du vil endre møtearrangøren for et regelmessig møte, avslutter du det regelmessige møtet. Hvis du vil gjøre dette, angir du en tidligere sluttdato og sender oppdateringen til alle deltakerne. Når du har fullført dette trinnet, skal den nye arrangøren opprette et nytt regelmessig møte.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du angir en tidligere sluttdato, kan du se Avlyse et møte.

Unngå å bruke et regelmessig møte til å dele vedlegg

Vedlegg legger til kompleksiteten til regelmessige møteunntak. Hvert unntak inneholder sin egen kopi av vedleggene. Etter hvert som det legges til unntak i regelmessige møter, opprettes nye kopier av vedleggene. Hvis du gjør endringer i ett sett med vedlegg, overføres ikke disse endringene til de andre unntakene. Hvis du krever at alle deltakerne har den nyeste kopien av endringene for et gitt møte, anbefales det, når det er mulig, å lagre vedlegg i SharePoint eller i OneDrive og dele med en kobling.

Obs!: Handlingene for å legge til og fjerne vedlegg i frittstående, ikke-regelmessige møter støttes fullstendig.

Behandle alle møteinvitasjoner og kanselleringer

Selv om du kan slette en møteinnkallelse direkte fra innboksen, bør du behandle møteinnkallelsen på riktig måte ved å godta eller avslå den. Bruk alltid kommandoen Fjern fra kalender til å behandle møteavlysninger fra innboksen. Unngå å behandle møter direkte fra kalendermodulen.

Unngå å kopiere møter

Ved utforming fjerner Outlook alle koblinger mellom et kopiert møte og det opprinnelige møtet. Dette bidrar til å forhindre inkonsekvenser. Nyere versjoner av Outlook legge til tekststrengen «Kopier:» i emnet. Dette gjør det enkelt å identifisere møtekopier.

Fra og med Outlook støttes ikke lenger kopieringsmøter i versjon 2311. Dette er en bevisst endring for å hindre kopiering av møter. Handlinger relatert til kopierte møter gir uventede resultater, så vi anbefaler at du unngår å kopiere møter. Dette har vært en langvarig dokumentert anbefalt fremgangsmåte. For å begrense de uventede resultatene implementerte Outlook Team blokkering av kopiering av møter.

Hvis du vil ha mer informasjon om den nylige oppdateringen for å blokkere kopiering av møter, kan du se:

Outlook blokkerer kopiering av møter med «Kopiering av møter støttes ikke».

Videresending av møteinvitasjoner

Når du bruker Outlook til å videresende et møte til noen som ikke opprinnelig var invitert til møtet, sender Outlook et varsel til møtearrangøren. Når arrangøren mottar møtevarselet, legges den nye deltakeren til i arrangørens møte. Hvis eksisterende deltakere trenger å vite at en ekstra deltaker ble lagt til i møtet, må arrangøren åpne møtet og sende en møteoppdatering til alle deltakerne.

Obs!: Hvis du vil gi noen beskjed om et møte, men ikke invitere dem, drar du ganske enkelt møteinvitasjonen fra kalenderen til E-post-ikonet nederst til venstre i Outlook. Da åpnes en e-postmelding med informasjon om møtet som du kan sende ut. Vær oppmerksom på at denne e-postmeldingen ikke legger til deltakere i møtet, den inneholder bare møteinformasjon, for eksempel dato, klokkeslett, emne og saksliste.

For Microsoft Exchange-brukere

Microsoft Exchange Server 2007 introduserte også Varsler for videresending av møte som en del av funksjonen Calendar Attendant. Hvis du bruker Outlook til å koble til en postboks i en Exchange Server-organisasjon, kan varslingsvirkemåten for videresending av møter være underlagt Exchange-innstillinger, hvis konfigurert av Exchange-administratoren. Exchange-administratoren kan for eksempel hindre at varsel om videresending av møter sendes til eksterne domener.

Vi anbefaler vanligvis at en deltaker ikke videresender et møte hvis de ikke er i samme Exchange-organisasjon som arrangøren, med mindre alle følgende betingelser er oppfylt:

Deltakeren bruker Microsoft Outlook 2010 eller nyere.
Deltakerens Exchange-administrator tillater at varsler om videresending av møter sendes til eksterne domener.
Arrangøren bruker en Microsoft Outlook-klient.

Når det gjelder en deltaker som bruker et ikke-Exchange-e-postsystem, anbefaler vi vanligvis at du ikke videresender et møte, med mindre alle følgende betingelser er oppfylt:

Deltakeren bruker Microsoft Outlook 2010 eller nyere.
Arrangøren bruker en Microsoft Outlook-klient.

Hvis arrangøren av en eller annen grunn ikke mottar varselet om videresending av møtet, legges ikke møtedeltakerne til i arrangørens møte. Hvis arrangøren senere endrer møtet og sender ut en oppdatering, sendes oppdateringen bare til de opprinnelige inviterte. Deltakerne som tidligere mottok den videresendte kopien av møtet, mottar ikke oppdateringen.

Hvis begrensningene ovenfor hindrer deg i å kunne videresende møteinvitasjoner konsekvent, er det best å be møtearrangøren om å legge til de ønskede deltakerne. Det er viktig å be møtearrangøren om å legge til de ønskede deltakerne hvis du ikke er sikker på at både dine og de ønskede deltakernes miljøer oppfyller betingelsene ovenfor.

Obs!: Outlook-representanter mottar ikke varsler om videresending av møte.

Flere anbefalinger for Microsoft Exchange-brukere

Vedlikehold enheter som kobler til kalenderen

Kontroller at alle enheter som kobler til kalenderen, har alle de nyeste oppdateringene installert. Noen enheter bruker Exchange ActiveSync til å synkronisere kalenderen og andre mapper. Disse enhetene inkluderer Outlook for iOS-, Outlook for Android-, Apple iOS- og Android-enheter. Research In Motion (RIM) BlackBerry-enheter og andre kan også synkronisere med kalenderen.

Hvis du vil ha mer informasjon om noen av de kjente problemene, kan du se: Gjeldende problemer med Microsoft Exchange ActiveSync og tredjepartsenheter.

Obs!: I noen tilfeller kan flere Outlook-klienter og -enheter endre elementer samtidig, noe som kan føre til konflikter. Hvis du vil minimere sannsynligheten, må du ikke behandle det samme elementet på to eller flere klienter eller enheter innen en relativt kort tidsperiode.

Vedlikehold tillegg som integreres med Outlook

De fleste, om ikke alle, Outlook tillegg får tilgang Outlook data. Et tillegg kan endre et Outlook element som du redigerer samtidig, enten i Outlook eller på en annen enhet. Dette kan føre til konflikter. Hvis du vil minimere sannsynligheten, må du installere de nyeste oppdateringene for alle tillegg eller programmer som integreres med Outlook. Avinstaller eller deaktiver noen av disse programmene og tilleggene som du ikke bruker, eller som ikke trenger å integreres med Outlook.