SharePoint リストにリンクされたテーブルを使用してオフラインで作業する

概要

SharePoint サイトのデータをオフラインで操作する前に、まず Access テーブルと SharePoint リストの間にリンクを作成する必要があります。 その後、Access を使用してリストをオフラインにして更新または分析できます。 再接続すると、データベースとリストが更新されるようにデータを同期できます。 データベースにクエリとレポートがある場合は、それらを使用してリンクされたデータを分析できます。

オフライン時にデータを更新する場合は、Access がサーバーに再度接続するときに変更を同期できます。 データの競合が発生した場合 (たとえば、別のユーザーがオフラインで同じレコードを更新している間にサーバー上のレコードを更新する場合) は、同期時に競合を解決できます。

Access テーブルをリストにリンクするには、いくつかの方法を使用します。 たとえば、データベースを SharePoint サイトに移動できます。また、データベース内のテーブルをサイト上のリストにリンクすることもできます。 または、SharePoint サイトのデータシート ビューのリストから Access テーブルにデータをエクスポートすることもできます。 たとえば、Access のレポートを使用してデータを集計できます。 Access から SharePoint データへのリンクの詳細については、「 SharePoint リスト内のデータをインポートまたはリンクする」を参照してください。

Access で SharePoint リストをオフラインで操作する

Access 2010 以降では、リンクされた SharePoint リストを使用してオフラインで作業することは、Access によって管理される自動プロセスの方が多くなります。 リンクされた SharePoint リストが存在する SharePoint サイトに Access が接続できない場合は、インターネット接続が失われた可能性があるため、Access はオフライン モードに切り替わります。 [アクセス] ウィンドウの右下にあるステータス バーに、 すべての SharePoint テーブルが切断されていることを示すメッセージが表示されます。 [ ファイル > 情報 ] をクリックすると、テーブルが切断されたことを示す同様のメッセージも表示されます。 オフライン モードの場合は、SharePoint リスト データのキャッシュされたローカル コピー内のデータを引き続き追加、編集、削除できます。

Access は、SharePoint サーバー上のリンク リストを使用して、一定の間隔で試行および再接続を続けます。 Access が SharePoint サイトへの接続を再確立すると、オフライン データをサーバーと同期するかどうかを確認するメッセージ バーがリボンの下に表示されます。

[ 同期 とアクセス] をクリックすると、リンクされた SharePoint リストに再接続され、データ変更のマージが試行されます。

競合するデータ変更の解決

2 人のユーザーがリストのデータまたは構造の同じ部分に変更を加えると、競合が発生します。 最初に変更を送信したユーザーは変更のコミットに成功しますが、2 番目のユーザーには競合が通知されます。

たとえば、ユーザー A は 3 行目の City 列をダラスからシアトルに変更すると同時に、セルをダラスからヒューストンに変更します。 ユーザー A の変更が最初にサーバーに送信され、その後に変更が送信されます。 サーバーから競合が通知され、競合を解決できます。

競合を解決するまで、競合のあるレコードに変更を加えることはできません。

オフラインの変更を SharePoint サーバーと同期しているときに Access でデータの競合が検出された場合は、[ 競合の解決 ] ダイアログ ボックスが表示されます。

次のいずれかの操作を行います。

• レコードに加えた変更を無視して現在表示されている競合またはエラーを解決するには、[ 変更を破棄] をクリックします。 変更は失われます。

• 一覧に対するすべての変更を無視して保留中のすべての競合とエラーを解決するには、[ すべての変更を破棄] をクリックします。

• 変更を再適用して現在表示されている競合またはエラーを解決するには、[ 変更の再試行] をクリックします。 競合が発生した場合、自分と他のユーザーが同じ列を変更すると、他のユーザーの変更が上書きされます。 別の列を編集すると、変更が他のユーザーの変更とマージされます。

• 保留中のすべての競合とエラーを再適用して解決するには、[ すべての変更の再試行] をクリックします。

• 次の競合またはエラーの詳細を表示するには、ダイアログ ボックスの右上隅にある [ 次へ ] をクリックします。

• 以前の競合またはエラーの詳細を表示するには、ダイアログ ボックスの右上隅にある [ 前 へ] をクリックします。

• 後で競合やエラーを解決するには、ダイアログ ボックスのタイトル バーの [閉じる ] をクリックします。

メモ

• 詳細グリッドには、現在のビューのすべての列が表示されます。 列が表示されない場合は、水平スクロール バーを使用してスクロールするか、ダイアログ ボックスの右端をドラッグして詳細グリッドの幅を大きくします。

  列の内容を拡大するには、詳細グリッドで列をクリックします。 変更と他のユーザーの変更が [ フィールドの詳細 ] ダイアログ ボックスに表示されます。 ダイアログ ボックスは、リッチ テキストの書式設定の変更を表示する場合にも役立ちます。

• ユーザーまたは他のユーザーが 行を削除した場合、詳細グリッドにはデータ行ではなく削除された行が表示されます。 他のユーザーが行を削除した場合、ダイアログ ボックスにユーザーの名前や削除日時は表示されません。 また、変更を再試行することはできません。

[Web サービスと SharePoint テーブルのキャッシュ] オプションを設定する

Access 2010 以降の新しいデータベースの既定の設定では、Web サービスと SharePoint リンク テーブルがキャッシュされます。 

• Microsoft Access 2010 以降と互換性のあるキャッシュ形式を使用する リンクされたデータのローカル コピーを Access でキャッシュするには、このオプションを選択します。 この設定により、リンクされたデータの操作中のパフォーマンスが向上します。 このオプションを使用すると、リンクされたデータの読み込みと表示が迅速になります。

• 閉じるとキャッシュをクリアする データベースを閉じるときに、メモリからローカル キャッシュされたデータを Access でクリアするには、このオプションを選択します。

• キャッシュしない リンクされた SharePoint データ ソースの操作中にデータのローカル コピーをキャッシュしない場合は、このオプションを選択します。

  注: [Microsoft Access 2010 以降と互換性のあるキャッシュ形式を使用する] 設定をオフにした場合、[閉じるときにキャッシュをクリアする] オプションと [キャッシュしない] オプションは使用できません。

Access でオフラインで作業できますか?

Access でリンクされた SharePoint データを使用してオフラインで作業を手動で制御するには、[アクセス オプション] ダイアログ ボックスにある現在のデータベースの [Microsoft Access 2010 以降と互換性のあるキャッシュ形式を使用 する] 設定をオフにする必要があります。 そのオプションを見つけて設定する方法については、前のセクションを参照してください。

[Microsoft Access 2010 以降と互換性のあるキャッシュ形式を使用する] 設定をオフにすると、[外部データ] タブにコマンドの [Web リンク リスト] グループが表示されます。

このモードで SharePoint リスト データをオフラインで操作するには、[ オフラインで作業] をクリックします。

オフライン リストをサーバーからのデータと同期するには、[ 同期] をクリックします。

オフラインで作業した後にリンク テーブルを再接続するには、[ オンラインで作業] をクリックします。

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