Vi har alle vært der, ikke sant? Etter en spennende virvelvindferie kommer du tilbake til jobb, åpner Outlook og finner to tusen uleste meldinger som venter på deg. Det er nok til å få deg til å ønske å dra tilbake på ferie. Eller aldri ta en ferie igjen.
Men Outlook er et kraftig program, og det kan hjelpe deg med å temme denne innboksen raskt – sannsynligvis mye raskere enn du kunne ha forestilt deg.
Forbereder ferie
La oss følge med Rachel mens hun forbereder seg på å dra på ti dagers ferie.
Rachel håndterer kommunikasjon og koordinering for fem separate prosjekter, hun er medlem av tjue forskjellige adresselister, og hun mottar også et lite antall personlige e-postmeldinger hver dag.
Mens Rachel er ute av kontoret, vil Chester være hovedkontaktpunktet for tre av hennes prosjekter, og Cheryl vil håndtere de to andre.
Forrige gang Rachel dro på ferie, satte hun automatiske svar for å la alle få vite at hun ville være tilbake om ti dager, men hun gjorde ikke noe annet. Da hun kom tilbake, hadde innboksen vokst fra 50 meldinger til 500 meldinger.
Denne gangen tilbringer Rachel noen minutter dagen før hun drar med flere av Outlooks viktigste funksjoner for å hjelpe henne med å komme tilbake fra ferie stressfri.
Rachel vet at å sette opp et automatisk svar kan lede av mange spørsmål og forvirring for kollegene hennes. Siden hun har Microsoft 365, velger hun Fil > Automatiske svar og skriver inn teksten nedenfor.
Hei!
Takk for meldingen. Jeg er fraværende mellom 1. mai 2019 og 10. mai 2019. Jeg sjekker ikke e-post mens jeg er borte.
Hvis du vil ha hjelp med Contoso-, Fourth Coffee- og Tailspin Toys-prosjektene, kan du kontakte Chester Beane.
Hvis du vil ha hjelp med Northwind-prosjektet, kan du kontakte Cheryl Jenkins.
- Hun er en av de andre.
Hun kan angi at automatiske svar skal slå på dagen hun forlater, og slå av dagen hun kommer tilbake. Dette er et flott trinn 1. Rachel vet imidlertid at Outlook har andre funksjoner hun kan bruke til å holde innboksen under kontroll.
Hvis du vil konfigurere dine egne automatiske svar, kan du se Sende automatiske fraværsmeldinger fra Outlook.
Nå kan Rachel gå videre til trinn 2: Opprette regler.
Regler er en flott måte å administrere meldingene dine på, både når du er på kontoret og fraværende. Funksjonen Automatiske svar har sine egne innebygde regler som bare aktiveres når du er fraværende.
Rachel velger Legg til regel fra regeldialogboksen nederst i automatiske svar-vinduet.
Deretter legger hun til advertisements@contoso.com i Fra-feltet . Hun mottar en daglig melding fra denne adressen som inneholder tidssensitiv informasjon hun ikke trenger når hun kommer tilbake fra ferien.
Rachel sjekker boksen for å slette alle meldinger fra denne e-postadressen, i delen Utfør disse handlingene. Hun kan opprette flere regler som flytter eller sletter eller videresender meldinger til andre i organisasjonen basert på ord i emnet eller meldingsteksten, eller hvem meldingen er sendt til eller mottatt fra.
Når hun er ferdig med å opprette regler, kan hun lagre sitt automatiske svar og dra på ferie, vel vitende om at et godt antall e-postmeldinger automatisk videresendes til riktig person, og en annen gruppe vil bli slettet helt.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du legger til regler, kan du se Behandle e-postmeldinger ved hjelp av regler.
Etter ferie
Hva om du ikke var like organisert som Rachel før du dro på ferie?
La oss følge Nelson mens han prøver å håndtere en overbelastet innboks etter en ti-dagers ferie. Nelson satte opp et automatisk svar, men han ga ikke kollegene sine noen instruksjoner mens han var borte..
Når Nelson kommer tilbake fra ferien, har han 1243 meldinger i innboksen. Heldigvis har Nelson Outlook som en del av Microsoft 365-abonnementet sitt, slik at han raskt og enkelt kan sortere, filtrere og håndtere disse meldingene ved hjelp av noen få viktige Outlook-funksjoner.
Først sorterer Nelson meldingene sine etter prioritet. Dette plasserer alle meldingene med høy prioritet – de han må håndtere raskt – øverst i innboksen.
For å gjøre dette velger han rullegardinlisten Etter dato øverst i meldingslisten og velger Viktighet. Dette sorterer innboksen hans for ham.
Nelson kan nå bruke femten minutter på å svare på de fem meldingene om høy viktighet, arkivere dem i mapper og deretter endre sorteringsrekkefølgen ved å klikke rullegardinlisten på nytt og velge Lav øverst for å få meldingene med lav viktighet øverst i meldingslisten. Disse meldingene får bare en rask skanning, og deretter sletter han alle unntatt én av dem. Lunsjinvitasjoner, branndrilling og en advarsel om strømbrudd for tre dager siden er ikke meldinger han trenger å svare på.
Nå som han har tatt seg av de viktigste e-postmeldingene, kan Nelson bruke et annet av Outlooks innebygde filtre, det for @mentions. Ved hjelp av rullegardinlisten Etter dato øverst til høyre i meldingslisten velger han Omtalt e-post.
Nelson vet at hvis han har blitt nevnt i en bestemt e-postmelding, er det sannsynlig at avsenderen trenger noe eksplisitt fra ham, i stedet for fra en av hans arbeidere.
Det er omtrent femti av disse meldingene, og Nelson kan raskt skanne gjennom listen, slette de som allerede kan ha blitt håndtert av en av hans kolleger, og deretter svare på de andre.
Hvis du har et stort antall prosjekter, kan noen være mer tidssensitive enn andre. Hvis du søker etter meldinger som er relatert til de mest tidssensitive prosjektene først, kan du holde oversikt over disse prosjektene samtidig som du lagrer de mindre tidssensitive prosjektene for en annen dag.
Hvis du vil søke etter meldinger som inneholder et bestemt uttrykk, bruker du søkeboksen øverst i meldingslisten i Outlook. Bruk anførselstegn rundt et uttrykk med flere ord til å søke etter bare dette uttrykket, og ikke hvert enkelt ord i dette uttrykket.
Gruppering av meldinger etter avsender lar deg finne meldinger du kan slette raskt, for eksempel nyhetsbrev eller automatiserte meldinger fra uovervåkede kontoer, eller meldinger du må svare på i tide, for eksempel meldinger fra din direkte overordnede.
Hvis du vil gruppere meldinger etter avsender, klikker du rullegardinlisten Etter dato øverst til høyre i meldingslisten og velger Fra.
