Piezīme.: Microsoft Access neatbalsta Excel datu importēšanu ar lietoto jūtīguma etiķeti. Lai novērstu šo problēmu, varat noņemt etiķeti pirms importēšanas un pēc importēšanas atkārtoti lietot šo etiķeti. Papildinformāciju skatiet rakstā Sensitivitātes etiķešu lietošana failiem un e-pastam sistēmā Office.
Programmai Access un Microsoft Excel ir daudz līdzību, kas var apgrūtināt lēmumu par to, kuru programmu izmantot. Piemēram, abas programmas var glabāt lielu datu apjomu, izpildīt jaudīgus vaicājumus un analīzes rīkus, lai sadalītu un pārstitu šos datus, kā arī veikt sarežģītus aprēķinus, kas atgriež jums nepieciešamos datus.
Tomēr katrai programmai ir skaidri saprotamas priekšrocības atkarībā no pārvaldāmo datu veida un tā, ko vēlaties darīt ar datiem. Piemēram, ja vēlaties uzturēt datu integritāti formātā, kuram var piekļūt vairāki lietotāji, Access ir jūsu vislabākā izvēle, savukārt programma Excel ir labāk piemērota sarežģītiem skaitliskiem datiem, kurus vēlaties analizēt padziļināti.
Daudzos gadījumos varat izmantot abas programmas, izmantojot katru ar mērķi, kuram tā ir vislabāk piemērota. Parasti programma Access ir labāk lietojama datu pārvaldībai: tā ir organizēta, ērti pārmeklēta un pieejama vairākiem vienlaikus pieejamiem lietotājiem. Programma Excel parasti ir labāk izmantojama datu analizēšanai: sarežģītu aprēķinu veikšana, iespējamo rezultātu izpētīšana un augstas kvalitātes diagrammu ražošanas diagrammas. Ja datu glabāšanai izmantojat programmu Access, bet Excel to analizēšanai, varat iegūt abu programmu priekšrocības.
Pirms izlemjat, kuru programmu izmantot, iespējams, vēlēsities salīdzināt katras programmas priekšrocības, uzzināt, kad vislabāk ir izmantot vienu vai otru programmu, un uzziniet, kā strādāt ar abām programmām, lai iegūtu tieši vēlamos rezultātus.
Piezīme.: Visi Microsoft Office komplekti ietver programmu Excel, bet ne visus komplektus, tostarp Access.
Salīdziniet katras programmas priekšrocības
Lai piekļūtu informācijai un to atjauninātu ar maksimālo veiktspēju un precizitāti, ir būtiski izvēlēties pareizo programmu. Lai uzzinātu, kura programma ir vislabāk piemērota uzdevumiem, kurus vēlaties paveikt, tā var palīdzēt salīdzināt katras programmas piedāvātās priekšrocības attiecībā uz datu glabāšanu, datu analīzi, vairāku lietotāju sadarbību un drošību.
Flat versus relational data Lai izlemtu, kura programma vislabāk ir jūsu datu glabāšanai, uzdodiet sev šādu jautājumu: vai datu relācija ir relācija? Datus, kas var būt efektīvi iekļauti vienā tabulā vai darblapā, sauc par datiem , kas nav tabulas, vai datiem, kas navrelācijas dati. Piemēram, ja vēlaties izveidot vienkāršu klientu sarakstu, kur katram klientam ir tikai viena adrese un kontaktpersona, excel var būt labākā izvēle. Tomēr, ja vēlaties glabāt sarežģītāku klientu sarakstu, kurā ir norēķinu un piegādes adreses katram klientam, vai vairākas kontaktpersonas ar katru klientu, Access ir labāks risinājums.
Datu relāciju datu bāze datus var sakārtot vairākās tabulās. Labi izstrādātā relāciju datu bāzē katra tabula ir plakana, un tajā ir informācija tikai par viena tipa datiem. Piemēram, ja izveidojat klientu datu bāzi, klientu vārdi jāglabā vienā tabulā, savukārt šo klientu norēķinu un piegādes adreses ir jāglabā atsevišķā tabulā. Ieteicams glabāt adreses atsevišķi no vārdiem, jo katram klientam var būt vairākas adreses un vēlaties ievadīt katra klienta vairākas adreses, neie ievadīt klienta vārdu katrā adresē atkārtoti.
Lokālie un ārējie dati Programmu Access var izmantot, lai izveidotu savienojumu ar datiem no dažādiem ārējiem datu avotiem un šos datus skatītu, veidotu vaicājumus un rediģētu tos bez importēšanas. Piemēram, Access nodrošina komandas, lai izveidotu savienojumu ar esošajiem datiem Microsoft SQL Server datu bāzē, dBASE failā vai Outlook mapē kopā ar daudziem citiem datu avotiem. Programmu Excel varat izmantot, lai izveidotu savienojumu ar dažādiem datu avotiem, tostarp Access, SQL Server un analīzes pakalpojumu datu bāzēm, tekstu un XML failiem, kā arī ODBC un OLE DB datu avotiem. Tomēr jūs nevarat rediģēt datus, lai mainītu avota datus, izmantojot Excel lietotāja interfeisu.
Access un Excel nodrošina komandas savienojuma izveidei ar datiem Windows SharePoint Services sarakstos. Tomēr programma Excel nodrošina tikai lasāmu savienojumu ar SharePoint sarakstiem. tā kā programma Access ļauj lasīt un rakstīt datus SharePoint sarakstos.
Datu integritāte un elastība Unikālie identifikatori palīdz saglabāt datu integritāti, un tajos netiek nodrošināts, ka divās rindās (vai ierakstos) nav precīzi vienādi dati. Unikālie identifikatori arī nodrošina ātrāko veidu, kā izgūt datus, kad meklējat vai kārtojat datus. Programmā Access varat izmantot datu tipu AutoNumber, lai automātiski ģenerētu unikālu identifikatoru katram ierakstam. Pēc tam varat izmantot šos identifikatorus, lai ierakstus vienā tabulā saistīt ar vienu vai vairākiem ierakstiem citā tabulā.
Struktūra, kuru Access lieto jūsu datiem, palīdz nodrošināt datu integritāti. Programmā Access var būt nepieciešams, lai jauniem ierakstiem vienā tabulā būtu esoša atbilstoša vērtība citā tabulā, un tādēļ nevar izveidot "bāreņrindiņu" ierakstus. Piemēram, jūs nevēlaties veikt pasūtījumu, kurā nav iekļauta informācija par klientu. Programma Access var pieprasīt, lai katram jaunam ierakstam tabulā Pasūtījumi būtu atbilstoša klienta vērtība tabulā Klienti. Šo nepieciešamo vērtību atbilstību sauc par atsauču integritāte.
Varat arī noteikt savus ierobežojumus un kārtulas, lai vēl vairāk nodrošinātu pareizu datu ievadi. Programma Excel ļauj ievadīt datus brīvā veidā, bet, tā kā Excel neatbalsta relāciju datus, tā nevar atbalstīt attiecinošo integritāti. Taču jūs varat izmantot komandu Datu validācija , lai kontrolētu datu ievadi programmā Excel.
Vaicājumu izmantošana Ja dati bieži jāskata dažādos veidos atkarībā no mainīgajiem nosacījumiem vai notikumiem, Access var būt labāka izvēle datu glabāšanai un darbam ar tiem. Programma Access ļauj izmantot strukturētās vaicājumu valodas (Structured Query Language — SQL) vaicājumus, lai ātri izgūtu tikai esošās datu rindas un kolonnas neatkarīgi no tā, vai dati ir ietverti vienā tabulā vai daudzās tabulās. Lai izveidotu aprēķinātos laukus, vaicājumos varat arī izmantot izteiksmes. Izteiksmes izmantošana programmā Access ir līdzīga formulu izmantošanas procesam programmā Excel vērtību jāaprēķina. Varat arī izmantot Access vaicājumus, lai apkopotu datus un prezentītu apkopotās vērtības, piemēram, summas, vidējās vērtības un skaitu.
Modelēšana Programmā Excel varat izmantot iespēju analīze rīkus, lai prognozētu darblapas modeļa rezultātu. Iespēju analīze ļauj ar datiem izpildīt dažādus scenārijus, piemēram, labāko gadījumu un sliktākā gadījuma scenārijus, un salīdzināt vairāku scenāriju iegūtos datus kopsavilkuma atskaitē. Programmā Access nav pieejams līdzīgs līdzeklis.
Rakursēšana un diagrammu izveide Abās programmās varat izveidot rakurstabulas atskaites un rakurstabulu diagrammas. Tomēr programma Excel nodrošina sarežģītākus rakurstabulu atskaišu izveides un diagrammu veidošanas līdzekļus nekā programmā Access. Ja plānojat izveidot plašas rakurstabulu atskaites vai regulāri nodrošināt profesionāla izskata diagrammas, izmantojiet rakurstabulas atskaišu vai rakurstabulu diagrammu rādīšanu programmā Excel, nevis tos pašus līdzekļus programmā Access.
Access un Excel var izmantot sadarbības vidēs, piemēram, Windows SharePoint Services un tīkla failu koplietojumos, taču pastāv atšķirības attiecībā uz to, kā datiem var piekļūt vairāki lietotāji.
Vairāku lietotāju piekļuve datiem Standarta darbībā programma Access ļauj vairākiem lietotājiem vienlaikus atvērt vienu datu bāzi. šī darbība ir laba, jo programma Access bloķē tikai rediģējamie datus. tādējādi citi lietotāji var rediģēt dažādus ierakstus bez konfliktiem. Programmā Excel varat koplietot darbgrāmatu ar citiem lietotājiem, taču vairāku lietotāju sadarbības funkcijas ir vislabāk izmantot, ja lietotāji strādā ar datiem šajā darbgrāmatā dažādos laikos, nevis vienlaicīgi. Efektīvi Access datu bāzes lietotāji sadarbojas datu kopā, un Excel darbgrāmatas lietotāji kopīgi strādā ar dokumentu.
Windows SharePoint Services izmantošana sadarbībai Abas programmas ir integrētas ar Microsoft Windows SharePoint Services tehnoloģijām, piemēram, SharePoint sarakstiem un dokumentu bibliotēkām.
Access nodrošina dažādus veidus, kā sadarboties ar vairākiem lietotājiem SharePoint vietnē. Piemēram, varat augšupielādēt pilnu datu bāzi Windows SharePoint Services dokumentu bibliotēkā, padarīt veidlapas un atskaites pieejamas kā Windows SharePoint Services skatus, un saistīt datu bāzi ar datiem, kas tiek glabāti SharePoint sarakstos.
Programma Excel nodrošina tikai vienu veidu, kā SharePoint Services vietnē sadarboties ar vairākiem lietotājiem. Varat augšupielādēt darbgrāmatu Windows SharePoint Services dokumentu bibliotēkās, kur atsevišķi lietotāji var paņemt darbgrāmatu, lai tajā veiktu izmaiņas, neļaujot citiem lietotājiem vienlaikus modificēt darbgrāmatu. Lietotāji var rediģēt darbgrāmatu, neizejot no dokumentu bibliotēkas, un tādā gadījumā, lai izvairītos no datu konfliktiem, viņiem ir jākoordinē ar citiem lietotājiem.
Tīkla mapju izmantošana sadarbībai Ja Access datu bāzi glabājat koplietojamā tīkla mapē, vairāki lietotāji var atvērt datu bāzi un strādāt ar tās datiem vienlaikus. Atsevišķi ieraksti tiek bloķēti, kad lietotājs tos rediģē. Ja Excel darbgrāmata tiek glabāta koplietojamā tīkla mapē, darbgrāmatu vienlaikus var rediģēt tikai viens lietotājs. Skatīšanas nolūkā vairāki lietotāji var atvērt darbgrāmatu, kamēr cits lietotājs to rediģē, taču šie lietotāji nevar veikt izmaiņas datos, kamēr lietotājs, kurš rediģē darbgrāmatu, to aizver.
Abas programmas nodrošina līdzīgus līdzekļus (paroles un šifrēšanu), kas var palīdzēt novērst datu zudumu un datu nepilnvarotu piekļuvi. Tomēr pastāv dažas atšķirības starp Access un Excel attiecībā uz lietotāja līmeņa datu aizsardzības darbību.
Datu zuduma novēršana Programmā Access jūsu darbs tiek pastāvīgi saglabāts, tāpēc neparedzētas kļūmes gadījumā maz ticams, ka esat zaudējis daudz darba (ja tāds ir). Tomēr, tā kā programma Access saglabā jūsu darbu nepārtraukti, jūs varat veikt izmaiņas, kuras vēlāk izlemjat, ka nevēlaties veikt. Lai nodrošinātu, ka varat atjaunot datu bāzi atbilstoši savām vajadzībām, izveidojiet datu bāzes faila dublējumkopiju atbilstoši jūsu vajadzībām. No dublējuma varat atkopt visu datu bāzi vai atjaunot tikai nepieciešamo tabulu vai citu datu bāzes objektu. Ja izmantojat failu sistēmas dublējuma utilītu, varat arī izmantot datu bāzes kopiju no failu sistēmas dublējuma, lai atjaunotu savus datus. Programmā Excel varat saglabāt automātiskās atkopšanas informāciju iestatītos intervālos, kamēr atjaunināt datus.
Lietotāja līmeņa datu aizsardzība Programmā Excel varat noņemt kritiskos vai privātos datus no skata, paslēpjot datu kolonnas un rindas, un pēc tam aizsargāt visu darblapu, lai kontrolētu lietotāju piekļuvi slēptajiem datiem. Papildus darblapas un tās elementu aizsardzībai varat bloķēt un atbloķēt šūnas darblapā, lai citi lietotāji nejauši nemodificē svarīgus datus.
Faila līmeņa drošība Faila līmenī varat izmantot šos datus abās šifrēšana, lai neļautu nepilnvarotiem lietotājiem skatīt datus. Var arī pieprasīt, lai parole datu bāzes faila vai darbgrāmatas atvēršanai. Turklāt varat palīdzēt aizsargāt datu bāzes failu vai darbgrāmatu, izmantojot datu ciparparaksts.
Ierobežota piekļuve datiem Programmā Excel varat norādīt lietotāju atļaujas, lai piekļūtu datiem vai iestatītu tikai lasīšanas tiesības, kas neļauj citiem lietotājiem veikt izmaiņas datos, kuriem viņiem ir piekļuve. Access nenodrošina lietotāja līmeņa drošības līdzekļus, bet Access atbalsta lietotāja drošības modeli datu bāzu serveriem, ar kuriem programma veido savienojumu. Piemēram, ja saistīsiet ar SharePoint sarakstu, Programma Access paēta lietotāja atļaujas SharePoint sarakstam. Ja nepilnvaroti lietotāji vēlaties paturēt no Access datiem nepilnvarotus lietotājus, varat šifrēt savu datu bāzi, iestatot paroli. Lai lasītu datus no datu bāzes, lietotājiem ir jāievada parole pat tad, ja piekļūst tai, izmantojot citu programmu, piemēram, Excel.
Papildinformāciju par datu aizsardzību skatiet rakstā Access 2003 lietotāja līmeņa drošības iestatīšana vai maiņa programmā Access 2007 vai augstāk un Aizsardzība un drošība programmā Excel.
Kad izmantot programmu Access
Ļoti vispārīgos nosacījumos Access ir vislabākā izvēle, ja regulāri jāizseko un jāreģistrē dati un pēc tam jāparāda, jāeksportē vai jāizdrukā šo datu apakškopas. Access veidlapas nodrošina ērtāku interfeisu nekā Excel darblapa darbam ar datiem. Programmu Access varat izmantot, lai automatizētu bieži veiktas darbības, bet Access atskaites ļauj apkopot datus drukātā vai elektroniskā formātā. Access nodrošina lielāku datu struktūru; Piemēram, varat noteikt, kādus datu tipus var ievadīt, kādas vērtības var ievadīt, un norādīt, kā vienas tabulas dati ir saistīti ar datiem citās tabulās. Šī struktūra palīdz nodrošināt, ka tiek ievadīti tikai pareizie datu tipi.
Programma Access glabā datus tabulās, kas izskatās līdzīgi darblapām, bet Access tabulas ir paredzētas sarežģītiem vaicājumiem attiecībā pret citās tabulās glabātiem datiem.
Izmantojiet Access, ja:
-
Paredziet daudzu personu darbu datu bāzē un vēlaties robustas opcijas, kas droši apstrādā datu atjauninājumus, piemēram, ierakstu bloķēšana un konfliktu risināšana.
-
Paredziet, ka datu kopai jāpievieno vairāk tabulu, ko veido tabula vai cita tabula.
-
Vēlaties izpildīt sarežģītus vaicājumus.
-
Vēlaties izveidot dažādas atskaites vai pasta sūtījumu uzlīmes.
-
Kontaktpersonu pārvaldība Varat pārvaldīt savas kontaktpersonas un pasta adreses un pēc tam izveidot atskaites programmā Access vai sapludināt datus ar Microsoft Office Word standarta vēstuļu, aplokšņu vai pasta sūtījumu uzlīmju drukāšanai.
-
Krājumu un līdzekļu izsekošana Varat izveidot inventāra sarakstu mājās vai uzņēmumā un saglabāt fotoattēlus vai citus saistītus dokumentus kopā ar datiem.
-
Pasūtījumu izsekošana Varat ievadīt informāciju par produktiem, klientiem un pasūtījumi un pēc tam izveidot atskaites, kas rāda pārdošanas informāciju par darbiniekiem, reģionu, laika periodu vai kādu citu vērtību.
-
Uzdevumu izsekošana Varat izsekot uzdevumus personu grupai, un ievadīt jaunus uzdevumus laikā, kad citi lietotāji atjaunina savus esošos uzdevumus tajā pašā datu bāzē.
-
Aizdevuma bibliotēku organizēšana Varat izmantot programmu Access, lai glabātu datus par grāmatām un kompaktdiskiem un izsekotu, kam tās ir aizdotas.
-
Notikumu plānošana Varat ievadīt informāciju par notikumu datumiem, vietām un dalībniekiem un pēc tam izdrukāt notikumu grafikus vai kopsavilkumus.
-
Nutrition tracking Sekojiet receptēm, kā arī reģistrējiet diētas un vingrinājumu aktivitātes.
Kad izmantot programmu Excel
Izklājlapu programmā Excel var glabāt lielu datu apjomu darbgrāmatās, kurās ir viena vai vairākas darblapas. Tomēr tā vietā, lai šo programmu varētu izmantot kā datu bāzu pārvaldības sistēmu, piemēram, Access, programma Excel ir optimizēta datu analīzei un aprēķiniem. Šo elastīgo programmu var izmantot, lai veidotu datu analizēšanas modeļus, rakstītu vienkāršas un sarežģītas formulas aprēķinu veikšanai ar šiem datiem, rakursotu datus pēc saviem datiem un prezenttu datus dažādās profesionāla izskata diagrammās. Lietojumprogrammā Microsoft Create ir vairākas Excel noformējuma veidnes, no kuriem izvēlēties
Izmantojiet Excel, ja:
-
Ir nepieciešams plakans vai nerelācijas skats ar datiem, nevis tabulas relāciju datu bāze izmanto vairākas tabulas, un, kad dati lielākoties ir skaitliski.
-
Bieži veiciet aprēķinus un statistisku datu salīdzinājumus.
-
Vēlaties izmantot rakurstabulu atskaites hierarhisku datu skatīšanai kompaktā un elastīgā izkārtojumā.
-
Plānojiet regulāri izveidot diagrammas un izmantot jaunos programmā Excel pieejamos diagrammu formātus.
-
Vēlaties izcelt savus datus, izmantojot nosacījumformatēšanas ikonas, datu joslas un krāsu skalas.
-
Vēlaties veikt sarežģītas savu datu what-if analīzes operācijas, piemēram, statistisku, inženieru un regresijas analīzi.
-
Vēlaties izsekot vienumus vienkāršā sarakstā personiskai lietošanai vai ierobežotam sadarbības nolūkam.
-
Grāmatvedība Varat izmantot Excel jaudīgos aprēķinu līdzekļus dažādos finanšu un grāmatvedības pārskatos, piemēram, naudas plūsmas pārskatā vai peļņas vai zaudējumu pārskatā.
-
Budžeta plānošana Neatkarīgi no tā, vai jūsu vajadzības ir privātas vai saistītas ar uzņēmējdarbību, programmā Excel varat izveidot jebkāda tipa budžetu, piemēram, mārketinga budžeta plānu, pasākuma budžetu vai pensijas budžetu.
-
Norēķini un pārdošana Programma Excel ir noderīga arī norēķinu un pārdošanas datu pārvaldībai, un jūs varat viegli izveidot jums nepieciešamas veidlapas, piemēram, rēķinus, pavadzīmes vai pirkšanas pasūtījumus.
-
Atskaites Programmā Excel varat izveidot dažādu tipu atskaites, kurās atspoguļota jūsu datu analīze vai datu apkopojums, piemēram, atskaites, kurās noteikta projekta izpilde, prognozēti dati, apkopoti dati vai attēloti dispersijas dati.
-
Plānošana Excel ir lielisks rīks profesionālu plānu vai noderīgu plānotāju izveidei, piemēram, nedēļas nodarbību plāns, mārketinga izpētes plāns, gada beigu nodokļa plāns vai plānotāji, kas palīdz plānot nedēļas maltītes, ballītes vai brīvdienas.
-
Izsekošana Varat izmantot programmu Excel, lai izsekotu datus laika uzskaites lapā vai sarakstā, piemēram, darba laika lapā vai inventāra sarakstā, kur varat izsekot aprīkojuma izmantošanai.
-
Kalendāru izmantošana Tā kā programma Excel ir režģim līdzīga iespēja, jūs varat izveidot jebkāda veida kalendāru, piemēram, mācību gada kalendāru, lai izsekotu mācību gada aktivitātēm, vai finanšu gada kalendāru, lai izsekotu biznesa notikumiem un atskaites punktiem.
Noderīgus Excel veidnes jebkurā no šīm kategorijām skatiet rakstā Excel veidnes pakalpojumā Microsoft Office Online.
Access un Excel izmantošana kopā
Iespējams, reizēm vēlēsities izmantot abu programmu piedāvātās priekšrocības. Piemēram, jūs izveidojāt darblapu programmā Excel, kurā var aprēķināt un analizēt datus, taču darblapa ir pārāk liela un sarežģīta, un daudziem citiem lietotājiem ir nepieciešama piekļuve datiem. Šajā brīdī, iespējams, vēlēsities importēt vai saistīt darblapu programmā Access un izmantot to kā datu bāzi, nevis strādāt ar to programmā Excel. Vai, iespējams, jums ir dati Access datu bāzē, kurai vēlaties izveidot detalizētas Excel rakurstabulu atskaites un profesionāla izskata Excel diagrammas.
Neatkarīgi no tā, kuru programmu izmantosit vispirms, vienmēr varat pārsūtīt datus no vienas programmas uz otru, kur varat turpināt ar to strādāt. Izmantojot vai neizmantojot datu savienojumu, datus programmā Access varat ievietot no programmas Excel (un otrādi), tos kopējot, importējot vai eksportējot.
Papildinformāciju par datu apmaiņu starp abām programmām skatiet rakstā Datu pārvietošana no programmas Excel uz Access.
