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프로젝트에 사람을 배정할 때 다음 두 가지 사항에 유의하세요.
이 차이점은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용할 때 일반적인 혼동의 원인이 됩니다. 이 일련의 프로젝트 관리 교육 가이드에서 더 많은 항목을 확인하려면 프로젝트 관리 로드맵을 참조하세요. |
시작하기 전 프로젝트 관리 팁
프로젝트 관리를 새롭게 접하는 경우 프로젝트 관리를 접하는 경우 작업만 추가하는 것보다 더 많은 것을 걱정할 수 있습니다. 예를 들어 작업(예: 사용자 수, 휴일 및 휴가 시간을 처리하는 방법, 전화 번호, 전자 메일 주소 및 급여 정보와 같은 개인 정보를 입력하는 방법 및 위치)이 있습니다.
여기에서 시작을 위한 팁을 알려 드립니다.
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작업에 할당할 수 있는 리소스 유형 알아보기 프로젝트 작업에 필요한 정보를 수집한 후 필요한 리소스 유형을 식별합니다.
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리소스 사람 일반적으로 작업 작업으로 간주하는 리소스입니다. 프로젝트 관리자는 때때로 재료 및 장비가 아닌 이러한 작업 리소스를 호출합니다.
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엔터프라이즈 리소스 이러한 리소스는 organization 관리되고 공유되는 작업 리소스입니다. 엔터프라이즈 리소스는 Project Professional 함께 사용됩니다.
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재료 자원 이러한 리소스에는 작업 작업을 완료하는 데 사용되는 컴퓨터 또는 기계가 포함됩니다.
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일반 리소스 이러한 리소스는 목수 또는 개발자와 같은 특정 개인이 아닌 작업에 대한 인력 요구 사항을 지정합니다.
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리소스 수가 기간을 변경하는 방법 고려 작업에 여러 리소스를 배치하면 작업 기간이 단축됩니다. 그러나 대부분의 경우 작업에 사용자를 추가하면 반대의 효과가 있을 수 있습니다. 추가 비용, 추가 통신 및 기타 비효율성을 추가할 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트의 건축가 수를 두 배로 늘리면 새 유료 교량의 설계가 더 빨리 진행되지 않을 수 있습니다. Project를 사용하면 작업에 추가한 후 작업 기간에 발생하는 작업을 제어할 수 있습니다.
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사용자의 기능이 작업 기간에 미치는 영향 고려 사용자의 경험은 작업 기간에 직접적인 영향을 줄 수 있습니다. 5년의 경험을 가진 사람이 두 명보다 적은 시간에 작업을 완료할 것으로 예상할 수 있습니다.
당신은 양념 프로젝트 관리자 인 경우 프로젝트가 커짐에 따라 더 많은 것을 고려해야 합니다. 이제 다른 부서에서 리소스를 사용하고, 공급업체를 고용하고, 100명의 작업을 추적하고, 임원에 대한 보고서를 생성하고, 아직 생각하지 못한 수많은 기타 복잡성에 대해 걱정하고 있습니다. 다행히 Microsoft Project에는 필요한 전문 도구가 있습니다.
전문 지식을 키우는 데 필요한 팁을 알려 드립니다.
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기간 예측 검토 및 구체화 현재 프로젝트 및 유사한 프로젝트에 대해 수집하는 정보를 사용하여 기간 예상을 구체화합니다. 리소스 요구 사항(그리고 궁극적으로 프로젝트 비용)에 대한 예상의 정확도는 주로 작업 기간 예상의 정확도에 따라 달라집니다.
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리소스 진행률 추적 프로젝트의 사용자가 일반 작업 상태 업데이트를 보내는지 확인합니다. Microsoft Project의 보기 및 보고서를 통해 모든 사용자가 수행하는 작업을 추적할 수 있습니다.
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리소스 초과 할당 문제 식별 프로젝트는 사람들이 동시에 너무 많은 작업을 수행하는 경우를 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다.
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초기 계획 지속적 검토 초기 계획은 현재 진행 상황과 처음의 계획을 비교할 수 있는 프로젝트 스냅숏입니다.
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평준화를 통해 작업 배포 사용자가 너무 많은 작업을 동시에 작업하는 경우 Project는 배정을 보다 현실적인 워크로드로 조정할 수 있습니다. 리소스 할당을 평준화하는 것은 부하를 고르게 하는 한 가지 방법입니다.
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추가 분석을 위해 Excel로 프로젝트 데이터 내보내기 Excel은 프로젝트 정보의 추가 분석이 필요할 때 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어 고급 진척 상황 보고서를 얻기 위해 Excel로 작업 및 자원 정보를 내보낸 후 스파크라인을 사용해 정보를 표시하여 완료된 작업량 대비 비용이 어떻게 소비되고 있는지 알 수 있습니다.
1단계: 프로젝트에 인력 추가
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인력과 기타 자원을 추가해야 작업을 진행할 사람을 배정할 수 있습니다. 기타 자원에는 시멘트나 페인트 등의 재료 자원이나 항공 운임과 식사 등의 비용 자원이 포함될 수 있습니다. |
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프로젝트에 사용자를 추가한 후 작업 시간을 고려하도록 작업 일정을 수정합니다. Project는 대부분의 사람들이 표준 주, 월요일부터 금요일, 오전 8시부터 오후 5시까지 일한다고 가정합니다. 그러나 해당 작업 일정을 고수할 필요는 없습니다. |
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누구에게나 휴일이 필요합니다. 누구나 아플 수도 있습니다. 그리고 누구나 휴일을 즐기고 싶어합니다. 일정에 휴일을 추가함으로써 이 예기치 않은 시간을 고려하는 방법을 알아봅니다. |
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자원 그룹에서 프로젝트에 인력을 추가할 수 있습니다. 자원 그룹을 사용하면 하나의 Project 파일에 인력에 대한 모든 정보를 보관할 수 있고, 이는 마스터 프로젝트 일부로 사용됩니다. |
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급여 및 전화 번호와 같은 중요한 정보를 프로젝트에 추가하되 정보 손실 없이 보기에서 이 정보를 숨길 수 있습니다. |
2단계: 작업에 사람 및 기타 자원 배정
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일정에 작업을 추가한 후에는 작업을 진행할 사람을 배정할 수 있습니다. |
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프로젝트 또는 프로젝트에서 초과 할당되거나 할당되지 않은 리소스를 찾을 수 있으며, 할당으로 인해 충돌이 발생했는지 확인할 수 있습니다. |
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작업 이름이 Gantt 막대 옆에 표시되면 보다 쉽게 이해할 수 있습니다. 이 방식은 보고서와 모임에서 유용합니다. |
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프로젝트에 인력을 추가할 때 해당 비용을 추가합니다. 그런 다음 작업을 진행할 사람을 배정하면 Microsoft Project에서 프로젝트의 비용을 자동으로 계산합니다. |
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Project Web App 상태 작업을 입력한 경우 Project에서 일정 변경 내용을 볼 수 있습니다. |
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프로젝트를 떠날 사람, 회사를 떠나거나, 이름을 잘못 입력했기 때문에 애초에 실제로 존재하지 않았을 수도 있습니다. 이러한 모든 이유로 프로젝트에서 사용자를 제거해야 할 수 있습니다. |
3단계: 사람 및 기타 자원 관리
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작업에 사람을 배정한 후에 작업이 시작되면 Project의 다양한 보기를 사용하여 진행 상황을 모니터링하고 일정을 변경할 수 있습니다. |
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작업량 문제를 해결하기 위해 작업 기간을 줄이는 방법이 있습니다. |
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프로젝트에서 작업자에게 동시에 너무 많은 작업이 배정되는 경우 Project에서 보다 균등하게 분배할 수 있습니다. |
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작업에서 인력을 추가 또는 제거하면 작업의 기간이 길어지거나 짧아집니다. 이것을 작업량 고정 일정이라고 합니다. 기간을 변경하지 않으려면 작업의 작업량 고정 설정을 변경할 수 있습니다. |
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프로젝트의 작업 추적은 프로젝트를 정해진 시간에 완료하는 데 있어 굉장히 중요합니다. 또한 프로젝트에서 저지른 실수와 성공 사례에서 교훈을 얻을 수도 있습니다. |
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상사가 원래 계획과 비교하여 프로젝트가 현재 어떻게 진행되고 있는지 물을 때 "모르겠습니다"라고 무성의하게 대답해서는 안 됩니다. 프로젝트를 시작하기 전에 원래 일정을 그대로 유지하는 초기 계획을 설정해 두면 이러한 사태를 방지할 수 있습니다. |
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프로젝트 진행 상황에 대한 그래픽 보고서를 만들고 사용자 지정합니다. 이 보고서를 Project에서 보거나 PowerPoint, Word 또는 Excel 등의 다른 응용 프로그램으로 내보낼 수 있습니다. |
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