Pasikartojančių kontaktų valdymas programoje "Outlook"

Jei importavote kontaktus iš kelių šaltinių, pvz., išorinio šaltinio, pvz., "iCloud" arba "Gmail", arba paveldėjote kito asmens kontaktų sąrašą, "Outlook" gali būti saugomi besidubliuojantys kontaktai. Kaip valdyti šiuos dublikatus, priklauso nuo naudojamos "Outlook" versijos.

Jei naudojate naujas "Outlook" ir žiniatinklio "Outlook" versijas, tikslūs dublikatai automatiškai paslepiami.

Naudodami klasikinę "Outlook" galėsite pasirinkti, ar kurti naują kontakto įrašą (dublikatą), ar sulieti pasikartojančius kontaktus.

Toliau pasirinkite naudojamos „Outlook“ versijos skirtuko parinktį. Kurią „Outlook“ versiją naudoju?

Nauja „Outlook“Klasikinė "Outlook"Internetinė „Outlook“Outlook.com

Naudojant nauja „Outlook“, jūsų kontaktų sąrašas nuolat išvalomas, o dublikatai automatiškai paslepiami ieškant tikslių ir tinkamų poaibio dublikatų.

Tolesniuose scenarijuose aprašoma, kaip nauja „Outlook“ apdoroja pasikartojančius įrašus, atsižvelgiant į tai, ar kontakto įrašas yra tikslus dublikatas, ar kito įrašo pogrupis.

1 pavyzdys: tikslus kontakto įrašų dublikatas

Toliau pateiktame pavyzdyje kontaktas B yra tikslus A kontakto dublikatas.

Susisiekti su A	Kontaktas B
Vardas, pavadinimas: Sam ElliotEmail: sam.elliot@contoso.comTelefono numeris: 123-456-7890Įmonė: ContosoPavadinimas: Vyresnysis pardavimo vadovas	Vardas, pavadinimas: Sam ElliotEmail: sam.elliot@contoso.comTelefono numeris: 123-456-7890Įmonė: ContosoPavadinimas: Vyresnysis pardavimo vadovas

Automatinio kontaktų valymo funkcijanauja „Outlook“ identifikuoja tokius dublikatus; Todėl tokiu atveju kontaktas B bus paslėptas nuo jūsų kontaktų sąrašo.

2 pavyzdys: poaibio kontakto įrašas

2 pavyzdyje kontaktui D trūksta įmonės ir pareigų informacijos, kuri pateikiama kontakte C. Dėl to kontaktinė informacija D tampa kontakto Cpogrupiu, o kontaktas C yra superaitas.

Kontaktas C	Kontaktinė informacija D
Pavadinimas: Kavya RaoEmail: kavya.rao@fourthcoffee.comTelefono numeris: 123-456-7890Įmonė: Fourth CoffeeTitle: Director of Accounting	Pavadinimas: Kavya RaoEmail: kavya.rao@fourthcoffee.comTelefono numeris: 123-456-7890Įmonė:Pavadinimas:

Šiuo atveju "Outlook" automatiškai paslėps kontaktą D, o kontaktų sąraše kontaktų sąraše liks matomas kontaktas C .

3 pavyzdys: keli poaibio kontaktai

3 pavyzdyje rodomi trys labai panašūs kontaktų įrašai. Šiame pavyzdyje kontaktui F trūksta įmonės ir pavadinimo informacijos, pateiktos E kontakte. Todėl kreipkitės į Fkontakto Eantrinį rinkinį.

Kontakto G taip pat trūksta informacijos, kuri yra kontakte E, tačiau kontaktinė G apima adreso įrašą, kuris nerastas kontakte E. Dėl to "Contact G " yra papildomas rinkinys , nes jis bendrina tą pačią informaciją kaip kontaktas E ir kontaktas F, nes jame yra adresas, kuris yra papildoma informacija.

Kontaktinė informacija E	Kontaktas F	Kontaktai G
Pavadinimas: Caleb MillerEmail: caleb@wingtiptoys.comTelefono numeris: 987-654-3210Įmonė: Wingtip ToysTitle: Marketing LeadAddress:	Pavadinimas: Caleb MillerEmail: caleb@wingtiptoys.comTelefono numeris: 987-654-3210Įmonė: pavadinimas: Adresas:	Pavadinimas: Caleb MillerEmail: caleb@wingtiptoys.comTelefono numeris: 987-654-3210Įmonė: pavadinimas: Adresas: 789 Main Street

Pagal šį scenarijų abu kontaktai E ir "Contact G " liks matomi, nes jie abu yra supersetiniai. Kontaktas F bus vienintelis paslėptas elementas, nes jis yra kitų dviejų kontaktų pogrupis.

Galite rankiniu būdu atnaujinti kontaktą E ir įtraukti adresą, rastą kontaktų G. Tai padarys Kontaktinė E vienintelis superset ir Kontaktai G bus paslėptas. Norėdami sužinoti daugiau, žr. skyrių Matomo pasikartojančio turinio naujinimas .

Matomo pasikartojančio kontakto atnaujinimas

Jei turinio kortelės dublikatas paslėptasnauja „Outlook“ "", bet jūs ją modifikuojate naudodami klasikinę "Outlook", "Outlook for Mac" arba "Outlook Mobile", kontaktas bus vėl rodomasnauja „Outlook“, nes jis nebėra laikomas dublikatu.

Jei atnaujinsite kontaktą betnauja „Outlook“, tie patys naujinimai bus rodomi visuose "Outlook" klientuose.

Pasikartojančio kontakto naikinimas

Panaikinus kontaktą bet kuriame "Outlook" kliente, jis pašalinamas iš visų "Outlook" klientų.

Pavyzdžiui, jei panaikinate kontaktą naudodami klasikinį "Outlook" arba "Outlook for Mac", bet tas kontaktas paslėptasnauja „Outlook“ " , kontakto įrašas vėl rodomas, kol pašalinami visi paslėpti dublikatai. Jei kontaktas matomas šiose programėlėse, paslėptas dublikatas vėl atsiras, kol visi dublikatai bus panaikinti.

Panaikinus kontaktą išnauja „Outlook“, kontaktas ir visi paslėpti dublikatai pašalinami iš visų "Outlook" programų.

Norėdami atkurti panaikintą kontaktą, atlikite veiksmus, nurodytus panaikinto kontakto atkūrimas arba atkūrimas programoje "Outlook".

Prieiga prie paslėptų pasikartojančių kontaktų

Galite peržiūrėti, valdyti, naikinti arba eksportuoti visus kontaktus, įskaitant pasikartojančius kontaktus klasikinėje "Outlook", skirtoje "Windows", "Outlook", skirtoje "Mac", ir "Outlook on Mobile".

Galite eksportuoti visus kontaktus, įskaitant pasikartojančius kontaktus. Žr. Kontaktų importavimas arba eksportavimas programoje "Outlook".

Taip pat žr.

Kontakto įtraukimas, radimas, redagavimas arba naikinimas programoje "Outlook"

Kontaktų importavimas arba eksportavimas programoje "Outlook"

Naudodami klasikinę "Outlook" galėsite pasirinkti, ar kurti naują kontakto įrašą (dublikatą), ar sulieti pasikartojančius kontaktus. Klasikinėje "Outlook" nėra automatinio dublikatų slėpimo arba šalinimo proceso. Tačiau galite eksportuoti visus kontaktus į failą, tada iš naujo importuoti juos į "Outlook" ir pasinaudoti įtaisytomis pasikartojančiomis tikrinimo funkcijomis.

Kai kontaktų aplankuose yra pasikartojančių kontaktų, nėra automatizuotų jų šalinimo procesų. Tačiau galite eksportuoti visus kontaktus į failą, tada iš naujo importuoti juos į "Outlook" ir pasinaudoti įtaisytomis pasikartojančiomis tikrinimo funkcijomis.

Jei turite tik kelis pasikartojančius kontaktus, galite rikiuoti kontaktų sąrašą ir panaikinti juos rankiniu būdu, kaip aprašyta toliau.

Pasikartojančių kontaktų naikinimas po vieną klasikinėje "Outlook"

Spustelėkite Žmonės.
Juostelės skirtuko Pagrindinis grupėje Dabartinis rodinys spustelėkite rodinių lauko apatinį dešinįjį kampą, tada spustelėkite Telefonas. Tai paprasčiausias rodinys, kurį naudojant galima nuskaityti kontaktų sąrašą ieškant dublikatų.
Kontaktų sąraše laikykite nuspaudę klavišą "Ctrl" ir spustelėkite kiekvieną kontaktą, kurį norite panaikinti.
Pažymėję visus dublikatus, paspauskite klavišą "Delete " arba "Ctrl" + D.

Didelio pasikartojančių kontaktų skaičiaus naikinimas naudojant eksportavimą ir importavimą

Jei turite daug pasikartojančių kontaktų, dublikatų naikinimas po vieną gali būti varginantis ir daug laiko. Greičiausias būdas panaikinti daug pasikartojančių kontaktų yra eksportuoti juos į failą, tada importuoti juos į naują aplanką. Norėdami pasinaudoti dublikatų aptikimo funkcija "Outlook" importavimo procese, atlikite šiuos veiksmus:

Spustelėkite Žmonės.
Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite dabartinį aplanką Kontaktai ir pasirinkite Naujas aplankas.
Suteikite naujam aplankui pavadinimą, pvz., Duplicates.
Spustelėkite atgal į pagrindinį aplanką Kontaktai.
Paspauskite Ctrl + A , kad pažymėtumėte visus savo kontaktus.
Nuvilkite kontaktus į aplanką Dublikatai arba naudodami Ctrl + Shift + V atidarykite dialogo langą Perkelti į aplanką ir pasirinkite aplanką Dublikatai .
Dabar pirminis kontaktų aplankas turėtų būti tuščias.
Pasirinkite Failas > Atidaryti ir eksportuoti > Importuoti/eksportuoti.
Pasirinkite Eksportuoti į failą.
Pasirinkite Kableliais atskirtos reikšmės (Windows).
Pasirinkite aplanką Dublikatai, kurį sukūrėte atlikdami 3 veiksmą.
Įrašykite failą ten, kur galėsite jį vėl rasti.
Spustelėkite Baigti.

Kontaktų importavimas atgal į "Outlook"

Pasirinkite Failas > Atidaryti ir eksportuoti > Importuoti/eksportuoti.
Pasirinkite Importuoti iš kitos programos arba failo.
Pasirinkite Kableliais atskirtos reikšmės (Windows).
Naršykite ir raskite failą, kurį sukūrėte atlikdami aukščiau aprašytą procedūrą.
Pasirinkite parinktį Neimportuoti pasikartojančių elementų.
Pasirinkite pagrindinį kontaktų aplanką kaip paskirties aplanką. Tai aplankas, kuris šiuo metu yra tuščias.
Pasirinkite Baigti.

Kontaktų kopijavimas iš aplanko Dublikatai atgal į pagrindinį aplanką Kontaktai

Pasirinkite aplanką Pasikartojantys kontaktai.
Vieną kartą spustelėkite vieną iš kontaktų aplanke, tada paspauskite Ctrl + A , kad pažymėtumėte visus kontaktus.
Perkelti pasirinktus kontaktus į pagrindinį aplanką Kontaktai. Galite juos nuvilkti arba paspausti Ctrl + Shift + V , kad galėtumėte naudoti dialogo langą Perkelti į aplanką .
Kiekvieną kartą, kai "Outlook" aptinka pasikartojantį kontaktą, matysite raginimą su dviem pasirinkimais.
- Pasirinkite Įtraukti naują kontaktą , jei kontakto dublikatas nėra.
- Pasirinkite Naujinti pasirinkto kontakto informaciją , jei kontaktas yra dublikatas.
Pasirinkę pasirinkite Naujinti. Jei norite pakartoti tą patį pasirinkimą su visais pasikartojančiais kontaktais, pasirinkite Naujinti viską.
Kai bus baigtas perkėlimo į aplanką procesas, galite panaikinti aplanką Dublikatai.

NaudojantInternetinė „Outlook“, jūsų kontaktų sąrašas nuolat išvalomas, o dublikatai automatiškai paslepiami ieškant tikslių ir tinkamų poaibio dublikatų.

Tolesniuose scenarijuose aprašoma, kaipInternetinė „Outlook“ apdoroja pasikartojančius įrašus, atsižvelgiant į tai, ar kontakto įrašas yra tikslus dublikatas, ar kito įrašo pogrupis.

1 pavyzdys: tikslus kontakto įrašų dublikatas

Toliau pateiktame pavyzdyje kontaktas B yra tikslus A kontakto dublikatas.

Susisiekti su A	Kontaktas B
Vardas, pavadinimas: Sam ElliotEmail: sam.elliot@contoso.comTelefono numeris: 123-456-7890Įmonė: ContosoPavadinimas: Vyresnysis pardavimo vadovas	Vardas, pavadinimas: Sam ElliotEmail: sam.elliot@contoso.comTelefono numeris: 123-456-7890Įmonė: ContosoPavadinimas: Vyresnysis pardavimo vadovas

Automatinio kontaktų valymo funkcijaInternetinė „Outlook“ identifikuoja tokius dublikatus; Todėl tokiu atveju kontaktas B bus paslėptas nuo jūsų kontaktų sąrašo.