누구나 다음과 같은 번거로운 상황을 겪어본 적이 있을 것입니다. 동료에게 파일을 전자 메일로 보냅니다. 동료가 의견을 추가하면 원본을 복사하여 만든 서너 개의 문서에 있는 메모와 변경 내용을 모두 통합해야 합니다.
하지만 다른 방법도 있습니다. SharePoint 또는 Microsoft OneDrive 계정이 있는 경우 Word 문서와 같은 파일을 해당 위치 중 하나에 저장한 다음 공유 명령을 사용하여 다른 사용자가 파일의 복사본을 읽거나 편집할 수 있도록 할 수 있습니다. 여러 개의 파일이 쌓이는 일 없이 모두의 의견이 적힌 하나의 복사본만 남습니다. 다른 사용자가 파일에서 할 수 있는 작업은 제공받은 사용 권한에 따라 달라집니다.
작업 과정을 처음부터 끝까지 살펴 보겠습니다. 필요한 섹션으로 이동합니다.
우선 SharePoint 또는 OneDrive를 Word의 위치 목록에 추가
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Word에서 파일 > 다른 이름으로 저장 > 위치 추가를 클릭합니다.
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위치 추가에서 Office 365 SharePoint 또는 OneDrive 등 사용할 서비스를 클릭합니다.
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해당 서비스와 관련해 나타나는 로그인 화면에 필요한 정보를 입력합니다. IT 부서에 사용자 이름 및 암호를 문의해야 할 수 있습니다.
입력을 마치면 Word의 다른 이름으로 저장 창에 새 위치가 나타납니다.
새 위치에 저장 및 공유
클라우드 스토리지 위치를 장소 목록에 추가한 후 문서를 공유할 수 있습니다. 파일마다 한 번만 실행하면 합니다.
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공유할 문서를 엽니다.
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파일 > 다른 이름으로 저장을 클릭합니다.
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다른 이름으로 저장 페이지에서 SharePoint 문서 라이브러리, 컴퓨터의 위치, 내 사이트 또는 OneDrive 등 사용할 위치를 두 번 클릭합니다.
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파일의 이름을 지정하고 저장을 클릭합니다. 이때 정보 탭이 다시 표시될 경우 공유를 다시 클릭합니다.
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다른 사용자와 공유(Word 2013의 경우 초대)에서 파일을 공유할 사용자의 이름 또는 전자 메일 주소를 입력합니다.
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원하는 경우 편집 가능 또는 보기 가능을 선택합니다. 첫 번째 옵션을 선택하면 동료들이 파일을 변경할 수 있고 두 번째 옵션을 선택하면 파일이 보다 안전하게 유지됩니다.
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필요에 따라 주소 아래에 있는 상자에 메시지를 입력한 다음 공유를 클릭합니다.
저장된 문서 공유
SharePoint 또는 OneDrive에 파일이 이미 저장되는 경우에는 다음 단계를 따릅니다.
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공유할 문서를 엽니다.
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파일 > 공유 > 다른 사용자와 공유(Word 2013의 경우 초대)를 클릭합니다.
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공유하려는 사용자의 이름 또는 전자 메일 주소를 입력합니다.
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원하는 경우 편집 가능 또는 보기 가능을 클릭합니다. 첫 번째 옵션을 사용하면 동료가 파일을 변경할 수 있습니다. 두 번째는 파일을 더 안전하게 유지합니다.
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필요에 따라 주소 아래에 있는 상자에 메시지를 입력한 다음 공유를 클릭합니다.
다른 사용자와 공유 중지
문서 공유를 중지하는 방법은 다음과 같습니다.
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공유를 중지할 문서를 엽니다.
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파일 > 공유를 클릭합니다.
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다른 사용자와 공유(Word 2013의 경우 초대)에서 제거할 사용자를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 사용자 제거를 클릭합니다.
OneDrive 및 Microsoft 365 대한 자세한 정보
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OneDrive 계정을 열려면 Microsoft 계정 등록을 참조하세요.
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Microsoft 365 SharePoint 계정을 구독하려면 Microsoft 365 홈페이지를 참조하세요.
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회사에서 SharePoint를 사용할 경우 궁금한 점이 있으면 시스템 관리자에게 문의하세요.
