SharePoint 워크플로 소개

이 문서의 내용

• 워크플로란?

• 두 가지 SharePoint 워크플로 플랫폼

• 기본 제공 워크플로

• 사용자 지정 워크플로 지원

• 워크플로 사용 단계

워크플로란?

워크플로는 결과를 생성하는 일련의 작업으로 설명되기도 합니다. SharePoint 제품 및 기술 컨텍스트에서 워크플로는 비즈니스 프로세스와 관련된 일련의 작업 또는 작업을 통해 문서 또는 항목의 자동화된 이동으로 보다 좁게 정의됩니다. 워크플로는 organization SharePoint 목록 또는 라이브러리의 문서 또는 항목에 비즈니스 논리를 연결할 수 있도록 하여 organization 내에서 공통 비즈니스 프로세스를 일관되게 관리하는 데 사용할 수 있습니다. 비즈니스 논리는 기본적으로 문서 또는 항목에 발생하는 작업을 지정하고 제어하는 명령 집합입니다.

워크플로를 사용하면 프로젝트 승인, 문서 검토 등과 같은 일반적인 비즈니스 프로세스와 관련하여 사용자가 실행해야 하는 작업을 관리하고 추적함으로써 해당 프로세스를 조정하는 데 필요한 비용과 시간을 효율적으로 운용할 수 있습니다. 예를 들어 SharePoint 사이트에서는 승인을 위해 문서를 사용자 그룹에 회람하는 워크플로를 문서 라이브러리에 추가할 수 있습니다. 문서 작성자가 해당 라이브러리의 문서에 대해 이 워크플로를 시작하면 문서 승인 작업이 만들어지고 워크플로 참석자에게 이러한 작업이 할당된 다음 작업 지침과 승인할 문서에 대한 링크가 포함된 전자 메일 알림이 전송됩니다. 워크플로가 진행되는 동안 워크플로 소유자(이 경우 문서 작성자)나 워크플로 참석자는 워크플로 상태 페이지에서 할당된 워크플로 작업을 완료한 참석자를 확인할 수 있습니다. 모든 워크플로 참석자가 할당된 워크플로 작업을 완료하면 워크플로가 종료되며 워크플로 소유자는 워크플로가 완료되었다는 알림을 자동으로 받게 됩니다.

앞에서 예로 든 승인 워크플로의 작업은 다음 그림에 나와 있는 과정대로 진행됩니다.

워크플로는 기존의 수동 작업 프로세스뿐만 아니라 문서, 목록, 라이브러리에 대한 공동 작업 방식도 지원합니다. 사이트 사용자는 SharePoint 목록 또는 라이브러리에 있는 문서나 항목에서 액세스할 수 있는 사용자 지정 가능한 양식을 사용하여 워크플로를 시작하고 이에 참가할 수 있습니다. 또한 SharePoint 제품의 워크플로 기능은 Microsoft Office 2013과 긴밀하게 통합되므로 두 제품 모두에서 다음 워크플로 작업을 수행할 수 있습니다.

• 문서 또는 항목에 사용할 수 있는 워크플로 목록을 봅니다.

• 문서 또는 항목에 대한 워크플로를 시작합니다.

• 워크플로 작업을 보거나 편집하거나 다시 할당합니다.

• 워크플로 작업을 완료합니다.

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SharePoint 워크플로 플랫폼의 세 가지 유형

SharePoint 2010 워크플로 플랫폼이 Office 365와 SharePoint Server 2013으로 전달되었으므로 이 플랫폼을 기반으로 하는 모든 워크플로는 계속 작동합니다. 이 플랫폼은 WF3.5(Windows Workflow Foundation 3.5)를 기반으로 합니다.

SharePoint 2013 워크플로 플랫폼은 Windows WF(Workflow Foundation) 4를 기반으로 하며 상당 부분이 다시 디자인되었습니다. 아마도 이 새 워크플로 플랫폼의 가장 눈에 띄는 기능은 Microsoft Azure를 워크플로 실행 호스트로 사용하는 것입니다. 워크플로 실행 엔진이 이제 Office 365 및 SharePoint Server 2013 외부의 Microsoft Azure에 위치합니다.

이제 SharePoint Online에서 Microsoft Flow를 사용할 수 있습니다. 최신 워크플로 엔진인 https://flow.microsoft.com 에 액세스합니다. MS Flow 사용에 대해 자세히 알아보려면 https://docs.microsoft.com/en-us/flow 를 방문하세요. MS Flow 문제를 해결하려면 https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

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기본 제공 워크플로

SharePoint 사이트에는 일반적인 비즈니스 시나리오를 해결하는 몇 가지 기본 제공 워크플로가 포함되어 있습니다.

• 승인     이 워크플로는 승인을 위해 문서 또는 항목을 사용자 그룹으로 라우팅합니다. 기본적으로 승인 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결되므로 문서 라이브러리에서 자동으로 사용할 수 있습니다.

• 피드백 수집     이 워크플로는 피드백을 위해 문서 또는 항목을 사용자 그룹으로 라우팅합니다. 검토자는 피드백을 제공할 수 있습니다. 그러면 컴파일되어 워크플로를 시작한 사람에게 전송됩니다. 기본적으로 피드백 수집 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결되므로 문서 라이브러리에서 자동으로 사용할 수 있습니다.

• 서명 수집    이 워크플로는 Microsoft Office 문서를 사용자 그룹으로 라우팅하여 디지털 서명을 수집합니다. 이 워크플로는 Office 2013 프로그램에서 시작해야 합니다. 참가자는 관련 Office 프로그램의 문서에 디지털 서명을 추가하여 서명 작업을 완료해야 합니다. 기본적으로 서명 수집 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결되므로 문서 라이브러리에서 자동으로 사용할 수 있습니다. 그러나 해당 문서에 하나 이상의 Microsoft Office 서명 줄이 포함된 경우에만 문서 라이브러리의 문서에 대한 서명 수집 워크플로가 나타납니다.

• 게시 승인     이 워크플로는 검토 및 승인을 위해 실무 전문가 및 관련자에게 콘텐츠 라우팅을 자동화한다는 측면에서 승인 워크플로와 유사합니다. 게시 승인 워크플로를 고유하게 만드는 것은 새 웹 페이지와 업데이트된 웹 페이지의 게시가 엄격하게 제어되는 게시 사이트를 위해 특별히 설계되었다는 것입니다.

• 3개 상태     이 워크플로는 조직에서 고객 지원 문제, 영업 잠재 고객 또는 프로젝트 작업과 같은 대량의 문제 또는 항목을 추적해야 하는 비즈니스 프로세스를 관리하는 데 사용할 수 있습니다.

위의 각 워크플로는 조직에 맞게 여러 가지 방식으로 사용자 지정할 수 있습니다. 예를 들어 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가하여 문서나 항목에 사용할 수 있도록 할 경우 워크플로에 대한 정보가 저장되는 작업 목록 및 사용 기록 목록을 사용자 지정할 수 있습니다.

사이트 사용자가 문서나 항목에서 워크플로를 시작할 때 참석자, 기한, 작업 지침의 목록을 지정하여 해당 워크플로를 세부적으로 사용자 지정할 수도 있습니다.

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사용자 지정 워크플로 지원

기본 제공 워크플로를 다양한 필요에 맞게 사용자 지정할 수도 있고 조직에서 해당 조직의 비즈니스 프로세스에 고유한 워크플로를 디자인하고 개발할 수도 있습니다. 워크플로는 비즈니스 프로세스에 필요한 사항에 따라 간단할 수도 있고 복잡할 수도 있습니다. 개발자는 사이트 사용자가 직접 시작해야 하는 워크플로를 만들 수도 있고, 목록 항목이 만들어지거나 변경되는 등의 이벤트에 따라 자동으로 시작되는 워크플로를 만들 수도 있습니다. 조직에서 사용자 지정 워크플로를 개발하고 배포한 경우 해당 워크플로를 앞에서 설명한 기본 제공 워크플로와 함께 사용하거나 이러한 워크플로 대신 사용할 수 있습니다.

다음 두 가지 방법으로 사용자 지정 워크플로를 만들 수 있습니다.

• Power 사용자는 Microsoft SharePoint Designer 2013 및 Office Visio 2013을 사용하여 특정 목록 또는 라이브러리에서 사용할 코드 없는 워크플로를 디자인할 수 있습니다.     SharePoint Designer 2013 워크플로는 사용 가능한 워크플로 활동 목록에서 만들어지고 워크플로를 만드는 사람은 워크플로를 사용할 목록 또는 라이브러리에 직접 배포할 수 있습니다. 또한 SharePoint Designer 2013은 Visio 2013과 함께 작동하여 셰이프 및 커넥터를 사용하여 다이어그램을 빌드하는 시각적 워크플로 개발 환경을 제공합니다. Visio 2013에서 SharePoint Designer 2013으로 워크플로를 가져올 수도 있고 그 반대의 경우도 마찬가지입니다.

• 전문 소프트웨어 개발자는 Visual Studio 2012 이상을 사용하여 워크플로를 만들 수 있습니다.     이러한 워크플로에는 사용자 지정 코드와 워크플로 작업이 들어 있습니다. 전문 개발자가 사용자 지정 워크플로를 만들면 서버 관리자가 여러 사이트에 배포할 수 있습니다.

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워크플로 사용 단계

문서 또는 목록 항목에서 워크플로를 사용하려면 여러 단계를 거쳐야 합니다. 각 단계는 각기 다른 역할의 개별 작업자에 의해 수행될 수 있습니다. 예를 들어 사이트 관리자는 문서 라이브러리에서 워크플로를 사용할 수 있도록 설정하고, 콘텐츠 작성자는 워크플로를 시작하거나 진행 중인 워크플로를 수정하며, 문서 검토자나 승인자 등의 다른 사용자는 워크플로 작업을 완료할 수 있습니다.

참고 항목

SharePoint에 포함된 워크플로 개요

SharePoint 2013의 워크플로

SharePoint Designer 2013 및 Visio 2013의 워크플로 개발

SharePoint Server 2013 워크플로 시작